Transitorische boekingen vormen een belangrijk onderdeel van de boekhouding. Ze verschillen fundamenteel van gewone inkomsten en uitgaven. In dit artikel wordt uitgelegd wat transitorische boekingen zijn, waaronder hun belangrijkste kenmerken. Ook geven we een praktisch voorbeeld van het concept.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn transitorische boekingen?
  
• Wat zijn de criteria voor transitorische boekingen?
  
• Voorbeelden van transitorische boekingen
  
• Wat zijn de voordelen van transitorische boekingen?
  
• Hoe wordt er in de boekhouding omgegaan met transitorische boekingen?
  
• Een voorbeeld van de juiste manier om transitorische boekingen af te handelen
  
• Veelvoorkomende fouten bij het verwerken van transitorische boekingen
  

Wat zijn transitorische boekingen?

Transitorische boekingen zijn geldbedragen die een onderneming ontvangt namens een derde of die ze doorstuurt naar een derde partij. Deze posten worden niet beschouwd als de eigen inkomsten of uitgaven van de onderneming. Het geld wordt op een clearingrekening geplaatst: dat is een rekening voor het aanhouden van tijdelijke bedragen die later worden overgemaakt naar de rechthebbende. Een typisch voorbeeld van een transitorische boeking is een voorschot dat wordt betaald voor leveringen of diensten die een onderneming uitvoert namens een klant of zakenpartner. En omdat dit soort betalingen niet kan worden toegerekend aan de eigen bedrijfsactiviteiten, hoeven ze niet als bedrijfsresultaat baten of lasten in de winst- en verliesrekening te worden opgenomen.

Een ander voorbeeld van transitorische boekingen zijn belastingen die een belastingadvieskantoor namens zijn klanten betaalt. Deze bedragen zouden economisch toerekenbaar zijn aan de cliënt en daarom in eerste instantie op een afzonderlijke rekening worden geboekt. Later zou de rekening voor de bedragen worden doorberekend aan de klant.

Wat zijn de criteria voor transitorische boekingen?

Om als transitorische boekingen te worden beschouwd, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

• Een onderneming handelt op rekening of in naam van een derde: De onderneming mag uitsluitend optreden als tussenpersoon (ook wel agent of trustee genoemd) en heeft geen economisch belang bij de fondsen.

• De onderneming beschikt niet over de fondsen: De onderneming kan niet vrij over de bedragen beschikken en is verplicht om ze rechtstreeks over te maken.

• Er is sprake van een gescheiden boekhouding: Geld moet worden opgenomen als transitorische boekingen in de boekhouding van de onderneming en mag niet worden opgenomen in haar verkoop- of bedrijfskosten.

• Er zijn duidelijke labels: Transitorische boekingen moeten duidelijk herkenbaar zijn in de boekhouding om fiscale problemen te voorkomen.

Voorbeelden van transitorische boekingen

Typische transitorische boekingen zijn belastingen en heffingen, kosten van derden en andere externe uitgaven. Hieronder staan veelvoorkomende voorbeelden in deze categorieën.

Belastingen en heffingen

• Belasting over de toegevoegde waarde (btw), die een onderneming int bij haar klanten en doorstuurt naar de belastingdienst
  
• Motorrijtuigenbelasting, die een autoverhuurbedrijf namens klanten betaalt wanneer ze voertuigen huren
  

Kosten van derden en externe uitgaven

• Gerechtskosten die een advocatenkantoor vooraf betaalt op rekening van zijn cliënten
  
• Verzendkosten die een klant betaalt aan een retailer en die de retailer doorberekent aan het verzendbedrijf
  
• Een reisbureau betaalt de hotel- of vluchtkosten rechtstreeks en brengt deze vervolgens in rekening bij zijn klanten
  
• Een notariskantoor betaalt honoraria voor journaalposten en berekent die honoraria vervolgens door aan de cliënt
  

Wat zijn de voordelen van transitorische boekingen?

Transitorische boekingen hebben enkele voordelen in zowel de boekhouding als het fiscaal recht. Dit komt door hun speciale behandeling, aangezien ze niet als bedrijfsinkomsten of -uitgaven worden beschouwd. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van transitorische boekingen:

• Geen belastingverplichting: Een onderneming betaalt geen belasting over fondsen die zijn geïdentificeerd als transitorische boekingen zolang die fondsen niet bijdragen aan het succes van haar activiteiten.
  
