Le voci transitorie sono un elemento importante della contabilità e sono fondamentalmente diverse da ricavi e spese ordinari. Questo articolo spiega cosa sono le voci transitorie, comprese le loro caratteristiche principali, e fornisce un esempio pratico per illustrare il concetto.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cosa sono le voci transitorie?
  
• Quali sono i criteri per le voci transitorie?
  
• Esempi di voci transitorie
  
• Quali sono i vantaggi delle voci transitorie?
  
• Come vengono gestite le voci transitorie nella contabilità?
  
• Un esempio del modo corretto di gestire le voci transitorie
  
• Errori comuni nell'elaborazione delle voci transitorie
  

Cosa sono le voci transitorie?

Le voci transitorie sono somme di denaro che un'azienda riceve per conto di terzi o che inoltra a terzi. Queste voci non sono considerate ricavi o spese proprie dell'azienda. I fondi vengono depositati in un conto di compensazione, ovvero un conto per la detenzione di importi temporanei che vengono successivamente trasferiti alla parte a cui spettano. Un tipico esempio di voce transitoria può essere un pagamento anticipato effettuato per consegne o servizi che un'azienda svolge per conto di un cliente o di un partner commerciale. E poiché questi tipi di pagamenti non sono attribuibili a operazioni proprie dell'azienda, non è necessario includerli nel conto economico come reddito o spese operativi.

Un altro esempio di voci transitorie sono le imposte che una società di consulenza fiscale paga per conto dei suoi clienti. Tali importi sono economicamente attribuibili al cliente e pertanto vengono registrati inizialmente in un conto separato. Successivamente, la fattura per gli importi verrà trasferita al cliente.

Quali sono i criteri per le voci transitorie?

Affinché i fondi siano considerati voci transitorie, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:

• Una società agisce per conto o in nome di terzi: L'attività deve agire esclusivamente come intermediario (chiamato anche agente o fiduciario) e non avere alcun interesse economico per i fondi.

• L'azienda non dispone dei fondi: L'azienda non può disporre liberamente degli importi, ed è tenuta a inoltrarli direttamente.

• Ha luogo una contabilità separata: I fondi devono essere indicati come voci transitorie nelle scritture contabili dell'azienda e non devono essere inclusi nelle vendite o nelle spese operative dell'azienda.

• Ci sono diciture chiare: Le voci transitorie devono essere chiaramente identificabili nelle scritture contabili per evitare problemi fiscali.

Esempi di voci transitorie

Alcune voci transitorie tipiche includono imposte e tributi, commissioni di terze parti e altre spese esterne. Di seguito sono riportati alcuni esempi comuni per ciascuna di queste categorie.

Imposte e tributi

• Imposta sul valore aggiunto (IVA), che un'azienda riscuote dai propri clienti e inoltra all'ufficio tributario
  
• Imposta sui veicoli, che un'azienda di autonoleggio paga per conto dei clienti quando questi ultimi noleggiano veicoli
  

Commissioni di terze parti e spese esterne

• Spese processuali che uno studio legale paga in anticipo per conto dei propri clienti
  
• Costi di spedizione che un cliente paga a un rivenditore e il rivenditore trasferisce all'attività di spedizioni
  
• Un'agenzia di viaggi paga direttamente i costi degli hotel o dei voli e poi li addebita alla sua clientela
  
• Uno studio notarile paga le spese per le scritture contabili e poi le trasferisce al cliente
  

Quali sono i vantaggi delle voci transitorie?

Le voci transitorie presentano alcuni vantaggi sia dal punto di vista contabile che fiscale. Ciò è dovuto al loro trattamento speciale, in quanto non sono considerati reddito o spese operativi. Ecco alcuni dei vantaggi più importanti delle voci transitorie:

• Assenza di onere fiscale: Un'azienda non paga imposte sui fondi identificati come voci transitorie fintanto che tali fondi non contribuiscono al successo della sua attività.
  
• Elaborazione efficiente dei costi di terze parti e contabilità trasparente: Classificare gli importi che un'azienda paga per conto di terzi (ad es., commissioni, imposte, costi di spedizione) come "voci transitorie" consente all'azienda di elaborare in modo efficiente tali importi. E poiché il riconoscimento di tali fondi avviene separatamente da reddito e spese ordinari dell'azienda, la contabilità viene mantenuta pulita e trasparente.
  
• Miglioramento della pianificazione di cassa: Poiché le voci transitorie non sono considerate spese operative, le metriche finanziarie dell'azienda, come la liquidità e il reddito operativo, rimangono invariate. Ciò significa che il bilancio non viene mai distorto includendo fondi che non sono di proprietà dell'azienda, bensì di terzi.
  
• Fatturazione chiara per i clienti: Quando un'azienda riporta le voci transitorie separatamente (ad es., sulle fatture), fornisce trasparenza alla propria base di clienti. Fornisce chiarezza su quali sono i costi sostenuti per i servizi e quali sono importi che l'azienda sta semplicemente trasferendo.
  

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Come vengono gestite le voci transitorie nella contabilità?

Poiché le voci transitorie non incidono sugli utili operativi, non sono soggette all'imposta sulle vendite. Di conseguenza, non hanno alcun effetto sul metodo di contabilità per cassa (EÜR). Tuttavia, è necessario dimostrare alle autorità fiscali che le voci in questione sono effettivamente voci transitorie.

