ซอฟต์แวร์การบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กจะติดตามรายได้และรายจ่าย คำนวณภาษีสินค้าและบริการ (GST) และสร้างรายงานตามที่หน่วยงานจัดเก็บภาษีกำหนดไว้ ในออสเตรเลีย ซอฟต์แวร์นั้นจะต้องจัดการกับภาษี GST 10% สำหรับยอดขายที่ต้องเสียภาษี เครดิตภาษีซื้อ (Input Tax Credit) จากการซื้อสินค้า และเรียกใช้การรายงาน Single Touch Payroll สำหรับผู้ที่มีพนักงาน นอกเหนือจากงานบัญชีพื้นฐานในการทำบัญชีแยกประเภท ซอฟต์แวร์ประเภทนี้อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจได้อย่างมาก โดยพบว่าเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กในออสเตรเลียกว่า 1 ใน 3 ระบุว่างานด้านการบริหารการเงินคืองานที่ใช้เวลามากที่สุด

เราจะอธิบายว่าซอฟต์แวร์การบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ดีที่สุดจะทำอะไรได้บ้าง ฟีเจอร์ใดที่ควรให้ความสำคัญ และข้อมูลการชำระเงินจะถูกส่งไปยังบัญชีของคุณอย่างไรเมื่อเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการชำระเงินของคุณแล้วในด้านล่างนี้

ประเด็นสำคัญ

• ซอฟต์แวร์การบัญชีที่สร้างขึ้นสำหรับออสเตรเลียจะคำนวณภาษี GST โดยอัตโนมัติ และสร้างตัวเลขที่คุณต้องใช้สำหรับการยื่นแบบแสดงรายการภาษีธุรกิจ (BAS) ประจำไตรมาส

• ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะเชื่อมต่อกับฟีดธนาคาร ข้อมูลเงินเดือน และผู้ให้บริการชำระเงินของคุณ เพื่อให้ธุรกรรมเข้าสู่บัญชีแยกประเภทของคุณโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

• การเลือกระหว่างซอฟต์แวร์บนคลาวด์ ซอฟต์แวร์บนเดสก์ท็อป และซอฟต์แวร์เฉพาะอุตสาหกรรมนั้นขึ้นอยู่กับจำนวนธุรกรรมที่คุณดำเนินการและผู้ที่ต้องเข้าถึงบัญชีของคุณ

ทำไมคุณถึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในออสเตรเลีย

ซอฟต์แวร์การบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กจะติดตามเงินเข้าและเงินออก จากนั้นใช้ธุรกรรมเหล่านั้นเพื่อสร้างรายงานสำหรับสำนักงานสรรพากรออสเตรเลีย (ATO) และนักบัญชีของคุณ ซอฟต์แวร์ช่วยให้ธุรกิจเก็บรักษาสถิติที่ถูกต้องและพร้อมใช้งาน ซึ่งเป็นสิ่งที่ ATO คาดหวัง หากคุณมีรายรับต่อปีตั้งแต่ 75,000 ดอลลาร์ออสเตรเลีย (AUD) ขึ้นไป คุณจะต้องลงทะเบียน GST และยื่นเอกสาร BAS

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์การบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กมีดังนี้

• การยื่น BAS ประจำไตรมาส: เมื่อซอฟต์แวร์แท็ก GST ในแต่ละธุรกรรมเมื่อเกิดขึ้น ตัวเลขประจำไตรมาสของคุณจะถูกรวบรวมไว้เรียบร้อยแล้วและไม่ต้องมารวบรวมกันในนาทีสุดท้าย

• การรายงาน Single Touch Payroll: การจ่ายเงินเดือนต้องรายงานต่อ ATO แบบเรียลไทม์ในการจ่ายแต่ละครั้ง ซึ่งจะทำได้ง่ายขึ้นเมื่อซอฟต์แวร์จัดการโดยอัตโนมัติ

• การกระทบยอดธนาคารในปริมาณมาก: คุณไม่ต้องจับคู่รายการเคลื่อนไหวในบัญชีธนาคารกับใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง และคุณจะไม่ต้องเสียเวลาไปกับงานที่ใช้เวลามากที่สุดงานหนึ่งของธุรกิจอีกต่อไปเมื่อคุณจัดการธุรกรรมมากกว่าไม่กี่รายการต่อสัปดาห์

• การเก็บสถิติ 5 ปี: ATO สามารถขอสถิติธุรกรรมย้อนหลัง 5 ปีได้ และซอฟต์แวร์การบัญชีจะเตรียมทุกอย่างให้พร้อมในกรณีที่มีคำขอนั้นเข้ามา

