รายการชั่วคราว (Transitory items) เป็นส่วนสําคัญของการทําบัญชีซึ่งแตกต่างจากรายรับและค่าใช้จ่ายทั่วไป บทความนี้จะอธิบายว่ารายการชั่วคราวคืออะไร รวมถึงลักษณะหลักของรายการนี้ และตัวอย่างที่ใช้ได้จริงเพื่ออธิบายแนวคิดของรายการนี้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• รายการชั่วคราวคืออะไร
  
• เกณฑ์สําหรับรายการชั่วคราวมีอะไรบ้าง
  
• ตัวอย่างรายการชั่วคราว
  
• รายการชั่วคราวมีประโยชน์อะไรบ้าง
  
• มีวิธีจัดการรายการชั่วคราวอย่างไรในการทําบัญชี
  
• ตัวอย่างวิธีที่ถูกต้องในการจัดการรายการชั่วคราว
  
• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อประมวลผลรายการชั่วคราว
  

รายการชั่วคราวคืออะไร

รายการชั่วคราวคือจำนวนเงินที่บริษัทได้รับในนามของบุคคลที่สามหรือส่งต่อให้กับบุคคลที่สาม รายการเหล่านี้ไม่ถือว่าเป็นรายรับหรือค่าใช้จ่ายของบริษัท เงินจะถูกวางไว้ในบัญชีเพื่อรอหักบัญชี ซึ่งเป็นบัญชีสำหรับเก็บยอดเงินชั่วคราวที่โอนให้กับฝ่ายที่ถูกต้องในภายหลัง ตัวอย่างทั่วไปของรายการชั่วคราวคือการชําระเงินล่วงหน้าสําหรับการจัดส่ง หรือเป็นบริการที่บริษัทดําเนินการในนามของลูกค้าหรือพาร์ทเนอร์ธุรกิจ และเนื่องจากการชำระเงินประเภทนี้ไม่ได้เกิดจากการดำเนินงานของบริษัทเอง จึงไม่จำเป็นต้องนำไปรวมไว้ในงบกำไรขาดทุนเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

อีกตัวอย่างหนึ่งของรายการชั่วคราว ได้แก่ ภาษีที่บริษัทที่ปรึกษาด้านภาษีจ่ายในนามของลูกค้า จำนวนเงินเหล่านี้จะต้องเป็นค่าใช้จ่ายของสินทรัพย์หรือกิจกรรมของลูกค้า และจึงบันทึกไว้ในบัญชีแยกต่างหากในตอนแรก หลังจากนั้น ระบบจะส่งใบเรียกเก็บเงินตามจํานวนให้กับลูกค้า

เกณฑ์สําหรับรายการชั่วคราวมีอะไรบ้าง

ในการพิจารณาว่าเงินดังกล่าวเป็นรายการชั่วคราว จะต้องเป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้:

• บริษัทดําเนินการในนามหรือแทนบุคคลที่สาม: ธุรกิจต้องดําเนินการในฐานะคนกลาง (หรือที่เรียกว่าตัวแทนหรือผู้จัดการทรัพย์สิน) เท่านั้นและไม่มีผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจในเงินทุนนั้น

• บริษัทไม่ใช้เงินดังกล่าว บริษัทไม่สามารถกำจัดจำนวนเงินได้อย่างอิสระและจะต้องส่งต่อโดยตรง

• แยกบัญชี: เงินทุนจะต้องแสดงเป็นรายการชั่วคราวในบันทึกบัญชีของบริษัท และจะต้องไม่รวมอยู่ในยอดขายหรือค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของบริษัท

• มีการติดป้ายกำกับที่ชัดเจน: รายการชั่วคราวจะต้องระบุได้ชัดเจนในบันทึกบัญชีเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาภาษี

ตัวอย่างรายการชั่วคราว

รายการชั่วคราวได้แก่ ภาษีและอากร ค่าธรรมเนียมของบุคคลที่สาม และค่าใช้จ่ายภายนอกอื่นๆ ต่อไปนี้คือตัวอย่างที่พบได้บ่อยในแต่ละหมวดหมู่

ภาษีและอากร

• ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ซึ่งบริษัทเรียกเก็บจากลูกค้าและส่งต่อให้สํานักงานภาษี
  
