Med tanke på att reformen om elektronisk fakturering snart träder i kraft överväger vissa företag att byta ut sina faktureringsprogram. I den här artikeln diskuterar vi varför ett företag kan vilja byta system, de bästa tidpunkterna att göra det och de viktigaste stegen för en framgångsrik övergång.

Viktiga lärdomar

• Att byta faktureringsprogram är både en affärsstrategi och ett praktiskt svar på reformen om elektronisk fakturering. Kompatibla system krävs för att generera elektroniska fakturor i standardiserade format och kommunicera med godkända plattformar (PA:n) eller Chorus Pro.
  
• Vissa perioder är bättre än andra för att migrera till ett nytt faktureringsprogram, till exempel lugna affärscykler och i början av räkenskapsåret. Målet är att minska de störande effekterna som bytet kan ha på företaget.
  
• Ett byte av faktureringsprogram kräver noggrann planering. Företag måste fastställa en exakt tidslinje för bytet, välja en ersättningsplattform, förbereda export av gamla faktureringsposter och utbilda användare i det nya programmet.
  

Varför byter företag faktureringsprogram?

Företag kan byta faktureringsprogram på grund av interna faktorer, till exempel ineffektivitet, eller externa faktorer, såsom en lagändring.

Att migrera till ett annat verktyg ger företag en chans att förbättra faktureringsprocesserna och sina teams dagliga arbete. Ett ersättningssystem kan erbjuda effektiva, innovativa funktioner som nuvarande programvara saknar, modernisera processer och tillhandahålla ett enklare och mer intuitivt gränssnitt. Företag kan också byta programvara för att förbättra den operativa effektiviteten.

Ibland blir ett programvarubyte nödvändigt när verksamheten expanderar. Företag som går in på nya marknader, ökar sin kundbas eller lägger till nya produkter och tjänster ser ofta en ökning av fakturavolymer. De kan välja att flytta till ett annat system för att säkerställa kontinuitet.

En annan orsak att byta system är reformen om elektronisk fakturering. Från och med 1 september 2026 måste franska företag som omfattas av mervärdesskatt (moms) kunna ta emot elektroniska business-to-business-fakturor (B2B). Lagen tillämpar kravet på elektronisk fakturering gradvis: med start den 1 september för stora och medelstora företag och 1 september 2027 för små och medelstora företag (SME) och mycket små företag.

Faktureringsprogram måste utfärda fakturor i standardiserade format, inklusive Factur-X, Universal Business Language (UBL) och Cross Industry Invoice (CII). Det måste också kunna kommunicera med PA:n – tidigare kallade dematerialiseringsplattformar för partner (PDP:er) – eller Chorus Pro, som överför elektroniska fakturor.

När är det bäst att byta faktureringsprogram?

De perfekta tillfällena att byta faktureringsprogram är under lugnare perioder och i början av räkenskapsåret. Detta bidrar till att minimera störningar. Det ger också tillräckligt med tid att lösa eventuella problem. Säsongsbetonade företag behöver byta under lågsäsongen.

Företag med stabil året runt-verksamhet bör byta programvara i början av räkenskapsåret. På så sätt lagras alla fakturor från samma redovisningsperiod i samma system, vilket underlättar bokföringen.

Oavsett om ett företag byter system under en lugnare period eller i början av räkenskapsåret kan processen vara lång, knepig och involvera flera team. Företag måste planera övergången i förväg och följa en exakt tidslinje. En revisor kan ge råd. Programvarans kundtjänstteam eller en erfaren utvecklare kan hjälpa till att säkerställa att överföringen av känsliga uppgifter sker framgångsrikt och säkert.

Hur byter företag faktureringsprogram?

Att byta faktureringsprogram innefattar flera viktiga steg, från inledande planering till lansering:

Planering

Börja med att identifiera företagets behov och fastställa dess budget. Vill företaget ha en programvara som tjänst (SaaS)? Hur många användare kommer det att finnas? Överväg företagets storlek och branschens unika behov. Fastställ en tidslinje för systemets lansering.

Att välja programvara

Genomför en grundlig marknadsundersökning och utvärdera alternativen som uppfyller företagets behov. Jämför kostnader och funktioner och utvärdera den kundsupport och tekniska support som erbjuds. Välj ett system som är kompatibelt med befintliga verktyg (inklusive bokföringsprogram) och som följer skattereglerna.

Om det är möjligt, testa den nya programvaran innan du bestämmer dig. Skicka testfakturor och dunning-brev, utvärdera rapporteringsalternativ och verktyg för att spåra fakturor samt testa informationsutbyten med PA:na. Detta kommer att underlätta beslutet och säkerställa att plattformen är pålitlig.

Stripe Billing är en betalinfrastruktur för att hantera faktureringscykler från början till slut. Det hanterar traditionella prenumerationer och användningsbaserad fakturering, och drar in betalningar automatiskt. Dess partnerapp Billit, som är en PA registrerad hos den franska staten, låter företag skicka elektroniska fakturor direkt från Stripe på ett säkert sätt och utan att behöva skriva en enda kodrad. Billit är tillgänglig från Stripe App Marketplace.

Förbereda data

Verifiera att ditt nuvarande faktureringsprogram kan exportera data. Denna funktion sammanställer information i digitala filer och bevarar detaljer som kund- och leverantörslistor, historik för fakturor och offerter, tillämpade momssatser, föredragna betalningsmetoder och förfallodatum.

Lansering

Konfigurera den nya programvaran och importera data från det tidigare systemet. Utbilda team i hur man använder plattformen. Ge dem tid att anpassa sig.

Hur Stripe Billing kan hjälpa

Med Stripe Billing kan ni fakturera och hantera kunder hur ni vill – från enkel återkommande fakturering till användningsbaserad fakturering och förhandlade kontrakt. Börja ta emot återkommande betalningar globalt på bara några minuter – ingen kod krävs – eller skapa en anpassad integration med API.

Stripe Billing kan hjälpa dig att:

• Erbjuda flexibla priser: Svara på användarefterfrågan snabbare med flexibla prismodeller, inklusive användningsbaserad, nivåindelad, fast avgift plus extra avgifter med mera. Stöd för kuponger, kostnadsfria provperioder, proportionella fördelningar och tillägg är inbyggt.

• Expandera globalt: Öka konverteringen genom att erbjuda kunderna deras egna föredragna betalningsmetoder. Stripe har stöd för över 125 lokala betalningsmetoder och över 130 valutor.

• Öka intäkter och minska bortfall: Förbättra debitering av intäkter och minska ofrivilligt kundbortfall med Smart Retries och automatiseringar för återvinningsarbetsflöden. Stripes återvinningsverktyg hjälpte användare att återvinna över 8,2 miljarder USD i intäkter under 2025.

• Öka effektiviteten: Använd Stripes modulära skatt, intäktsrapportering och dataverktyg för att kombinera flera intäktssystem i ett. Integrera enkelt med programvara från tredje part.

Läs mer om Stripe Billing, eller börja idag.

Vanliga frågor om att byta faktureringsprogram