Les formulaires fiscaux permettent de vérifier la conformité de toutes les entreprises, y compris les sociétés à responsabilité limitée (LLC), aux lois fiscales. Selon la façon dont une LLC est créée aux États-Unis, elle peut utiliser différents formulaires pour déclarer des informations telles que ses revenus, ses dépenses et ses bénéfices à l’Internal Revenue Service (IRS). En remplissant correctement ces formulaires et en les renvoyant à temps, l’entreprise évite les ennuis et conserve son statut juridique.

Ces formulaires fiscaux facilitent également la gestion de l’entreprise. Ils peuvent révéler les dépenses d’entreprise admissibles qui réduisent la facture fiscale globale de l’entreprise. Pour les LLC comptant plus d’un membre, ils décomposent la façon dont les bénéfices ou les pertes sont répartis pour plus de clarté entre les associés. Ils fournissent une image financière claire, appuient la planification et contrôlent les finances de l’entreprise pour les investisseurs et les autres personnes liées à l’entreprise. Nous aborderons ci-dessous ce que les LLC doivent savoir sur les formulaires fiscaux, notamment sur la manière de les remplir, sur les documents nécessaires, et plus encore.

Sommaire

• Constituer une LLC
  
• Principes fondamentaux de la déclaration fiscale des LLC
  
• Documents et enregistrements commerciaux nécessaires pour les LLC
  
• Impôts annuels pour les LLC
  
• Frais courants pour les LLC et sous-paiement
  
• Annuler une LLC
  

Constituer une LLC

Avant de penser à vos formulaires fiscaux, vous devez créer une LLC. Voici les étapes à suivre pour en constituer une :

• Choisir un nom : le nom de votre LLC doit être unique et ne pas être déjà utilisé par une autre entreprise dans votre État. De plus, il doit généralement inclure la mention « LLC » ou « Limited Liability Company » (Société à responsabilité limitée). Vous pouvez vérifier la disponibilité des noms auprès du service de déclaration des entreprises de votre État, directement ou via son site Web.

• Sélectionnez un agent agréé : chaque LLC doit avoir un agent agréé, qui est une personne ou une entité commerciale chargée de recevoir les documents juridiques au nom de la LLC. L’agent doit être disponible pendant les heures normales de bureau et avoir une adresse physique dans l’État où la LLC est enregistrée.

• Déposer les statuts de l’organisation : il s’agit du principal document requis pour enregistrer officiellement votre LLC auprès de l’État. Les statuts comprennent généralement le nom, l’adresse, les informations sur l’agent enregistré et parfois les noms des membres. Vous devrez déposer ce document auprès du bureau du secrétaire d’État de votre État ou d’une entité similaire et payer des frais de dépôt.

• Créer un contrat d’exploitation : bien qu’un contrat d’exploitation ne soit pas obligatoire dans tous les États, il est conseillé d’en créer un. Ce document interne décrit les procédures de propriété et d’exploitation de la LLC à suivre afin d’aider à prévenir les conflits et les malentendus.

• Obtenir un Numéro d’identification d’employeur (EIN) : un EIN, parfois appelé numéro fiscal fédéral, est requis pour ouvrir un compte bancaire professionnel, déclarer les impôts fédéraux et embaucher des employés. Vous pouvez faire une demande d’EIN gratuitement sur le site Web de IRS.

• S’immatriculer pour les taxes d’État : en fonction de l’emplacement de votre LLC et du type d’activité que vous exercez, vous devrez peut-être vous immatriculer pour les taxes d’État, comme la taxe de vente et les taxes patronales.

• Se conformer aux autorisations et permis locaux : renseignez-vous auprès des autorités de votre ville et de votre comté pour déterminer si vous avez besoin de permis ou de licences spécifiques pour exploiter légalement votre entreprise.

Principes fondamentaux de la déclaration fiscale des LLC

La flexibilité de la déclaration fiscale peut être un avantage majeur pour les propriétaires de LLC. Voici ce qu’il y a à savoir pour remplir ces déclarations de revenus.

