เนื่องจากการปฏิรูปใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะมีผลบังคับใช้เร็วๆ นี้ ธุรกิจบางแห่งจึงกำลังพิจารณาที่จะเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินของตน ในบทความนี้ เราจะอภิปรายว่าเพราะเหตุใดธุรกิจจึงอาจต้องการเปลี่ยนระบบ ช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนระบบ และขั้นตอนสำคัญในการเปลี่ยนระบบให้ประสบความสำเร็จ

ประเด็นสำคัญ

• การเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินเป็นทั้งกลยุทธ์ทางธุรกิจและการตอบสนองเชิงปฏิบัติต่อการปฏิรูปใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ โดยจะต้องมีระบบที่ปฏิบัติตามข้อกำหนด เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบที่ได้มาตรฐาน และสื่อสารกับแพลตฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ (PA) หรือ Chorus Pro
  
• ช่วงเวลาบางช่วงจะดีกว่าช่วงเวลาอื่นๆ ในการเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินตัวใหม่ ซึ่งได้แก่รอบธุรกิจที่ชะลอตัวและการเริ่มต้นปีบัญชี จุดประสงค์ก็เพื่อลดผลกระทบของการเปลี่ยนระบบที่จะสร้างปัญหาให้กับธุรกิจ
  
• การเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินจำเป็นต้องวางแผนอย่างพิถีพิถัน ธุรกิจต่างๆ ต้องสร้างลำดับเวลาสำหรับการเปลี่ยนระบบที่แม่นยำ เลือกแพลตฟอร์มทดแทน เตรียมความพร้อมที่จะส่งออกบันทึกการเรียกเก็บเงินดั้งเดิม และฝึกอบรมผู้ใช้เกี่ยวกับโปรแกรมใหม่
  

ทำไมธุรกิจถึงเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงิน

ธุรกิจอาจเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินด้วยเหตุปัจจัยภายใน เช่น การขาดประสิทธิภาพ หรือปัจจัยภายนอก เช่น การเปลี่ยนแปลงทางกฎหมาย

การย้ายไปยังเครื่องมืออื่นเปิดโอกาสให้ธุรกิจได้ปรับปรุงขั้นตอนของใบแจ้งหนี้และการทำงานในแต่ละวันของทีม ระบบใหม่อาจมอบฟีเจอร์ที่มีประสิทธิภาพและล้ำสมัยซึ่งซอฟต์แวร์ปัจจุบันขาดไป ปรับปรุงขั้นตอนให้ทันสมัย และมอบอินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายและใช้งานง่ายกว่า นอกจากนี้ ธุรกิจยังอาจเปลี่ยนซอฟต์แวร์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานด้วย

บางครั้ง การเปลี่ยนซอฟต์แวร์กลายเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อมีการขยายการดำเนินงาน ธุรกิจที่เข้าสู่ตลาดอื่นๆ เพิ่มขึ้น การขยายฐานลูกค้า หรือการเพิ่มผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ๆ มักจะพบว่าปริมาณใบแจ้งหนี้เพิ่มขึ้น ธุรกิจเหล่านั้นอาจเลือกย้ายไปใช้ระบบอื่นเพื่อสร้างความมั่นใจถึงความต่อเนื่อง

อีกเหตุผลหนึ่งที่จะเปลี่ยนระบบคือการปฏิรูปใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ นับตั้งแต่วันที่ 1 กันยายน 2026 ธุรกิจในฝรั่งเศสที่อยู่ภายใต้การเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) จะต้องสามารถรับใบแจ้งหนี้แบบ B2B ได้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ กฎหมายบังคับใช้ข้อกำหนดใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างค่อยเป็นค่อยไป เริ่มตั้งแต่วันที่ 1 กันยายนสำหรับองค์กรขนาดใหญ่และขนาดกลาง และวันที่ 1 กันยายน 2027 สำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) และวิสาหกิจขนาดเล็กมาก

ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินต้องออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบมาตรฐาน รวมถึง Factur-X, Universal Business Language (UBL) และ Cross Industry Invoice (CII) นอกจากนี้ ยังจำเป็นต้องเชื่อมต่อกับ PA ซึ่งก่อนหน้านี้เรียกว่าแพลตฟอร์มแปลงข้อมูลเป็นรูปแบบดิจิทัลของพาร์ทเนอร์ (PDP) หรือ Chorus Pro ที่ส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินคือช่วงเวลาใด

ช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินคือในช่วงเวลาที่เงียบเหงาและการเริ่มต้นปีบัญชี ซึ่งช่วยให้ธุรกิจมีปัญหาน้อยที่สุด และยังเปิดโอกาสให้มีเวลามากพอในการแก้ไขปัญหาต่างๆ ธุรกิจตามฤดูกาลต้องเปลี่ยนระบบในช่วงนอกฤดูกาลท่องเที่ยว

ธุรกิจที่มีกิจกรรมสม่ำเสมอตลอดทั้งปีต้องเปลี่ยนซอฟต์แวร์ในช่วงเริ่มต้นปีบัญชี เพื่อที่จะจัดเก็บใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจากรอบการทำบัญชีเดียวกันไว้ในระบบเดียวกัน จึงช่วยให้การทำบัญชีเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น

ไม่ว่าธุรกิจจะเปลี่ยนระบบในช่วงเวลาที่เงียบเหงากว่าหรือในช่วงเริ่มต้นปีบัญชี กระบวนการนี้ก็อาจใช้เวลานาน ยุ่งยาก และเกี่ยวข้องกับหลายๆ ทีม ธุรกิจต่างๆ จะต้องวางแผนการเปลี่ยนแปลงล่วงหน้าและปฏิบัติตามลำดับเวลาที่แม่นยำ นักบัญชีสามารถให้คำแนะนำได้ ทีมบริการลูกค้าของซอฟต์แวร์หรือนักพัฒนาที่มีประสบการณ์สามารถช่วยสร้างความมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจะถูกถ่ายโอนอย่างปลอดภัยและประสบความสำเร็จ

ธุรกิจจะเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินอย่างไร

การเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินประกอบด้วยหลายขั้นตอนที่สำคัญ เริ่มจากการวางแผนในเบื้องต้นจนถึงการเปิดตัว

การวางแผน

อย่างแรกสุด ให้พิจารณาความต้องการของธุรกิจและกำหนดงบประมาณ ธุรกิจต้องการซอฟต์แวร์ในฐานะบริการ (SaaS) ใช่หรือไม่ จะมีผู้ใช้จำนวนกี่ราย พิจารณาขนาดของธุรกิจและความต้องการเฉพาะของอุตสาหกรรม สร้างลำดับเวลาสำหรับการเปิดตัวระบบ

การเลือกซอฟต์แวร์

จัดทำการศึกษาวิจัยตลาดอย่างละเอียดและประเมินตัวเลือกต่างๆ ที่ตรงกับความต้องการของธุรกิจ เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายกับฟีเจอร์และประเมินลูกค้า ตลอดจนถึงการสนับสนุนด้านเทคนิคที่มีให้ เลือกระบบที่เข้ากันได้กับเครื่องมือที่มีอยู่ (รวมถึงซอฟต์แวร์ทำบัญชี) และปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ด้านภาษี

หากเป็นไปได้ ให้ทดสอบซอฟต์แวร์ใหม่ก่อนที่จะตัดสินใจใช้ ส่งใบแจ้งหนี้และหนังสือติดตามทวงถามให้ชำระหนี้ทดสอบ ประเมินตัวเลือกการรายงานและเครื่องมือติดตามใบแจ้งหนี้ รวมทั้งทดสอบการแลกเปลี่ยนกับ PA วิธีการนี้จะช่วยชี้แนะการตัดสินใจและสร้างความมั่นใจว่าแพลตฟอร์มมีความน่าเชื่อถือ