• ภาษียานพาหนะที่บริษัทให้เช่ารถชําระเงินแทนลูกค้าเมื่อเช่ารถ
  

ค่าธรรมเนียมของบุคคลที่สามและค่าใช้จ่ายภายนอก

• ค่าใช้จ่ายศาลที่บริษัทกฎหมายจ่ายเงินล่วงหน้าในนามของลูกค้า
  
• ค่าจัดส่งที่ลูกค้าจ่ายให้กับผู้ค้าปลีกและผู้ค้าปลีกส่งต่อให้ธุรกิจจัดส่ง
  
• ตัวแทนท่องเที่ยวจ่ายค่าโรงแรมหรือค่าตั๋วเครื่องบินโดยตรง จากนั้นเรียกเก็บเงินไปยังลูกค้า
  
• สำนักงานรับรองเอกสารจ่ายค่าธรรมเนียมสำหรับรายการบันทึก จากนั้นจึงโอนค่าธรรมเนียมดังกล่าวไปยังลูกค้า
  

รายการชั่วคราวมีประโยชน์อะไรบ้าง

รายการชั่วคราวมีข้อดีบางประการตามกฎหมายบัญชีและภาษี ทั้งนี้เป็นเพราะการจัดการพิเศษกับรายการนี้ เพราะไม่ถือเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ต่อไปนี้คือประโยชน์ที่สําคัญที่สุดของรายการชั่วคราว

• ไม่มีภาระด้านภาษี: บริษัทไม่ได้จ่ายภาษีจากเงินทุนที่ระบุว่าเป็นรายการชั่วคราว ตราบใดที่เงินเหล่านั้นไม่ได้มีส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ
  
• การประมวลผลที่มีประสิทธิภาพสําหรับค่าใช้จ่ายของบุคคลที่สามและการทําบัญชีที่โปร่งใส: การจัดประเภทจำนวนเงินที่บริษัทชำระแทนบุคคลที่สาม (เช่น ค่าธรรมเนียม ภาษี ค่าจัดส่ง) ให้เป็น “รายการชั่วคราว” จะทำให้บริษัทสามารถประมวลผลจำนวนเงินเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ การทําบัญชีจึงสะอาดและโปร่งใส และเนื่องจากรับรู้เงินทุนแยกจากรายรับและค่าใช้จ่ายปกติของบริษัท
  
• แผนเงินสดที่ดีขึ้น: เนื่องจากรายการชั่วคราวไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ตัวชี้วัดทางการเงินของบริษัท เช่น เงินสดและรายได้จากการดำเนินงาน จึงไม่เปลี่ยนแปลง ซึ่งหมายความว่างบดุลจะไม่ถูกบิดเบือนโดยการรวมเงินที่ไม่ใช่เงินของบริษัท แต่เป็นเงินของบุคคลที่สาม
  
• การเรียกเก็บเงินลูกค้าที่ชัดเจน: เมื่อบริษัทรายงานรายการชั่วคราวแยกต่างหาก (เช่น ในใบแจ้งหนี้) จะสร้างความโปร่งใสให้แก่ฐานลูกค้า ทำให้ชัดเจนว่ามีต้นทุนใดบ้างที่เกิดขึ้นสำหรับบริการต่างๆ และบริษัทกำลังส่งต่อค่าใช้จ่ายดังกล่าวเป็นจำนวนเท่าใด
  

Stripe Invoicing จะช่วยให้คุณออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว สร้างใบแจ้งหนี้ได้ในไม่กี่นาทีแล้วส่งให้ลูกค้าทางออนไลน์ ประหยัดเวลา ทันทุกเรื่อง และเร่งกระบวนการทําบัญชีของคุณให้เร็วขึ้น

มีวิธีจัดการรายการชั่วคราวอย่างไรในการทําบัญชี

เนื่องจากรายการชั่วคราวไม่ส่งผลต่อผลกําไรในการดําเนินงาน จึงไม่ต้องเสียภาษีการขาย ดังนั้นจึงไม่มีผลกระทบต่อวิธีการทำบัญชีแบบเงินสด (EÜR) อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องพิสูจน์ต่อเจ้าหน้าที่ภาษีว่ารายการที่กล่าวถึงนั้นเป็นรายการชั่วคราวจริงๆ

ข้อมูลต่อไปนี้มีความสําคัญต่อการแสดงว่าเงินทุนเป็นรายการชั่วคราว

• ยอดรวม
  
• วันที่ได้รับ
  
• วันที่โอนเงินออก
  
• วัตถุประสงค์
  
• ชื่อและที่อยู่ของบุคคลทั่วไปหรือบริษัทที่ได้รับการส่งหรือรับเงินในนาม
  

รายการชั่วคราวในงบดุล

หากต้องการบันทึกสินทรัพย์และหนี้สินที่ถูกต้อง จะต้องบันทึกรายการชั่วคราวในบัญชีที่แยกต่างหาก ในงบดุล รายการชั่วคราวจะปรากฏในจำนวนที่เท่ากันทั้งด้านสินทรัพย์และหนี้สิน การใช้รหัสระบุที่ไม่ซ้ํากันสามารถช่วยหลีกเลี่ยงการจัดหมวดหมู่ผิดได้ นอกจากนี้ หากยังคงค้างชําระยอดเงินในวันที่จัดทำงบดุล จะต้องบันทึกหนี้การค้าในงบดุล วิธีนี้จะช่วยป้องกันการรับรู้ผลกําไรก่อนกําหนด

ตัวอย่างวิธีที่ถูกต้องในการจัดการรายการชั่วคราว

เราลองมาดูตัวอย่างของจริงกันเพื่อให้เห็นภาพของการจัดการรายการชั่วคราวอย่างเหมาะสม

สถานการณ์

ในตัวอย่างนี้ สมมติว่าผู้ค้าปลีกออนไลน์ขายผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้า ผู้ค้าปลีกออนไลน์จะจ้างบริษัทจัดส่งเพื่อจัดส่งให้ลูกค้า และผู้ค้าปลีกจะได้รับใบแจ้งหนี้สําหรับค่าธรรมเนียมการจัดส่ง จากนั้นผู้ค้าปลีกออนไลน์จะเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสําหรับค่าจัดส่งที่ผู้ค้าปลีกต้องชําระเงินในนามของลูกค้า

เหตุใดค่าขนส่งสินค้าจึงถือเป็นรายการชั่วคราวในกรณีนี้

• ไม่มีการดำเนินงานโดยตรง: ผู้ค้าปลีกออนไลน์ไม่ได้ให้บริการโดยตรง โดยการส่งต่อค่าขนส่งไปยังลูกค้า ทําหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างลูกค้ากับบริษัทขนส่งเท่านั้น
  
• การออกใบแจ้งหนี้ของบุคคลที่สาม: ใบแจ้งหนี้สําหรับค่าจัดส่งจะอยู่ในชื่อของผู้ค้าปลีกออนไลน์ อย่างไรก็ตาม ลูกค้าเป็นลูกหนี้จริง (กล่าวคือคู่สัญญาที่ค้างชำระ)
  
• การโอนเงินที่เฉพาะเจาะจง: ส่งต่อค่าจัดส่งไปให้ลูกค้าทันทีและเต็มจํานวน ผู้ค้าปลีกออนไลน์จะไม่ได้กำไรจากการโอนดังกล่าว
  

การดําเนินการด้านบัญชี

การทําบัญชีสําหรับรายการชั่วคราวนี้ควรมีลักษณะเช่นนี้:

• แยกบัญชี: ผู้ค้าปลีกออนไลน์ควรตั้งค่าบัญชีสำหรับการหักบัญชีสำหรับค่าขนส่งแยกต่างหาก
  
• การจอง:
  
  • การหักเงินจากบัญชีที่ใช้สำหรับการหักบัญชี: เมื่อชําระค่าขนส่งให้แก่บริษัทที่จัดส่ง ระบบจะหักเงินจากบัญชีที่ใช้สำหรับการหักบัญชี
    
  • หักเงินจากบัญชีลูกค้า: จากนั้นจะเรียกเก็บค่าจัดส่งไปยังบัญชีลูกค้า
    
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม: ภาษีมูลค่าเพิ่มที่รวมอยู่ในค่าขนส่งสามารถขอคืนเป็นภาษีซื้อได้ หากการขายทางออนไลน์ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม Stripe Tax ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ไม่ต้องเสียภาษีสําหรับธุรกรรมทั้งในและต่างประเทศ Tax ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของภาระภาษีทั้งหมดของคุณได้อย่างชัดเจน และสามารถช่วยเหลือคุณในเรื่องสำคัญๆ เช่น การยื่นภาษีได้
  

