I moduli fiscali garantiscono la conformità fiscale di tutte le aziende, comprese le società a responsabilità limitata (LLC). A seconda della configurazione di una LLC negli Stati Uniti, è possibile che vengano forniti moduli diversi per segnalare all'Internal Revenue Service (IRS) informazioni quali entrate, spese e profitti. La corretta compilazione e consegna di questi moduli nei tempi previsti garantisce la conformità normativa dell'azienda e ne preserva lo status legale.

Inoltre, questi moduli rappresentano un valido strumento di gestione, in quanto permettono di identificare le spese deducibili e di ottimizzare il carico fiscale complessivo dell'azienda. Per le LLC con più soci, i moduli fiscali forniscono una chiara ripartizione di profitti e perdite, promuovendo la trasparenza tra i partner. Infine, questi moduli offrono un quadro finanziario dettagliato, supportano la pianificazione e forniscono una visione chiara delle finanze aziendali a investitori e altri soggetti interessati. Di seguito parleremo di tutto quello che le LLC devono sapere sui moduli fiscali, tra cui come presentarli, i documenti necessari e altro ancora.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come costituire una LLC
  
• Fondamenti sulla dichiarazione fiscale per le LLC
  
• Di quali registri e documenti hanno bisogno le LLC?
  
• Imposte annuali per le LLC
  
• Commissioni e pagamenti in difetto più comuni delle LLC
  
• Come chiudere la tua LLC
  

Come costituire una LLC

Prima di occuparti dei moduli fiscali, devi necessariamente costituire una LLC. Ecco una guida passo passo per costituirne una:

• Scegli un nome per la tua LLC: Il nome della tua LLC deve essere univoco e non già utilizzato da un'altra attività nel tuo Stato. Di solito deve anche includere la dicitura "LLC" o "Società a responsabilità limitata". Puoi verificare la disponibilità del nome tramite l'ufficio di registrazione delle imprese o il sito web del tuo Stato.

• Seleziona un agente autorizzato: Ogni LLC deve avere un agente autorizzato, che è una persona o una persona giuridica responsabile della ricezione dei documenti legali per conto della LLC. L'agente deve essere disponibile durante il normale orario di lavoro e avere un indirizzo fisico nello Stato in cui è registrata la LLC.

• Deposita l'atto costitutivo: Questo è il documento principale richiesto per registrare formalmente la tua LLC presso lo Stato. In genere include il nome, l'indirizzo, le informazioni sull'agente autorizzato della LLC e, talvolta, i nomi dei membri. Dovrai depositare questo documento presso l'ufficio del Segretario di Stato del tuo Stato o un'entità simile e pagare una tassa di deposito.

• Crea un accordo di gestione: Sebbene non sia necessario un accordo di gestione in tutti gli Stati, è consigliabile crearne uno. Questo documento interno delinea la proprietà e le procedure operative della LLC per aiutare a prevenire conflitti e incomprensioni.

• Richiedi un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN): L'EIN, talvolta denominato numero di identificazione fiscale federale, è indispensabile per l'apertura di un conto bancario aziendale, la presentazione delle dichiarazioni fiscali federali e l'assunzione di dipendenti. Puoi richiedere un numero EIN gratuitamente tramite il sito web dell’IRS.

• Registrati per le tasse statali: A seconda di dove si trova la tua LLC e del tipo di attività che svolgi, potresti doverti registrare per le tasse statali, come l'imposta sulle vendite e le imposte del datore di lavoro.

• Rispetta i permessi e le licenze locali: Rivolgiti alla tua città e alla tua contea per sapere se hai bisogno di permessi o licenze specifici per esercitare legalmente la tua attività.

Fondamenti sulla dichiarazione fiscale per le LLC

La dichiarazione fiscale flessibile può essere un grande vantaggio per i titolari di LLC. Ecco cosa c'è da sapere sulla dichiarazione fiscale.

