Os custos iniciais são os primeiros investimentos e gastos que uma nova empresa deve fazer antes de começar a operar. Os custos iniciais podem incluir despesas como honorários advocatícios, aluguel de espaço de escritório, inventário inicial, marketing e salários de funcionários. Esses custos têm um grande impacto na saúde financeira inicial de uma startup. A estabilidade financeira é especialmente importante nos estágios iniciais de uma empresa, quando a renda pode ser baixa ou inconsistente: uma pesquisa de 2023 constatou que 38% das startups fracassam por falta de dinheiro.

Ao manter esses custos controláveis, as startups conseguem cobrir operações cruciais, como despesas com a folha e pagamentos de fornecedores, ajudando a gerenciar o estresse financeiro e tornando a startup mais atraente para investidores. Os investidores geralmente são atraídos por startups que demonstram uma gestão financeira prudente, pois isso aumenta a probabilidade de retorno sobre o investimento.

Abaixo, explicamos os custos iniciais mais comuns das empresas, como determinar os seus, como economizar neles e como usar seus cálculos de custo inicial para obter financiamento.

Neste artigo:

• Custos iniciais comuns das empresas
  
• Como determinar seus custos iniciais
  
• Como economizar em custos iniciais
  
• Como usar seus cálculos de custo inicial para obter financiamento
  

Custos iniciais comuns das empresas

Os custos iniciais são impactados pelo tipo de empresa, setor, localização e porte, de forma que os custos de cada startup serão diferentes. Aqui está um resumo dos tipos de custos iniciais que as empresas têm.

Custos avulsos

• Formação e cadastro de empresas: tarifas associadas à escolha de uma estrutura de empresa (por exemplo, empresário individual, LLC, corporação), apresentação de documentação e obtenção das licenças e permissões necessárias.

• Serviços profissionais: honorários para advogados, contadores ou consultores comerciais.

• Materiais de branding e marketing: design de logotipo, desenvolvimento de sites, cartões de visita, folhetos e outros esforços iniciais de marketing.

• Equipamentos e insumos: computadores, móveis de escritório, máquinas, ferramentas, estoque ou matérias-primas.

• Tecnologia: assinaturas de software, sistemas de ponto de venda (POS), ferramentas de comunicação ou medidas de segurança cibernética.

• Pesquisa de mercado: pesquisa para entender seus clientes e concorrentes.

Custos recorrentes

• Aluguel e serviços públicos: aluguel, luz, água, gás, internet e telefone.

• Salários: salários, benefícios e impostos sobre a folha de pagamento de funcionários.

• Marketing e publicidade: publicidade online, campanhas em redes sociais, criação de conteúdo ou relações públicas.

• Seguros: seguro empresarial para proteção contra indenizações de responsabilidade, danos materiais e lesões de funcionários.

• Impostos: imposto de renda, imposto sobre vendas, imposto sobre propriedade e imposto sobre folha de pagamento, quando aplicável.

• Pagamentos de empréstimos: pagamento de empréstimos usados para iniciar o negócio.

• Manutenção e reparos: manutenção de equipamentos, instalações e tecnologias.

• Inventário: o custo de reposição de estoque para quem vende produtos físicos.

• Honorários profissionais: honorários contínuos de contadores, advogados ou outros serviços profissionais.

• Despesas de viagem: custos de transporte, alojamento e refeições.

• Materiais de escritório: materiais como papel, canetas, tinta para impressora e material de limpeza.

• Treinamento e desenvolvimento: qualquer treinamento de funcionários.

Como determinar seus custos iniciais

Veja como começar a mapear suas despesas.

Relacione e categorize as despesas

Crie uma lista abrangente de despesas que você pode encontrar, desde honorários advocatícios a materiais de escritório. Divida suas despesas em grandes categorias, como honorários advocatícios e profissionais, marketing e publicidade, tecnologia, equipamentos e suprimentos, inventário e custos operacionais. Em seguida, categorize as despesas em custos avulsos (aqueles incorridos apenas uma vez durante a inicialização) e custos recorrentes (despesas contínuas, como aluguel, serviços públicos e salários).

Pesquise os valores estimados

Realize a pesquisa a seguir para estimar o custo de cada despesa prevista.

• Explore recursos online como o site da US Small Business Administration (SBA), sites setoriais e blogs para ver listas de verificação e guias sobre custos iniciais.

• Pesquise os custos iniciais médios de empresas similares à sua no seu setor e localização.

• Procure aconselhamento de contadores, advogados, consultores de negócios ou empreendedores experientes em sua área.

• Entre em contato com vendedores e fornecedores para obter cotações sobre itens ou serviços específicos que você precisa. Isso dará uma imagem mais precisa de suas despesas.

Crie um orçamento

Organize suas despesas em uma planilha, listando cada item, sua categoria, se o custo é isolado ou recorrente e o valor estimado.

• Observe quais despesas são necessárias para o lançamento do seu negócio e quais podem ser adiadas ou reduzidas.

• Aloque um fundo de contingência (normalmente em torno de 10% a 20% dos seus custos totais estimados) para cobrir despesas inesperadas.