Stripe Billing เป็นระบบการรับชำระเงินสำหรับการจัดการรอบการเรียกเก็บเงินตั้งแต่ต้นจนจบ โดยจะรับมือกับการสมัครใช้บริการในแบบดั้งเดิมและการเรียกเก็บเงินตามการใช้งาน อีกทั้งยังเก็บรวบรวมการชำระเงินโดยอัตโนมัติอีกด้วย Billit ซึ่งเป็นแอพพาร์ทเนอร์และ PA ที่ลงทะเบียนกับรัฐบาลฝรั่งเศส ให้ธุรกิจต่างๆ สามารถส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้โดยตรงจาก Stripe อย่างปลอดภัยและไม่ต้องเขียนโค้ดแม้แต่บรรทัดเดียว Billit พร้อมให้บริการจาก Stripe App Marketplace.

การเตรียมข้อมูล

ตรวจสอบให้มั่นใจว่าซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินปัจจุบันของคุณสามารถส่งออกข้อมูลได้ ฟีเจอร์นี้จะจัดเรียงข้อมูลไว้ในไฟล์ดิจิทัล เพื่อเก็บรักษารายละเอียดต่างๆ ไว้ เช่น รายชื่อลูกค้าและซัพพลายเออร์ ประวัติใบแจ้งหนี้และใบเสนอราคา อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่บังคับใช้ วิธีการชำระเงินที่ต้องการ และวันที่ครบกำหนด

การเปิดตัว

กำหนดค่าซอฟต์แวร์ใหม่และนำเข้าข้อมูลจากระบบเดิม ฝึกอบรมทีมต่างๆ ถึงวิธีใช้แพลตฟอร์ม ให้เวลาทีมปรับตัว

Stripe Billing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Billing ช่วยให้คุณเรียกเก็บเงินและบริหารจัดการลูกค้าได้ตามที่คุณต้องการ ตั้งแต่การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าง่ายๆ ไปจนถึงการเรียกเก็บเงินตามการใช้งานและสัญญาที่ตกลงกันทางการขาย เริ่มรับการชำระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าจากทั่วโลกได้ภายในไม่กี่นาที โดยไม่ต้องเขียนโค้ด หรือใช้วิธีสร้างการผสานการทำงานแบบกำหนดเองโดยใช้ API

Stripe Billing สามารถช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้

• เสนอค่าบริการที่ยืดหยุ่น: ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้เร็วขึ้นด้วยโมเดลการตั้งราคาที่ยืดหยุ่น ซึ่งรวมถึงการคิดค่าบริการตามการใช้งาน แบ่งระดับ ค่าธรรมเนียมคงที่บวกการใช้งานเกิน และอีกมากมาย ระบบยังรองรับการใช้คูปอง การทดลองใช้ฟรี การแบ่งชำระตามสัดส่วน และส่วนเสริมที่ติดตั้งมาในตัว

• ขยายไปทั่วโลก: เพิ่มอัตราการเปลี่ยนเป็นผู้ใช้แบบชำระเงินด้วยการเสนอวิธีการชำระเงินที่ลูกค้าต้องการ นอกจากนี้ Stripe ยังรองรับวิธีการชำระเงินในแต่ละประเทศมากกว่า 125 วิธีและกว่า 130 สกุลเงิน

• เพิ่มรายรับและลดอัตราการเลิกใช้บริการ: เพิ่มการเก็บรายรับและลดการเลิกใช้บริการโดยไม่สมัครใจด้วย Smart Retries และระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการกู้คืน เครื่องมือการกู้คืนของ Stripe ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถกู้คืนรายได้กว่า 8.2 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2025

• เพิ่มประสิทธิภาพ: ใช้เครื่องมือภาษีแบบโมดูลาร์ รายงานรายได้ และเครื่องมือข้อมูลของ Stripe เพื่อรวมระบบรายรับหลายระบบให้เป็นหนึ่งเดียว พร้อมผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่นได้อย่างง่ายดาย

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Billing หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงิน