Os informes fiscais mantêm todas as empresas, incluindo as sociedades de responsabilidade limitada (LLCs), em conformidade com a legislação tributária. Dependendo de como uma LLC é constituída nos Estados Unidos, ela pode usar informes diferentes para declarar informações como receitas, despesas e lucros ao Internal Revenue Service (IRS). Preparar esses informes e entregá-los a tempo mantém a empresa longe de problemas e ajuda a manter seu status legal.

Esses informes fiscais também ajudam a gerenciar a empresa. Eles podem revelar despesas comerciais permitidas que reduzem a conta fiscal geral da empresa. Para LLCs com mais de um membro, elas detalham como os lucros ou as perdas são divididos para maior clareza entre os sócios. Eles fornecem uma imagem financeira clara, apoiam o planejamento e mantêm as finanças do negócio sob controle para investidores e outras pessoas conectadas ao negócio. Abaixo, discutiremos o que as LLCs precisam saber sobre informes fiscais, incluindo como declará-los, os documentos necessários e muito mais.

O que há neste artigo?

• Como constituir uma LLC
  
• Fundamentos da declaração de impostos de LLC
  
• Quais registros e documentos comerciais as LLCs precisam?
  
• Impostos anuais para LLCs
  
• Taxas comuns de LLC e pagamento a menor
  
• Como cancelar sua LLC
  

Como abrir uma LLC

Antes de considerar seus informes fiscais, você precisará estabelecer uma LLC. Aqui está um guia passo a passo para formar uma:

• Escolha um nome para sua LLC: o nome da sua LLC deve ser exclusivo e não estar em uso por outra empresa no seu estado. Geralmente, também precisa incluir "LLC" ou "Empresa de Responsabilidade Limitada". Você pode verificar a disponibilidade de nomes junto ao cartório ou site do seu estado.

• Selecione um agente registrado: toda LLC deve ter um agente registrado, que é uma pessoa ou entidade comercial responsável por receber documentos legais em nome da LLC. O agente deve estar disponível durante o horário comercial regular e ter um endereço físico no estado em que a LLC está registrada.

• Registre o estatuto social: este é o principal documento necessário para registrar formalmente sua LLC junto ao estado. Geralmente inclui o nome, endereço, informações do agente registrado da LLC e, às vezes, os nomes dos membros. Você precisará apresentar esse documento à secretaria de estado do seu estado ou a uma entidade similar e pagar uma taxa de declaração.

• Crie um contrato operacional: embora um acordo operacional não seja necessário em todos os estados, é aconselhável criar um. Este documento interno descreve a propriedade e os procedimentos operacionais da LLC para ajudar a evitar conflitos e mal-entendidos.

• Obtenha um Número de Identificação do Empregador (EIN): o EIN, também conhecido como número de identificação fiscal federal, é necessário para abrir uma conta bancária jurídica, declarar impostos federais e contratar funcionários. Você pode solicitar um EIN gratuitamente no site da IRS.

• Cadastre-se para tributação estadual: dependendo de onde sua LLC está localizada e do tipo de empresa está fazendo, talvez seja necessário se cadastrar para impostos estaduais, como imposto sobre vendas e impostos para empregadores.

• Obtenha as permissões e licenças locais: verifique com sua cidade e condado para determinar se você precisa de alguma permissão ou licença específica para operar legalmente seu negócio.

Fundamentos da declaração de impostos de LLC

A declaração de impostos flexível pode ser uma grande vantagem para os proprietários de LLC. Veja o que saber sobre a declaração desses impostos.

Classificações fiscais padrão

As LLCs de empresário individual são tratadas como entidades desconsideradas por padrão, por isso são tributadas da mesma forma que as empresas individuais. O proprietário declara receitas e despesas comerciais na declaração de imposto pessoal usando o Anexo C, que faz parte do formulário 1040.

LLCs de vários membros são tratadas como sociedades por padrão. Eles devem apresentar declarações de informações no Informe 1065. Cada membro recebe um Anexo K-1 que mostra sua parte da renda, deduções e créditos da LLC, que eles relatam em suas declarações de impostos pessoais.

Escolha do status de corporação

A LLCs têm a opção de serem tributadas como corporação ao preencher o Informe 8832 do IRS. Elas podem então optar por serem tratadas como uma corporação S (S corp) ou uma corporação C (C corp). Eis a distinção:

• Status da C corp: se a LLC optar por ser tratada como uma empresa tipo C, ela apresenta sua própria declaração de impostos corporativos usando o Informe 1120 e paga os impostos à alíquota corporativa. Essa configuração pode ajudar os proprietários a reduzir sua responsabilidade fiscal geral, mas também leva à dupla tributação de dividendos.

