Tillfälliga poster är en viktig del av redovisningen som skiljer sig markant från vanliga intäkter och kostnader. Den här artikeln förklarar vad tillfälliga poster är, inklusive deras huvudsakliga egenskaper. Den ger även ett praktiskt exempel för att illustrera konceptet.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är tillfälliga poster?
  
• Vilka är kriterierna för tillfälliga poster?
  
• Exempel på tillfälliga poster
  
• Vilka är fördelarna med tillfälliga poster?
  
• Hur hanteras tillfälliga poster i bokföringen?
  
• Ett exempel på det korrekta sättet att hantera tillfälliga eller övergående poster
  
• Vanliga fel vid behandlingen av tillfälliga poster
  

Vad är tillfälliga poster?

Tillfälliga poster är belopp som ett företag antingen tar emot för en tredje parts räkning eller som det vidarebefordrar till en tredje part. Dessa poster betraktas inte som företagets egna intäkter eller utgifter. Medlen placeras på ett clearingkonto, ett konto för att tillfälligt hålla övergående belopp som senare överförs till den rättmätige parten. Ett typiskt exempel på en tillfällig post är en förskottsbetalning som görs för leveranser eller tjänster som ett företag utför för en kunds eller affärspartners räkning. Eftersom den typen av betalningar inte är hänförliga till den egna verksamheten behöver de inte tas upp i resultaträkningen som rörelseintäkter eller rörelsekostnader.

Ett annat exempel på tillfälliga poster är skatter som ett skattekonsultföretag betalar för sina kunders räkning. Dessa belopp skulle vara ekonomiskt hänförliga till kunden och därför inledningsvis bokföras på ett separat konto. Vid ett senare tillfälle skulle räkningen för beloppen vidarebefordras till kunden.

Vilka är kriterierna för tillfälliga poster?

För att tillgångar ska betraktas som tillfälliga poster måste följande villkor vara uppfyllda:

• Ett företag agerar på uppdrag av eller i en tredje parts namn: Företaget får endast agera som mellanhand (även kallat ombud eller förvaltare) och inte ha något ekonomiskt intresse i medlen.

• Företaget förfogar inte över medlen: Företaget kan inte fritt förfoga över beloppen och är skyldigt att överlåta dem direkt.

• Separat bokföring förekommer: Medel ska redovisas som tillfälliga poster i företagets räkenskaper och får inte ingå i företagets försäljnings- eller rörelsekostnader.

• Det finns en tydlig märkning: Tillfälliga poster måste vara tydligt identifierbara i räkenskaperna för att undvika skatteproblem.

Exempel på tillfälliga poster

Typiska tillfälliga poster är skatter och avgifter, avgifter från tredje part och andra externa kostnader. Nedan ser du några vanliga exempel i var och en av dessa kategorier.

Skatter och tullar

• Mervärdesskatt (moms), som ett företag tar ut från sina kunder och vidarebefordrar till Skatteverket
  
• Fordonsskatt, som en biluthyrningsfirma betalar för kundernas räkning när de hyr fordon
  

Tredjepartsavgifter och externa kostnader

• Rättegångskostnader som en advokatbyrå betalar i förskott för sina klienters räkning
  
• Fraktkostnader som en kund betalar till en återförsäljare och som återförsäljaren skickar vidare till fraktföretaget
  
• En resebyrå betalar hotell- eller flygkostnader direkt och debiterar sedan sina kunder för dem
  
• En notariebyrå betalar avgifter för journalanteckningar och vidarebefordrar sedan dessa avgifter till klienten
  

Vilka är fördelarna med tillfälliga poster?

Tillfälliga poster har vissa fördelar inom både redovisnings- och skatterätt. Det beror på att de då behandlas separat, eftersom de inte betraktas som rörelseintäkter eller rörelsekostnader. Här är några av de viktigaste fördelarna med tillfälliga poster:

• Skattefrihet: Ett företag betalar inte skatt på medel som identifieras som tillfälliga poster så länge dessa medel inte bidrar till verksamhetens framgång.
  
• Effektiv hantering av tredjepartskostnader och transparent redovisning: Genom att klassificera belopp som ett företag betalar för en tredje parts räkning (t.ex. avgifter, skatter, fraktkostnader) som "tillfälliga poster" kan företaget effektivt behandla dessa belopp. Och eftersom medlen redovisas separat från företagets ordinarie intäkter och utgifter förblir redovisningen tydlig och transparent.
  
• Förbättrad kontantplanering: Eftersom tillfälliga poster inte betraktas som rörelsekostnader förblir företagets finansiella nyckeltal, såsom kassa och rörelseresultat, oförändrade. Det innebär att balansräkningen aldrig snedvrids genom att inkludera medel som inte är företagets egna, utan snarare en tredje parts.
  
• Tydlig kundfakturering: När ett företag rapporterar tillfälliga poster separat (t.ex. på fakturor) ger det transparens till dess kundbas. Det gör det tydligt vilka kostnader som gäller tjänster och vilka belopp företaget helt enkelt överför.
  

Stripe Invoicing kan hjälpa dig att fakturera snabbt och korrekt. Skapa fakturor på några minuter och skicka dem till dina kunder online. Spara tid, håll koll och påskynda dina redovisningsprocesser.

Hur hanteras övergångsposter i bokföringen?

Eftersom tillfälliga poster inte påverkar rörelseresultatet berörs de inte av omsättningsskatt. De har således ingen inverkan på kontantmetoden för redovisning. Du måste dock bevisa för Skattemyndigheten att posterna i fråga i själva verket är tillfälliga poster.

