Os itens transitórios são uma parte importante da contabilidade, sendo fundamentalmente diferentes das receitas e despesas comuns. Este artigo explica o que são itens transitórios, incluindo suas principais características, e fornece um exemplo prático para ilustrar o conceito.

O que há neste artigo?

• O que são itens transitórios?
  
• Quais são os critérios para itens transitórios?
  
• Exemplos de itens transitórios
  
• Quais são os benefícios dos itens transitórios?
  
• Como os itens transitórios são gerenciados na contabilidade?
  
• Um exemplo da maneira correta de lidar com itens transitórios
  
• Erros comuns ao processar itens transitórios
  

O que são itens transitórios?

Itens transitórios são quantias em dinheiro que uma empresa recebe em nome de um terceiro ou que repassa a um terceiro. Esses itens não são considerados receitas nem despesas próprias da empresa. Os fundos são colocados em uma conta de compensação, que é uma conta para manter valores temporários que são posteriormente transferidos para a parte legítima. Um exemplo típico de um item transitório seria um pagamento antecipado feito por entregas ou serviços que uma empresa realiza em nome de um cliente ou parceiro de negócios. E, como esses tipos de pagamentos não são atribuíveis às operações da própria empresa, não precisam ser incluídos na demonstração financeira como receitas ou despesas.

Outro exemplo de itens transitórios seriam os impostos que uma consultoria tributária paga em nome de seus clientes. Esses valores seriam economicamente imputáveis ao cliente e, por isso, registados inicialmente em uma conta separada. Posteriormente, a fatura dos valores seria repassada ao cliente.

Quais são os critérios para itens transitórios?

Para que fundos sejam considerados itens transitórios, as seguintes condições devem ser atendidas:

• Uma empresa está agindo em nome de um terceiro: a empresa deve atuar apenas como intermediária (também chamada de agente ou administradora fiduciária) e não ter interesse econômico nos fundos.

• A empresa não aliena os fundos: a empresa não pode dispor livremente dos valores, sendo obrigada a repassá-los diretamente.

• Contabilidade separada: os fundos devem ser mostrados como itens transitórios nos registros contábeis da empresa e não devem ser incluídos nas vendas ou despesas operacionais da empresa.

• Clara identificação: os itens transitórios devem ser claramente identificáveis nos registros contábeis para evitar problemas fiscais.

Exemplos de itens transitórios

Os itens transitórios típicos incluem impostos e taxas, tarifas de terceiros e outras despesas externas. Veja alguns exemplos comuns em cada uma dessas categorias.

Impostos e taxas

• Imposto sobre valor agregado (IVA) que uma empresa recolhe aos seus clientes e remete ao órgão tributário
  
• Imposto sobre veículos que uma empresa de aluguel de veículos paga em nome dos clientes quando eles alugam veículos
  

Tarifas de terceiros e despesas externas

• Custas judiciais que uma firma advocatícia paga antecipadamente em nome dos seus clientes
  
• Custos de envio que um cliente paga a um varejista, e o varejista repassa para a empresa de transporte
  
• Uma agência de viagens paga os custos do hotel ou do voo diretamente e, em seguida, cobra os valores dos clientes
  
• Um cartório paga taxas por lançamentos diários e depois repassa essas taxas ao cliente
  

Quais são os benefícios dos itens transitórios?

Os itens transitórios apresentam algumas vantagens tanto no direito contábil quanto no tributário. Isso se deve ao seu tratamento especial, pois não são consideradas receitas nem despesas operacionais. Veja alguns dos benefícios mais importantes dos itens transitórios:

• Falta de carga tributária: uma empresa não paga impostos sobre fundos identificados como itens transitórios, desde que esses fundos não contribuam para o sucesso de seus negócios.
  
• Processamento eficiente de custos de terceiros e contabilidade transparente: classificar valores que uma empresa paga em nome de terceiros (por exemplo, tarifas, impostos, custos de envio) como "itens transitórios" permite que a empresa processe esses valores com eficiência. E como os fundos são reconhecidos separadamente das receitas e despesas regulares da empresa, a contabilidade é mantida limpa e transparente.
  
• Melhoria no planejamento de caixa: como itens transitórios não são considerados despesas operacionais, as métricas financeiras da empresa, como caixa e lucro operacional, permanecem inalteradas. Isso significa que o balanço patrimonial nunca é distorcido pela inclusão de recursos que não são próprios da empresa, mas sim de terceiros.
  
• Cobrança clara dos clientes: quando uma empresa reporta itens transitórios separadamente (por exemplo, em faturas), isso proporciona transparência à base de clientes. Fica claro quais custos estão sendo incorridos pelos serviços e quais valores a empresa está simplesmente repassando.
  

O Stripe Invoicing pode ajudar você a faturar com rapidez e precisão. Crie faturas em minutos e envie-as aos clientes online. Economize tempo, acompanhe tudo e acelere os processos contábeis.

Como os itens transitórios são gerenciados na contabilidade?

Como não afetam os lucros operacionais, os itens transitórios não estão sujeitos ao imposto sobre vendas. Dessa forma, eles não têm qualquer efeito sobre o método contabilístico baseado em caixa (EÜR). No entanto, é preciso comprovar ao fisco que os lançamentos em questão são, de fato, itens transitórios.