• Status da S corp: a escolha do status de empresa tipo S (usando o Informe 2553) pode ajudar os proprietários de LLCs a economizar em impostos para autônomos. Os lucros e algumas perdas são repassados para as declarações fiscais pessoais dos proprietários e tributados com taxas individuais, mas apenas os salários retirados da empresa estão sujeitos ao imposto de trabalho autônomo.

Impostos trabalhistas

Se a LLC tiver funcionários, deverá pagar impostos trabalhistas. Isso envolve reter o valor adequado de impostos federais, estaduais e, às vezes, locais dos contracheques dos funcionários e pagar a parte dos impostos do empregador.

Impostos estaduais

As LLCs também podem precisar pagar impostos específicos do estado, como imposto de renda estadual e impostos sobre franquias. Esses impostos são determinados pelo local onde a LLC opera e pela natureza de seus negócios.

Impostos trimestrais estimados

Se a receita da LLC não estiver sujeita a retenções, os membros podem precisar fazer pagamentos de impostos estimados trimestralmente para cobrir suas obrigações fiscais esperadas.

De que registros e documentos comerciais as LLCs precisam?

As LLCs precisam manter uma variedade de registros e documentos comerciais para conformidade jurídica, transparência financeira e operações gerais. Veja o que as LLCs devem manter em registro:

• Estatuto social: este é o documento protocolado no estado para constituir legalmente a LLC. Ele inclui informações básicas, como o nome, endereço e os nomes dos membros da LLC.

• Acordo operacional: embora não seja obrigatório em todos os estados, um acordo operacional é altamente recomendado. Isso descreve a estrutura de propriedade, as funções dos membros, a distribuição de lucros e os procedimentos para lidar com mudanças e dissolver a LLC. Ele serve como um manual interno para executar a LLC.

• Atas de reunião: se uma LLC realiza reuniões, especialmente aquelas com vários membros, é importante manter atas dessas reuniões. Essa documentação deve incluir decisões tomadas, ações aprovadas e votos dos membros sobre questões específicas.

• Extratos bancários: extratos bancários normais de todas as contas em nome da LLC.

• Recibos e notas fiscais: contas e recibos de pagamento de todas as transações, incluindo receitas e despesas.

• Livros contábeis: registros detalhados de todas as transações financeiras, incluindo declarações de renda, balanços patrimoniais e extratos de fluxo de caixa.

• Declarações fiscais e documentação: cópias de declarações fiscais e quaisquer documentos relacionados, que podem incluir opções para status fiscal.

• Contratos e documentos legais: quaisquer contratos dos quais a LLC seja parte, incluindo contratos de locação, contratos de serviços e contratos de parceria, bem como quaisquer documentos legais relacionados a licenciamento, marcas comerciais ou outra propriedade intelectual.

• Registros de funcionários e prestadores de serviços independentes: qualquer registro relacionado a emprego, incluindo contratos de trabalho, informes fiscais (como W-2s e 1099s) e detalhes dos benefícios oferecidos.

• Documentação regulatória: qualquer documento regulatório necessário, como inspeções de saúde e segurança, licenças profissionais e licenças ambientais.

• Documentos de seguro: apólices e documentos de sinistros relacionados a qualquer seguro empresarial, incluindo seguro de responsabilidade civil, propriedade e indenização de trabalhadores.

Impostos anuais para LLCs

As obrigações fiscais anuais para LLCs variam dependendo de sua classificação e requisitos estaduais. Alguns setores, como a venda de álcool ou tabaco, têm requisitos fiscais adicionais. Veja o que a maioria das LLCs pode esperar pagar.

Impostos federais

LLC de empresário individual (entidade desconsiderada)

As LLCs de empresário individual declaram receitas e despesas no Anexo C (Informe 1040) junto com as receitas pessoais. O proprietário pagará impostos de autônomos (Previdência Social e Medicare) sobre a renda da LLC e talvez precise fazer pagamentos estimados de impostos ao longo do ano.

LLC de vários membros (sociedade)

LLCs de vários membros precisam preencher o informe 1065 (retorno de informações) para declarar rendimentos e deduções. A LLC deve emitir o Anexo K-1 para cada membro e os membros devem relatar suas ações em suas declarações de imposto de renda pessoal. Os membros podem precisar fazer pagamentos estimados de impostos.

LLCs tributadas como S corps ou C corps

LLCs de empresário individual que optarem por ser tributadas como S corps ou C corps devem declarar o Informe 1120-S ou 1120, respectivamente. A LLC paga imposto de renda empresarial e distribui lucros ao proprietário como dividendos tributáveis.

Impostos estaduais

• Imposto de renda estadual: a maioria dos estados exige que as LLCs paguem imposto de renda sobre seus lucros. As tarifas e regras variam conforme o estado.

• Imposto sobre franquias: alguns estados impõem um imposto de franquia sobre LLCs para fazer negócios no estado.

• Imposto sobre vendas: LLCs que vendem bens ou determinados serviços podem precisar recolher e repassar imposto sobre vendas.

