Dado que la reforma de la facturación electrónica entrará en vigor pronto, algunas empresas están pensando en cambiar su software de facturación. En este artículo, explicamos por qué a una empresa podría interesarle cambiar de sistema, cuáles son los mejores momentos para hacerlo y los pasos clave para que la transición sea un éxito.

De un vistazo

• Cambiar de software de facturación es tanto una estrategia empresarial como una respuesta práctica a la reforma de la facturación electrónica. Es necesario disponer de sistemas conformes para generar facturas electrónicas en formatos estandarizados y comunicarse con plataformas autorizadas (PA) o con Chorus Pro.
  
• Hay períodos que son mejores que otros para migrar a un nuevo software de facturación, como los ciclos de actividad más lentos y el inicio del ejercicio fiscal. El objetivo es reducir los efectos perjudiciales del cambio para la empresa.
  
• Para cambiar de software de facturación, es necesario planificarse de manera meticulosa. Las empresas deben establecer una línea temporal precisa para el cambio, elegir una plataforma de sustitución, prepararse para exportar los registros de facturación anteriores y formar a los usuarios sobre el nuevo programa.
  

¿Por qué las empresas cambian de software de facturación?

Las empresas pueden cambiar de software de facturación por factores internos, como la ineficiencia, o por factores externos, como un cambio legislativo.

Migrar a una herramienta diferente ofrece a las empresas la oportunidad de mejorar los procesos de facturación y el trabajo diario de sus equipos. Un sistema de sustitución podría ofrecer funciones eficaces e innovadoras de las que carece el software actual, modernizar los procesos y proporcionar una interfaz más sencilla e intuitiva. Las empresas también pueden cambiar de software para mejorar la eficiencia operativa.

A veces, un cambio de software resulta necesario a medida que las operaciones se expanden. Las empresas que entran en mercados adicionales, amplían su base de clientes o añaden nuevos productos y servicios suelen ver cómo aumenta su volumen de facturas. Por ello, pueden decidir cambiar a otro sistema para garantizar la continuidad.

Otro motivo para cambiar de sistema es la reforma de la facturación electrónica. A partir del 1 de septiembre de 2026, las empresas francesas sujetas al impuesto sobre el valor añadido (IVA) deberán poder recibir facturas B2B por vía electrónica. La ley aplica el requisito de facturación electrónica de forma gradual: a partir del 1 de septiembre para las grandes y medianas empresas, y del 1 de septiembre de 2027 para las pequeñas y medianas empresas (pymes) y las microempresas.

El software de facturación debe emitir las facturas en formatos estandarizados, como Factur-X, Universal Business Language (UBL) y Cross Industry Invoice (CII). También debe estar conectado con las plataformas de administración (PA), antes denominadas plataformas de desmaterialización de socios (PDP), o Chorus Pro, que transmite facturas electrónicas.

¿Cuándo es el mejor momento para cambiar de software de facturación?

El momento ideal para cambiar de software de facturación es durante los períodos de menor actividad o al principio del ejercicio fiscal. Esto ayuda a minimizar las interrupciones. También ofrece tiempo suficiente para resolver cualquier problema. Las empresas estacionales deben hacer el cambio durante la temporada de menor actividad.

Las empresas con una actividad estable durante todo el año deben cambiar de software al comienzo del ejercicio fiscal. De este modo, todas las facturas del mismo período contable se almacenan en el mismo sistema, lo que facilita la contabilidad.

Tanto si una empresa cambia de sistema en un período de menor actividad como si lo hace a principios del ejercicio fiscal, el proceso puede ser largo, complicado y requerir la participación de varios equipos. Las empresas deben planificar la transición con antelación y seguir una línea temporal precisa. Un contable puede ofrecer asesoramiento. El equipo de atención al cliente del software o un desarrollador con experiencia pueden ayudar a garantizar que los datos confidenciales se transfieran de forma segura y correcta.

¿Cómo cambian de software de facturación las empresas?

Cambiar de software de facturación implica varios pasos importantes, desde la planificación inicial hasta el lanzamiento:

Planificación

En primer lugar, identifica las necesidades de la empresa y determina su presupuesto. ¿La empresa quiere un software como servicio (SaaS)? ¿Cuántos usuarios habrá? Ten en cuenta el tamaño de la empresa y las necesidades específicas de su sector. Establece una línea temporal para el lanzamiento del sistema.

Elegir un software

Lleva a cabo un estudio de mercado exhaustivo y evalúa las opciones que se adapten a las necesidades de la empresa. Compara los costes y las funciones, y valora la asistencia técnica y al cliente que ofrecen. Elige un sistema que sea compatible con las herramientas que ya tienes (incluido el software de contabilidad) y que cumpla la normativa fiscal.

A ser posible, prueba el nuevo software antes de comprometerte. Envía facturas de prueba y cartas de reclamación del pago, evalúa las opciones de creación de informes y las herramientas de seguimiento de facturas, y prueba los intercambios con las PA. Esto te ayudará a orientar la decisión y a garantizar que la plataforma sea fiable.

Stripe Billing es una infraestructura de pagos para gestionar los ciclos de facturación de principio a fin. Gestiona las suscripciones convencionales y la facturación basada en el consumo, y cobra los pagos automáticamente. Su aplicación asociada, Billit, una PA registrada en el Gobierno francés, permite a las empresas enviar facturas electrónicas directamente desde Stripe de forma segura y sin tener que programar una sola línea de código. Billit está disponible en el Stripe App Marketplace.

Preparación de los datos

Verifica que tu software de facturación actual pueda exportar los datos. Esta función recopila información en archivos digitales, preservando datos como las listas de clientes y proveedores, los historiales de facturas y presupuestos, los tipos de IVA aplicados, los métodos de pago preferidos y las fechas de vencimiento.

Lanzamiento

Configura el nuevo software e importa los datos del sistema anterior. Forma a los equipos sobre cómo utilizar la plataforma y dales tiempo para adaptarse.

Cómo puede ayudarte Stripe Billing

Stripe Billing te permite facturar y gestionar clientes como quieras, desde facturación recurrente simple hasta facturación basada en el consumo y contratos negociados de ventas. Empieza a aceptar pagos recurrentes internacionales en cuestión de minutos, sin programación requerida, o crea una integración personalizada usando la API.

Esto es lo que puedes conseguir con Stripe Billing:

• ** Ofrecer tarifas flexibles:** responde a las necesidades de tus usuarios más rápido con modelos de tarifas flexibles, como las tarifas por uso, por niveles, tarifas planas con cargos por consumo adicional, etc. Además, es compatible con cupones, pruebas gratuitas, prorratas y extensiones de forma nativa.

• Expandirte internacionalmente: aumenta la conversión ofreciendo los métodos de pago preferidos por tus clientes. Stripe acepta más de 125 métodos de pago locales y más de 130 divisas.

• Aumenta los ingresos y reduce la rotación de clientes: mejora la captura de ingresos y reduce la rotación de clientes involuntaria con las automatizaciones de los flujos de trabajo de recuperación y Smart Retries. Las herramientas de recuperación de Stripe ayudaron a los usuarios a recuperar más de 8200 millones de USD en ingresos en 2025.

• Aumentar la eficiencia: centraliza la gestión fiscal, los informes de ingresos y el análisis de los datos de Stripe en una sola plataforma con nuestras herramientas modulares. Además, podrás integrar fácilmente otro software de terceros.

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Preguntas frecuentes sobre el cambio de software de facturación