Classificazioni fiscali predefinite

Le società a responsabilità limitata (LLC) unipersonali sono trattate come entità indistinte per impostazione predefinita, quindi sono tassate allo stesso modo delle ditte individuali. Il titolare dichiara le entrate e le spese dell'attività nella propria dichiarazione fiscale personale utilizzando il modulo Schedule C, che fa parte del modulo 1040.

Per impostazione predefinita, le società a responsabilità limitata con più membri sono considerate società di persone. Devono presentare dichiarazioni fiscali tramite il modulo 1065. Ogni membro riceve quindi un modulo Schedule K-1 che mostra la propria quota di reddito, deduzioni e crediti della LLC, che riporta nelle proprie dichiarazioni dei redditi personali.

Scelta dello status di società

Le LLC possono essere tassate come società di capitali presentando all’IRS il modulo 8832. Possono quindi scegliere di essere trattate come una S Corporation (S-Corp) o una C Corporation (C-Corp). Ecco la distinzione:

• Status di C-Corp: Se la LLC sceglie di essere trattata come una C-Corp, presenta la propria dichiarazione fiscale aziendale utilizzando il modulo 1120 e paga le imposte in base all'aliquota aziendale. Questa configurazione può aiutare i titolari a ridurre la loro responsabilità fiscale complessiva, ma porta anche a una doppia imposizione dei dividendi.

• Status di S-Corp: La scelta dello status di S-Corp (utilizzando il modulo 2553) può aiutare i titolari di LLC a risparmiare sulle imposte per lavoro autonomo. I profitti e alcune perdite vengono trasferiti alle dichiarazioni dei redditi personali dei titolari e tassati in base alle aliquote individuali, ma solo gli stipendi prelevati dall'azienda sono soggetti all'imposta sul lavoro autonomo.

Imposte sul lavoro

Se la LLC ha dipendenti, deve pagare le imposte sul lavoro. Ciò comporta la trattenuta della giusta quantità di tasse federali, statali e talvolta locali dalle buste paga dei dipendenti e il pagamento della quota di tasse del datore di lavoro.

Imposte statali

Le LLC potrebbero anche dover pagare imposte specifiche dello Stato, come l'imposta statale sul reddito e la Franchise Tax. Queste imposte sono determinate dal luogo in cui opera la LLC e dalla natura della sua attività.

Imposte trimestrali stimate

Se il reddito della LLC non è soggetto a ritenuta, i membri potrebbero dover effettuare versamenti trimestrali stimati delle imposte per coprire le imposte dovute.

Di quali registri e documenti hanno bisogno le LLC?

Le LLC devono mantenere una serie di registri e documenti aziendali per la conformità legale, la trasparenza finanziaria e le operazioni generali. Ecco cosa devono tenere in archivio le LLC:

• Atto costitutivo: Questo è il documento depositato presso lo Stato per costituire legalmente la LLC. Include informazioni di base come il nome, l'indirizzo e i nomi dei membri della LLC.

• Accordo di gestione: Anche se non è richiesto in tutti gli Stati, un accordo di gestione è altamente raccomandato. Questo delinea la struttura proprietaria, i ruoli dei membri, la distribuzione degli utili e le procedure per gestire i cambiamenti e sciogliere la LLC. Funge da manuale interno per la gestione della LLC.

• Verbali di assemblea: Se una LLC tiene assemblee, in particolare quelle con più membri, è importante conservarne i verbali. Questa documentazione dovrebbe includere le decisioni prese, le azioni approvate e i voti dei membri su questioni specifiche.

• Estratti conto bancari: Estratti conto bancari regolari per tutti i conti intestati alla LLC.

• Ricevute e fatture: Fatture e ricevute di pagamento per tutte le transazioni, incluse entrate e uscite.

• Libri contabili: Registrazioni dettagliate di tutte le transazioni finanziarie, tra cui conti economici, bilanci e rendiconti finanziari.

• Documentazione e dichiarazioni fiscali: Copie delle dichiarazioni fiscali presentate e di qualsiasi documento correlato, che potrebbe includere la richiesta di ottenere lo status fiscale.

