Los formularios de impuestos mantienen a todas las empresas, incluidas las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), en cumplimiento de la normativa fiscal. Según cómo esté configurada una LLC en los Estados Unidos, puede que use diferentes formularios de impuestos para declarar información como los ingresos, los gastos y las ganancias al IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos). Completar estos formularios de manera correcta y entregarlos a tiempo mantiene a la empresa libre de problemas y ayuda a mantener su estado legal.

Estos formularios de impuestos también ayudan a los titulares a tomar decisiones comerciales inteligentes. Pueden revelar gastos comerciales permitibles que reducen la factura de impuestos general de la empresa. Para las LLC con más de un miembro, los formularios de impuestos desglosan cómo se dividen las ganancias o pérdidas para brindar claridad a los socios. Proporcionan un panorama financiero claro, respaldan la planificación y mantienen bajo control las finanzas comerciales para los inversores y otras personas conectadas con la empresa. A continuación, cubriremos lo que las LLC deben saber sobre los formularios de impuestos, lo que incluye cómo presentarlos, los documentos que necesitas y mucho más.

Conclusiones principales

• La forma en que tu LLC declara impuestos depende de cómo esté clasificada: las LLC de un solo miembro se tratan como entidades excluidas y declaran impuestos en el Anexo C adjunto al Formulario 1040 del titular, mientras que las LLC de varios miembros se tratan como sociedades y presentan el Formulario 1065 con el Anexo K-1 a cada socio.
  
• Las LLC pueden elegir tributar como una corporación mediante la presentación del Formulario 8832 (con el Formulario 1120) o como una corporación S mediante la presentación del Formulario 2553 (con el Formulario 1120-S).
  
• La mayoría de los titulares de una LLC deben pagar el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia por su parte de los ingresos de la empresa (generalmente el 15.3 %).
  
• Las LLC de transferencia pueden cumplir con los requisitos para la deducción por ingresos comerciales calificados (QBI) — hasta el 20 % de los ingresos comerciales calificados según la Sección 199A.
  
• Documentos clave para reunir: registros de ingresos comerciales, registros de gastos, registros de activos y depreciación, registros de nómina y cualquier formulario 1099-NEC o 1099-K que se haya recibido
  

Cómo se clasifican las LLC a fines impositivos

Clasificaciones fiscales predeterminadas

Las LLC de un solo miembro se tratan como entidades ignoradas por defecto, lo que significa que se gravan de la misma manera que las empresas unipersonales. El titular declara los ingresos y gastos de la empresa en su declaración de impuestos personal mediante el Anexo C, que forma parte del Formulario 1040.

Las LLC de varios miembros se tratan como sociedades por defecto. Deben presentar declaraciones informativas en el Formulario 1065. Luego, cada miembro recibe un Anexo K-1 que muestra su participación en los ingresos, las deducciones y los créditos de la LLC, que declaran en sus declaraciones de impuestos personales.

Elección del estado de la sociedad

Las LLC tienen la opción de tributar como corporación al presentar el Formulario 8832 del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos). Pueden elegir que se las trate como una corporación S (corporación S) o una corporación C (corporación C). Esta es la diferencia entre ambas:

• Estado de corporación C: Si la LLC elige que se la trate como una corporación C, presenta su propia declaración de impuestos corporativos mediante el Formulario 1120 y paga impuestos a la tasa impositiva corporativa. Esta configuración puede ayudar a los titulares a reducir su obligación fiscal general, pero también da lugar a la doble tributación de los dividendos.

• Estado de corporación S: Elegir el estado de corporación S (mediante el Formulario 2553) puede ayudar a los titulares de las LLC a ahorrar en impuestos sobre el trabajo por cuenta propia. Las ganancias y algunas pérdidas se transfieren a las declaraciones de impuestos personales de los titulares y se gravan a tasas individuales, pero solo los salarios que provienen de la empresa están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

Deducción de ingresos comerciales calificados (QBI) (Sección 199A)

Los titulares elegibles de LLC de transferencia (de un solo miembro, sociedades y LLC con estado de corporación S) pueden deducir hasta el 20 % de sus ingresos comerciales calificados en su declaración de impuestos federales individual.

• Formulario requerido: Formulario 8995 (Cálculo simplificado) o Formulario 8995-A (Cálculo complejo para personas con mayores ingresos o empresas o comercios de servicios específicos).
  