As informações a seguir são importantes para comprovar que os fundos são itens transitórios:

• Valor total
  
• Data de recebimento
  
• Data da transferência de saída
  
• Propósito
  
• Nome e endereço da pessoa ou empresa em nome da qual o dinheiro está sendo movimentado
  

Itens transitórios no balanço patrimonial

Para assegurar o registro correto do ativo e do passivo, os itens transitórios devem ser registrados em uma conta separada. No próprio balanço, os itens transitórios aparecem em valores idênticos, tanto do lado do ativo como do passivo. O uso de identificadores exclusivos pode ajudar a evitar erros de classificação. Além disso, se os valores ainda estiverem pendentes na data do balanço, um recebível deve ser registrado no balanço. Isso evita o reconhecimento prematuro dos lucros.

Um exemplo da maneira correta de lidar com itens transitórios

Vejamos um exemplo do mundo real para ilustrar o tratamento adequado de itens transitórios.

O cenário

Neste exemplo, digamos que um varejista online venda um produto a um cliente. O varejista contrata uma empresa de transporte para fazer a entrega ao cliente e recebe uma fatura da taxa de envio. Em seguida, o varejista online fatura o cliente pela taxa de envio que teve que pagar em nome do cliente.

Por que o custo de envio é um item transitório neste caso?

• Sem atuação direta: o varejista não fornece um serviço direto, repassando o custo de envio para o cliente. Ele atua apenas como intermediário entre o cliente e a empresa de transporte.
  
• Faturamento de terceiros: a fatura do custo de envio está no nome do varejista online. No entanto, o cliente é o devedor real (ou seja, a parte que deve o dinheiro).
  
• Transferência específica: o custo de envio é repassado ao cliente imediatamente e na totalidade. Nenhum lucro é feito pelo varejista online na transferência.
  

O tratamento contábil

A contabilização desse item transitório deve ficar assim:

• Conta separada: o varejista deve criar uma conta de compensação separada para o custo de envio.
  
• Registros:
  
  • débito da conta de compensação: Ao pagar o custo de envio para a transportadora, a conta de compensação será debitada.
    
  • Débito na conta do cliente: o valor do custo de envio será debitado na conta do cliente.
    
• Imposto sobre valor agregado: o IVA incluído no custo de envio pode ser reivindicado como imposto de entrada se a venda online estiver sujeita a IVA. Com o Stripe Tax, as empresas podem acompanhar de perto seus impostos em transações nacionais e internacionais. O Tax oferece uma visão completa de todas as suas obrigações fiscais e pode ajudar com questões importantes, como declaração de impostos.
  

Reconhecimento no balanço patrimonial

Como o custo de envio nesse cenário é considerado um item transitório, ele não teria impacto direto no balanço do varejista. Isso ocorre porque os itens transitórios aparecem em valores iguais em ambos os lados do balanço – isto é, ativos e passivos – efetivamente se anulando.

Erros comuns ao processar itens transitórios

Declarações incorretas

Um erro típico associado a itens transitórios ocorre na contabilidade, quando os fundos são incorretamente declarados como receitas ou despesas operacionais. Isso distorce os lucros ou receitas da empresa, o que pode levar a cálculos fiscais incorretos.

Pouca diferenciação

Outro erro é a falta de diferenciação entre itens transitórios e receitas ou despesas regulares, o que dificulta a contabilidade e pode gerar confusão interna e externamente.

Alocação incorreta

A alocação incorreta também é um erro comum. Nessa situação, os fundos são tratados como itens transitórios, embora a própria empresa se beneficie deles financeiramente (por exemplo, custos de envio com margem de lucro). Tais erros podem levar a reclamações adicionais ou até mesmo penalidades durante as auditorias.

Falta de recibos

As dificuldades também podem surgir da falta ou insuficiência de recibos comprobatórios. Sem eles, uma empresa não pode provar que estava apenas agindo como intermediária, o que é problemático durante as auditorias.

Cálculo incorreto do IVA

Muitas vezes, o IVA também é calculado incorretamente. Itens transitórios não têm relevância fiscal, e a aplicação incorreta de impostos pode resultar em pagamentos desnecessários e informações incorretas nas faturas.

Pouca transparência para o cliente

Igualmente problemático é quando itens transitórios não são identificados separadamente para o cliente e aparecem como custos regulares. Isso pode dar a impressão de que tarifas adicionais foram cobradas.

Desconhecimento da base jurídica

Além disso, se uma empresa não tiver uma compreensão clara de certos princípios jurídicos, como uma empresa agindo em nome de um terceiro, isso pode levar à classificação incorreta de fundos como itens transitórios.

Lacunas na documentação

Itens transitórios esquecidos ou não registrados também podem prejudicar a confiança em uma empresa e levar a ações judiciais de clientes ou terceiros.

Uso indevido de fundos

Um erro com consequências potencialmente graves é o uso indevido de itens transitórios. Se esses fundos forem usados para fins internos, isso viola os princípios de uma contabilidade adequada e pode resultar em consequências legais.

Prazos perdidos

Por último, o não cumprimento dos prazos de itens transitórios pode resultar em lembretes de pagamento, juros sobre pagamentos atrasados ou litígio.