Ein Kartenaktualisierer (Card Account Updater, CAU) ist ein Dienst, der von Kreditkartenunternehmen und Zahlungsgateways angeboten wird, damit Unternehmen ihre Kredit- und Debitkartendaten auf dem neuesten Stand halten können. Wenn sich die Zahlungsdaten einer Kundin oder eines Kunden ändern, weil die Karte abläuft oder ersetzt wird, aktualisiert der Dienst automatisch die Kartendaten im System des Unternehmens. Kartenaktualisierer dienen dazu, Zahlungsunterbrechungen aufgrund veralteter Kartendaten zu vermeiden, und sind hilfreich für Unternehmen, die mit wiederkehrenden Zahlungen oder Abonnements arbeiten.

Nachfolgend erfahren Sie, was Unternehmen über die Nutzung dieses Dienstes wissen müssen: wie Kartenaktualisierer funktionieren, welche Probleme sie mit sich bringen können und wie sie sich in das gesamte Zahlungssystem einfügen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktionieren Kartenaktualisierer?
  
• Vorteile der Nutzung von Kartenaktualisierern
  
• Herausforderungen bei der Verwendung von Kartenaktualisierern
  
• Auswahl und Bereitstellung eines Kartenaktualisierers
  

Wie funktionieren Kartenaktualisierer?

Kartenaktualisierer werden eingesetzt, wenn ein Unternehmen feststellt, dass die Kartendaten einer Kundin oder eines Kunden veraltet sind. Dies kann der Fall sein, wenn die Karte abgelaufen ist, die Karte neu ausgestellt, das Konto geschlossen oder ein Upgrade der Karte durchgeführt wurde. Das Hauptmerkmal eines Kartenaktualisierungsdienstes ist, dass die Kundin oder der Kunde und das Unternehmen nur geringfügig oder gar nicht in die Beschaffung der neuen Kartendaten einbezogen werden müssen und sich stattdessen auf das Kartennetzwerk, den Zahlungsabwickler und die ausstellende Bank verlassen können. Da bei diesem Dienst vertrauliche Finanzdaten übertragen werden, unterliegt der Prozess strengen Sicherheits- und Compliance-Protokollen wie dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Diese Protokolle sind für den Schutz der Karteninhaberdaten erforderlich.

Kartenaktualisierer werden von allen großen Kreditkartenunternehmen angeboten. Obwohl die Funktionsweise bei allen ähnlich ist, gibt es spezifische Systeme und Verfahren, die für die einzelnen Anbieter einzigartig sind. So verwenden beispielsweise der Account Updater von Visa und der Automatic Billing Updater von Mastercard unterschiedliche Methoden zur Aktualisierung der Kartendaten: Mastercard nutzt ein Push/Pull-Modell, während Visa die Aktualisierungen direkt über die teilnehmenden Händlerbanken erhält.

Im Folgenden wird die allgemeine Funktionsweise von Kartenaktualisierern beschrieben.

• Anfrage eines Unternehmens: Stellt ein Unternehmen fest, dass die Kreditkartendaten einer Kundin oder eines Kunden aktualisiert werden müssen, stellt es zunächst eine Anfrage an seinen Zahlungsabwickler, in der es die vorhandenen Kartendaten der Kundin oder des Kunden angibt. Der Zahlungsabwickler fungiert als Vermittler und leitet diese Anfrage an das entsprechende Kartennetzwerk (z. B. Visa, Mastercard, American Express) weiter. Die spezifischen Angaben, die in diesen Anfragen enthalten sein müssen, sind je nach Netzwerk unterschiedlich. Der Zahlungsabwickler ist außerdem dafür verantwortlich, dass die weitergeleiteten Anfragen das richtige Format haben und alle erforderlichen Informationen enthalten.

• Anfrage an das Kartennetzwerk: Nach Erhalt der Anfrage vom Zahlungsabwickler wendet sich das Kartennetzwerk an das Finanzinstitut, das die Kreditkarte der Kundin oder des Kunden ausgestellt hat, auch bekannt als ausstellende Bank. Die Bank verifiziert die Anfrage, überprüft ihre Unterlagen und ruft die aktuellsten Kartendaten ab, einschließlich Kontonummer und Ablaufdatum. Anschließend sendet die Bank diese Informationen auf sicherem Weg an das Kartennetzwerk zurück.

