Visto che a breve entrerà in vigore la riforma della fatturazione elettronica, alcune aziende stanno valutando di cambiare il loro software di fatturazione. In questo articolo, analizzeremo il motivo per cui un'azienda potrebbe voler cambiare sistema, il periodo migliore per farlo e i passaggi chiave per una transizione di successo.

In sintesi

• Cambiare software di fatturazione è sia una strategia di business che una risposta pratica alla riforma della fatturazione elettronica. I sistemi conformi sono necessari per generare fatture elettroniche in formati standardizzati e comunicare con le piattaforme approvate (PA) o Chorus Pro.
  
• Alcuni periodi sono migliori di altri per passare a un nuovo software di fatturazione, compresi i cicli di attività a rilento e l'inizio dell'anno fiscale. L'obiettivo è ridurre gli effetti del passaggio sull'attività.
  
• Il passaggio a un nuovo software di fatturazione richiede una pianificazione meticolosa. Le aziende devono stabilire una cronologia precisa per il passaggio, scegliere una piattaforma sostitutiva, prepararsi a esportare i vecchi record di fatturazione e istruire gli utenti sul nuovo programma.
  

Perché le aziende cambiano software di fatturazione?

Le aziende potrebbero cambiare software di fatturazione a causa di fattori interni, come l'inefficienza, o fattori esterni, come un cambiamento normativo.

La migrazione a uno strumento diverso offre alle aziende la possibilità di migliorare i processi di fatturazione e il lavoro quotidiano dei team. Un sistema sostitutivo potrebbe offrire funzionalità efficienti e innovative che mancano al software attuale, modernizzare i processi e fornire un'interfaccia più semplice e intuitiva. Le aziende potrebbero anche cambiare software per migliorare l'efficienza operativa.

A volte, un cambiamento del software diventa necessario in seguito all'espansione delle attività. Le aziende che entrano in nuovi mercati, aumentano la base clienti o aggiungono nuovi prodotti e servizi spesso registrano un aumento del volume delle fatture. Potrebbero decidere di passare a un sistema diverso per garantire la continuità.

Un altro motivo per cambiare sistema è la riforma della fatturazione elettronica. A partire dal 1° settembre 2026, le aziende francesi soggette all'imposta sul valore aggiunto (IVA) dovranno poter ricevere le fatture business-to-business (B2B) in formato elettronico. La legge applica il requisito della fatturazione elettronica in modo graduale: a partire dal 1° settembre per le grandi e medie imprese e dal 1° settembre 2027 per le piccole e medie imprese (PMI) e le microimprese.

I software di fatturazione devono emettere fatture in formati standardizzati, tra cui Factur-X, Universal Business Language (UBL) e Cross Industry Invoice (CII). Inoltre, devono interfacciarsi con le piattaforme di dematerializzazione (PA), in precedenza chiamate piattaforme di dematerializzazione partner (PDP), o con Chorus Pro, che trasmette le fatture elettroniche.

Qual è il periodo migliore per cambiare software di fatturazione?

Le tempistiche ideali per cambiare software di fatturazione sono i periodi più tranquilli e l'inizio dell'anno fiscale. Questo aiuta a ridurre al minimo le interruzioni e offre abbastanza tempo per risolvere eventuali problemi. Le attività stagionali devono effettuare il passaggio durante la bassa stagione.

Le aziende con un'attività costante tutto l'anno devono cambiare software all'inizio dell'anno fiscale. In questo modo, tutte le fatture dello stesso periodo contabile vengono archiviate nello stesso sistema, facilitando la contabilità.

Che un'azienda cambi sistema in un periodo più tranquillo o all'inizio dell'anno fiscale, il processo può essere lungo, complesso e coinvolgere più team. Le aziende devono pianificare la transizione in anticipo e seguire una cronologia precisa. Un commercialista può offrire consulenza. Il team di assistenza clienti del software o uno sviluppatore esperto possono contribuire a garantire che i dati sensibili vengano trasferiti in modo corretto e sicuro.

