Angesichts der bald in Kraft tretenden Reform zur elektronischen Rechnungsstellung erwägen einige Unternehmen einen Wechsel ihrer Billing-Software. In diesem Artikel erörtern wir, warum ein Unternehmen das System wechseln möchte, welche Zeiten dafür am besten geeignet sind und welche Hauptschritte für einen erfolgreichen Wechsel erforderlich sind.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Wechsel der Billing-Software ist sowohl eine Geschäftsstrategie als auch eine praktische Reaktion auf die Reform zur elektronischen Rechnungsstellung. Richtlinienkonforme Systeme müssen elektronische Rechnungen in standardisierten Formaten erstellen und mit genehmigten Plattformen oder Chorus Pro kommunizieren.
  
• Einige Zeiträume eignen sich besser für die Migration auf eine neue Billing-Software als andere, darunter langsame Konjunkturzyklen und der Beginn des Geschäftsjahres. Das Ziel besteht darin, die störenden Auswirkungen eines Wechsels auf das Geschäft zu verringern.
  
• Ein Wechsel der Billing-Software erfordert eine sorgfältige Planung. Unternehmen müssen einen genauen Zeitplan für die Umstellung aufstellen, eine Ersatzplattform auswählen, sich auf den Export alter Rechnungsaufzeichnungen vorbereiten und die Nutzerinnen und Nutzer in dem neuen Programm schulen.
  

Warum wechseln Unternehmen die Billing-Software?

Unternehmen wechseln die Billing-Software möglicherweise aufgrund interner Faktoren, wie beispielsweise Ineffizienz, oder externer Faktoren, wie einer Gesetzesänderung.

Die Migration zu einem anderen Tool bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Rechnungsprozesse und die tägliche Arbeit ihrer Teams zu verbessern. Ein Ersatzsystem bietet möglicherweise effiziente, innovative Funktionen, die der aktuellen Software fehlen, modernisiert Prozesse und bietet eine einfachere, intuitivere Benutzeroberfläche. Unternehmen wechseln möglicherweise auch die Software, um die betriebliche Effizienz zu verbessern.

Manchmal wird ein Softwarewechsel notwendig, wenn der Betrieb expandiert. Bei Unternehmen, die in zusätzliche Märkte eintreten, ihren Kundenstamm erweitern oder neue Produkte und Dienstleistungen hinzufügen, steigt häufig das Rechnungsvolumen. Sie können sich für einen Wechsel zu einem anderen System entscheiden, um die Kontinuität zu gewährleisten.

Ein weiterer Grund für einen Systemwechsel ist die Reform zur elektronischen Rechnungsstellung. Ab dem 1. September 2026 müssen französische Unternehmen, die der Mehrwertsteuer (USt.) unterliegen, in der Lage sein, Business-to-Business-Rechnungen (B2B) elektronisch zu empfangen. Das Gesetz wendet die Anforderung zur elektronischen Rechnungsstellung schrittweise an: ab dem 1. September für große und mittelgroße Unternehmen und ab dem 1. September 2027 für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Kleinstunternehmen.

Billing-Software muss Rechnungen in standardisierten Formaten ausstellen, einschließlich Factur-X, Universal Business Language (UBL) und Cross Industry Invoice (CII). Sie muss zudem über eine Schnittstelle zu Partnerdematerialisierungsplattformen – ehemals PDPs genannt – oder Chorus Pro verfügen, die elektronische Rechnungen übermitteln.

Wann ist die beste Zeit für einen Wechsel der Billing-Software?

Die idealen Zeitfenster für einen Wechsel der Billing-Software sind während ruhigerer Phasen und zu Beginn des Geschäftsjahres. Dies trägt dazu bei, Störungen zu minimieren. Außerdem bleibt so genügend Zeit, um Probleme zu beheben. Saisonale Unternehmen müssen während der ruhigen Saison wechseln.

Unternehmen mit stetiger ganzjähriger Geschäftstätigkeit müssen ihre Software zu Beginn des Geschäftsjahres wechseln. So werden alle Rechnungen aus demselben Abrechnungszeitraum im selben System gespeichert, was die Buchhaltung erleichtert.

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen das System in einer ruhigeren Zeit oder zu Beginn des Geschäftsjahres wechselt, kann der Prozess langwierig und schwierig sein und mehrere Teams umfassen. Unternehmen müssen den Wechsel im Voraus planen und einen genauen Zeitplan befolgen. Ein/e Buchhalter/in kann Ratschläge geben. Das Kundendienstteam der Software oder ein/e erfahrene/r Entwickler/in können dabei unterstützen sicherzustellen, dass vertrauliche Daten erfolgreich und sicher übertragen werden.

