Les formulaires fiscaux permettent de vérifier la conformité de toutes les entreprises, y compris les sociétés à responsabilité limitée (SARL), aux lois fiscales. Selon la façon dont une SARL est créée aux États-Unis, elle peut utiliser différents formulaires pour déclarer des informations telles que les revenus, les dépenses et les bénéfices à l'Internal Revenue Service (IRS). Remplir ces formulaires correctement et les remettre à temps permet à l'entreprise d'éviter les ennuis et de maintenir son statut juridique.

Ces formulaires fiscaux facilitent également la gestion de l'entreprise. Ils peuvent révéler les dépenses d'entreprise admissibles qui réduisent la facture fiscale globale de l'entreprise. Pour les SARL comptant plus d'un membre, ils décomposent la façon dont les bénéfices ou les pertes sont répartis pour plus de clarté entre les associés. Ils fournissent une vision financière claire, soutiennent la planification et contrôlent les finances de l'entreprise pour les investisseurs et les autres personnes liées à l'entreprise. Ci-dessous, nous discuterons de ce que les SARL doivent savoir sur les formulaires fiscaux, y compris comment les remplir, les documents dont vous avez besoin, etc.

Contenu de cet article

• Comment constituer une SARL
  
• Principes fondamentaux de la déclaration fiscale des SARL
  
• De quels documents et registres commerciaux les SARL ont-elles besoin?
  
• Impôts annuels pour les SARL
  
• Frais courants de SARL et paiement insuffisant
  
• Comment fermer votre SARL
  

Comment constituer une SARL

Avant d'examiner vos formulaires fiscaux, vous devez créer une SARL. Voici un guide étape par étape pour en constituer une :

• Choisissez un nom pour votre SARL : Le nom de votre SARL doit être unique et ne pas être déjà utilisé par une autre entreprise dans votre État. De plus, il doit généralement inclure « SARL » ou « Société à responsabilité limitée ». Vous pouvez vérifier la disponibilité des noms auprès du site Web ou du bureau de dépôt des entreprises de votre État.

• Sélectionnez un agent enregistré : Chaque SARL doit avoir un agent enregistré, qui est une personne ou une entité commerciale chargée de recevoir les documents juridiques au nom de la SARL. L'agent doit être disponible pendant les heures d'ouverture normales de bureau et avoir une adresse physique dans l'État où la SARL est enregistrée.

• Déposez les statuts de l'organisation : Il s'agit du principal document requis pour enregistrer officiellement votre SARL auprès de l'État. Il comprend généralement le nom, l'adresse, les informations sur l'agent enregistré et parfois les noms des membres de la SARL. Vous devrez déposer ce document auprès du bureau du secrétaire d'État de votre État ou d'une entité similaire et payer des droits de dépôt.

• Établissez un accord d'exploitation : Bien qu'un accord d'exploitation ne soit pas obligatoire dans tous les États, il est avisé d'en établir un. Ce document interne décrit les procédures de propriété et d'exploitation de la SARL afin d'aider à prévenir les conflits et les malentendus.

• Obtenez un numéro d'identification d'employeur (EIN) : Un EIN, parfois appelé numéro d'identification fiscale fédéral, est requis pour ouvrir un compte bancaire professionnel, déclarer les impôts fédéraux et embaucher des employés. Vous pouvez faire une demande d'EIN gratuitement sur le site Web de l'IRS.

• Inscrivez-vous aux impôts de l'État : En fonction de l'emplacement de votre SARL et du type d'activité que vous exercez, vous devrez peut-être vous inscrire pour vous acquitter des taxes et impôts de l'État, comme la taxe de vente et les taxes des employeurs.

• Conformez-vous aux permis et licences locaux : Renseignez-vous auprès de votre municipalité et de votre comté afin de savoir si vous avez besoin de permis ou de licences spécifiques pour exploiter légalement votre entreprise.

Principes fondamentaux de la déclaration fiscale des SARL

La flexibilité de la déclaration fiscale peut être un avantage majeur pour les propriétaires de SARL. Voici ce qu'il faut savoir pour produire ces déclarations fiscales.