• Sichere Datenübertragung: Nachdem das Kartennetzwerk die neuen Kartendaten von der ausstellenden Bank erhalten hat, leitet es diese Angaben zum Schutz der vertraulichen Finanzinformationen der Kundin oder des Kunden über sichere Kanäle an den Zahlungsabwickler weiter.

• Aktualisierung des Geschäftsdatensatzes: Nach Erhalt der aktualisierten Kartendaten aktualisiert der Zahlungsabwickler die Datensätze des Unternehmens entsprechend, damit das Unternehmen zukünftige Transaktionen mit den aktuellen und korrekten Kartendaten der Kundin oder des Kunden abwickeln kann. Manche Zahlungsabwickler verfügen über automatische Aktualisierungsmechanismen, die eine sofortige Aktualisierung der Geschäftsdaten veranlassen. Unternehmen werden benachrichtigt, sobald neue Kartendaten hinzugefügt wurden. Außerdem erhalten sie ggf. Berichte mit einer Zusammenfassung der aktualisierten Kundenkarten und der Gründe für diese Aktualisierungen.

• Aktualisierung der Datenbank: Das Kartennetzwerk und der Zahlungsabwickler unterhalten auch Datenbanken mit den Kreditkartendaten der Kundinnen und Kunden. Diese Datenbanken werden mit den neuen Kartendaten aktualisiert, sobald sie von der ausstellenden Bank empfangen werden.

Vorteile der Nutzung von Kartenaktualisierern

Kartenaktualisierer sind wichtig für Unternehmen, insbesondere für solche, die von wiederkehrenden Zahlungen wie Abonnementdiensten oder Ratenzahlungsplänen abhängig sind. Das Hauptmerkmal von Kartenaktualisierern ist die Vermeidung von Transaktionsfehlern aufgrund veralteter Kartendaten. Dadurch wird eine stetige Umsatzquelle für Unternehmen und ein ununterbrochener Dienst für die Kundinnen und Kunden des Unternehmens gewährleistet. Kreditkarten durchlaufen einen ständigen Lebenszyklus, wie z. B. das Ablaufen der Karte, Neuausstellung aufgrund von Verlust oder Diebstahl, Kontoauflösungen und Aktualisierungen. Daher ist ein System zur Verwaltung dieser Ereignisse, wie z. B. ein Kartenaktualisierer, für Unternehmen erforderlich, die über einen längeren Zeitraum hinweg auf genaue Kartendaten angewiesen sind.

Unternehmen, die Kartenaktualisierer einsetzen, können von den folgenden Vorteilen profitieren:

• Weniger abgelehnte Transaktionen: Die meisten Kreditkarten laufen alle drei bis fünf Jahre ab, was zu Umsatzeinbußen für Unternehmen führen kann, wenn die Aktualisierung der Kartendaten versäumt wird. Indem Kartenaktualisierer die Kartendaten auf dem neuesten Stand halten, erhöhen sie die Erfolgsquote bei Transaktionen, verhindern Umsatzverluste und unterstützen einen konstanten Umsatz und Cashflow, was die allgemeine finanzielle Gesundheit fördert und den Unternehmen eine genauere Prognose und Finanzplanung ermöglicht. So konnte beispielsweise das Unternehmen Postmates durch einen Kartenaktualisierer einen Anstieg von 1,72 % verzeichnen, was 60 Mio. USD Umsatz in einem Jahr entsprach.

• Kontinuierliche Dienstbereitstellung: Für Unternehmen, die mit einem Abonnementmodell oder mit Ratenzahlungen arbeiten, ist die Kontinuität des Dienstes entscheidend. Kartenaktualisierer tragen dazu bei, diese Kontinuität aufrechtzuerhalten, indem sie Dienstunterbrechungen wegen veralteter Kreditkartendaten vermeiden.