Classifications fiscales par défaut

Les LLC unipersonnelles sont traitées par défaut comme des entités transparentes : elles sont donc imposées de la même manière que les entreprises individuelles. Le propriétaire déclare les revenus et les dépenses d’entreprise dans sa déclaration de revenus personnelle à l’aide de l'Annexe C du formulaire 1040.

Les LLC comportant plusieurs membres sont traitées par défaut comme des sociétés de personnes. Elles doivent remplir des déclarations de renseignements sur le formulaire 1065. Chaque membre reçoit ensuite une annexe K-1, dans laquelle il doit indiquer sa part du revenu de la LLC, les déductions et les crédits dans le cadre de sa déclaration de revenus personnelle.

Choisir le statut de société

Les SARL peuvent choisir d’être imposées en tant que société en remplissant le formulaire 8832 de l’IRS. Elles peuvent alors choisir d’être traitées comme une société S (S corp) ou C (C corp). Voici la distinction :

• Statut C corp : si la LLC choisit d’être traitée comme une C corp, elle dépose sa propre déclaration d’impôt sur les sociétés à l’aide du formulaire 1120 et paie les impôts au taux d’imposition des sociétés. Cette configuration peut aider les propriétaires à réduire leur responsabilité fiscale globale, mais entraîne également une double imposition des dividendes.

• Statut S corp : si la LLC choisit d’être traitée comme une S corp, elle remplir le Formulaire 2553, ce peut aider les propriétaires de LLC à réaliser des économies sur les impôts sur le travail indépendant. Les bénéfices et certaines pertes sont répercutés dans les déclarations de revenus personnels des propriétaires et imposés à des taux individuels. Toutefois, seuls les salaires tirés de l’entreprise sont soumis à l’impôt sur le travail indépendant.

Impôts sur l’emploi

Si la LLC a des employés, elle doit payer des impôts sur l’emploi. Cela implique de prélever le montant approprié d’impôts fédéraux, étatiques et parfois locaux sur la paie des employés et de payer la part des impôts de l’employeur.

Impôts d’État

Les LLC peuvent également devoir payer des taxes spécifiques à l’État, telles que l’impôt sur le revenu de l’État et les taxes de franchise. Ces taxes sont déterminées en fonction du lieu d’activité de la LLC et de la nature de ses activités.

Estimation trimestrielle des impôts

Si les revenus de la LLC ne font pas l’objet d’une retenue à la source, les membres devront peut-être verser des impôts trimestriels estimés pour couvrir leurs obligations fiscales prévues.

Documents et enregistrements commerciaux nécessaires pour les LLC

Les LLC doivent tenir à jour une série de dossiers et de documents commerciaux à des fins de conformité légale, de transparence financière et d’opérations générales. Voici des exemples de documents que les LLC doivent conserver :

• Statuts de l’organisation : il s’agit du document déposé auprès de l’État pour former légalement la LLC. Il comprend des informations de base sur l’entreprise, telles que son nom, son adresse et le nom de ses membres.

• Contrat d’exploitation : bien qu’un contrat d’exploitation ne soit pas obligatoire dans tous les États, il est conseillé d’en créer un. Celui-ci décrit la structure de propriété, le rôle des membres, la répartition des bénéfices et les procédures de gestion des changements et de dissolution de la LLC. Il sert de manuel interne pour la gestion de la LLC.

• Procès-verbaux de réunions : si une LLC tient des réunions, il est important d’en conserver un procès-verbal, surtout si plusieurs personnes y ont participé. Cette documentation doit inclure les décisions prises, les actions approuvées et les votes des membres sur des questions spécifiques.

• Relevés bancaires : des relevés bancaires réguliers pour tous les comptes au nom de la LLC.

• Reçus et factures : factures et reçus de paiement pour toutes les transactions, y compris les revenus et les dépenses.

• Livres comptables : enregistrements détaillés de toutes les transactions financières, y compris les comptes de résultat, les bilans et les états des flux de trésorerie.

