Com a reforma do faturamento eletrônico entrando em vigor em breve, algumas empresas estão considerando mudar seu software de faturamento. Neste artigo, discutimos os motivos pelos quais uma empresa pode querer mudar de sistema, os melhores momentos para fazer isso e as principais etapas para uma transição bem-sucedida.

Principais conclusões

• A mudança de software de faturamento é tanto uma estratégia de negócios quanto uma resposta prática à reforma do faturamento eletrônico. Sistemas em conformidade são necessários para gerar faturas eletrônicas em formatos padronizados e se comunicar com plataformas aprovadas (PAs) ou com o Chorus Pro.
  
• Alguns períodos são melhores do que outros para migrar para um novo software de faturamento, incluindo ciclos de negócios lentos e o início do ano fiscal. O objetivo é reduzir os efeitos disruptivos da mudança na empresa.
  
• A mudança do software de faturamento exige um planejamento meticuloso. As empresas devem estabelecer um cronograma preciso para a transição, escolher uma plataforma de substituição, preparar-se para exportar os registros de faturamento legados e treinar os usuários no novo programa.
  

Por que as empresas mudam de software de faturamento?

As empresas podem mudar de software de faturamento devido a fatores internos, como ineficiência, ou fatores externos, como uma mudança na lei.

Migrar para uma ferramenta diferente dá às empresas a chance de melhorar os processos de faturamento e o trabalho diário de suas equipes. Um sistema de substituição pode oferecer recursos eficientes e inovadores que o software atual não possui, modernizar os processos e fornecer uma interface mais simples e intuitiva. As empresas também podem mudar de software para melhorar a eficiência operacional.

Às vezes, uma mudança de software se torna necessária à medida que as operações se expandem. As empresas que entram em mercados adicionais, aumentam sua base de clientes ou adicionam novos produtos e serviços frequentemente veem o volume de faturas aumentar. Elas podem optar por migrar para um sistema diferente para garantir a continuidade.

Outro motivo para mudar de sistema é a reforma do faturamento eletrônico. A partir de 1º de setembro de 2026, as empresas francesas sujeitas ao imposto sobre valor agregado (IVA) devem ser capazes de receber faturas B2B eletronicamente. A lei aplica o requisito de faturamento eletrônico gradualmente: a partir de 1º de setembro para empresas grandes e médias e 1º de setembro de 2027 para pequenas e médias empresas (PMEs) e microempresas.

O software de faturamento deve emitir faturas em formatos padronizados, incluindo Factur-X, Universal Business Language (UBL) e Cross Industry Invoice (CII). Ele também precisa se conectar a PAs, anteriormente chamadas de plataformas de desmaterialização parceiras (PDPs), ou ao Chorus Pro, que transmite faturas eletrônicas.

Quando é a melhor época para mudar o software de faturamento?

As janelas ideais para mudar o software de faturamento são durante os períodos mais calmos e no início do ano fiscal. Isso ajuda a minimizar as interrupções. Também fornece tempo suficiente para resolver quaisquer problemas. As empresas sazonais precisam fazer a mudança durante a baixa temporada.

As empresas com atividade constante durante todo o ano precisam mudar seu software no início do ano fiscal. Dessa forma, todas as faturas do mesmo período contábil são armazenadas no mesmo sistema, facilitando a contabilidade.

Quer uma empresa mude os sistemas em um período mais calmo ou no início do ano fiscal, o processo pode ser longo, complicado e envolver várias equipes. As empresas precisam planejar a transição com antecedência e seguir um cronograma preciso. Um contador pode oferecer conselhos. A equipe de atendimento ao cliente do software ou um desenvolvedor experiente podem ajudar a garantir que dados confidenciais sejam transferidos de forma bem-sucedida e segura.

Como as empresas mudam de software de faturamento?

A mudança de software de faturamento envolve várias etapas importantes, desde o planejamento inicial até o lançamento:

Planejamento

Primeiro, identifique as necessidades da empresa e determine seu orçamento. A empresa quer software como serviço (SaaS)? Quantos usuários haverá? Considere o tamanho da empresa e as necessidades exclusivas do setor. Estabeleça um cronograma para o lançamento do sistema.

Escolha do software

Faça um estudo de mercado completo e avalie as opções que atendem às necessidades da empresa. Compare os custos e recursos e avalie o suporte ao cliente e técnico oferecido. Escolha um sistema que seja compatível com as ferramentas existentes (incluindo software de contabilidade) e esteja em conformidade com as regras fiscais.

Se possível, teste o novo software antes de se comprometer. Envie faturas de teste e cartas de cobrança, avalie as opções de relatórios e ferramentas de rastreamento de faturas e teste as trocas com os PAs. Isso ajudará a orientar a decisão e garantir que a plataforma seja confiável.

O Stripe Billing é uma infraestrutura de pagamento para gerenciar ciclos de faturamento de ponta a ponta. Ele lida com assinaturas tradicionais e cobrança por uso e coleta pagamentos automaticamente. Seu aplicativo parceiro, o Billit, um PA registrado no governo francês, permite que as empresas enviem faturas eletrônicas diretamente da Stripe, com segurança e sem escrever uma única linha de código. O Billit está disponível no Stripe App Marketplace.

Preparação de dados

Verifique se o seu software de faturamento atual pode exportar dados. Esse recurso agrupa informações em arquivos digitais, preservando detalhes como listas de clientes e fornecedores, históricos de faturas e cotações, taxas de IVA aplicadas, formas de pagamento preferenciais e datas de vencimento.

Lançamento

Configure o novo software e importe os dados do sistema anterior. Treine as equipes sobre como usar a plataforma. Dê a elas tempo para se adaptar.

Como o Stripe Billing pode ajudar

O Stripe Billing permite faturar e gerenciar clientes da forma que você quiser, desde cobrança recorrente simples até cobrança por uso e contratos negociados pela equipe de vendas. Comece a aceitar pagamentos recorrentes globalmente em minutos, no-code, ou desenvolva uma integração personalizada usando a API.

O Stripe Billing pode ajudar a:

• Oferecer preços flexíveis: responda mais rapidamente à demanda dos usuários com modelos de preços flexíveis, incluindo cobrança por uso, preços escalonados, tarifa fixa mais cobrança por excedente de uso e muito mais. Há suporte integrado para cupons, testes gratuitos, pro rata e complementos.

• Expandir globalmente: aumente a conversão oferecendo as formas de pagamento preferidas dos clientes. A Stripe aceita mais de 125 formas de pagamento locais e mais de 130 moedas.

• Aumentar a receita e reduzir a perda de clientes: melhore a captura de receita e reduza a perda involuntária de clientes com Smart Retries e automações de fluxos de recuperação. As ferramentas de recuperação da Stripe ajudaram usuários a recuperar mais de US$ 8,2 bilhões em receita em 2025.

• Aumentar a eficiência: use as ferramentas modulares de impostos, relatórios de receita e dados da Stripe para consolidar vários sistemas de receita em um só. Integre facilmente com programas de terceiros.

Saiba mais sobre o Stripe Billing ou comece já.

Perguntas frequentes sobre a mudança de software de faturamento