• Geringerer Verwaltungsaufwand: Das manuelle Nachverfolgen und Aktualisieren von Kreditkarteninformationen ist eine ressourcenintensive Aufgabe. Aktualisierer machen diese manuelle Arbeit überflüssig und setzen wertvolle Ressourcen für umsatzfördernde Aktivitäten frei. Aktualisierer können auch die Verwaltungskosten senken, wodurch Unternehmen Kosten für die manuelle Dateneingabe, Anfragen an den Kundensupport und Rückbuchungsgebühren einsparen.

• Bessere Kundenbindung: Ein reibungsloser Abrechnungsprozess ist ein Schlüsselfaktor für die Kundenbindung in einem Modell mit Abonnements oder wiederkehrenden Zahlungen. Häufige Zahlungsprobleme können zu Unzufriedenheit der Kundinnen und Kunden und schließlich zur Abwanderung führen. Die Hälfte der Abwanderung bei Abonnements ist auf vermeidbare Zahlungsausfälle, z. B. wegen abgelaufener Karten, zurückzuführen. Kartenaktualisierer können die Abwanderung verringern, indem sie aktive Abonnements pflegen und wiederkehrende Umsatzströme stabilisieren. Kartenaktualisierer verbessern auch die Kundenerfahrung, indem sie zahlungsbedingte Unterbrechungen minimieren und Kontoaktualisierungen durchführen, ohne dass die Kundin oder der Kunde kontaktiert werden muss, was mitunter als aufdringlich oder lästig empfunden werden kann.

• Erhöhte Datensicherheit: Die manuelle Speicherung und Aktualisierung von Karten setzt Unternehmen einem höheren Risiko von Datenschutzverletzungen aus. Aktualisierer verarbeiten vertrauliche Informationen auf sichere Weise, reduzieren Angriffe und gewährleisten die Einhaltung der PCI DSS-Vorschriften. Kartenaktualisierer erkennen außerdem proaktiv verdächtige Aktivitäten, minimieren Betrugsverluste und schützen Unternehmen zusätzlich, indem sie die Kontodaten veralteter Karten, die anfälliger für Betrug sind, umgehend ersetzen.

• Größere Skalierbarkeit: Wenn ein Unternehmen wächst, steigt auch das Volumen der zu verwaltenden Transaktionen und Kundendaten. Kartenaktualisierer skalieren mit dem Unternehmen und bewältigen die wachsende Zahl von Transaktionen auf effiziente Weise, ohne dass der manuelle Bearbeitungsaufwand zunimmt.

• Verbesserte Marketingmöglichkeiten: Die Einblicke, die Kartenaktualisierer in die Trends der Kartenaktualisierung bieten, können Unternehmen wertvolle Informationen über Kundensegmente, Abwanderung und Ausgabegewohnheiten liefern. Dadurch lassen sich Marketingkampagnen personalisieren und die Kundenbindung erhöhen.

Herausforderungen bei der Verwendung von Kartenaktualisierern

So vorteilhaft Kartenaktualisierer auch sein können – sie können auch Nachteile mit sich bringen. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die bei Kartenaktualisierern zu Problemen führen können:

• Integration: Die Integration eines Kartenaktualisierers in bestehende Zahlungssysteme kann technisch komplex sein, insbesondere für Unternehmen ohne eine solide IT-Infrastruktur. Die Überprüfung der Kompatibilität des gewählten Kartenaktualisierers mit verschiedenen Plattformen zur Zahlungsabwicklung und Buchhaltungssystemen kann umfangreiche technische Fachkenntnisse und Ressourcen erfordern.

• Kosten: Die Bereitstellung eines Kartenaktualisierers kann zusätzliche Kosten verursachen, wie z. B. Abonnement-, Installations- und Wartungskosten sowie ggf. Transaktionsgebühren. Für einige Unternehmen, insbesondere für kleine und mittlere Betriebe, können diese Kosten eine große Hürde darstellen.