• ความพร้อมในการขอสินเชื่อและการตรวจสอบบัญชี: ธนาคารและผู้ให้กู้ต้องการงบการเงินในรูปแบบเฉพาะ ซอฟต์แวร์สามารถสร้างเอาต์พุตนั้นได้ตามต้องการแทนที่จะต้องสร้างใหม่ตั้งแต่ต้น

ซอฟต์แวร์การบัญชีช่วยให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กลดเวลาหลายชั่วโมงจากการกระทบยอดและการติดตามใบแจ้งหนี้ในแต่ละสัปดาห์ได้ เนื่องจากซอฟต์แวร์จะจัดการเรื่องการจับคู่และส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินโดยอัตโนมัติ การศึกษาชิ้นหนึ่งพบว่าการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินแบบอัตโนมัติสามารถช่วยให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กประหยัดเวลาในการทำงานด้านการบริหารจัดการได้ 3-5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

ซอฟต์แวร์การบัญชีมีความแม่นยำกว่าการเก็บสถิติด้วยตนเอง เนื่องจากซอฟต์แวร์จะเรียกเก็บภาษี GST ในรูปแบบเดียวกันกับทุกธุรกรรม และคุณก็สามารถมองเห็นตัวเลขของคุณได้ตลอดเวลา คุณสามารถตรวจสอบสถานะเงินสดของคุณได้ทุกเมื่อแทนที่จะต้องรอจนถึงสิ้นเดือนเพื่อดูว่าสถานะทางการเงินของคุณเป็นอย่างไร ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณต้องตัดสินใจว่าจะรับคำสั่งซื้อขนาดใหญ่หรือจ้างพนักงานหรือไม่

ฟีเจอร์ใดที่คุณควรมองหาในซอฟต์แวร์การบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ฟีเจอร์ที่สำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในออสเตรเลียแบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม ได้แก่ การออกใบแจ้งหนี้ การรายงาน และการผสานการทำงาน แต่ละกลุ่มมีหน้าที่แตกต่างกันไป

การออกใบแจ้งหนี้

ฟีเจอร์การออกใบแจ้งหนี้จะตัดสินว่าคุณจะได้รับเงินเร็วแค่ไหน และต้องใช้แรงงานคนมากแค่ไหน การตั้งค่าที่เหมาะสมจะจัดการงานเหล่านี้

• การคำนวณ GST อัตโนมัติ: ซอฟต์แวร์จะใช้ GST อย่างถูกต้องตามความเหมาะสมว่ารายการนั้นต้องเสียภาษี ปลอด GST หรือหักภาษีซื้อโดยไม่ต้องให้คนช่วย

• ใบแจ้งหนี้ตามรอบบิล: เมื่อเรียกเก็บเงินลูกค้าเป็นรายเดือน ใบแจ้งหนี้ตามรอบบิลจะช่วยข้ามขั้นตอนการสร้างเอกสารเดิมซ้ำใหม่ตั้งแต่ต้นในแต่ละรอบ

• การติดตามสถานะการชำระเงิน: คุณไม่ต้องตรวจสอบบัญชีธนาคารเทียบกับสเปรดชีต คุณจะสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่าใบแจ้งหนี้ใดที่ชำระเงินแล้ว เกินกำหนด หรือยังไม่ได้เปิดดู

การรายงาน

การรายงานจะเปลี่ยนธุรกรรมดิบให้เป็นข้อมูลที่คุณหรือนักบัญชีสามารถนำไปดำเนินการต่อได้ คุณควรมองหาฟีเจอร์การรายงานเหล่านี้ในซอฟต์แวร์การบัญชี

• รายงานกำไรขาดทุน: ควรทำงานได้ตามช่วงวันที่ที่คุณเลือก แทนที่จะเป็นมุมมองรายเดือนหรือรายไตรมาสแบบตายตัว

• รายงาน BAS: ซอฟต์แวร์จะสร้างรายงานที่จัดรูปแบบเฉพาะสำหรับการยื่น GST ซึ่งจะตรงกับฟิลด์ที่ ATO ต้องการเห็น

• การคาดการณ์กระแสเงินสด: แพลตฟอร์มบางแห่งจะคาดการณ์สถานะเงินสดของคุณล่วงหน้าตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระและบิลที่กำลังจะมาถึง ซึ่งจะช่วยได้เมื่อคุณกำลังวางแผนการซื้อครั้งใหญ่

