Los costes iniciales (también llamados costes de lanzamiento o costes de puesta en marcha) son las inversiones y gastos iniciales que debe realizar una nueva empresa antes de que pueda comenzar a operar. Los costes iniciales pueden incluir gastos como honorarios legales, alquiler de espacio de oficina, inventario inicial, marketing y salarios de empleados. Estos costes tienen un gran impacto en la salud financiera inicial de una startup. La estabilidad financiera es especialmente importante en las primeras etapas de una empresa, cuando los ingresos pueden ser bajos o inconsistentes: una encuesta de 2023 reveló que el 38 % de las startups fracasan porque se quedan sin dinero.

Mantener a raya estos costes puede permitir a las startups cubrir operaciones clave como la nómina y los pagos a proveedores, contribuir a manejar el estrés financiero y afectar al atractivo de la startup de cara a los inversores. Los inversores suelen sentirse atraídos por las startups que exhiben una gestión financiera prudente porque aumenta la probabilidad de obtener un retorno de su inversión.

A continuación, explicaremos los costes comunes de puesta en marcha de una empresa, cómo determinar los tuyos, cómo ahorrar en ellos y cómo utilizar tus cálculos de costes de puesta en marcha para obtener financiación.

¿De qué trata este artículo?

• Costes comunes de puesta en marcha de una empresa
  
• Cómo determinar tus costes iniciales
  
• Cómo ahorrar en costes de puesta en marcha
  
• Cómo utilizar los cálculos de costes iniciales para obtener financiación
  

Costes comunes de puesta en marcha de una empresa

Los costes de las startups se ven afectados por el tipo de negocio, el sector, la ubicación y la escala, por lo que los costes de cada startup serán diferentes. Aquí tienes un resumen de los tipos de costes de puesta en marcha a los que se enfrentan las empresas.

Costes puntuales

• Constitución y registro de empresas: Comisiones asociadas a la elección de una estructura empresarial (p. ej., empresa unipersonal, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad anónima), la presentación de documentación y la obtención de las licencias y permisos necesarios.

• Servicios profesionales: Honorarios de abogados, contables o asesores de empresas.

• Materiales de marca y marketing: Diseño de logotipos, desarrollo de sitios web, tarjetas de presentación, folletos y cualquier esfuerzo inicial de marketing.

• Equipos y suministros: Ordenadores, mobiliario de oficina, maquinaria, herramientas, inventario o materias primas.

• Tecnología: Suscripciones de software, sistemas de punto de venta (POS), herramientas de comunicación o medidas de ciberseguridad.

• Estudios de mercado: Investigación para entender a tus clientes y competidores.

Costes recurrentes

• Alquiler y servicios públicos: Alquiler, luz, agua, gas, internet y servicio telefónico.

• Sueldos y salarios: Salarios, prestaciones e impuestos sobre la nómina de los empleados.

• Marketing y publicidad: Publicidad en Internet, campañas en redes sociales, creación de contenido o relaciones públicas.

• Seguros: Seguro comercial para protección contra reclamaciones de responsabilidad civil, daños a la propiedad y lesiones de empleados.

• Impuestos: Impuesto sobre la renta, impuesto sobre las ventas, impuesto sobre la propiedad e impuesto sobre la nómina, según corresponda.

• Pagos de préstamos: Liquidar los préstamos utilizados para poner en marcha el negocio.

• Mantenimiento y reparaciones: Mantenimiento de sus equipos, instalaciones y tecnología.

• Inventario: El coste de reponer el inventario, si vendes productos físicos.

• Honorarios profesionales: Los honorarios establecidos por un contable, abogado u otros servicios profesionales.

• Gastos de viaje: Cualquier coste de transporte, alojamiento y comidas.

• Material de oficina: Materiales de oficina como papel, bolígrafos, tinta de impresora y artículos de limpieza.

• Formación y desarrollo: Cualquier acción formativa de los empleados.

Cómo determinar tus costes iniciales

A continuación te explicamos cómo empezar a planificar tus gastos.

Enumera y clasifica los gastos

Crea una lista completa de los gastos que podrías tener, desde honorarios legales hasta suministros de oficina. Divide tus gastos en categorías amplias, como honorarios legales y profesionales, marketing y publicidad, tecnología, equipos y suministros, inventario y costes operativos. Luego, clasifica tus gastos en costes únicos (aquellos en los que se incurre solo una vez durante la puesta en marcha) y costes recurrentes (gastos continuos como alquiler, servicios públicos y salarios).

Investiga los importes estimados

Realiza la siguiente investigación para calcular el coste de cada gasto previsto.

• Explora recursos en línea como el sitio web de la Administración de Pequeñas Empresas de los Estados Unidos (SBA), sitios web específicos sectoriales y blogs para obtener listas de verificación y guías sobre los costes iniciales.

• Investiga los costes medios iniciales para empresas similares a la tuya en tu sector y ubicación.

• Busca asesoramiento de contables, abogados, asesores comerciales o empresarios con experiencia en tu campo.

• Contacta con vendedores y proveedores para obtener cotizaciones sobre artículos o servicios específicos que necesitas. Esto te dará un panorama más preciso de tus gastos.

Crea un presupuesto

Organiza tus gastos en una hoja de cálculo, enumerando cada artículo, su categoría, si es un coste único o recurrente, así como el importe estimado.

• Ten en cuenta qué gastos son necesarios para poner en marcha tu negocio y cuáles pueden posponerse o reducirse.

• Asigna un fondo de contingencia (por lo general, entre el 10 % y el 20 % de los costes totales estimados) para cubrir gastos inesperados.