• Por qué es importante: La deducción reduce los ingresos personales sujetos a impuestos sin necesidad de detallarlos, lo que ofrece un alivio fiscal sustancial para las pequeñas empresas que operan como entidades de transferencia.
  

Impuestos sobre la nómina

Si la LLC tiene empleados, debe pagar impuestos sobre la nómina. Esto implica retener el monto adecuado de impuestos federales, estatales y, en algunos casos, locales de los cheques de pago de los empleados, además de pagar la parte de los impuestos que corresponde al empleador.

Impuestos estatales

Es posible que las LLC también deban pagar impuestos específicos del estado, como el impuesto estatal sobre la renta y los impuestos de franquicias. Estos impuestos están determinados por el lugar donde opera la LLC y la naturaleza de su negocio.
La mayoría de los estados con un impuesto a las ganancias individual permiten a las LLC de varios miembros y corporaciones S realizar una declaración fiscal estatal anual a nivel de entidad de manera electiva (PTET). Al pagar los impuestos a las ganancias estatales directamente a través de la LLC en lugar de a nivel del miembro individual, la empresa puede deducir el 100 % de los impuestos estatales como un gasto comercial federal, omitiendo el límite de deducción detallada de impuestos estatales y locales (SALT) federales individuales.

Cómo declarar impuestos para una LLC de un solo miembro (Anexo C + Formulario 1040, impuesto SE, QBI)

Por defecto, el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) trata a las LLC de un solo miembro como una «entidad ignorada». La LLC no presenta una declaración del impuesto a las ganancias federal por separado. En cambio, todas las ganancias y pérdidas se transfieren directamente a la declaración de impuestos personal del titular.

• Formulario 1040 (Anexo C): Declara todos los ingresos brutos de la empresa, el costo de los bienes vendidos (COGS) y los gastos operativos deducibles. La ganancia neta o pérdida resultante se transfiere directamente al Formulario 1040 (Anexo 1).

• Anexo SE (Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia): Debido a que los titulares de las LLC de un solo miembro se consideran trabajadores por cuenta propia, las ganancias netas de USD 400 o más están sujetas al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia del 15.3 % (12.4 % del Seguro Social + 2.9 % de Medicare). Esto se calcula en el Anexo SE. También puedes deducir el 50 % de tu impuesto sobre el trabajo por cuenta propia como un ajuste a los ingresos por encima de la línea en el Formulario 1040.

• Deducción de ingresos comerciales calificados (QBI) según la Sección 199A: Las ganancias de transferencia generalmente califican para una deducción de hasta el 20 % sobre los ingresos comerciales calificados. Calcula esto mediante el Formulario 8995 (Cálculo simplificado) o el Formulario 8995-A (para ingresos sujetos a impuestos más altos o empresas o comercios de servicios específicos).

• Impuestos estimados trimestrales (Formulario 1040-ES): Sin la retención de impuestos del empleador, los titulares deben realizar cuatro pagos de impuestos estimados trimestrales (abril, junio, septiembre y enero) para cubrir las obligaciones combinadas del impuesto a las ganancias y sobre el trabajo por cuenta propia.

Cómo declarar impuestos para una LLC de varios miembros (Formulario 1065 + Anexo K-1, ejemplo práctico)

El IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) clasifica a las LLC de varios miembros como sociedades por defecto. La empresa es una entidad de transferencia que no paga el impuesto a las ganancias federal a nivel de entidad, pero debe presentar una declaración informativa anual.

• Formulario 1065 (Declaración de ingresos de sociedades de los EE. UU.): Una declaración informativa presentada por la LLC a más tardar el 15 de marzo (o el día 15 del tercer mes posterior al cierre del año fiscal) que declara los ingresos totales de la empresa, los gastos operativos, las deducciones y las ganancias netas.

• Anexo K-1 (Formulario 1065): La LLC prepara un Anexo K-1 para cada socio que detalla su participación distributiva específica en las ganancias, las pérdidas, las deducciones y los créditos según el acuerdo operativo.

• Presentación en declaraciones individuales: Cada miembro toma su Anexo K-1 y declara los ingresos en el Formulario 1040, Anexo E (Parte II). Los socios activos también pagan el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia sobre su parte de las ganancias comerciales ordinarias mediante el Anexo SE.