การผสานการทํางาน

การผสานการทำงานจะตัดสินว่าซอฟต์แวร์นี้ทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ ที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจของคุณได้หรือไม่ หากไม่มีการผสานการทำงานเหล่านี้ คุณก็ต้องย้ายข้อมูลระหว่างระบบต่างๆ ด้วยตนเอง

ให้มองหาสัญญาณต่อไปนี้

• การเชื่อมต่อฟีดธนาคาร: ฟีดโดยตรงจากธนาคารในออสเตรเลียจะดึงธุรกรรมเข้ามาโดยอัตโนมัติ แทนที่จะต้องอัปโหลดไฟล์ CSV ด้วยตนเองทุกสัปดาห์

• การผสานการทำงานกับการจ่ายเงินเดือน: สำหรับธุรกิจที่มีพนักงาน ข้อมูลเงินเดือนจะต้องเชื่อมต่อกับระบบบัญชี เพื่อให้ข้อมูลค่าจ้างและเงินสมทบเข้าสู่บัญชีแยกประเภทโดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ

• การเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการชำระเงิน: ยอดขายที่ดำเนินการผ่านผู้ให้บริการชำระเงินของคุณจะซิงค์กับซอฟต์แวร์การบัญชีเป็นรายรับที่บันทึกไว้ และจับคู่กับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์บัญชีประเภทต่างๆ สำหรับธุรกิจขนาดเล็กมีความแตกต่างกันอย่างไร

ซอฟต์แวร์บัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในออสเตรเลียมักจะแบ่งออกเป็น 3 ประเภท โดยซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับรูปแบบการดำเนินงานของธุรกิจคุณ

ซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์

ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ทำงานบนระบบออนไลน์ทั้งหมด อัปเดตตัวเองได้ และช่วยให้คุณหรือนักบัญชีของคุณเข้าสู่ระบบได้จากทุกที่ ซึ่งเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เนื่องจากข้อมูลธนาคารและการอัปเดตระบบบัญชีเงินเดือนจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติโดยที่ไม่ต้องติดตั้งสิ่งใดเลย

ซอฟต์แวร์บนเดสก์ท็อป

ซอฟต์แวร์นี้ติดตั้งในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว โดยมีข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในเครื่องแทนที่จะเป็นเซิร์ฟเวอร์ระยะไกล ซึ่งจะทำงานได้ดีหากคุณไม่ต้องการให้มีผู้เข้าถึงบัญชีหลายคนพร้อมกัน แต่มักจะหมายถึงการสำรองข้อมูลด้วยตนเองและการอัปเดตตารางภาษีที่ช้าลง

ซอฟต์แวร์เฉพาะอุตสาหกรรม

ซอฟต์แวร์นี้สร้างขึ้นสำหรับธุรกิจบางประเภท เช่น การค้า สถานที่ให้บริการ หรือบริษัทที่ให้บริการเฉพาะทาง ซึ่งมักจะมีฟีเจอร์การคำนวณต้นทุนงานหรือระบบบันทึกการขายรวมอยู่ด้วยสำหรับอุตสาหกรรมนั้น คุณอาจต้องยอมเสียความยืดหยุ่นบางประการเพื่อแลกกับฟีเจอร์ที่ตรงกับรูปแบบการทำงานของธุรกิจคุณ

ซอฟต์แวร์บัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กรองรับการผสานการทำงานกับระบบการชำระเงินอย่างไร

ซอฟต์แวร์บัญชีและระบบการชำระเงินแก้ปัญหาที่แตกต่างกัน การผสานการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องอัปเดตซอฟต์แวร์บัญชีด้วยตนเองทุกครั้งที่ลูกค้าชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ หากต้องทำเช่นนั้น แสดงว่าคุณกำลังสร้างงานที่สองให้ตัวเอง

ข้อมูลการชำระเงิน

เมื่อผู้ให้บริการชำระเงินเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ รายละเอียดธุรกรรม เช่น จำนวนเงิน วันที่ ลูกค้า และใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องควรส่งข้อมูลไปตามระบบโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น Stripe สร้างขึ้นเพื่อทำงานร่วมกับระบบบัญชี ข้อมูลการชำระเงินที่ส่งผ่านเข้ามาจะตรงกับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง แทนที่จะแสดงเป็นเงินฝากที่ไม่มีป้ายกำกับในฟีดธนาคารของคุณ

ธุรกิจที่ใช้ Stripe Revenue Recognition ยังสามารถสร้างรายงานรายรับที่ปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชีได้ ซึ่งเป็นฟังก์ชันที่แยกออกมาจากการทำบัญชีขั้นพื้นฐาน และจะมีประโยชน์เมื่อระยะเวลาของรายรับมีความซับซ้อนมากกว่าการขายด้วยเงินสดทั่วไป