• Impostos trabalhistas: LLCs com funcionários precisam reter e pagar impostos sobre a folha de pagamento.

Tarifas comuns de LLC e pagamento a menor

Se você pagar tarifas insuficientes para operar uma LLC, poderá estar sujeito a possíveis penalidades ou problemas de conformidade. Veja a seguir uma análise detalhada das tarifas comuns para LLCs:

• Taxas de formação: essas são tarifas avulsas pagas ao estado quando você abriu sua LLC inicialmente. Eles incluem o custo de registro dos estatutos da organização. O valor varia conforme o estado, mas normalmente varia de US$ 50 a US$ 500.

• Tarifas de declaração anual: a maioria dos estados exige que as LLCs apresentem um relatório anual ou bienal, que atualiza o estado sobre as atividades da LLC e as informações de contato atuais. As tarifas desses relatórios variam conforme o estado, mas geralmente variam de US$ 20 a US$ 300.

• Impostos sobre franquias: alguns estados impõem um imposto sobre franquias às LLCs. Por exemplo, a Califórnia tem um imposto anual sobre franquias de US$ 800.

• Tarifas do agente registrado: LLCs são obrigadas a ter um agente registrado no estado em que estão registradas. Se você contratar um serviço de agente registrado profissional, isso pode custar de US$ 100 a US$ 300 por ano.

• Tarifas de licença e alvará: dependendo do tipo de negócio e sua localização, várias licenças e permissões locais podem ser necessárias. Estes podem variar muito em custo.

LLCs que não pagarem essas taxas no prazo ou não cumprirem os requisitos poderão incorrer nas seguintes penalidades financeiras:

• Tarifas e juros de mora: se uma LLC não pagar os impostos ou as tarifas necessários no prazo, o estado e a IRS podem impor taxas de atraso e encargos de juros. Estes podem se acumular até que as obrigações pendentes sejam liquidadas.

• Penalidades por descumprimento: penalidades mais severas podem ser aplicadas por deixar de apresentar os relatórios ou declarações de imposto de renda exigidos. Estas podem incluir penalidades por não manter um agente registrado ou por não apresentar um relatório anual.

• Perda da idoneidade: o não pagamento de tarifas e impostos pode resultar na perda da idoneidade perante o Estado. Isso pode afetar a capacidade da LLC de celebrar contratos, garantir financiamento e expandir suas atividades comerciais.

• Dissolução administrativa: a não conformidade continuada pode levar à dissolução administrativa da LLC. Uma vez dissolvida, as proteções de responsabilidade oferecidas pela estrutura de LLC podem ser perdidas e os membros podem ser expostos à responsabilidade pessoal.

• Gravames e penhoras fiscais: para grandes pagamentos a menor de impostos, as autoridades fiscais IRS e estaduais podem colocar penhoras sobre os ativos de uma LLC ou cobrar suas contas bancárias para recuperar o que é devido.

Como cancelar sua LLC

Veja como normalmente é o processo de cancelamento da sua LLC, também conhecido como dissolução.

Votação para dissolução

Os membros da LLC devem votar para dissolver a empresa. O acordo operacional deve descrever esse processo e a maioria necessária para que essa decisão seja aprovada. Se não houver acordo operacional, a lei estadual prevê o procedimento de dissolução.

Liquidação de obrigações pendentes

Pague todas as dívidas, passivos e obrigações contratuais. Isso inclui pagar os salários finais dos funcionários, acertar contas de fornecedores e resolver contratos ou locações pendentes. Faça as declarações finais de impostos e pague as obrigações fiscais restantes, que podem incluir impostos federais, estaduais e locais. Alguns estados exigem uma autorização fiscal antes de dissolver formalmente a LLC.

Registro de artigos de dissolução

Depois que todas as dívidas e os impostos forem liquidados, arquive os artigos de dissolução (às vezes chamados de certificado de rescisão ou certificado de dissolução) no estado onde a LLC foi organizada. Isso inicia formalmente o processo de dissolução legal da LLC. Pode haver uma tarifa associada a essa declaração, dependendo do estado.

Notificação das partes interessadas

Informe todos os credores e fornecedores sobre sua intenção de dissolver. Isso pode ser necessário antes do pedido de dissolução para permitir que os credores tenham a chance de fazer reivindicações. Informe os clientes sobre o fechamento da sua empresa para manter a boa vontade e gerenciar os últimos pedidos ou serviços.

Fechamento de todas as contas

Feche todas as contas bancárias empresariais e outras contas financeiras da LLC. Cancele licenças ou permissões de negócios para evitar o acúmulo de obrigações adicionais.

Distribuição de ativos restantes

Após o pagamento de todas as dívidas e obrigações, distribua os ativos restantes entre os membros da LLC de acordo com suas ações de propriedade ou conforme estipulado no acordo operacional.