• Contratti e documenti legali: Qualsiasi contratto di cui la LLC è parte, inclusi contratti di locazione, contratti di servizio e accordi di partnership, nonché qualsiasi documento legale relativo a licenze, marchi o altra proprietà intellettuale.

• Registri di dipendenti e contrattisti indipendenti: Qualsiasi documentazione relativa all'impiego, tra cui contratti di assunzione, moduli fiscali (come W-2 e 1099) e dettagli sui benefit offerti.

• Documentazione normativa: Tutti i documenti normativi richiesti, come ispezioni in materia di salute e sicurezza, licenze professionali e permessi ambientali.

• Documenti assicurativi: Polizze e documenti relativi a sinistri relativi a qualsiasi assicurazione aziendale, inclusa l'assicurazione di responsabilità civile, proprietà e risarcimento dei lavoratori.

Imposte annuali per le LLC

Gli obblighi fiscali annuali per le LLC variano a seconda della classificazione e dei requisiti statali. Alcuni settori, come la vendita di bevande alcoliche o tabacco, hanno requisiti fiscali aggiuntivi. Ecco quanto può aspettarsi di pagare la maggior parte delle LLC.

Imposte federali

Società a responsabilità limitata unipersonale (entità indistinta)

Le LLC unipersonali dichiarano le entrate e le uscite nel modulo Schedule C (modulo 1040) insieme al reddito personale. Il titolare pagherà le imposte sul lavoro autonomo (Social Security e Medicare) sui profitti della LLC e potrebbe dover effettuare versamenti stimati delle imposte durante l'anno.

LLC pluripersonale

Le LLC pluripersonali devono presentare il modulo 1065 (dichiarazione informativa) per dichiarare redditi e deduzioni. La LLC deve emettere l'Allegato K-1 a ciascun membro e i membri devono segnalare le loro azioni nelle dichiarazioni dei redditi delle persone fisiche. I membri potrebbero dover effettuare versamenti stimati delle imposte.

LLC tassate come S-Corp o C-Corp

Le LLC unipersonali che scelgono di essere tassate come S-Corp o C-Corp devono presentare rispettivamente il modulo 1120-S o il modulo 1120. La LLC paga l'imposta sul reddito delle società e distribuisce i profitti al titolare come dividendi imponibili.

Imposte statali

• Imposta statale sul reddito: La maggior parte degli Stati richiede alle LLC di pagare l'imposta sul reddito sui loro profitti. Le tariffe e le regole variano da Stato a Stato.

• Franchise Tax: Alcuni Stati impongono una Franchise Tax alle LLC che operano sul loro territorio.

• Imposta sulle vendite: Le LLC che vendono beni o determinati servizi potrebbero dover riscuotere e versare l'imposta sulle vendite.

• Imposte sul lavoro: Le LLC con dipendenti devono trattenere e pagare le imposte sui salari.

Commissioni e pagamenti in difetto più comuni delle LLC

Il mancato pagamento delle commissioni di gestione di una LLC può comportare sanzioni o problemi di conformità. Ecco uno sguardo dettagliato alle commissioni più comuni per le LLC:

• Commissioni per la costituzione: Si tratta di commissioni una tantum pagate allo Stato al momento della costituzione della LLC. Includono il costo del deposito dell'atto costitutivo. L'importo varia da Stato a Stato, ma in genere va da 50 a 500 $.

• Spese per le relazioni annuali: La maggior parte degli Stati richiede alle LLC di presentare una relazione annuale o biennale, che aggiorna lo Stato sulle attività della LLC e sulle informazioni di contatto attuali. Le tariffe di queste relazioni variano da Stato a Stato, ma in genere vanno da 20 a 300 $.

• Franchise Tax: Alcuni Stati impongono una Franchise Tax alle LLC. Ad esempio, in California è prevista una Franchise Tax annuale di 800 $.