Classifications fiscales par défaut

Les SARL à membre unique sont traitées par défaut comme des entités transparentes, de sorte qu'elles sont imposées de la même manière que les entreprises individuelles. Le propriétaire déclare les revenus et les dépenses d'entreprise dans sa déclaration de revenus des particuliers à l'aide de l'Annexe C, qui fait partie du formulaire 1040.

Les SARL à plusieurs membres sont traitées par défaut comme des sociétés de personnes. Elles doivent produire des déclarations de renseignements sur le formulaire 1065. Chaque membre reçoit ensuite une Annexe K-1 qui indique sa part du revenu, des déductions et des crédits de la SARL, qu'il déclare dans sa déclaration de revenus des particuliers.

Choix du statut de société

Les SARL ont la possibilité d'être imposées en tant que société en remplissant le formulaire 8832 de l'IRS. Elles peuvent alors choisir d'être traitées comme une société de type S (S corp) ou une société de type C (C corp). Voici en quoi ces statuts diffèrent :

• Statut de la société de type C : Si la SARL choisit d'être traitée comme une société de type C, elle dépose sa propre déclaration de revenus des sociétés à l'aide du formulaire 1120 et paie les impôts au taux d'imposition des sociétés. Cette configuration peut aider les propriétaires à réduire leur dette fiscale globale, mais entraîne également une double imposition des dividendes.

• Statut de la société de type S : Le choix du statut de société S (à l'aide du formulaire 2553) peut aider les propriétaires de SARL à réaliser des économies dans le cadre des impôts sur le travail indépendant. Les bénéfices et certaines pertes sont répercutés dans les déclarations de revenus des particuliers des propriétaires et imposés à des taux individuels, mais seuls les salaires tirés de l'entreprise sont soumis à l'impôt sur le travail indépendant.

Impôts sur l'emploi

Si la SARL a des employés, elle doit payer des impôts sur l'emploi. Cela consiste à retenir le montant approprié d'impôts fédéraux, étatiques et parfois locaux sur les chèques de paie des employés et de payer la part des impôts de l'employeur.

Impôts de l'État

Les SARL peuvent également devoir payer des taxes et impôts spécifiques à l'État, comme l'impôt sur le revenu de l'État et les taxes de franchise. Ces impôts sont déterminés en fonction du lieu d'activité de la SARL et de la nature de ses activités.

Estimation trimestrielle des impôts

Si les revenus de la SARL ne font pas l'objet d'une retenue à la source, les membres devront peut-être effectuer des paiements d'impôt trimestriels estimés pour couvrir leurs dettes fiscales prévues.

De quels documents et registres commerciaux les SARL ont-elles besoin?

Les SARL doivent tenir à jour un éventail de documents et registres commerciaux à des fins de conformité légale, de transparence financière et d'opérations générales. Voici un aperçu de ce que les SARL doivent conserver :

• Statuts de l’organisation : Il s'agit du document déposé auprès de l'État pour constituer légalement la SARL. Il comprend des informations de base telles que le nom et l'adresse de la SARL ainsi que les noms de ses membres.

• Accord d'exploitation : Bien que cela ne soit pas obligatoire dans tous les États, un accord d'exploitation est fortement recommandé. Celui-ci décrit la structure de propriété, les rôles des membres, la répartition des bénéfices, ainsi que les procédures de gestion des changements et de dissolution de la SARL. Il sert de manuel interne pour la gestion de la SARL.

• Procès-verbaux des réunions : Si une SARL tient des réunions, en particulier celles qui comptent plusieurs membres, il est important de conserver un procès-verbal de ces réunions. Cette documentation doit inclure les décisions prises, les actions approuvées et les votes des membres sur des questions spécifiques.

• Relevés de compte : Relevés bancaires réguliers pour tous les comptes au nom de la SARL.

• Reçus et factures : Factures et reçus de paiement pour toutes les transactions, y compris les revenus et les dépenses.

• Livres comptables : Enregistrements détaillés de toutes les transactions financières, y compris les états des résultats, les bilans et les états des flux de trésorerie.

