Gezien de hervorming van elektronische facturatie die binnenkort van kracht wordt, overwegen sommige ondernemingen over te stappen op andere facturatiesoftware. In dit artikel bespreken we waarom een onderneming mogelijk van systeem wil veranderen, wat de beste momenten zijn om dit te doen en wat de belangrijkste stappen zijn voor een succesvolle overgang.

Kernpunten

• Overstappen op andere facturatiesoftware is zowel een bedrijfsstrategie als een praktische reactie op de hervorming van elektronische facturatie. Compliante systemen zijn vereist om elektronische facturen in gestandaardiseerde indelingen te genereren en te communiceren met goedgekeurde platforms (PA's) of Chorus Pro.
  
• Sommige periodes zijn beter geschikt voor migratie naar nieuwe facturatiesoftware dan andere, waaronder trage bedrijfscycli en de start van het boekhoudjaar. Het doel is om de verstorende effecten van de overstap op de onderneming te beperken.
  
• Overstappen op andere facturatiesoftware vereist een nauwgezette planning. Ondernemingen moeten een nauwkeurige tijdlijn voor de overgang opstellen, een vervangend platform kiezen, zich voorbereiden op het exporteren van oude facturatiegegevens en gebruikers trainen in het nieuwe programma.
  

Waarom stappen ondernemingen over op andere facturatiesoftware?

Ondernemingen stappen mogelijk over op andere facturatiesoftware vanwege interne factoren, zoals inefficiëntie, of externe factoren, zoals een wetswijziging.

De migratie naar een andere tool geeft ondernemingen de kans om facturatieprocessen en het dagelijkse werk van hun teams te verbeteren. Een vervangend systeem biedt mogelijk efficiënte, innovatieve kenmerken die huidige software mist, moderniseert processen en biedt een eenvoudigere, intuïtievere interface. Ondernemingen stappen mogelijk ook over op andere software om de operationele efficiëntie te verbeteren.

Soms wordt een verandering van software noodzakelijk naarmate de bedrijfsactiviteiten zich uitbreiden. Ondernemingen die nieuwe markten betreden, hun klantenbestand uitbreiden of nieuwe producten en diensten toevoegen, zien hun factuurvolumes vaak toenemen. Ze kiezen er mogelijk voor om over te stappen op een ander systeem om de continuïteit te waarborgen.

Een andere reden om van systeem te veranderen is de hervorming van elektronische facturatie. Vanaf 1 september 2026 moeten Franse ondernemingen die btw betalen elektronische b2b-facturen kunnen ontvangen. De wet past de eis voor elektronische facturatie stapsgewijs toe: vanaf 1 september voor grote en middelgrote ondernemingen en vanaf 1 september 2027 voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) en zeer kleine ondernemingen.

Facturatiesoftware moet facturen in gestandaardiseerde indelingen uitschrijven, waaronder Factur-X, Universal Business Language (UBL) en Cross Industry Invoice (CII). De software moet ook kunnen koppelen met PA's, voorheen partnerrdematerialisatieplatforms (PDP's) genoemd, of met Chorus Pro, dat elektronische facturen verzendt.

Wat is het beste moment om over te stappen op andere facturatiesoftware?

De ideale momenten om over te stappen op andere facturatiesoftware zijn tijdens rustigere periodes en aan het begin van het boekhoudjaar. Dit helpt om verstoringen te minimaliseren. Het biedt ook voldoende tijd om eventuele problemen op te lossen. Seizoensgebonden ondernemingen moeten overstappen tijdens het laagseizoen.

Ondernemingen met het hele jaar door gestage activiteiten moeten hun software aan het begin van het boekhoudjaar wijzigen. Op die manier worden alle facturen uit dezelfde boekhoudperiode in hetzelfde systeem opgeslagen, wat de boekhouding eenvoudiger maakt.

Of een onderneming nu van systeem verandert in een rustigere periode of aan het begin van het boekhoudjaar, het proces kan lang en lastig zijn en meerdere teams omvatten. Ondernemingen moeten de overgang vooraf plannen en een nauwkeurige tijdlijn volgen. Een accountant kan advies geven. De klantenservice van de software of een ervaren developer kan helpen ervoor te zorgen dat gevoelige gegevens succesvol en veilig worden overgedragen.