• Efficiënte afhandeling van externe kosten en transparante boekhouding: Door bedragen die een onderneming namens een derde betaalt (bijv. kosten, belastingen, verzendkosten) te classificeren als 'transitorische boekingen', kan de onderneming die bedragen efficiënt verwerken. En omdat de middelen gescheiden van de reguliere inkomsten en uitgaven van de onderneming worden opgenomen, wordt de boekhouding schoon en transparant gehouden.
  
• Verbeterde cashplanning: Aangezien transitorische boekingen niet als bedrijfskosten worden beschouwd, blijven de financiële maatstaven van de onderneming, zoals contanten en bedrijfsinkomsten, ongewijzigd. Dit betekent dat de balans nooit wordt verstoord door fondsen op te nemen die niet van de onderneming zijn, maar van een derde partij.
  
• Duidelijke facturatie aan de klant: Wanneer een onderneming transitorische boekingen afzonderlijk rapporteert (bijvoorbeeld op facturen), biedt deze transparantie aan haar klantenbestand. De onderneming maakt duidelijk welke kosten er gemaakt worden voor diensten en welke bedragen ze gewoon doorberekent.
  

Met Stripe Invoicing kun je snel en accuraat factureren. Maak binnen enkele minuten facturen en verstuur ze online naar je klanten. Bespaar tijd, blijf op de hoogte en versnel je boekhoudprocessen.

Hoe wordt er in de boekhouding omgegaan met transitorische boekingen?

Aangezien transitorische boekingen geen invloed hebben op het bedrijfsresultaat, zijn ze niet onderworpen aan omzetbelasting. Zij hebben dus geen gevolgen voor de methode van de boekhouding op kasbasis (EÜR). Je moet echter wel aan de belastingdienst aantonen dat de betreffende posten in feite transitorische boekingen zijn.

De volgende informatie is van belang om aan te tonen dat het om transitorische boekingen gaat:

• Totaalbedrag
  
• Datum van ontvangst
  
• Datum van de uitgaande overschrijving
  
• Doel
  
• Naam en adres van de persoon of onderneming namens wie het geld wordt verplaatst
  

Transitorische boekingen op de balans

Voor een correcte boeking van activa en passiva moeten transitorische boekingen in een afzonderlijke rekening worden vastgelegd. Op de balans zelf worden zowel aan de actief- als aan de passiefzijde in identieke bedragen transitorische boekingen opgenomen. Het gebruik van unieke identificatiecodes kan helpen om verkeerde classificatie te voorkomen. Als er op de balansdatum nog bedragen openstaan, moet een vordering in de balans worden opgenomen. Dit voorkomt voortijdige winstverantwoording.

Een voorbeeld van de juiste manier om transitorische boekingen af te handelen

Laten we eens kijken naar een voorbeeld uit de praktijk om te illustreren hoe transitorische boekingen op de juiste manier worden afgehandeld.

Het scenario

Stel in dit voorbeeld dat een online retailer een product aan een klant verkoopt. De online retailer huurt een verzendbedrijf in om de levering aan de klant uit te voeren en de retailer ontvangt een factuur voor de verzendkosten. De online retailer factureert vervolgens de verzendkosten die hij namens de klant heeft moeten betalen.

Waarom zijn de verzendkosten in dit geval een tijdelijke post?

• Geen directe werkzaamheden: De online retailer verleent geen rechtstreekse dienst door de verzendkosten door te berekenen aan de klant. Deze treedt slechts op als tussenpersoon tussen de klant en de koerier.
  
• Facturatie door derden: De factuur voor de verzendkosten staat op naam van de online retailer. De klant is echter de werkelijke schuldenaar (de partij die het geld verschuldigd is).
  
• Specifieke overschrijving: De verzendkosten worden onmiddellijk en volledig aan de klant doorberekend. Er wordt geen winst gemaakt door de online retailer op de overschrijving.
  

