Los costos iniciales son las inversiones y gastos iniciales que debe realizar una empresa nueva antes de que pueda comenzar a operar. Los costos iniciales pueden incluir gastos como honorarios legales, alquiler de espacio de oficina, inventario inicial, marketing y salarios de los empleados. Estos costos tienen un gran impacto en la salud financiera inicial de una startup. La estabilidad financiera es especialmente importante en las primeras etapas de una empresa, cuando los ingresos pueden ser bajos o inconsistentes: una encuesta de 2023 reveló que el 38 % de las startups fracasan porque se quedan sin dinero.

Mantener estos costos manejables puede permitir a las startups cubrir operaciones clave como la nómina y los pagos a proveedores, ayudar a manejar el estrés financiero y afectar el atractivo de la startup para los inversores. Los inversores suelen sentirse atraídos por las startups que demuestran una gestión financiera prudente porque aumenta la probabilidad de obtener un retorno de su inversión.

A continuación, explicaremos los costos comunes iniciales de una empresa, cómo determinar los tuyos, cómo ahorrar y cómo usar tus cálculos de costos iniciales para obtener financiamiento.

¿Qué contiene este artículo?

• Costos iniciales comunes de las empresas
  
• Cómo determinar tus costos iniciales
  
• Cómo ahorrar en costos iniciales
  
• Cómo utilizar tus cálculos de costos iniciales para conseguir financiación
  

Costos iniciales comunes de las empresas

Los costos iniciales se ven afectados por el tipo de empresa, el sector, la ubicación y la escala, por lo que los costos de cada startup serán diferentes. Aquí hay un resumen de los tipos de costos iniciales que enfrentan las empresas.

Costos únicos

• Constitución y registro de la empresa: Comisiones asociadas con la elección de una estructura comercial (p. ej., empresa unipersonal, LLC, corporación), la presentación de documentos y la obtención de las licencias y los permisos necesarios.

• Servicios profesionales: Honorarios de abogados, contadores o asesores comerciales.

• Materiales de imagen de marca y marketing: Diseño de logotipos, desarrollo de sitios web, tarjetas de presentación, folletos y cualquier esfuerzo inicial de marketing.

• Equipos y suministros: Computadoras, mobiliario de oficina, maquinaria, herramientas, inventario o materias primas.

• Tecnología: Suscripciones de software, sistema de puntos de venta (POS), herramientas de comunicación o medidas de ciberseguridad.

• Estudios de mercado: Investigación para entender a tus clientes y competidores.

Costos recurrentes

• Alquiler y servicios públicos: Alquiler, luz, agua, gas, internet y servicio telefónico.

• Sueldos y salarios: Salarios, beneficios e impuestos sobre la nómina de los empleados.

• Marketing y publicidad: Publicidad en línea, campañas en redes sociales, creación de contenido o relaciones públicas.

• Seguros: Seguro comercial para protección contra reclamos de responsabilidad civil, daños a la propiedad y lesiones de empleados.

• Impuestos: Impuesto sobre la renta, impuesto sobre las ventas, impuesto sobre la propiedad e impuesto sobre la nómina, según corresponda.

• Pagos de préstamos: Pagar todos los préstamos que se usaron para iniciar la empresa.

• Mantenimiento y reparaciones: Mantenimiento de los equipos, las instalaciones y la tecnología.

• Inventario: El costo de reponer el inventario si vendes productos físicos.

• Honorarios profesionales: Los honorarios regulares de un contador, abogado u otros servicios profesionales.

• Gastos de viaje: Los costos de transporte, alojamiento y comidas.

• Material de oficina: Materiales de oficina como papel, bolígrafos, tinta de impresora y artículos de limpieza.

• Formación y desarrollo: La capacitación de empleados.

Cómo determinar tus costos iniciales

A continuación, te indicamos cómo empezar a planificar tus gastos.

Enumerar y categorizar los gastos

Crea una lista completa de los gastos que podrías tener, desde honorarios legales hasta materiales de oficina. Divide tus gastos en categorías amplias, como honorarios legales y profesionales, marketing y publicidad, tecnología, equipos y materiales, inventario y costos operativos. Luego, categoriza tus gastos en costos únicos (aquellos en los que incurres solo una vez al inicio) y costos recurrentes (gastos regulares como alquiler, servicios públicos y salarios).

Investigar las cantidades estimadas

Realiza la siguiente investigación para estimar el costo de cada gasto esperado.

• Explora recursos en línea como la página web de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (SBA), sitios web específicos del sector y blogs para obtener listas de verificación y guías de costos iniciales.

• Investiga los costos iniciales promedio para empresas similares a la tuya en tu sector y ubicación.

• Busca asesoramiento de contadores, abogados, asesores comerciales o empresarios con experiencia en tu campo.

• Ponte en contacto con vendedores y proveedores para obtener cotizaciones sobre artículos o servicios específicos que necesites. Esto te dará una idea más precisa de tus gastos.

Crear un presupuesto

Organiza tus gastos en una hoja de cálculo y enumera cada artículo, su categoría, si se trata de un gasto único o recurrente y el monto estimado.

• Ten en cuenta qué gastos son necesarios para poner en marcha tu negocio y cuáles pueden posponerse o reducirse.

• Asigna un fondo de contingencia (generalmente entre el 10 y el 20 % de tus costos totales estimados) para cubrir gastos imprevistos.

Revisar y refinar

Revisa tu lista periódicamente y actualízala a medida que recopiles más información o a medida que evolucionen tus planes de negocios. A medida que obtengas estimaciones de costos más precisas, ajusta tu presupuesto en consecuencia.

Cómo ahorrar en costos iniciales

Ahorrar en costos iniciales te ayuda a mantener la salud financiera durante las primeras etapas de tu empresa. Estas son algunas estrategias para reducir gastos.

• Adopta un enfoque ajustado centrándote en los elementos clave que agregan valor directo a tus clientes. Evita gastar de más en funcionalidades, productos o servicios no esenciales desde el principio.

• En lugar de alquilar un espacio de oficina, considera oficinas virtuales o espacios de coworking. Estas opciones pueden reducir los gastos de alquiler y, a menudo, también vienen con más beneficios, como el acceso a salas de conferencias y equipos comerciales.

• En lugar de contratar empleados a tiempo completo para cada función, subcontrata funciones como contabilidad, RR. HH. y TI. Esto puede reducir los costos asociados con los salarios, los beneficios y el espacio de oficina.

• En lugar de comprar muebles y equipos nuevos, elige reacondicionados. Muchas empresas venden sus equipos casi nuevos y de alta calidad a un precio reducido, lo que puede ahorrarte dinero de inmediato.

• Trata de negociar términos o descuentos más favorables con los proveedores y vendedores, especialmente si puedes ofrecer algo a cambio, como pagos puntuales o un contrato a largo plazo.

• Aprovecha el software de código abierto para tareas como el correo electrónico, las aplicaciones ofimáticas, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y la gestión de datos. Muchas empresas de software también ofrecen un nivel gratuito, que puede ser suficiente para tus necesidades en las primeras etapas.

• En lugar de gastar en costosas campañas publicitarias, comienza con estrategias de marketing de bajo costo, como el marketing en redes sociales, el marketing de contenidos y la optimización de motores de búsqueda (SEO). Estos métodos pueden ser muy eficaces y rentables.

• Maneja las tareas internamente si tú o tu equipo tienen las habilidades, como diseñar tu sitio web, manejar los requisitos legales básicos o administrar tus libros.

• Vigila de cerca tus finanzas. Revisa y ajusta periódicamente tus presupuestos en función de los gastos e ingresos reales. Esto puede ayudarte a evitar gastos excesivos e identificar áreas en las que puedes reducir costos.

Cómo utilizar tus cálculos de costos iniciales para conseguir financiación

Calcular cuidadosamente los costos iniciales puede ayudarte a asegurar el financiamiento para tu nueva empresa. Mira cómo.

Crear un plan de negocios

• Crea un plan de negocio completo que integre tus cálculos de costos e incluya explicaciones y justificaciones claras para cada artículo de costo.

• Utiliza los cálculos de costos para desarrollar proyecciones financieras realistas para tu empresa. Estas proyecciones deben incluir estados de resultados, estados de flujo de efectivo y balances que muestren cómo tu empresa generará ingresos y será rentable con el tiempo.

Personalizar el discurso para tu audiencia

Esto es en lo que debes centrarte cuando te presentas ante inversores frente a los prestamistas.

• Inversores: Los inversores están interesados principalmente en el potencial de crecimiento y el retorno de la inversión de tu negocio. Concéntrate en tu propuesta de valor única, mercado objetivo, ventaja competitiva y escalabilidad. Utiliza los cálculos de costos para mostrar cómo tu inversión impulsará el crecimiento y generará rendimientos.

• Prestamistas: Los prestamistas están más preocupados por tu capacidad de pagar el préstamo. Destaca tu solvencia, estabilidad financiera y capacidad para generar un flujo de caja constante. Usa tus cálculos de costos para demostrar que tienes un plan sólido para administrar los gastos y pagar el préstamo a tiempo.

Presentar un caso convincente

• Sé sincero y honesto sobre los costos iniciales y las proyecciones financieras. Evita inflar cifras o hacer promesas poco realistas.

• Explica por qué cada gasto es necesario para el éxito de tu empresa. Demuestra cómo estas inversiones contribuirán a tu crecimiento y rentabilidad.

• Reconoce los posibles riesgos y desafíos que podría enfrentar tu empresa. Demuestra que cuentas con planes de contingencia para mitigar estos riesgos.

• Demuestra tu pasión y dedicación a tu empresa. Demuestra que estás totalmente comprometido con tu éxito y dispuesto a realizar el trabajo duro que sea necesario.

Buscar múltiples opciones de financiación

Estos son los diferentes tipos de opciones de financiación que podrías considerar.

• Inversores ángeles: Los inversores ángeles son personas que invierten su propio dinero en startups a cambio de capital. A menudo están dispuestos a asumir mayores riesgos a cambio de altos rendimientos potenciales.

• Inversores de capital de riesgo: los inversores de capital de riesgo son inversores profesionales que invierten en startups con alto potencial de crecimiento. Por lo general, invierten grandes sumas de dinero y asumen una función activa en la gestión de la empresa.

• Préstamos para pequeñas empresas: Los bancos y otras instituciones financieras ofrecen préstamos para pequeñas empresas. Suelen estar garantizados por una fianza y requieren un buen historial crediticio.

• Subvenciones: Las subvenciones son fondos que no hay que devolver. Las ofrecen agencias gubernamentales u organizaciones privadas para apoyar a sectores o causas específicos.