• Déclarations fiscales et documentation : Copies des déclarations fiscales déposées et de tout document connexe, pouvant inclure des choix de statut fiscal.

• Contrats et documents juridiques : Tous les contrats auxquels la SARL est partie, y compris les conventions de bail, les contrats de service et les contrats de société, ainsi que tous les documents juridiques liés aux concessions de licences, aux marques de commerce ou à toute autre propriété intellectuelle.

• Dossiers des employés et des contractants indépendants : Tous les documents liés à l'emploi, y compris les contrats de travail, les formulaires fiscaux (tels que les W-2 et les 1099) et les détails des avantages offerts.

• Documents réglementaires : Tous les documents réglementaires requis, tels que les inspections sanitaires et les vérifications de sécurité, les licences professionnelles et les permis environnementaux.

• Documents d’assurance : Les polices et les documents de réclamation portant sur toute assurance commerciale, y compris l'assurance responsabilité civile, l'assurance de biens et l'assurance contre les accidents du travail.

Impôts annuels pour les SARL

Les obligations fiscales annuelles des SARL varient en fonction de leur classification et des exigences de l'État. Certains secteurs, comme la vente d'alcool ou de tabac, ont des exigences fiscales supplémentaires. Voici ce que la plupart des SARL peuvent s'attendre à payer.

Impôts fédéraux

SARL à membre unique (entité transparente)

Les SARL à membre unique déclarent leurs revenus et dépenses sur l'Annexe C (formulaire 1040) avec leurs revenus personnels. Le propriétaire paiera des impôts sur le travail indépendant (sécurité sociale et Medicare) sur les revenus de la SARL et devra peut-être effectuer des paiements d'impôts estimés tout au long de l'année.

SARL à plusieurs membres (société de personnes)

Les SARL à plusieurs membres doivent remplir le formulaire 1065 (déclaration de renseignements) pour déclarer leurs revenus et leurs déductions. La SARL doit remettre l'Annexe K-1 à chaque membre et les membres doivent déclarer leurs actions dans leur déclaration de revenus des particuliers. Les participants devront peut-être effectuer des paiements d’impôts estimés.

SARL imposées en tant que sociétés de type S ou C

Les SARL à membre unique qui choisissent d'être imposées en tant que sociétés de type S ou C doivent produire le formulaire 1120-S ou 1120, respectivement. La SARL paie l'impôt sur les bénéfices des sociétés et distribue les bénéfices au propriétaire sous la forme de dividendes imposables.

Impôts de l'État

• Impôt sur le revenu de l'État : La plupart des États exigent que les SARL paient un impôt sur le revenu qui est calculé sur leurs bénéfices. Les taux et les règles varient d'un État à l'autre.

• Taxe de franchise : Certains États imposent une taxe de franchise aux SARL qui exercent des activités dans l'État.

• Taxe de vente : Les SARL qui vendent des biens ou certains services peuvent devoir prélever et reverser la taxe de vente.

• Impôts sur l'emploi : Les SARL qui ont des employés doivent retenir et payer des cotisations sociales.

Frais courants de SARL et paiement insuffisant

Si vous ne payez pas suffisamment de frais pour l'exploitation d'une SARL, vous pourriez être soumis à des sanctions ou à des problèmes de conformité. Voici un aperçu détaillé des frais courants pour les SARL :

• Frais de constitution : Il s'agit de frais uniques payés à l'État au moment de la constitution initiale de votre SARL. Ils comprennent les frais de dépôt des statuts de l'organisation. Le montant varie d'un État à l'autre, mais se situe généralement entre 50 $ et 500 $.

• Frais de rapport annuel : La plupart des États exigent des SARL qu'elles déposent un rapport annuel ou biennal, qui met à jour les activités de la SARL et ses coordonnées actuelles. Les frais pour ces rapports varient d'un État à l'autre, mais se situent généralement entre 20 $ à 300 $.

• Taxes de franchise : Certains États imposent une taxe de franchise aux SARL. Par exemple, la Californie applique une taxe de franchise annuelle de 800 $.