Följande information är viktig för att bevisa att medel utgör tillfälliga poster:

• Totalt belopp
  
• Datum för mottagande
  
• Datum för utgående överföring
  
• Avsikt
  
• Namn på och adress till den person eller det företag som pengarna ska överföras till
  

Tillfälliga poster i balansräkningen

För att säkerställa en korrekt bokföring av tillgångar och skulder måste tillfälliga poster bokföras på ett separat konto. I själva balansräkningen redovisas tillfälliga poster i identiska belopp på både tillgångs- och skuldsidan. Användningen av unika identitetsbeteckningar kan bidra till att undvika felklassificering. Om det på balansdagen fortfarande finns utestående belopp ska en fordran redovisas i balansräkningen. Det förhindrar att vinster redovisas i förtid.

Ett exempel på korrekt hantering av tillfälliga poster

Låt oss titta på ett verkligt exempel för att illustrera korrekt hantering av tillfälliga poster.

Scenariot

I det här exemplet säljer en e-återförsäljare en produkt till en kund. E-återförsäljaren anlitar ett fraktbolag för att göra leveransen till kunden och återförsäljaren får en faktura för fraktkostnaden. E-handlaren fakturerar sedan kunden för den fraktkostnad som återförsäljaren fick lägga ut för kundens räkning.

Varför är fraktkostnaden en tillfällig post i det här fallet?

• Ingen direkt prestation: E-återförsäljaren tillhandahåller inte en direkt tjänst genom att överföra fraktkostnaden till kunden. Den fungerar endast som en mellanhand mellan kunden och rederiet.
  
• Fakturering till tredje part: Fakturan för fraktkostnaden står i e-återförsäljarens namn. Kunden är dock den faktiska gäldenären (dvs. den part som är skyldig pengarna).
  
• Specifik överföring: Fraktkostnaden överförs omedelbart och i sin helhet till kunden. Ingen vinst görs av e-återförsäljaren på överföringen.
  

Redovisningen

Redovisningen för den här tillfälliga posten bör se ut så här:

• Separat konto: Näthandlaren bör skapa ett separat clearingkonto för fraktkostnaden.
  
• Reservationer:
  
  • Debitering av avräkningskontot: Vid betalning av fraktkostnaden till fraktbolaget debiteras clearingkontot.
    
  • Debitering till kundkontot: Fraktkostnaden kommer då att debiteras kundkontot.
    
• Mervärdesskatt: Momsen som ingår i fraktkostnaden kan begäras som ingående moms om e-försäljningen är momspliktig. Med Stripe Tax kan företag hålla koll på sina skatter för både inhemska och internationella transaktioner. Stripe Tax ger dig en fullständig bild av alla dina skatteskyldigheter och kan hjälpa dig med viktiga uppgifter som skattedeklarationer.
  

Redovisning i balansräkningen

Eftersom fraktkostnaden i det här scenariot betraktas som en tillfällig post skulle den inte ha någon direkt inverkan på e-handlarens balansräkning. Det beror på att det finns lika många tillfälliga poster på båda sidor av balansräkningen – dvs. tillgångar och skulder – vilket i praktiken gör att de tar ut varandra.

Vanliga fel vid bearbetning av tillfälliga försändelser

Felaktig rapportering

Ett typiskt fel i samband med tillfälliga poster uppstår i redovisningen, när medlen felaktigt redovisas som rörelseintäkter eller rörelsekostnader. Detta snedvrider företagets vinster eller intäkter, vilket kan leda till felaktiga skatteberäkningar.

Brist på differentiering

Ett annat fel är bristen på differentiering mellan tillfälliga poster och regelbundna intäkter eller kostnader, vilket försvårar redovisningen och kan leda till förvirring både internt och externt.

Felaktig allokering

Felaktig allokering är också ett vanligt misstag. Då behandlas medel som tillfälliga poster även om företaget drar ekonomisk nytta av dem (t.ex. fraktkostnader med vinstmarginal). Den typen av del kan leda till ytterligare anspråk eller till och med påföljder under revisioner.

Kvitton saknas

Svårigheter kan också uppstå på grund av att verifikationer saknas eller är otillräckliga. Utan dem kan ett företag inte bevisa att det endast agerade som mellanhand, vilket är problematiskt vid revisioner.

Felaktig beräkning av moms

Momsen beräknas också ofta felaktigt. Övergångsposter är inte skatterelevanta, och felaktig skattetillämpning kan leda till onödiga skattebetalningar och felaktig information på fakturor.

Låg transparens för kunden

Lika problematiskt är det när tillfälliga poster inte redovisas separat för kunden utan snarare visas som vanliga kostnader. Det kan ge intrycket av att ytterligare avgifter har tagits ut.

Bristande kunskap om den rättsliga grunden

Om ett företag dessutom saknar en tydlig förståelse av vissa rättsliga principer, t.ex. ett företag som agerar i tredje parts namn eller på uppdrag av en tredje part, kan det leda till felaktig klassificering av medel såsom tillfälliga poster.

Luckor i dokumentationen

Bortglömda eller oregistrerade tillfälliga poster kan också skada förtroendet för ett företag och leda till rättsliga anspråk från kunder eller tredje part.

Felaktig användning av medel

Ett fel med potentiellt allvarliga konsekvenser är felaktig användning av tillfälliga poster. Om dessa medel används för interna ändamål bryter det mot principerna för korrekt redovisning och kan leda till rättsliga påföljder.

Missade tidsfrister

Slutligen kan underlåtenhet att hålla deadlines för övergångsposter leda till betalningspåminnelser, dröjsmålsränta eller rättstvister.