• Déclarations fiscales et documentation : copies des déclarations de revenus déposées et de tout document connexe, qui peut inclure des choix de statut fiscal.

• Contrats et documents légaux : tous les contrats auxquels la LLC est partie, y compris les contrats de location, les contrats de service et les accords de partenariat, ainsi que tous les documents juridiques liés aux licences, aux marques de commerce ou à toute autre propriété intellectuelle.

• Dossiers des employés et des sous-traitants indépendants : tous les documents liés à l’emploi, y compris les contrats de travail, les formulaires fiscaux (W-2 et 1099, par exemple) et les détails des avantages offerts.

• Documents réglementaires : tous les documents réglementaires requis, tels que les inspections de santé et de sécurité, les licences professionnelles et les permis environnementaux.

• Documents d’assurance : les politiques et les documents relatifs aux réclamations relatives à toute assurance commerciale, y compris l’assurance responsabilité civile, l’assurance des biens et l’assurance contre les accidents du travail.

Impôts annuels pour les LLC

Les obligations fiscales annuelles des LLC varient en fonction de leur classification et des exigences de l’État. Certaines activités, comme la vente d’alcool ou de tabac, sont soumises à des exigences fiscales supplémentaires. Voici ce que la plupart des LLC peuvent s’attendre à payer.

Impôts fédéraux

LLC unipersonnelle (entité transparente)

Les LLC unipersonnelles déclarent leurs revenus et dépenses sur l’annexe C (formulaire 1040), en même temps que leur revenu personnel. Le propriétaire paiera des impôts sur le travail indépendant (sécurité sociale et Medicare) sur les revenus de sa LLC et pourra devoir effectuer des paiements d’impôts estimés tout au long de l’année.

LLC multipersonnelle (société de personnes)

Les LLC multipersonnelles doivent remplir le formulaire 1065 (déclaration de renseignements) pour déclarer leurs revenus et leurs déductions. La LLC doit émettre l’annexe K-1 à chaque membre et les membres doivent déclarer leurs actions dans leur déclaration de revenus des particuliers. Les membres peuvent être amenés à effectuer des paiements d’impôts estimés.

LLC imposées en tant que S-Corp ou C-Corp

Les LLC unipersonnelles qui choisissent d’être imposées en tant que S-Corp ou C-Corp doivent produire le formulaire 1120-S, respectivement. La LLC paie l’impôt sur le revenu des sociétés et distribue ses bénéfices au propriétaire sous forme de dividendes imposables.

Impôts d’État

• Impôt sur le revenu de l’État : la plupart des États exigent que les LLC s’acquittent d’un impôt sur leurs bénéfices. Les taux et les règles varient d’un État à l’autre.

• Taxe de franchise : certains États soumettent les LLC qui exercent des activités dans l’État à une taxe de franchise.

• Taxe sur les ventes : les LLC qui vendent des biens ou certains services peuvent devoir prélever et reverser la taxe sur leurs ventes.

• Taxes sur l’emploi : les LLC qui emploient des salariés doivent retenir et payer des charges sociales.

Frais courants pour les LLC et sous-paiement

Si vous ne payez pas suffisamment de frais pour l’exploitation d’une LLC, vous pourriez être soumis à des pénalités ou à des problèmes de conformité. Voici un aperçu détaillé des frais courants pour les LLC :

• Frais de constitution : il s’agit de frais ponctuels payés à l’État lorsque de la création de votre LLC. Ils comprennent les frais de dépôt des statuts de l’entreprise. Le montant varie d’un État à l’autre, généralement de 50 $ à 500 $.

• Frais de rapport annuel : la plupart des États exigent des LLC qu’elles déposent un rapport annuel ou biennal, qui informe les autorités de leurs activités et de leurs coordonnées actuelles. Les frais pour ces rapports varient d’un État à l’autre, généralement de 20 $ à 300 $.

• Taxes de franchise : certains États imposent une taxe de franchise aux LLC. Par exemple, la Californie applique une taxe de franchise annuelle de 800 $.