Cómo declarar impuestos para una LLC que tributa como corporación C (Formulario 1120)

Una LLC puede elegir tributar como una corporación estándar (corporación C) al presentar el Formulario 8832 (Elección de clasificación de entidad). Bajo esta estructura, la empresa ya no es una entidad de transferencia y está sujeta a las reglas del impuesto a las ganancias corporativo.

• Formulario 1120 (Declaración del impuesto a las ganancias de corporaciones de EE. UU.): La LLC presenta su propia declaración de impuestos corporativos, que vence el 15 de abril para las empresas que se rigen por el año calendario, y paga la tasa impositiva corporativa federal fija del 21 % sobre todas las ganancias netas.

• Compensación del titular (Salario W-2): Los titulares que realizan trabajo activo para la LLC se tratan como empleados y deben recibir un salario a precio de mercado declarado en el Formulario W-2, sujeto a los impuestos sobre la nómina estándar y a la retención del impuesto a las ganancias.

• Dividendos de los accionistas (Formulario 1099-DIV): Las ganancias restantes distribuidas a los titulares se emiten como dividendos. La LLC no puede deducir los pagos de dividendos como gasto, y los titulares deben declararlos como ingresos por dividendos en sus declaraciones individuales.

• Impuestos corporativos estimados (Formulario 1120-W): Si la LLC espera que su obligación fiscal corporativa sea de USD 500 o más, debe realizar pagos estimados trimestrales mediante el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS).

Cómo declarar impuestos para una LLC que tributa como corporación S (Elección del Formulario 2553 + Formulario 1120-S)

Una LLC puede elegir el estado de Subcapítulo S para mantener la tributación de transferencia mientras reduce los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia para los titulares operadores. Para realizar esta elección, la LLC debe presentar el Formulario 2553 (Elección por parte de una pequeña corporación comercial) dentro de los 75 días posteriores al inicio del año fiscal o durante el año fiscal anterior.

• Formulario 1120-S (Declaración del impuesto a las ganancias de los EE. UU. para una corporación S): Una declaración informativa presentada por la LLC a más tardar el 15 de marzo que declara los ingresos brutos de la empresa, las deducciones, la compensación de los directivos y la ganancia neta.

• Anexo K-1 (Formulario 1120-S): La LLC genera un Anexo K-1 para cada accionista que muestra su participación asignada en la ganancia comercial ordinaria, que se declara en el Formulario 1040, Anexo E.

• Compensación razonable mediante W-2: El IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) exige que a los titulares empleados activos se les pague un «salario razonable» acorde a su función. Este salario se procesa mediante la nómina estándar (sujeto al 15.3 % de FICA y a las retenciones de impuestos) y se deduce como gasto comercial corporativo en el Formulario 1120-S.

• Distribuciones (Ahorros en el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia): Cualquier ganancia restante después de pagar salarios razonables se puede retirar como distribuciones a los accionistas. Las distribuciones se transfieren a los titulares sin estar sujetas al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia del 15.3 %.

• Elegibilidad para el QBI según la Sección 199A: Las ganancias de transferencia de la corporación S califican para la deducción del QBI del 20 %, aunque las empresas con mayores ingresos pueden estar sujetas a limitaciones en función de los salarios W-2 totales pagados por la entidad.

¿Qué documentos necesitas para declarar los impuestos de tu LLC?

Para garantizar una declaración precisa y reclamar todas las deducciones comerciales elegibles, recopila documentación completa de tus ingresos, costos operativos, inversiones de capital y gastos de mano de obra antes de presentar la declaración. Esto es lo que necesitarás.

Registros de ingresos

• Resúmenes de ventas e ingresos: Ingresos brutos, resúmenes de acreditación de fondos del sistema de puntos de venta (POS), informes de pasarelas de pagos en línea (como Stripe o PayPal) y registros de todas las facturas de clientes pagadas

• Declaraciones informativas recibidas: Formularios 1099-NEC (para pagos a contratistas por clientes superiores a $600), 1099-MISC (alquileres, regalías, premios) y 1099-K (transacciones con tarjeta de pago y de redes de terceros)

• Extractos bancarios y de cuentas de comerciante: Extractos mensuales completos de todas las cuentas bancarias de empresa y de encargados de tratamiento exclusivas para verificar los depósitos totales y las entradas brutas de efectivo