Le seguenti informazioni sono importanti per dimostrare che i fondi sono voci transitorie:

• Importo totale
  
• Data di ricezione
  
• Data di trasferimento in uscita
  
• Scopo
  
• Nome e indirizzo della persona o dell'azienda per conto della quale viene trasferito il denaro
  

Voci transitorie nel bilancio

Per assicurare la corretta registrazione di attività e passività, le voci transitorie devono essere registrate in un conto separato. Nel bilancio, le voci transitorie figurano in importi identici sia tra le attività che tra le passività. L'uso di identificativi univoci può aiutare a evitare errori di classificazione. Inoltre, se gli importi sono ancora in sospeso alla data di riferimento del bilancio, deve essere registrato un credito nel bilancio. In questo modo si evita il riconoscimento prematuro degli utili.

Un esempio del modo corretto di gestire le voci transitorie

Diamo un'occhiata a un esempio del mondo reale per illustrare la corretta gestione delle voci transitorie.

Scenario

In questo esempio, supponiamo che un rivenditore online venda un prodotto a un cliente. Il rivenditore online incarica una compagnia di spedizioni di effettuare la consegna al cliente e il rivenditore riceve una fattura per le spese di spedizione. Il rivenditore online addebita quindi al cliente le spese di spedizione che ha dovuto pagare per conto del cliente.

Perché le spese di spedizione sono una voce transitoria in questo caso?

• Nessuna prestazione diretta: Il rivenditore online non fornisce un servizio diretto trasferendo le spese di spedizione al cliente. Funge semplicemente da intermediario tra il cliente e la compagnia di spedizioni.
  
• Fatturazione per terze parti: La fattura per le spese di spedizione è a nome del rivenditore online. Tuttavia, il debitore effettivo (cioè la parte che deve il denaro) è il cliente.
  
• Trasferimento specifico: Le spese di spedizione vengono trasferite immediatamente e integralmente al cliente. Sul trasferimento non viene realizzato alcun utile da parte del rivenditore online.
  

Trattamento contabile

La contabilizzazione di questa voce transitoria dovrebbe presentarsi come segue:

• Conto separato: Il rivenditore online deve creare un conto di compensazione separato per le spese di spedizione.
  
• Contabilità:
  
  • Addebito sul conto di compensazione: Quando si pagano le spese di spedizione alla compagnia di spedizioni, verranno addebitate sul conto di compensazione.
    
  • Addebito sul conto del cliente: L'importo delle spese di spedizione verrà quindi addebitato sul conto del cliente.
    
• Imposta sul valore aggiunto: L'IVA inclusa nelle spese di spedizione può essere recuperata come imposta a monte se la vendita online è soggetta a IVA. Con Stripe Tax, le attività possono tenere sotto controllo le imposte per le proprie transazioni sia nazionali che internazionali. Tax ti offre una panoramica completa di tutti i tuoi obblighi fiscali e può aiutarti con questioni importanti come la dichiarazione fiscale.
  

Riconoscimento nel bilancio

Poiché le spese di spedizione in questo scenario sono considerate una voce transitoria, non avranno un impatto diretto sul bilancio del rivenditore online. Ciò è dovuto al fatto che le voci transitorie compaiono in importi uguali in entrambe le sezioni del bilancio, vale a dire le attività e le passività, che si annullano di fatto a vicenda.

Errori comuni nell'elaborazione delle voci transitorie

Rendicontazione errata

Un errore tipico associato alle voci transitorie si verifica nella contabilità, quando i fondi sono erroneamente riportati come reddito o spese operativi. Ciò distorce gli utili o i ricavi dell'azienda, il che può portare a calcoli fiscali errati.

Scarsa differenziazione

Un altro errore è la mancanza di differenziazione tra voci transitorie e reddito o spese ordinari, che rende difficile la contabilità e può portare a confusione sia internamente che esternamente.

Allocazione errata

Anche un'allocazione errata è un errore comune. In questa situazione, i fondi sono trattati come voci transitorie anche se l'azienda stessa ne beneficia dal punto di vista finanziario (ad es., le spese di spedizione con un margine di profitto). Tali errori possono portare a richieste supplementari o addirittura a sanzioni durante gli audit.

Ricevute mancanti

Le difficoltà possono derivare anche da ricevute giustificative mancanti o insufficienti. Senza di esse, un'azienda non può dimostrare di aver agito semplicemente come intermediaria, il che è problematico durante gli audit.

Calcolo dell'IVA errato

Spesso anche l'IVA viene calcolata in modo errato. Le voci transitorie non sono rilevanti dal punto di vista fiscale e un'applicazione non corretta di imposte può portare a pagamenti di imposte non necessari e a informazioni errate sulle fatture.

Scarsa trasparenza per il cliente

Altrettanto problematico è quando le voci transitorie non sono identificate separatamente per il cliente e appaiono piuttosto come costi ordinari. In questo modo si può dare l'impressione che siano stati addebitati costi aggiuntivi.

Mancanza di conoscenza della base giuridica

Inoltre, se un'attività non ha una chiara comprensione di alcuni principi legali, come ad esempio un'attività che agisce in nome o per conto di una terza parte, ciò può portare a un'errata classificazione dei fondi come voci transitorie.

Lacune nella documentazione

Eventuali voci transitorie dimenticate o non registrate possono anche danneggiare la fiducia riposta in un'azienda e portare ad azioni legali da parte di clienti o terzi.

Uso improprio dei fondi

Un errore con conseguenze potenzialmente gravi è l'uso improprio delle voci transitorie. Se questi fondi vengono utilizzati per scopi interni, ciò viola i principi di corretta contabilità e potrebbe comportare conseguenze legali.

Mancato rispetto delle scadenze

Infine, il mancato rispetto delle scadenze per le voci transitorie può dar luogo a solleciti di pagamento, interessi di mora o contenziosi.