• Commissioni per l'agente autorizzato: Le società a responsabilità limitata (LLC) devono avere un agente autorizzato nello Stato in cui sono registrate. Il costo annuale per un agente autorizzato professionista varia generalmente tra i 100 e i 300 dollari.

• Licenze e permessi: A seconda del tipo di attività e della sua ubicazione, potrebbero essere necessarie varie licenze e permessi locali. Questi possono variare notevolmente in termini di costo.

Le LLC che non pagano queste commissioni in tempo o non rispettano i requisiti possono incorrere nelle seguenti sanzioni pecuniarie:

• Penali e interessi di mora: Se una LLC non paga in tempo le tasse o le commissioni richieste, lo Stato e l'IRS possono imporre penali per ritardato pagamento e costi per interessi. Questi possono accumularsi fino a quando le obbligazioni in sospeso non vengono saldate.

• Sanzioni in caso di non conformità: Sanzioni più severe possono essere stabilite per la mancata presentazione delle dichiarazioni fiscali richieste. Queste potrebbero includere sanzioni per la mancata assunzione di un agente autorizzato o per la mancata presentazione di una relazione annuale.

• Perdita della buona reputazione: Il mancato pagamento delle tasse può comportare la perdita di una buona reputazione nei confronti dello Stato. Ciò può influire sulla capacità della LLC di stipulare contratti, ottenere finanziamenti ed espandere le proprie attività commerciali.

• Scioglimento amministrativo: La continua inadempienza può portare allo scioglimento amministrativo della LLC. Una volta sciolta, la struttura LLC perde le sue protezioni di responsabilità, esponendo i membri a responsabilità personali.

• Imposte e gravami fiscali: In caso di mancato pagamento delle tasse, l'IRS e le autorità fiscali statali possono pignorare i beni o prelevare dai conti bancari di una LLC per recuperare le somme dovute.

Come chiudere la tua LLC

Il processo di chiusura di una LLC, noto anche come scioglimento, si svolge generalmente nel seguente modo.

Scioglimento tramite voto

I membri della LLC devono votare per sciogliere la società. L'accordo di gestione dovrebbe delineare questo processo e la maggioranza necessaria per l'approvazione di questa decisione. Se non c'è un accordo di gestione, la legge statale prevede la procedura di scioglimento.

Assolvere agli obblighi in sospeso

Estingui tutti i debiti, le passività e gli obblighi contrattuali. Ciò include il pagamento dell'ultimo stipendio ai dipendenti, la liquidazione dei conti dei fornitori e la risoluzione di eventuali contratti di locazione o contratti in sospeso. Presenta le dichiarazioni fiscali finali e paga eventuali oneri fiscali rimanenti, che potrebbero includere imposte federali, statali e locali. Alcuni Stati richiedono un'autorizzazione fiscale prima di sciogliere formalmente la LLC.

Presentazione dell’atto di scioglimento

Dopo aver saldato tutti i debiti e le imposte, presenta gli atti di scioglimento (noti anche come certificato di risoluzione o certificato di scioglimento) allo stato in cui è stata costituita la LLC. In questo modo si avvia formalmente il processo di scioglimento legale della LLC. Questa operazione potrebbe prevedere il pagamento di una commissione, a seconda dello Stato.

Avvisa le parti interessate

Comunica a tutti i creditori e fornitori la tua intenzione di sciogliere l'attività, per permettere loro di presentare eventuali reclami. Parallelamente, è importante comunicare la chiusura dell'attività ai clienti, preservando così la buona reputazione e gestendo eventuali ordini o servizi pendenti.

Chiusura dei conti bancari

Chiudi tutti i conti bancari aziendali e gli altri conti finanziari della LLC. Annulla qualsiasi licenza o permesso commerciale per evitare di dover accumulare ulteriori obblighi.

Distribuisci le risorse rimanenti

Dopo che tutti i debiti e gli obblighi sono stati pagati, distribuisci i beni rimanenti tra i membri della LLC in base alle loro quote di proprietà o come stipulato nell'accordo di gestione.