• Registros de ingresos adicionales: Extractos de intereses ganados en cuentas de empresa (formulario 1099-INT), ingresos por dividendos, devoluciones y bonificaciones, o ganancias por la venta de activos

Registros de gastos

• Facturas y recibos de proveedores: Documentación detallada de todos los gastos operativos deducibles, incluidas las compras de inventario, suscripciones de software, alojamiento web, servicios profesionales (legales, contables), publicidad y suministros de oficina

• Extractos de cuentas de empresa exclusivas: Registros bancarios y de tarjetas de crédito que corroboran las fechas de pago, los montos de las transacciones y los nombres de los beneficiarios

• Registros de millaje de vehículos y viajes: Registros oportunos que detallan la fecha, la ubicación de inicio y finalización, el millaje total y el propósito comercial específico para todos los viajes comerciales (obligatorio ya sea que se reclame la tarifa de millaje estándar o los gastos reales)

• Registros de la oficina en casa: Los metros cuadrados exactos de tu espacio de trabajo exclusivo en comparación con el área total de la casa, junto con las facturas de servicios públicos, alquiler, seguro de vivienda y costos de reparación (si usas el método de gastos reales)

Registros de activos y depreciación

• Facturas de compras de capital: Recibos, facturas de venta y contratos de compra de activos a largo plazo de alto valor como maquinaria, equipos especializados, computadoras, vehículos y muebles de oficina

• Fechas de entrada en servicio: Fechas exactas en las que el equipo o la propiedad se puso en servicio comercial activo (necesarias para calcular los gastos de la Sección 179 o la bonificación por depreciación en el Formulario 4562)

• Programas de depreciación de años anteriores: Programas de depreciación históricos de declaraciones de impuestos anteriores para hacer un seguimiento de la depreciación acumulada y los ajustes de base

• Documentación de enajenación y venta: Recibos de venta, registros de desguace o documentación de canje por cualquier activo comercial vendido, retirado o enajenado durante el año fiscal

Registros de nómina (si tu LLC tiene empleados)

• Resúmenes anuales de nómina: Informes detallados que reflejan los salarios brutos pagados, las bonificaciones, las horas extra, los impuestos pagados por el empleado y los impuestos de nómina pagados por el empleador.

• Declaraciones de impuestos federales sobre la nómina: Copias de las declaraciones federales trimestrales (formulario 941) y la declaración anual de impuestos federales por desempleo (formulario 940)

• Formularios de salarios de fin de año: Copias presentadas de los comprobantes de salarios e impuestos de los empleados (formulario W-2) y el comprobante de transmisión (formulario W-3) que lo acompaña

• Resúmenes de pagos a contratistas: Copias de todas las declaraciones del formulario 1099-NEC y de las transmisiones del formulario 1096 emitidas a contratistas independientes, junto con los registros firmados del formulario W-9 en los archivos de cada proveedor

• Beneficios y contribuciones de jubilación: Documentación de las contribuciones del empleador a planes de salud grupales, planes HSA y FSA, seguro de compensación para trabajadores y planes de jubilación calificados (p. ej., SEP-IRA, SIMPLE IRA o 401[k])

¿Qué registros y documentación comercial necesitan las LLC?

Las LLC deben mantener una serie de registros y documentos comerciales para el cumplimiento de la normativa legal, la transparencia financiera y las operaciones generales. Esto es lo que las LLC deben mantener en sus registros:

• Artículos de organización: Este es el documento que se presenta ante el estado para formar legalmente la LLC. Incluye información básica, como el nombre de la LLC, la dirección y los nombres de sus miembros.

• Acuerdo operativo: Si bien no es obligatorio en todos los estados, es muy recomendable tener un acuerdo operativo. Este documento describe la estructura de titularidad, las funciones de los miembros, la distribución de ganancias y los procedimientos para manejar los cambios y la disolución de la LLC. Sirve como un manual interno para administrar la LLC.

• Actas de reuniones: Si una LLC realiza reuniones, en especial aquellas con varios miembros, es importante mantener actas de estas reuniones. Esta documentación debe incluir las decisiones que se tomaron, las acciones que se aprobaron y los votos de los miembros sobre temas específicos.

