Dada la reforma de la facturación electrónica que entrará en vigor pronto, algunas empresas están considerando cambiar su software de facturación. En este artículo, analizamos por qué una empresa podría querer cambiar de sistema, los mejores momentos para hacerlo y los pasos clave para una transición exitosa.

Puntos clave

• Cambiar el software de facturación es tanto una estrategia comercial como una respuesta práctica a la reforma de la facturación electrónica. Se requieren sistemas que cumplan con la normativa para generar facturas electrónicas en formatos estandarizados y comunicarse con plataformas aprobadas (PA) o Chorus Pro.
  
• Algunos períodos son mejores que otros para migrar a un nuevo software de facturación, como los ciclos comerciales lentos y el inicio del año fiscal. El objetivo es reducir los efectos perjudiciales del cambio en la empresa.
  
• Cambiar el software de facturación requiere una planificación meticulosa. Las empresas deben establecer un cronograma preciso para el cambio, elegir una plataforma de reemplazo, prepararse para exportar los registros de facturación anteriores y capacitar a los usuarios en el nuevo programa.
  

¿Por qué las empresas cambian de software de facturación?

Las empresas pueden cambiar de software de facturación debido a factores internos, como ineficiencia, o factores externos, como un cambio en la ley.

Migrar a una herramienta diferente brinda a las empresas la oportunidad de mejorar los procesos de facturación y el trabajo diario de sus equipos. Un sistema de reemplazo puede ofrecer funcionalidades eficientes e innovadoras de las que carece el software actual, modernizar los procesos y proporcionar una interfaz más simple e intuitiva. Las empresas también pueden cambiar de software para mejorar la eficiencia operativa.

A veces, un cambio de software se vuelve necesario a medida que se expanden las operaciones. Las empresas que ingresan a mercados adicionales, aumentan su base de clientes o agregan nuevos productos y servicios a menudo ven un aumento en los volúmenes de facturas. Pueden optar por migrar a un sistema diferente para garantizar la continuidad.

Otra razón para cambiar de sistema es la reforma de la facturación electrónica. A partir del 1 de septiembre de 2026, las empresas francesas sujetas al impuesto al valor agregado (IVA) deben poder recibir facturas B2B (Business to business) electrónicamente. La ley aplica el requisito de facturación electrónica gradualmente: a partir del 1 de septiembre para las empresas grandes y medianas, y a partir del 1 de septiembre de 2027 para las pequeñas y medianas empresas (pymes) y las microempresas.

El software de facturación debe emitir facturas en formatos estandarizados, incluidos Factur-X, Universal Business Language (UBL) y Cross Industry Invoice (CII). También debe interactuar con las PA, anteriormente denominadas plataformas de desmaterialización asociadas (PDP), o Chorus Pro, que transmite facturas electrónicas.

¿Cuándo es el mejor momento para cambiar el software de facturación?

Las ventanas ideales para cambiar el software de facturación son durante los períodos más tranquilos y al comienzo del año fiscal. Esto ayuda a minimizar las interrupciones. También brinda suficiente tiempo para resolver cualquier problema. Las empresas estacionales deben cambiar durante la temporada de poco movimiento.

Las empresas con una actividad constante durante todo el año deben cambiar su software al comienzo del año fiscal. De esa manera, todas las facturas del mismo período contable se almacenan en el mismo sistema, lo que facilita la contabilidad.

Ya sea que una empresa cambie de sistema en un período más tranquilo o al comienzo del año fiscal, el proceso puede ser largo, complicado e involucrar a varios equipos. Las empresas deben planificar la transición con anticipación y seguir un cronograma preciso. Un contador puede ofrecer asesoramiento. El equipo de atención al cliente del software o un desarrollador con experiencia pueden ayudar a garantizar que los datos confidenciales se transfieran de manera exitosa y segura.

¿Cómo cambian de software de facturación las empresas?

Cambiar el software de facturación implica varios pasos importantes, desde la planificación inicial hasta el lanzamiento:

Planificación

En primer lugar, identifica las necesidades de la empresa y determina su presupuesto. ¿La empresa desea software como servicio (SaaS)? ¿Cuántos usuarios habrá? Ten en cuenta el tamaño de la empresa y las necesidades únicas de su sector. Establece un cronograma para el lanzamiento del sistema.

Elegir un software

Realiza un estudio de mercado exhaustivo y evalúa las opciones que satisfagan las necesidades de la empresa. Compara costos y funcionalidades, y evalúa la asistencia al cliente y el soporte técnico que se ofrecen. Elige un sistema que sea compatible con las herramientas existentes (incluido el software de contabilidad) y que cumpla con las normas fiscales.

Si es posible, prueba el nuevo software antes de comprometerte. Envía facturas y cartas de reclamación de pagos de prueba, evalúa las opciones de creación de informes y las herramientas de seguimiento de facturas, y prueba los intercambios con las PA. Esto ayudará a guiar la decisión y garantizar que la plataforma sea confiable.

Stripe Billing es una infraestructura de pagos para gestionar los ciclos de facturación de principio a fin. Gestiona las suscripciones tradicionales y el cobro por consumo, y recauda los pagos automáticamente. Su aplicación asociada, Billit, una PA registrada en el gobierno francés, permite a las empresas enviar facturas electrónicas directamente desde Stripe, de forma segura y sin escribir una sola línea de código. Billit está disponible en Stripe App Marketplace.

Preparar los datos

Verifica que tu software de facturación actual pueda crear datos exportados. Esta funcionalidad recopila información en archivos digitales, preservando detalles como listas de clientes y proveedores, historiales de facturas y presupuestos, tasas de IVA aplicadas, métodos de pago preferidos y fechas de vencimiento.

Lanzamiento

Configura el nuevo software e importa los datos del sistema anterior. Capacita a los equipos sobre cómo usar la plataforma. Dales tiempo para adaptarse.

Cómo puede ayudarte Stripe Billing

Stripe Billing te permite facturar y gestionar a los clientes como quieras, desde la simple facturación recurrente hasta el cobro por consumo y los contratos negociados por ventas. Comienza a aceptar pagos recurrentes en todo el mundo en cuestión de minutos (sin necesidad de programación) o crea una integración personalizada a través de la API.

Stripe Billing puede ayudarte a realizar lo siguiente:

• Ofrecer tarifas flexibles: responde a la demanda de los usuarios más rápido y con modelos de tarifas flexibles, que incluyen consumo establecido por niveles, de comisión fija más excedentes y más. El soporte para cupones, pruebas sin cargo, prorrateos y complementos está incorporado.

• Expandirte a nivel mundial: aumenta la conversión al ofrecer los métodos de pago preferidos de los clientes. Stripe admite más de 125 métodos de pago locales y más de 130 monedas.

• Aumenta los ingresos y reduce el abandono: mejora la captura de ingresos y reduce el abandono involuntario con Smart Retries y las automatizaciones del flujo de trabajo de recuperación. Las herramientas de recuperación de Stripe ayudaron a los usuarios a recuperar más de USD 8200 millones en ingresos en 2025.

• Incrementar la eficiencia: utiliza las herramientas modulares de impuestos, elaboración de informes de ingresos y datos de Stripe para consolidar varios sistemas de ingresos en uno. Se integra fácilmente en software de terceros.

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Preguntas frecuentes sobre el cambio de software de facturación