Durchlaufende Posten sind ein wichtiger Bestandteil der Buchführung und unterscheiden sich grundlegend von den üblichen Einnahmen und Ausgaben. Dieser Artikel erklärt ihre Bedeutung sowie die wesentlichen Merkmale und bietet ein praktisches Beispiel, um das Konzept verständlich zu machen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind durchlaufende Posten?
  
• Welche Kriterien müssen durchlaufende Posten erfüllen?
  
• Beispiele für durchlaufende Posten
  
• Welche Vorteile bieten durchlaufende Posten?
  
• Wie werden durchlaufende Posten in der Buchführung behandelt?
  
• Der Umgang mit durchlaufenden Posten: Ein Beispiel
  
• Häufige Fehler bei der Bearbeitung durchlaufender Posten
  

Was sind durchlaufende Posten?

Durchlaufende Posten sind Geldbeträge, die ein Unternehmen im Auftrag Dritter entgegennimmt oder an diese weiterleitet. Sie gelten nicht als eigene Einnahmen oder Ausgaben des Unternehmens. Es handelt sich lediglich um ein Durchgangspostenkonto, auf dem Zahlungen für Dritte verbucht und später an diese weitergeleitet werden. Typische Anwendungsfälle für durchlaufende Posten sind Vorauszahlungen für Lieferungen oder Dienstleistungen, die der Betrieb im Auftrag von Kundschaft oder Geschäftspartnerinnen bzw. Geschäftspartnern tätigt. Da diese Zahlungen nicht der eigenen Geschäftstätigkeit des Unternehmens zugerechnet werden, müssen sie nicht als Betriebseinnahmen oder -ausgaben in die Gewinn- und Verlustrechnung aufgenommen werden.

Ein weiteres Beispiel sind Steuerberatungskanzleien, die im Namen ihrer Mandantinnen und Mandanten Steuern bezahlen. Diese Beträge sind wirtschaftlich der Mandantin bzw. dem Mandanten zuzurechnen und werden zunächst auf einem separaten Konto erfasst, bis sie ihrem eigentlichen Zweck zugeführt werden.

Welche Kriterien müssen durchlaufende Posten erfüllen?

Damit ein Betrag als durchlaufender Posten gilt, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Handeln im fremden Namen und auf fremde Rechnung: Das Unternehmen fungiert ausschließlich als Zwischeninstanz und besitzt keinerlei wirtschaftliches Interesse an den Transaktionen.

• Keine eigene Verfügung über die Beträge: Das Unternehmen darf über die Beträge nicht frei verfügen, sondern ist verpflichtet, diese direkt weiterzuleiten.

• Klar getrennte Verbuchung: Die Beträge müssen in der Buchführung als durchlaufende Posten ausgewiesen und dürfen nicht in den Umsätzen oder Betriebsausgaben des Unternehmens erscheinen.

• Eindeutige Kennzeichnung: Durchlaufende Posten müssen in der Buchführung klar erkennbar sein, um steuerliche Probleme zu vermeiden.

Beispiele für durchlaufende Posten

Zu den typischen durchlaufenden Posten zählen Steuern und Abgaben, Gebühren und Kosten Dritter sowie sonstige externe Aufwendungen. Nachfolgend finden Sie allgemeine Beispiele für jede dieser Kategorien:

Steuern und Abgaben:

• Umsatzsteuer, die ein Unternehmen von seiner Kundschaft einzieht und an das Finanzamt weiterleitet.
  
• Kfz-Steuer, die eine Autovermietung für die Kundschaft bei der Zulassung entrichtet.
  

Gebühren Dritter und Fremdauslagen:

• Gerichtskosten, die eine Anwaltskanzlei für Mandantinnen bzw. Mandanten vorauszahlt.
  
• Versandkosten, die ein Handel im Namen der Kundschaft an das Versandunternehmen weiterleitet.
  
• Ein Reisebüro bezahlt Hotel- oder Flugkosten direkt und stellt diese der Kundschaft in Rechnung.
  

Welche Vorteile bieten durchlaufende Posten?