Come le aziende cambiano il software di fatturazione

Passare a un nuovo software di fatturazione comporta diversi passaggi importanti, dalla pianificazione iniziale al lancio:

Pianificazione

Innanzitutto, identifica le esigenze dell'attività e definisci il suo budget. L'attività desidera un software-as-a-service (SaaS)? Quanti saranno gli utenti? Tieni conto delle dimensioni dell'attività e delle esigenze specifiche del suo settore. Stabilisci una cronologia per il lancio del sistema.

Scelta del software

Conduci uno studio di mercato approfondito e valuta le opzioni che soddisfano le esigenze dell'attività. Confronta i costi e le funzioni e valuta l'assistenza tecnica e clienti offerta. Scegli un sistema compatibile con gli strumenti esistenti (incluso il software di contabilità) e conforme alle regole sulle imposte.

Se possibile, testa il nuovo software prima di impegnarti. Invia fatture e lettere di sollecito di prova, valuta le opzioni di reportistica e gli strumenti di monitoraggio delle fatture e testa gli scambi con le PA. Questo aiuterà a guidare la decisione e a garantire che la piattaforma sia affidabile.

Stripe Billing è un'infrastruttura di pagamenti per la gestione dei cicli di fatturazione end-to-end. Gestisce gli abbonamenti tradizionali e l'addebito a consumo e riscuote i pagamenti automaticamente. La sua app partner, Billit, una PA registrata presso il governo francese, consente alle attività di inviare fatture elettroniche direttamente da Stripe, in modo sicuro e senza scrivere una sola riga di codice. Billit è disponibile nello Stripe App Marketplace.

Preparazione dei dati

Verifica che il tuo attuale software di fatturazione possa esportare i dati. Questa funzione raccoglie le informazioni in file digitali, preservando dettagli quali elenchi di clienti e fornitori, cronologie di fatture e preventivi, aliquote IVA applicate, metodi di pagamento preferiti e date di scadenza.

Lancio

Configura il nuovo software e importa i dati dal sistema precedente. Forma i team su come utilizzare la piattaforma. Concedi loro il tempo di adattarsi.

In che modo Stripe Billing può esserti d'aiuto

Con Stripe Billing puoi gestire addebiti e clienti come preferisci, dai semplici addebiti ricorrenti a quelli a consumo, fino ai contratti negoziati con il reparto commerciale. Inizia ad accettare pagamenti ricorrenti in tutto il mondo in pochi minuti, senza bisogno di scrivere codice, oppure crea un'integrazione personalizzata usando l'API.

Con Stripe Billing puoi:

• Offrire prezzi flessibili: rispondi più rapidamente alla domanda degli utenti con modelli di prezzo flessibili, tra cui quelli basati sull'utilizzo, a livelli, a tariffa fissa più extra e altro ancora. Il supporto per coupon, prove gratuite, ripartizioni pro rata e componenti aggiuntivi è integrato.

• Espanderti a livello globale: aumenta la conversione offrendo ai clienti i metodi di pagamento che preferiscono. Stripe supporta oltre 125 metodi di pagamento locali e oltre 130 valute.

• Aumento dei ricavi e riduzione del tasso di abbandono: migliora l'acquisizione dei ricavi e riduci il tasso di abbandono involontario con Smart Retries e le automazioni del flusso di lavoro di recupero. Gli strumenti di recupero di Stripe hanno aiutato gli utenti a recuperare oltre 8,2 miliardi di dollari di ricavi nel 2025.

• Aumentare l'efficienza: utilizza gli strumenti modulari di Stripe per la gestione delle imposte, la rendicontazione dei ricavi e la gestione dei dati per riunire insieme più sistemi di ricavo. Questi strumenti si integrano facilmente nei software di terze parti.

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Domande frequenti sul cambio di software di fatturazione