• Sicherheit: Unternehmen müssen prüfen, ob der Kartenaktualisierer beim Umgang mit vertraulichen Kundendaten die Standards für Datensicherheit und Datenschutz einhält. Die Erfüllung dieser Sicherheitsanforderungen kann eine Herausforderung sein, insbesondere für Unternehmen, die nicht über spezielle Sicherheitskenntnisse verfügen.

• Zuverlässigkeit: Wenn Sie sich auf Kartenaktualisierungsdienste von Drittanbietern verlassen, kann eine Abhängigkeit entstehen. Wenn es beim Dienstleister zu Ausfällen, technischen Problemen oder Änderungen der Servicebedingungen kommt, kann sich dieser Umstand auf die Zahlungsabwicklungsmöglichkeiten Ihres Unternehmens auswirken.

• Flexibilität: Unternehmen mit spezifischen betrieblichen Anforderungen können u. U. Schwierigkeiten haben, einen geeigneten Kartenaktualisierer zu finden. Einige Kartenaktualisierer bieten nur begrenzte Anpassungsmöglichkeiten in Bezug auf Funktionen wie die abgedeckten Transaktionsarten, die unterstützten Kartennetzwerke und die Häufigkeit der Datensatzaktualisierung.

• Technische Fehler: Wie jede technologische Lösung sind auch Kartenaktualisierer nicht vor technischen Pannen oder Systemfehlern gefeit. Diese können zu falschen oder versäumten Aktualisierungen führen, was die Ablehnung von Transaktionen und somit die Unzufriedenheit der Kundinnen und Kunden zur Folge hat.

Auswahl und Implementierung eines Kartenaktualisierers

Visa, Mastercard, American Express und Discover bieten jeweils ihre eigene Version von Kartenaktualisierer-Diensten an. American Express und Discover haben in der Regel direktere Routen, um sich für ihre Kontoaktualisierer-Dienste zu registrieren, während Visa und Mastercard die Registrierung über ihren Acquirer, Aussteller oder Zahlungsabwickler verlangen, um die Systemkompatibilität mit ihren Diensten zu bestätigen.

Die Registrierung bei einem CAU-Dienst über einen Zahlungsabwickler bietet mehrere Vorteile. Zahlungs-Gateways wie Stripe enthalten oft integrierte Kartenaktualisierer-Dienste als Teil ihrer Zahlungsabwicklungslösungen und übernehmen die technischen Aspekte der Integration und Wartung. Dies kann ein deutlicher Vorteil für Unternehmen sein, die möglicherweise nicht über das technische Know-how oder die Ressourcen verfügen, um diese Prozesse intern zu verwalten. Diese Zahlungs-Gateways unterstützen in der Regel auch Updates über mehrere Kreditkartennetzwerke hinweg und bieten eine umfassende Lösung, die einen breiten Kundenstamm abdeckt.

Der Prozess zur Registrierung bei Kontoaktualisierer-Diensten über Stripe wird nachfolgend als Beispiel dafür beschrieben, was Sie erwartet.

• Stripe kontaktieren: Unternehmen, die an der Nutzung von Kontoaktualisierer-Diensten über Stripe interessiert sind, sollten sich direkt an Stripe wenden. Stripe bietet detaillierte Informationen über seine Kontoaktualisierer-Dienste und wie Sie sich dafür registrieren. Dabei werden spezifische Geschäftsanforderungen erörtert und erläutert, wie der Kontoaktualisierer-Dienst von Stripe diese erfüllen kann. Beispielsweise sollten Unternehmen fragen, wie oft der Kontoaktualisierer-Dienst von Stripe Daten aktualisiert, und beurteilen, ob sie möglicherweise häufigere Aktualisierungen benötigen. Unternehmen sollten außerdem sicherstellen, dass der Kontoaktualisierer-Dienst von Stripe die Arten von Transaktionen abdeckt, die für ihre Angebote am relevantesten sind (z. B. wiederkehrende Abonnements oder einmalige Zahlungen).

• Sicherheitsprotokolle verifizieren: Unternehmen sollten alle Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Kundendaten während des Aktualisierungsvorgangs zu schützen. Die Dienste von Stripe entsprechen beispielsweise PCI DSS, und Unternehmen sollten vor dem Fortfahren überprüfen, ob dieser Standard mit ihren Konformitätsanforderungen übereinstimmt.