Revise e refine

Revise sua lista periodicamente e atualize-a conforme você reúne mais informações ou à medida que seus planos de negócios evoluírem. Quando você obtiver estimativas de custo mais precisas, ajuste seu orçamento.

Como economizar em custos iniciais

Ao economizar nos custos iniciais, você mantém a saúde financeira da sua empresa durante os estágios iniciais. Veja algumas estratégias para reduzir gastos.

• Adote uma abordagem enxuta, focando nos principais itens que agregam valor direto aos seus clientes. Evite gastos excessivos com recursos, produtos ou serviços não essenciais desde o início.

• Em vez de alugar um espaço de escritório dedicado, considere escritórios virtuais ou espaços de coworking. Essas opções podem reduzir as despesas de aluguel e muitas vezes apresentam benefícios adicionais, como acesso a salas de conferência e equipamentos empresariais.

• Em vez de contratar funcionários em tempo integral para cada função, terceirize funções como contabilidade, RH e TI. Isso pode reduzir custos associados a salários, benefícios e espaço no escritório.

• Em vez de comprar móveis e equipamentos de escritório novos, opte por opções reformadas. Muitas empresas vendem seus equipamentos quase novos e de alta qualidade a um preço reduzido, o que pode economizar dinheiro antecipadamente.

• Tente negociar termos ou descontos mais favoráveis de fornecedores e vendedores, especialmente se você puder oferecer algo em troca, como pagamentos imediatos ou um contrato de longo prazo.

• Use softwares de código aberto para tarefas como e-mail, aplicativos de escritório, gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e gerenciamento de dados. Muitas empresas de software também oferecem uma versão gratuita, que pode ser suficiente para suas necessidades nos estágios iniciais.

• Em vez de gastar com campanhas publicitárias caras, comece com estratégias de marketing de baixo custo, como marketing de redes sociais ou de conteúdo e otimização para mecanismos de busca (SEO). Esses métodos podem ser altamente eficazes e econômicos.

• Realize algumas tarefas internamente se você ou sua equipe tiverem as habilidades, como criação do site, gestão de requisitos legais básicos ou contabilidade.

• Fique de olho nas suas finanças. Revise e ajuste regularmente o orçamento com base nos gastos e receitas reais. Isso ajuda a evitar gastos excessivos e a identificar áreas onde você pode cortar custos.

Como usar seus cálculos de custo inicial para obter financiamento

O cálculo cuidadoso dos custos iniciais pode ajudar você a obter financiamento para seu novo empreendimento. Veja como.

Crie um plano de negócios

• Crie um plano de negócios abrangente, integrando cálculos de custos e incluindo explicações e justificativas claras para cada item de custo.

• Use seus cálculos de custos para desenvolver projeções financeiras realistas do seu negócio. Essas projeções devem incluir demonstrações de resultados, demonstrações de fluxo de caixa e balanços, mostrando como sua empresa pretende gerar receita e se tornar lucrativa ao longo do tempo.

Adapte sua apresentação para seu público

Veja em que você deve se concentrar ao fazer apresentações para investidores e credores.

• Investidores: os investidores estão interessados principalmente no potencial de crescimento e retorno sobre o investimento do seu negócio. Concentre-se na sua proposta de valor única, mercado-alvo, vantagem competitiva e capacidade de expansão. Use seus cálculos de custo para mostrar como o investimento deles impulsionará seu crescimento e gerará retorno.

• Credores: os credores estão mais preocupados com sua capacidade de pagar o empréstimo. Enfatize sua capacidade de crédito, estabilidade financeira e capacidade de gerar fluxo de caixa consistente. Use os cálculos de custo para mostrar que você tem um plano sólido para gerenciar despesas e pagar o empréstimo em dia.

Apresente um caso convincente

• Seja franco e honesto sobre seus custos iniciais e projeções financeiras. Evite inflar números ou fazer promessas irrealistas.

• Explique por que cada despesa é necessária para o sucesso do seu negócio. Demonstre como esses investimentos contribuirão para seu crescimento e rentabilidade.

• Reconheça possíveis riscos e desafios que sua empresa poderá enfrentar. Mostre que você tem planos de contingência para mitigar esses riscos.

• Demonstre sua paixão e dedicação ao negócio. Mostre que você está totalmente comprometido com o sucesso e disposto a realizar o trabalho necessário.

Procure múltiplas opções de financiamento

Veja diferentes opções de financiamento que você pode considerar.

• Investidores-anjo: os investidores-anjo são pessoas físicas que investem o próprio dinheiro em startups em troca de ações. Eles geralmente estão dispostos a assumir riscos mais altos em troca de retornos potencialmente altos.

• Capital de risco: os venture capitalists são investidores profissionais que investem em startups com alto potencial de crescimento. Eles normalmente investem somas maiores de dinheiro e assumem um papel ativo na gestão da empresa.

• Empréstimos para pequenas empresas: os empréstimos para pequenas empresas são oferecidos por bancos e outras instituições financeiras. Eles normalmente são protegidos por garantias e exigem um bom histórico de crédito.

• Subsídios: os subsídios são fundos que não precisam ser pagos. Eles são oferecidos por agências governamentais ou organizações privadas para apoiar indústrias ou causas específicas.