• Frais d’agent enregistré : Les SARL sont tenues d'avoir un agent enregistré dans l'État où elles sont enregistrées. Si vous faites appel à un service professionnel d'agent enregistré, cela peut coûter entre 100 $ et 300 $ par an.

• Frais de licence et de permis : Selon le type d'entreprise et son emplacement, diverses licences locales et divers permis locaux peuvent être requis. Ceux-ci peuvent varier considérablement en matière de coût.

Les SARL qui ne paient pas ces frais à temps ou qui ne se conforment pas aux exigences peuvent encourir les sanctions financières suivantes :

• Frais et intérêts de retard : Si une SARL ne paie pas les taxes, les impôts ou les frais requis à temps, l'État et l'IRS peuvent imposer des frais de retard et des frais d'intérêts. Ceux-ci peuvent s'accumuler jusqu'à ce que les obligations impayées soient réglées.

• Sanctions en cas de non-conformité : Des sanctions plus sévères peuvent être imposées en cas d'omission de produire les rapports requis ou les déclarations fiscales requises. Il peut s'agir de sanctions en cas d'omission de maintenir un agent enregistré ou de ne pas produire de rapport annuel.

• Manquement à l'obligation d'être en règle : Le non-paiement des frais et des taxes ou impôts peut entraîner la perte d'une bonne réputation auprès de l'État. Cela peut avoir une incidence sur la capacité de la SARL à conclure des contrats, à obtenir des financements et à développer ses activités commerciales.

• Dissolution administrative : La non-conformité continue peut entraîner la dissolution administrative de la SARL. Une fois qu'elle est dissoute, les protections de responsabilité offertes par la structure de la SARL peuvent être perdues et les membres peuvent être exposés à une responsabilité personnelle.

• Privilèges et prélèvements fiscaux : En cas de sous-paiement important d'impôts, l'IRS et les autorités fiscales de l'État peuvent placer des privilèges sur les actifs d'une SARL ou prélever des fonds sur ses comptes bancaires pour recouvrer ce qui est dû.

Comment fermer votre SARL

Voici à quoi ressemble généralement le processus de fermeture de votre SARL, également connu sous le nom de dissolution.

Vote pour la dissolution

Les membres de la SARL doivent voter en faveur de la dissolution de la société. L'accord d'exploitation doit décrire ce processus et la majorité requise pour que cette décision soit adoptée. S'il n'y a pas d'accord d'exploitation, la loi de l'État prévoit la procédure de dissolution.

Règlement des obligations impayées

Remboursez toutes les dettes, tout le passif et toutes les obligations contractuelles. Cela comprend le paiement des derniers salaires des employés, le règlement des comptes des fournisseurs et la résolution de tout bail ou contrat en cours. Remplissez les dernières déclarations fiscales et payez toute dette fiscale restante, ce qui peut inclure les taxes fédérales, étatiques et locales. Certains États exigent un quitus fiscal avant de dissoudre officiellement la SARL.

Dépôt des articles de dissolution

Une fois que toutes les dettes et tous les impôts sont réglés, déposez les statuts de dissolution (parfois appelés certificat de résiliation ou certificat de dissolution) auprès de l'État où la SARL a été constituée. Cela lance officiellement le processus de dissolution légale de la SARL. Des frais peuvent être associés à ce dépôt, en fonction de l'État.

Notification des parties intéressées

Informez tous les créanciers et fournisseurs de votre intention de dissolution. Cela peut être exigé avant le dépôt de la demande de dissolution afin de permettre aux créanciers de faire des réclamations. Informez vos clients de la fermeture de votre entreprise afin de maintenir la cote d'estime et de gérer les dernières commandes ou derniers services.

Fermeture de tous les comptes

Clôturez tous les comptes bancaires professionnels et autres comptes financiers de la SARL. Annulez toute licence ou tout permis d'exploitation pour éviter d'avoir à accumuler d'autres obligations.

Répartition des actifs restants

Une fois que toutes les dettes et obligations ont été payées, répartissez les actifs restants entre les membres de la SARL en fonction de leurs parts de propriété ou comme cela est stipulé dans l'accord d'exploitation.