Wie wechseln Unternehmen ihre Abrechnungssoftware?

Der Wechsel der Abrechnungssoftware umfasst mehrere wichtige Schritte, von der anfänglichen Planung bis zur Einführung:

Planung

Ermitteln Sie zunächst die Anforderungen des Unternehmens und legen Sie sein Budget fest. Wünscht sich das Unternehmen Software-as-a-Service (SaaS)? Wie viele Nutzer/innen wird es geben? Berücksichtigen Sie die Größe des Unternehmens und die spezifischen Anforderungen seiner Branche. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Einführung des Systems.

Auswahl der Software

Führen Sie eine gründliche Marktstudie durch und bewerten Sie die Optionen, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Vergleichen Sie Kosten und Funktionen und bewerten Sie den angebotenen Support und den technischen Kundensupport. Wählen Sie ein System, das mit bestehenden Tools (einschließlich Buchhaltungssoftware) kompatibel ist und den Steuervorschriften entspricht.

Testen Sie nach Möglichkeit die neue Software, bevor Sie sich festlegen. Senden Sie Testrechnungen und Mahnungen, bewerten Sie Berichtsoptionen und Tools zur Nachverfolgung von Rechnungen und testen Sie den Austausch mit den PAs. Dies wird die Entscheidung erleichtern und sicherstellen, dass die Plattform zuverlässig ist.

Stripe Billing ist eine Zahlungsinfrastruktur für die Verwaltung von Abrechnungszyklen von Anfang bis Ende. Es handhabt herkömmliche Abonnements und nutzungsbasierte Abrechnungen und zieht Zahlungen automatisch ein. Seine Partner-App Billit, ein bei der französischen Regierung registrierter PA, ermöglicht es Unternehmen, elektronische Rechnungen direkt über Stripe sicher und ohne das Schreiben einer einzigen Codezeile zu versenden. Billit ist auf dem Stripe App Marketplace verfügbar.

Vorbereitung von Daten

Stellen Sie sicher, dass Ihre aktuelle Abrechnungssoftware Daten exportieren kann. Diese Funktion fasst Informationen in digitalen Dateien zusammen und bewahrt Details wie Kunden- und Lieferantenlisten, Rechnungs- und Angebotshistorien, angewandte Mehrwertsteuersätze, bevorzugte Zahlungsmethoden und Fälligkeitsdaten.

Start

Konfigurieren Sie die neue Software und importieren Sie die Daten aus dem vorherigen System. Schulen Sie die Teams in der Nutzung der Plattform. Geben Sie ihnen Zeit, sich anzupassen.

So kann Stripe Billing Sie unterstützen

Mit Stripe Billing können Sie die Abrechnung und Verwaltung Ihrer Kundinnen und Kunden ganz nach Belieben gestalten – von der einfachen wiederkehrenden Abrechnung über die nutzungsbasierte Abrechnung bis hin zu individuell verhandelten Verträgen. Akzeptieren Sie wiederkehrende Zahlungen global in wenigen Minuten. Hierzu ist kein Code erforderlich. Oder erstellen Sie über die API eine individuelle Integration.

Mit Stripe Billing können Sie Folgendes umsetzen:

• Angebot flexibler Preise: Reagieren Sie mit flexiblen Preismodellen, wie nutzungsbasierten oder gestaffelten Preisen, Pauschalgebühren plus Mehrverbrauch und weiteren Angeboten schneller auf die Nutzernachfrage. Die Unterstützung für Gutscheine, kostenlose Testangebote, anteilmäßige Verrechnungen und Add-ons ist integriert.

• Globale Expansion: Steigern Sie die Konversionsrate, indem Sie die bevorzugten Zahlungsmethoden Ihrer Kundinnen und Kunden anbieten. Stripe unterstützt mehr als 125 lokale Zahlungsmethoden und über 130 Währungen.

• Umsatzsteigerung und Verringerung der Abwanderung: Erhöhen Sie Ihre Umsatzrealisierung und reduzieren Sie unfreiwillige Abwanderungen durch Smart Retries und automatisierte Workflows für Zahlungserinnerungen und -einzüge. Mit den Wiederherstellungs-Tools von Stripe konnten Nutzer/innen im Jahr 2025 über 8,2 Milliarden USD an Umsatz zurückgewinnen.

• Effizienzsteigerung: Nutzen Sie die modularen Werkzeuge von Stripe für Steuern, Umsatzberichte und Daten, um mehrere Umsatzsysteme in einem einzigen System zu konsolidieren. Profitieren Sie von der einfachen Integration der Software von Drittanbietern.

Erfahren Sie mehr über Stripe Billing oder starten Sie direkt.

Häufig gestellte Fragen zum Wechsel der Billing-Software