• Frais d’agent agréé : les LLC sont tenues d’avoir un agent agréé dans l’État où elles sont enregistrées. Si vous faites appel aux services d’un agent agréé professionnel, il vous en coûtera entre 100 $ et 300 $ par an.

• Frais de licence et de permis : selon le type d’entreprise et son emplacement, diverses licences et permis locaux peuvent être exigés. Ceux-ci peuvent varier considérablement en termes de coût.

Les LLC qui ne paient pas ces frais à temps ou qui ne se conforment pas aux exigences peuvent encourir les pénalités financières suivantes :

• Frais de retard et intérêts : si une LLC ne paie pas les taxes ou les frais exigés à temps, l’État et l’IRS peuvent imposer des frais de retard et des intérêts. Ceux-ci peuvent s’accumuler jusqu’à ce que les impayés soient réglés.

• Pénalités en cas de non-conformité : des pénalités plus sévères peuvent être imposées en cas de non-respect des obligations en matière de rapports ou de déclarations fiscales. Elles peuvent sanctionner l'absence d'un agent agréé ou le défaut de dépôt d'un rapport annuel.

• Perte du statut « en règle » : le non-paiement des frais et des taxes peut conduire l’État à ne plus considérer une société comme étant en règle. Cela peut avoir un impact sur la capacité de la LLC à conclure des contrats, à obtenir des financements et à développer ses activités commerciales.

• Dissolution administrative : une non-conformité prolongée peut entraîner la dissolution administrative de la LLC. Une fois dissoute, les protections en matière de responsabilité offertes par la structure de la LLC peuvent être perdues, et ses membres peuvent être exposés à une responsabilité personnelle.

• Privilèges et prélèvements fiscaux : en cas de sous-paiement important d’impôts, l’IRS et les autorités fiscales de l’État peuvent placer des privilèges sur les actifs d’une LLC ou prélever des fonds sur ses comptes bancaires pour recouvrer ce qui est dû.

Annuler une LLC

Voici comment se déroule généralement la procédure d'annulation d'une LLC, également appelée dissolution.

Vote de dissolution

Les membres de la LLC doivent voter en faveur de la dissolution de la société. Le contrat d’exploitation doit décrire ce processus et préciser la majorité requise pour que la décision soit adoptée. En l'absence de contrat d'exploitation, la procédure de dissolution est régie par la législation de l'État.

Régler les obligations en souffrance

Réglez toutes les dettes, tous les passifs et toutes les obligations contractuelles. Cela comprend le versement des derniers salaires aux employés, le règlement des comptes des fournisseurs et la résolution de tout bail ou contrat en cours. Déposez les dernières déclarations fiscales et acquittez-vous de toute dette fiscale restante (impôts fédéraux, d'État et locaux). Certains États exigent attestation de régularité fiscale avant de procéder à la dissolution officielle de la LLC.

Déposer les statuts de dissolution

Une fois que toutes les dettes et tous les impôts sont réglés, déposez les statuts de dissolution (parfois appelés certificat de résiliation ou certificat de dissolution) auprès de l’État où la LLC a été constituée. Cette démarche lance officiellement le processus de dissolution légale de la LLC. Selon l'État, des frais peuvent s’appliquer.

Informer les parties intéressées

Informez tous les créanciers et fournisseurs de votre intention de dissoudre la société. Cette procédure peut s'avérer nécessaire avant le dépôt des statuts de dissolution, afin de donner aux créanciers la possibilité de faire valoir leurs droits. Prévenez vos clients de la fermeture de votre entreprise afin de préserver leur confiance et de gérer les dernières commandes ou la fourniture des derniers services.

Clôturer tous les comptes

Fermez tous les comptes bancaires professionnels et autres comptes financiers de la LLC. Annulez toute licence ou tout permis d'exploitation afin d'éviter de contracter d'autres obligations.

Répartir les actifs restants

Une fois que toutes les dettes et obligations ont été soldées, répartissez les actifs restants entre les membres de la LLC en fonction de leur participation ou comme stipulé dans l’accord d’exploitation.