• Stripe integrieren: Stripe bietet für seine Dienste normalerweise eine auf einer Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) basierende Integration an. Unternehmen müssen die API von Stripe in ihr Zahlungssystem integrieren. Dies kann mit Programmieraufwand verbunden sein, da eine Verbindung zwischen ihrem System und dem Kontoaktualisierer-Dienst von Stripe hergestellt werden muss. In einigen Fällen unterstützt Stripe auch den dateibasierten Datenaustausch, bei dem Dateien mit Kreditkarteninformationen gesendet und empfangen werden, die vom System von Stripe verarbeitet werden.

• Testfunktionen: Nach der Integration sollten Unternehmen gründliche Tests durchführen, um zu bestätigen, dass die Integration ordnungsgemäß funktioniert. Dabei sollten verschiedene Szenarien getestet werden, z. B. ablaufende Karten, Neuausstellungen von Karten und Kontoänderungen, um sicherzustellen, dass der Aktualisierer-Dienst diese Informationen effektiv aktualisiert.

• Mitarbeiterschulung: Unternehmen sollten allen relevanten Teammitgliedern Schulungen dazu anbieten, wie der Kontoaktualisierer-Dienst bei Stripe funktioniert und wie damit zusammenhängende Kundenanfragen zu bearbeiten sind. Schulung des Teams über die Auswirkungen des Kontoaktualisierer-Diensts auf die Geschäftsprozesse und darüber, wie seine Vorteile im täglichen Betrieb genutzt werden können.

• Leistungsverfolgung: Unternehmen sollten die Leistung des Kontoaktualisierer-Diensts von Stripe in ihrem System regelmäßig überwachen und nach Metriken wie einer Verringerung der abgelehnten Transaktionen und einer Zunahme erfolgreicher Zahlungsautorisierungen. Wenn der Kontoaktualisierer-Dienst von Stripe nicht den Geschäftserwartungen und -anforderungen entspricht, können bei Bedarf Anpassungen und weitere Anpassungen vorgenommen werden.

Weitere Informationen zum Kontoaktualisierer-Dienst von Stripe, der als „automatische Kartenaktualisierungen“ bezeichnet wird, finden Sie weiter unten.

• Automatische Updates in Echtzeit: Kundinnen und Kunden, die ihre Kartendaten bei einem Unternehmen hinterlegt haben, das Stripe verwendet, erhalten automatisch ein Update ihrer Informationen, wenn sie eine neue Karte erhalten, ohne dass sie ihre Daten erneut eingeben müssen. Stripe hat kürzlich Echtzeit-Updates eingeführt, die für Visa im Vereinigten Königreich und in Europa sowie für Mastercard weltweit verfügbar sind. Und es ist geplant, American Express-Updates auf weitere Länder auszuweiten. Wenn eine Belastung abgelehnt wird, können wir eine Echtzeit-Aktualisierungsanfrage senden und die Zahlung sofort mit den aktualisierten Angaben erneut versuchen, sobald diese verfügbar sind. Diese Funktion ist besonders nützlich in Situationen, in denen Kartendaten zum Zeitpunkt der Transaktion geändert werden.

• Unterstützung verschiedener Kartennetzwerke: Der Dienst unterstützt die meisten in den USA ausgestellten Karten von großen Netzwerken wie American Express, Visa, Mastercard und Discover. Die internationale Unterstützung für automatische Kartenaktualisierungen kann je nach Land und Teilnahme des Kartenausstellers am Netzwerk variieren.

• Abrechnungs- und Abonnementverwaltung: Der Kartenaktualisierer von Stripe ist in die Abrechnungs- und Abonnementverwaltung und ist damit eine umfassende Lösung für Unternehmen, die regelmäßige und wiederkehrende Zahlungsvorgänge benötigen.

• Dienstkosten: Stripe hat im Oktober 2023 seine Preise für den Kartenaktualisierer-Dienst aktualisiert.