การกระทบยอด

การกระทบยอดหมายถึงการจับคู่ข้อมูลที่แสดงในรายการเดินบัญชีกับข้อมูลที่ซอฟต์แวร์บัญชีบันทึกไว้ การผสานการทำงานที่ดีจะให้ประโยชน์สูงสุดในส่วนนี้ หากไม่มีการผสานการทำงาน คุณหรือพนักงานทำบัญชีของคุณจะต้องจับคู่การเบิกจ่ายแต่ละรายการกับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องด้วยตนเอง คุณจะต้องจัดการกับการคืนเงิน การโต้แย้งยอดชาร์จ และค่าธรรมเนียมที่หักออกก่อนที่เงินฝากจะเข้าบัญชี เมื่อข้อมูลการชำระเงินส่งตรงเข้าสู่ซอฟต์แวร์บัญชี ระบบจะจับคู่กับธุรกรรมที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ การปิดงบบัญชีจึงไม่ใช่เรื่องยุ่งยากที่ต้องใช้เวลาหลายวันอีกต่อไป แต่จะเป็นการตรวจสอบที่รวดเร็ว

คุณจะเลือกซอฟต์แวร์การบัญชีที่เหมาะสมกับธุรกิจขนาดเล็กของคุณได้อย่างไร

การเลือกซอฟต์แวร์การบัญชีเริ่มต้นด้วยการมองการดำเนินธุรกิจของคุณตามความเป็นจริง

ปัจจัยเหล่านี้อาจช่วยให้จำกัดขอบเขตให้แคบลงได้อย่างรวดเร็ว

• จำนวนธุรกรรมที่ดำเนินการ: เจ้าของกิจการคนเดียวที่ออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าเพียงไม่กี่รายต่อเดือนจะต้องการซอฟต์แวร์ที่แตกต่างจากธุรกิจค้าปลีกที่ต้องดำเนินการชำระเงินด้วยบัตรหลายร้อยรายการต่อสัปดาห์

• หากคุณมีพนักงาน: การจ่ายเงินเดือนและการรายงาน Single Touch Payroll จะไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป แต่จะกลายเป็นข้อกำหนดเมื่อคุณเริ่มจ้างพนักงาน

• การเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการชำระเงินที่มีอยู่: ตรวจสอบว่าแพลตฟอร์มบัญชีใดที่ทำงานร่วมกับการตั้งค่าการชำระเงินของคุณได้ เพื่อตัดตัวเลือกที่จะทำให้ต้องทำงานด้วยตนเองในภายหลังออกไป

• การเข้าถึงที่จำเป็น: หากนักบัญชีหรือพนักงานบัญชีของคุณจำเป็นต้องเข้าสู่ระบบจากระยะไกล คุณควรพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์บนคลาวด์มากกว่าการติดตั้งบนเดสก์ท็อป

Stripe Revenue Recognition ช่วยอะไรได้บ้าง

Revenue Recognition จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง รวมถึงการตรวจสอบบัญชี การปิดยอดสิ้นเดือน การรายงาน และอื่นๆ เพื่อให้คุณสามารถปิดบัญชีได้รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถกำหนดค่าและสร้างรายงานรายรับได้โดยอัตโนมัติ เพื่อให้รองรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดตามมาตรฐาน ASC 606 และ IFRS 15.

Revenue Recognition สามารถช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้

• ดูข้อมูลรายรับได้อย่างครบถ้วนยิ่งขึ้น: ใน Stripe Dashboard คุณจะเห็นธุรกรรมและข้อกำหนดทั้งหมดของ Stripe และนำเข้าข้อมูลที่ไม่ใช่ของ Stripe ได้

• จัดทำรายงานรายรับโดยอัตโนมัติ: จัดทำรายงานการทำบัญชีที่พร้อมใช้งาน โดยไม่ต้องใช้ทรัพยากรทางวิศวกรรม

• ปรับแต่งให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ: สร้างและใช้งานกฎที่กำหนดเองได้โดยอัตโนมัติ เพื่อให้มีการรับรู้รายรับสอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติด้านการบัญชีในธุรกิจของคุณ

• ตรวจสอบแบบเรียลไทม์: เตรียมพร้อมรับการตรวจสอบโดยการติดตามยอดรายรับย้อนกลับได้ถึงลูกค้าและธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Revenue Recognition สามารถช่วยให้คุณปฏิบัติตามหลักการทำบัญชีทั่วโลก หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้