Durchlaufende Posten haben in der Buchführung und im Steuerrecht einige Vorteile. Diese ergeben sich aus ihrer besonderen Behandlung, da sie weder als Betriebseinnahmen noch als Betriebsausgaben gewertet werden. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Keine steuerliche Belastung: Durch die Kennzeichnung als durchlaufender Posten werden anfallende Steuern auf Beträge vermieden, die nicht tatsächlich zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

• Effiziente Abwicklung von Fremdkosten und transparente Buchführung: Durchlaufende Posten ermöglichen eine einfache Abwicklung von Fremdkosten, die ein Unternehmen im Auftrag Dritter zahlt (z. B. Gebühren, Steuern, Versandkosten). Da sie getrennt von regulären Einnahmen und Ausgaben erfasst werden, wird der Buchführungsprozess erleichtert.

• Verbesserte Liquiditätsplanung: Da durchlaufende Posten nicht als betrieblicher Aufwand gelten, bleiben die finanziellen Kennzahlen wie die Liquidität und der Betriebserfolg unverfälscht.

• Klarheit in der Kundenabrechnung: Wenn ein Unternehmen durchlaufende Posten separat ausweist (z. B. auf Rechnungen), zeigt das Transparenz gegenüber der Kundschaft. Diese sieht klar, welche Kosten für die Dienstleistungen anfallen und welche Beträge das Unternehmen lediglich weiterleitet.

Stripe Invoicing unterstützt Sie bei der schnellen und korrekten Rechnungsstellung. Erstellen Sie Ihre Rechnungen innerhalb weniger Minuten und versenden Sie diese online an Ihre Kundschaft. So sparen Sie Zeit, behalten immer die Übersicht und beschleunigen Ihre Buchführungsvorgänge.

Wie werden durchlaufende Posten in der Buchführung behandelt?

Da durchlaufende Posten den Betriebserfolg nicht beeinflussen, ist für sie auch keine Umsatzsteuer fällig. Dementsprechend haben sie auch keine Auswirkungen auf die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Allerdings muss gegenüber dem Finanzamt nachgewiesen werden, dass es sich bei entsprechenden Buchungen tatsächlich um durchlaufende Posten handelt.

Folgende Informationen sind dafür unbedingt erforderlich:

• Gesamtbetrag
  
• Datum des Eingangs
  
• Datum des Ausgangs
  
• Zweck
  
• Name und Anschrift der Person bzw. des Unternehmens, für das die entsprechende Geldbewegung durchgeführt wurde
  

Durchlaufende Posten in der Bilanz

Um eine korrekte Abbildung der Vermögens- und Schuldenlage zu gewährleisten, müssen durchlaufende Posten auf einem separaten Konto ausgewiesen werden. In der Bilanz selbst finden sie sich sowohl auf der Aktiv- als auch auf der Passivseite in identischer Höhe. Durch eindeutige Kennzeichnungen kann eine fehlerhafte Zuordnung vermieden werden. Bestehen zum Bilanzstichtag noch offene Beträge, so ist eine Forderung zu bilanzieren. Dies verhindert eine vorzeitige Gewinnrealisierung.

Der korrekte Umgang mit durchlaufenden Posten: Ein Beispiel

Anhand eines praktischen Beispiels wollen wir hier den korrekten Umgang eines Unternehmens mit durchlaufenden Posten veranschaulichen.

Das Szenario

Ein Online-Handel verkauft ein Produkt an eine Kundin. Der Online-Handel beauftragt ein Versandunternehmen mit der Lieferung und erhält dafür eine Rechnung. Diese Versandkosten verrechnet er anschließend mit der Kundin.

Warum sind Versandkosten in diesem Fall ein durchlaufender Posten?

• Keine eigene Leistung: Der Online-Handel erbringt mit der Weitergabe der Versandkosten keine eigene Leistung. Er tritt lediglich als Vermittler zwischen der Kundin und dem Versandunternehmen auf.
  
• Fremde Rechnung: Die Rechnung für die Versandkosten lautet auf den Namen des Online-Handels, aber die eigentliche Schuldnerin ist die Kundin.
  
• Zweckgebundene Weitergabe: Die Versandkosten werden unmittelbar und vollständig an die Kundin weitergegeben. Es erfolgt keine eigene Gewinnerzielung durch den Online-Handel an dieser Stelle.
  

Die buchhalterische Behandlung

Die Buchführung sollte dabei so aussehen:

• Separates Konto: Der Online-Handel sollte ein separates Verrechnungskonto für Versandkosten einrichten.
  