การรับรู้ในงบดุล

เนื่องจากค่าจัดส่งในสถานการณ์นี้ถือว่าเป็นรายการชั่วคราว จึงไม่ส่งผลกระทบโดยตรงต่องบดุลของผู้ค้าปลีกออนไลน์ เนื่องจากรายการชั่วคราวจะปรากฏในจำนวนเท่ากันทั้งสองด้านของงบดุล นั่นคือ สินทรัพย์และหนี้สิน ซึ่งหักล้างกันอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อประมวลผลรายการชั่วคราว

การรายงานไม่ถูกต้อง

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับรายการชั่วคราวเกิดขึ้นในการทำบัญชี เมื่อมีการรายงานเงินอย่างไม่ถูกต้องว่าเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน การดําเนินการนี้ทําให้ผลกําไรหรือรายรับของบริษัทบิดเบือน ซึ่งอาจทําให้การคํานวณภาษีไม่ถูกต้อง

การแยกความแตกต่างไม่ดี

ข้อผิดพลาดอีกประการหนึ่งคือไม่มีการแยกความแตกต่างระหว่างรายการชั่วคราวกับรายได้หรือค่าใช้จ่ายประจำ ซึ่งทำให้การทำบัญชีเป็นเรื่องยากและอาจทำให้เกิดความสับสนทั้งภายในและภายนอก

การจัดสรรไม่ถูกต้อง

การจัดสรรไม่ถูกต้องเป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเช่นกัน ในสถานการณ์เช่นนี้ เงินจะถือเป็นรายการชั่วคราว แม้ว่าบริษัทจะได้รับประโยชน์ทางการเงินจากเงินดังกล่าวก็ตาม (เช่น ค่าจัดส่งที่มีอัตรากำไร) ข้อผิดพลาดดังกล่าวอาจนําไปสู่การเรียกร้องเพิ่มเติมหรือแม้แต่ค่าปรับในระหว่างการตรวจสอบ

ใบเสร็จตกหล่น

ความยากลำบากอาจเกิดขึ้นได้จากการตกหล่นหรือใบเสร็จสนับสนุนมีข้อมูลไม่เพียงพอ หากไม่มีใบเสร็จเหล่านี้ บริษัทก็ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าตนเพียงทำหน้าที่เป็นคนกลาง ซึ่งเป็นปัญหาในการตรวจสอบบัญชี

การคํานวณภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ถูกต้อง

ภาษีมูลค่าเพิ่มมักจะคํานวณไม่ถูกต้องเช่นกัน รายการชั่วคราวไม่เกี่ยวข้องกับภาษี และการคำนวณภาษีไม่ถูกต้องอาจทําให้มีการชําระภาษีที่ไม่จําเป็น และข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในใบแจ้งหนี้

ความโปร่งใสต่ำสำหรับลูกค้า

อีกปัญหาที่เหมือนกันคือ เมื่อรายการชั่วคราวไม่ได้ถูกระบุแยกไว้สำหรับลูกค้า แต่กลับปรากฏเป็นต้นทุนปกติ นี่อาจทำให้ดูเหมือนว่ามีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม

ขาดความรู้เกี่ยวกับหลักเกณฑ์ทางกฎหมาย

นอกจากนี้ หากธุรกิจไม่มีความเข้าใจอย่างชัดเจนเกี่ยวกับหลักกฎหมายบางประการ เช่น ธุรกิจที่ดำเนินการในนามหรือแทนบุคคลที่สาม อาจนำไปสู่การจัดประเภทเงินไม่ถูกต้องเป็นรายการชั่วคราว

ช่องว่างในเอกสารประกอบ

รายการที่ลืมหรือไม่ได้รับการบันทึกแล้วอาจสร้างความเสียหายให้บริษัทและนําไปสู่การเรียกร้องทางกฎหมายจากลูกค้าหรือบุคคลที่สาม

การใช้เงินทุนที่ไม่เหมาะสม

ข้อผิดพลาดที่อาจส่งผลร้ายแรงได้คือ การใช้รายการชั่วคราวอย่างไม่เหมาะสม หากนําเงินทุนเหล่านี้ไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ภายใน การดําเนินการนี้ฝ่าฝืนหลักเกณฑ์การบัญชีที่เหมาะสม และอาจส่งผลให้ต้องรับผลทางกฎหมายต่อไป

เกินกําหนดเวลา

ท้ายที่สุด การไม่ปฏิบัติตามกำหนดเวลาสำหรับรายการชั่วคราวอาจส่งผลให้เกิดการแจ้งเตือนการชำระเงิน ดอกเบี้ยจากการชำระเงินล่าช้า หรือการดำเนินคดีได้