• Extractos bancarios: Extractos bancarios regulares de todas las cuentas a nombre de la LLC

• Recibos y facturas: Facturas y recibos de pago de todas las transacciones, incluidos tanto los ingresos como los gastos

• Libros contables: Registros detallados de todas las transacciones financieras, incluidos los estados de resultados, los balances generales y los estados de flujo de caja.

• Declaraciones de impuestos y documentación: Copias de las declaraciones de impuestos presentadas y cualquier documento relacionado, lo que podría incluir elecciones de estado fiscal

• Contratos y documentos legales: Cualquier contrato del que la LLC sea parte, incluidos los contratos de arrendamiento, los contratos de servicios y los acuerdos de asociación, así como cualquier documento legal relacionado con licencias, marcas comerciales u otra propiedad intelectual

• Registros de empleados y contratistas independientes: Cualquier registro relacionado con el empleo, incluidos los acuerdos de empleo, los formularios de impuestos (como el W-2 y el 1099) y los detalles de los beneficios que se ofrecen

• Trámites normativos: Cualquier documento normativo obligatorio, como inspecciones de salud y seguridad, licencias profesionales y permisos ambientales

• Documentos de seguros: Pólizas y documentos de reclamos relacionados con cualquier seguro comercial, incluidos los seguros de responsabilidad civil, propiedad y compensación para trabajadores.

Fechas límite para la declaración fiscal de las LLC

La fecha límite para la declaración fiscal federal de tu LLC depende de cómo se clasifique la empresa para fines fiscales (de un solo miembro, asociación de varios miembros, S corp o C corp) y de si opera en un año calendario estándar (que finaliza el 31 de diciembre) o en un año fiscal.

Impuestos estimados trimestrales

Si los ingresos de la LLC no están sujetos a retención, es posible que los miembros deban realizar pagos trimestrales de impuestos estimados para cubrir su obligación tributaria esperada.

• Pago del T1: Vence el 15 de abril (cubre los ingresos del 1 de enero al 31 de marzo)

• Pago del T2: Vence el 15 de junio (cubre los ingresos del 1 de abril al 31 de mayo)

• Pago del T3: Vence el 15 de septiembre (cubre los ingresos del 1 de junio al 31 de agosto)

• Pago del T4: Vence el 15 de enero del año siguiente (cubre los ingresos del 1 de septiembre al 31 de diciembre)

Impuestos anuales para las LLC

Las obligaciones de impuestos anuales de las LLC varían en función de su clasificación y de los requisitos estatales. Algunas industrias, como la venta de alcohol o tabaco, tienen requisitos fiscales adicionales. Esto es lo que la mayoría de las LLC pueden esperar pagar.

Impuestos federales

LLC de un solo miembro (entidad ignorada)

Las LLC de un solo miembro declaran los ingresos y los gastos en el Anexo C (Formulario 1040) junto con los ingresos personales. El titular pagará los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia (Seguro Social y Medicare) sobre los ingresos de la LLC y es posible que deba realizar pagos de impuestos estimados durante todo el año.

LLC de varios miembros (asociación)

Las LLC de varios miembros deben presentar el Formulario 1065 (declaración informativa) para declarar los ingresos y las deducciones. La LLC debe emitir el Anexo K-1 a cada miembro y estos deben declarar sus partes en sus declaraciones del impuesto a las ganancias personales. Es posible que los miembros deban realizar pagos de impuestos estimados.

LLC que tributan como S corp o C corp

Las LLC de un solo miembro que eligen tributar como S corp o C corp deben presentar el Formulario 1120-S o 1120, respectivamente. Las LLC que son C corp pagan el impuesto a las ganancias corporativo y distribuyen las ganancias al titular como dividendos sujetos a impuestos, mientras que las LLC que son S corp son entidades de transferencia que no pagan el impuesto a las ganancias corporativo federal ni distribuyen dividendos sujetos a impuestos.

Impuestos estatales

• Impuesto a las ganancias estatal: La mayoría de los estados exigen que las LLC paguen el impuesto a las ganancias sobre sus beneficios. Las tasas y reglas varían según el estado.

• Impuesto de franquicia: Algunos estados imponen un impuesto de franquicia a las LLC por operar en el estado.

• Impuesto sobre las ventas: Es posible que las LLC que venden bienes o determinados servicios deban cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas.

• Impuestos laborales: Las LLC con empleados deben retener y pagar los impuestos sobre la nómina.

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