• Buchungen:
  
  • Belastung des Verrechnungskontos: Bei Zahlung der Versandkosten an das Versandunternehmen wird das Verrechnungskonto belastet.
    
  • Belastung des Kundenkontos: Der Betrag der Versandkosten wird mit dem Kundenkonto verrechnet.
    
• Umsatzsteuer: Die in den Versandkosten enthaltene Umsatzsteuer kann als Vorsteuer geltend gemacht werden, sofern der Online-Handel umsatzsteuerpflichtig ist. Mit Stripe Tax haben Unternehmen ihre Steuern immer im Griff – bei nationalen und internationalen Geschäften. Tax ermöglicht Ihnen einen vollständigen Überblick über alle steuerlichen Pflichten und unterstützt bei wichtigen Angelegenheiten wie der Steuererklärung.
  

Bilanzierung

Da es sich um einen durchlaufenden Posten handelt, hat dies in der Regel keine direkten Auswirkungen auf die Bilanz des Online-Handels. Die Versandkosten werden lediglich als Durchlaufposten erfasst und nicht als eigener Vermögensgegenstand oder Verbindlichkeit ausgewiesen.

Häufige Fehler bei der Bearbeitung durchlaufender Posten

Fehlerhafte Verbuchung

Ein typischer Fehler in Zusammenhang mit durchlaufenden Posten passiert in der Verbuchung, wo diese fälschlicherweise als Betriebseinnahmen oder -ausgaben aufgeführt werden. Dadurch wird der Gewinn oder Umsatz des Unternehmens verfälscht, was wiederum fehlerhafte Steuerberechnungen nach sich ziehen kann.

Mangelhafte Abgrenzung

Ein weiteres Problem ist die fehlende Abgrenzung zwischen durchlaufenden Posten und regulären Einnahmen oder Ausgaben, was die Buchführung unübersichtlich macht und sowohl intern als auch extern für Verwirrung sorgt.

Falsche Zuordnung

Auch die falsche Zuordnung stellt eine Fehlerquelle dar. So werden Beträge oft als durchlaufende Posten behandelt, obwohl das Unternehmen selbst wirtschaftlich davon profitiert, beispielsweise bei Versandkosten mit Gewinnmarge. Solche Fehler können bei Betriebsprüfungen zu Nachforderungen oder sogar Strafen führen.

Fehlende Belege

Eine weitere Schwierigkeit ergibt sich aus fehlenden oder unzureichenden Belegen. Ohne diese kann ein Unternehmen nicht nachweisen, dass es lediglich als Vermittler oder Treuhänder gehandelt hat, was in Prüfungsfällen problematisch ist.

Fehlerhafte Umsatzsteuerberechnung

Häufig wird auch die Umsatzsteuer fehlerhaft berechnet. Da durchlaufende Posten nicht steuerlich relevant sind, führt eine falsche Besteuerung entweder zu unnötigen Steuerzahlungen oder fehlerhaften Angaben auf Rechnungen.

Geringe Transparenz

Ebenso problematisch ist eine fehlende Transparenz gegenüber der Kundschaft, wenn durchlaufende Posten nicht separat ausgewiesen werden und wie reguläre Kosten erscheinen. Dies kann den Eindruck erwecken, dass zusätzliche Gebühren berechnet wurden.

Mangelnde Kenntnis der rechtlichen Grundlagen

Darüber hinaus mangelt es oft an einem klaren Verständnis der rechtlichen Grundlagen, wie dem Handeln im fremden Namen und auf fremde Rechnung, was dazu führt, dass Beträge fälschlicherweise als durchlaufende Posten deklariert werden.

Lücken in der Dokumentation

Vergessene oder nicht erfasste durchlaufende Posten können dazu führen, dass das Vertrauen in das Unternehmen geschädigt wird und die Kundschaft oder Dritte Ansprüche geltend machen.

Unsachgemäße Verwendung der Geldmittel

Ein Fehler mit potenziell schwerwiegenden Folgen ist die unsachgemäße Verwendung durchlaufender Posten. Werden diese für interne Zwecke verwendet, so verstößt das gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Verpasste Fristen

Schließlich kann die Nichteinhaltung von Fristen bei der Weiterleitung durchlaufender Posten Mahnungen, Verzugszinsen oder rechtliche Auseinandersetzungen nach sich ziehen.