Revisa y ajusta

Revisa tu lista periódicamente y actualízala a medida que reúnas más información o a medida que evolucionen tus planes de negocio. A medida que obtengas estimaciones de costes más precisas, ajusta tu presupuesto en consecuencia.

Cómo ahorrar en costes iniciales

Ahorrar en costes iniciales ayuda a mantener la salud financiera durante las primeras etapas de tu negocio. Estas son algunas estrategias para reducir los gastos.

• Adopta un enfoque «lean» (ajustado) centrándote en los elementos clave que añaden valor directo a tus clientes. Al principio, evita gastar de más en funciones, productos o servicios no esenciales.

• En lugar de alquilar un espacio de oficina dedicado, plantéate la opción de oficinas virtuales o espacios de coworking. Estas opciones pueden reducir los gastos de alquiler y, a menudo, también conllevan beneficios adicionales, como el acceso a salas de conferencias y equipos comerciales.

• En lugar de contratar empleados a tiempo completo para cada puesto, subcontrata funciones como la contabilidad, los recursos humanos y los servicios informáticos. Esto puede reducir los costes asociados con los salarios, las prestaciones y el espacio de oficina.

• En lugar de comprar mobiliario nuevo, elige muebles y equipos de oficina renovados. Muchas empresas venden sus equipos casi nuevos y de alta calidad a un precio reducido, lo que de entrada puede ahorrarte dinero.

• Trata de negociar términos o descuentos más favorables de los proveedores y vendedores, especialmente si puedes ofrecer algo a cambio, como pagos puntuales o un contrato a largo plazo.

• Aprovecha el software de código abierto para tareas como el correo electrónico, las aplicaciones de oficina, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y la gestión de datos. Muchas empresas de software también ofrecen un nivel gratuito, que puede ser suficiente para tus necesidades en las primeras etapas.

• En lugar de gastar en costosas campañas publicitarias, comienza con estrategias de marketing de bajo coste, como el marketing en redes sociales, el marketing de contenidos y la optimización de motores de búsqueda (SEO). Estos métodos pueden ser muy eficaces y rentables.

• Maneja las tareas a nivel interno si tú o tu equipo tenéis las habilidades, como diseñar tu sitio web, manejar los requisitos legales básicos o administrar tu contabilidad.

• Vigila de cerca tus finanzas. Revisa y ajusta periódicamente tus presupuestos en función de los gastos e ingresos reales. Esto puede ayudarte a evitar gastos excesivos y, además, podrás identificar áreas en las que puedes reducir costes.

Cómo utilizar tus cálculos del coste de puesta en marcha para obtener financiación

Calcular cuidadosamente los costes iniciales puede ayudarte a asegurar la financiación para tu nueva empresa. A continuación, te explicamos cómo hacerlo.

Crea un plan de negocios

• Crea un plan de negocios integral, integrando tus cálculos de costes e incluyendo explicaciones y justificaciones claras para cada partida de gastos.

• Utiliza tus cálculos de costes para desarrollar proyecciones financieras realistas para tu negocio. Estas proyecciones deben incluir estados de resultados, estados de flujo de efectivo y balances que indiquen cómo tu empresa generará ingresos y será rentable con el tiempo.

Personaliza tu discurso para tu público objetivo

Esto es en lo que deberías centrarte cuando hagas la presentación ante inversores en comparación con las entidades de crédito.

• Inversores: Los inversores están interesados principalmente en el potencial de crecimiento y el retorno de la inversión de su negocio. Concéntrate en tu propuesta de valor única, en tu mercado objetivo, en tu ventaja competitiva y en tu escalabilidad. Utiliza tus cálculos de costes para demostrarles de qué manera su inversión impulsará tu crecimiento y generará buenas rentabilidades.

• Entidades de crédito: Las entidades de crédito están más preocupadas por tu capacidad para devolver el préstamo. Pon énfasis en tu solvencia, estabilidad financiera y capacidad para generar un flujo de efectivo constante. Usa tus cálculos de costes para demostrar que tienes un plan sólido para administrar los gastos y pagar el préstamo a tiempo.

Presenta un caso convincente

• Transmite sinceridad y honestidad cuando hables de los costes iniciales y las proyecciones financieras. Evita inflar números o hacer promesas poco realistas.

• Explica por qué cada gasto es necesario para el éxito de tu negocio. Demuestra cómo estas inversiones contribuirán a tu crecimiento y tu rentabilidad.

• Reconoce los riesgos y dificultades potenciales a los que podría hacer frente tu empresa. Demuestra que cuentas con planes de contingencia para mitigar estos riesgos.

• Demuestra tu pasión y dedicación a tu negocio. Demuestra que estás totalmente comprometido con su éxito y dispuesto a trabajar con la máxima dedicación.

Busca varias opciones de financiación

Estos son los diferentes tipos de opciones de financiación que podrías plantearte.

• Inversores «ángeles de empresas»: Los «inversores ángeles» son personas que invierten su propio dinero en startups a cambio de capital. A menudo están dispuestos a asumir mayores riesgos a cambio de una rentabilidad potencialmente mayor.

• Inversores de capital de riesgo: Los inversores de capital de riesgo son inversores profesionales que invierten en startups con potencial de alto crecimiento. Por lo general, invierten grandes sumas de dinero y asumen un papel activo en la gestión de la empresa.

• Préstamos para pequeñas empresas: Los préstamos para pequeñas empresas son ofrecidos por bancos y otras entidades financieras. Por lo general, están respaldados por una garantía y requieren un buen historial crediticio.

• Subvenciones: Las subvenciones son fondos que no necesitan ser reembolsados. Son ofrecidos por la administración pública o por organizaciones privadas para respaldar industrias o causas específicas.