Hoe stappen ondernemingen over op andere facturatiesoftware?

Overstappen op andere facturatiesoftware omvat verschillende belangrijke stappen, van de eerste planning tot de livegang:

Planning

Inventariseer eerst de behoeften van de onderneming en bepaal het budget. Wil de onderneming software-as-a-service (SaaS)? Hoeveel gebruikers zullen er zijn? Houd rekening met de grootte van de onderneming en de unieke behoeften van de branche. Stel een tijdlijn op voor de lancering van het systeem.

Software kiezen

Voer een grondige marktstudie uit en evalueer de opties die aan de behoeften van de onderneming voldoen. Vergelijk kosten en kenmerken en evalueer de geboden klanten- en technische support. Kies een systeem dat compatibel is met bestaande tools (inclusief boekhoudsoftware) en compliant is met de belastingregels.

Test de nieuwe software indien mogelijk voordat je je vastlegt. Verzend testfacturen en incassobrieven, evalueer de rapportageopties en tools voor het volgen van facturen en test het dataverkeer met de PA's. Dit helpt bij het nemen van een beslissing en zorgt ervoor dat het platform betrouwbaar is.

Stripe Billing is een betaalinfrastructuur voor het beheren van de hele facturatiecyclus. Het verwerkt traditionele abonnementen en facturatie naar gebruik en int betalingen automatisch. De partnerapp, Billit, een PA die geregistreerd staat bij de Franse overheid, stelt ondernemingen in staat om rechtstreeks vanuit Stripe veilig elektronische facturen te verzenden zonder dat ze hiervoor één regel code hoeven te schrijven. Billit is beschikbaar in de Stripe App Marketplace.

Gegevens voorbereiden

Controleer of de huidige facturatiesoftware gegevens kan exporteren. Dit kenmerk verzamelt informatie in digitale bestanden, waarbij details zoals klanten- en leverancierslijsten, factuur- en offertegeschiedenissen, toegepaste btw-tarieven, favoriete betaalmethoden en vervaldatums behouden blijven.

Lanceren

Configureer de nieuwe software en importeer de gegevens uit het vorige systeem. Train teams in het gebruik van het platform. Geef ze de tijd om zich aan te passen.

Hoe Stripe Billing je kan helpen

Met Stripe Billing kun je klanten factureren en beheren zoals jij dat wilt, van eenvoudige terugkerende facturatie tot facturatie naar gebruik en contracten die tijdens de verkoop zijn onderhandeld. Begin binnen enkele minuten met het ontvangen van terugkerende betalingen wereldwijd, zonder dat je daarvoor code nodig hebt, of bouw een aangepaste integratie met behulp van de API.

Stripe Billing kan je helpen met het volgende:

• Flexibele prijzen aanbieden: reageer sneller op de vraag van gebruikers met flexibele prijsmodellen, zoals op basis van gebruik, gelaagd, vast bedrag plus extra kosten, en meer. Ondersteuning voor kortingsbonnen, gratis proefversies, pro rata berekeningen en add-ons is ingebouwd.

• Wereldwijd uitbreiden: verhoog de conversie door de betaalmethoden aan te bieden die klanten het liefst gebruiken. Stripe ondersteunt meer dan 125 lokale betaalmethoden en meer dan 130 valuta's.

• Verhoog inkomsten en verlaag het verloop: Verbeter het vastleggen van inkomsten en verlaag onvrijwillig verloop met Smart Retries en automatiseringen van de herstelworkflow. De hersteltools van Stripe hebben gebruikers geholpen om meer dan $ 8,2 miljard aan inkomsten terug te vorderen in 2025.

• Je efficiëntie verhogen: gebruik de modulaire tools van Stripe voor belastingen, omzetrapportage en gegevens om meerdere omzetsystemen te consolideren tot één systeem. Eenvoudige integratie met software van derden.

Lees meer over Stripe Billing, of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over de overstap op andere facturatiesoftware