De boekhoudkundige verwerking

De boekhoudkundige verwerking van deze tijdelijke post zou er als volgt uit moeten zien:

• Aparte rekening: De online retailer moet een aparte vereffeningsrekening opzetten voor de verzendkosten.
  
• Boekingen:
  
  • Afschrijving van de vereffeningsrekening: Bij betaling van de verzendkosten aan de koerier wordt de vereffeningsrekening gedebiteerd.
    
  • Afschrijving van de klantenrekening: Het bedrag van de verzendkosten wordt dan in rekening gebracht op de rekening van de klant.
    
• Belasting over de toegevoegde waarde: De btw die in de verzendkosten is inbegrepen, kan als voorbelasting worden geclaimd als de online verkoop onderworpen is aan btw. Met Stripe Tax kunnen ondernemingen hun belastingen voor zowel binnenlandse als internationale transacties goed in de gaten houden. Tax geeft je een volledig overzicht van al je belastingverplichtingen en kan je helpen met belangrijke zaken zoals belastingaangifte.
  

Opname in de balans

Aangezien de verzendkosten in dit scenario als een tijdelijke post worden beschouwd, zouden ze geen directe impact hebben op de balans van de online retailer. Dit komt omdat transitorische boekingen in gelijke hoeveelheden aan beide zijden van de balans verschijnen: activa en passiva, waardoor ze elkaar effectief opheffen.

Veelvoorkomende fouten bij het verwerken van transitorische boekingen

Onjuiste rapportage

Een typische fout in verband met transitorische boekingen doet zich voor in de boekhouding, wanneer de middelen onjuist worden gerapporteerd als bedrijfsopbrengsten of -uitgaven. Dit vertekent de winst of inkomsten van de onderneming, wat kan leiden tot onjuiste belastingberekeningen.

Slechte differentiatie

Een andere fout is het gebrek aan differentiatie tussen transitorische boekingen en reguliere inkomsten of uitgaven, wat de boekhouding bemoeilijkt en zowel intern als extern tot verwarring kan leiden.

Onjuiste toewijzing

Onjuiste toewijzing is ook een veelgemaakte fout. In deze situatie worden fondsen behandeld als transitorische boekingen, ook al profiteert de onderneming er zelf financieel van (bijvoorbeeld verzendkosten met een winstmarge). Dergelijke fouten kunnen leiden tot extra claims of zelfs boetes tijdens audits.

Ontbrekende ontvangstbewijzen

Problemen kunnen ook ontstaan door ontbrekende of onvoldoende ondersteunende ontvangstbewijzen. Zonder hen kan een onderneming niet bewijzen dat ze slechts als tussenpersoon optrad, wat problematisch is tijdens audits.

Onjuiste btw-berekening

Ook wordt de btw vaak verkeerd berekend. Transitorische boekingen zijn niet fiscaal relevant. Een onjuiste toepassing van belasting kan leiden tot onnodige belastingbetalingen en onjuiste informatie op facturen.

Weinig transparantie voor de klant

Even problematisch is wanneer transitorische boekingen niet afzonderlijk voor de klant worden geïdentificeerd en in plaats daarvan als reguliere kosten verschijnen. Dit kan de indruk wekken dat er extra kosten in rekening zijn gebracht.

Gebrek aan kennis van de rechtsgrondslag

Als een onderneming bepaalde rechtsbeginselen niet goed begrijpt, zoals een onderneming die in naam of op rekening van een derde handelt, kan dit bovendien leiden tot de verkeerde kwalificatie van middelen als transitorische boekingen.

Lacunes in de documentatie

Vergeten of niet-geregistreerde transitorische boekingen kunnen ook het vertrouwen in een onderneming schaden en leiden tot juridische claims van klanten of derden.

Oneigenlijk gebruik van geld

Een fout met mogelijk ernstige gevolgen is het oneigenlijk gebruik van transitorische boekingen. Als deze fondsen voor interne doeleinden worden gebruikt, is dit in strijd met de beginselen van een goede boekhouding en kan dit juridische gevolgen hebben.

Gemiste deadlines

Ten slotte kan het niet naleven van termijnen voor transitorische boekingen leiden tot betalingsherinneringen, achterstandsrente of rechtszaken.