Les logiciels comptables pour petites entreprises font le suivi des revenus et des dépenses, calculent la taxe sur les produits et services (TPS) et produisent les rapports qu'attendent les autorités fiscales. En Australie, ces logiciels doivent gérer une TPS de 10 % sur les ventes taxables et les crédits de taxe sur les intrants, et exécuter un signalement via le Single Touch Payroll (STP) pour tous les employés, en plus du travail comptable de base consistant à tenir un grand livre. Ce type de logiciel peut avoir une incidence considérable sur les activités de l'entreprise : plus de 1 propriétaire de petite entreprise sur 3 en Australie affirme que l'administration financière est sa tâche la plus chronophage.

Ci-dessous, nous expliquerons ce que fait le meilleur logiciel comptable pour petites entreprises, les fonctionnalités auxquelles vous devriez accorder la priorité et la façon dont les données de paiement entrent dans vos livres une fois que votre prestataire de services de paiement est associé.

Principaux points à retenir

• Les logiciels comptables conçus pour l'Australie calculent la TPS automatiquement et génèrent les chiffres dont vous avez besoin pour remplir votre relevé d'activité (BAS) trimestriel.

• Le bon logiciel associe votre flux bancaire, votre paie et votre prestataire de services de paiement de sorte que les transactions apparaissent dans votre grand livre sans saisie manuelle.

• Le choix entre un logiciel infonuagique, de bureau ou sectoriel dépend du nombre de transactions que vous traitez et des personnes qui ont besoin d'accéder à vos livres.

Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel comptable pour petites entreprises en Australie?

Un logiciel comptable pour petites entreprises fait le suivi des entrées et des sorties de fonds, puis utilise ces transactions pour générer des rapports à l'intention de l'Australian Taxation Office (ATO) et de votre comptable. Ce logiciel aide les entreprises à tenir des dossiers précis et accessibles, ce que l'ATO attend d'elles. Si votre chiffre d'affaires annuel atteint 75 000 dollars australiens (AUD) ou plus, vous devez vous inscrire à la TPS et produire un relevé BAS.

Voici quelques avantages d'un logiciel comptable pour les petites entreprises :

• Dépôt trimestriel des BAS : Lorsque le logiciel ajoute la TPS sur chaque transaction au fur et à mesure qu'elle se produit, vos chiffres trimestriels sont déjà compilés et n'ont pas besoin d'être rassemblés à la dernière minute.

• Signalement via le Single Touch Payroll (STP) : La paie doit faire rapport à l'ATO en temps réel à chaque cycle de paie, ce qui est plus facile à faire une fois que le logiciel le gère automatiquement.

• Rapprochement bancaire en grand volume : Vous n'aurez pas besoin de faire correspondre les relevés bancaires avec les factures manuellement, et vous serez libéré de l'une des tâches les plus chronophages de l'entreprise une fois que vous traiterez plus de quelques transactions par semaine.

• Cinq années de dossiers : L'ATO peut exiger les registres de transactions remontant à cinq ans, et le logiciel comptable conserve tout prêt en cas de demande.

• Préparation aux prêts et aux audits : Les banques et les prêteurs souhaitent des états financiers dans un format précis; un logiciel peut produire ces documents sur demande plutôt que de vous obliger à les reconstruire à partir de zéro.

Grâce à un logiciel comptable, les propriétaires de petites entreprises réduisent généralement les heures consacrées au rapprochement hebdomadaire et aux rappels pour factures, car le logiciel gère la correspondance et envoie automatiquement des rappels de paiement. Selon une étude, la facturation et le recouvrement des paiements automatisés pourraient permettre aux propriétaires de petites entreprises d'économiser 3 à 5 heures par semaine sur des tâches administratives.

Les logiciels comptables sont plus précis que la tenue de registres manuelle parce qu'ils appliquent les règles relatives à la TPS de la même façon pour chaque transaction. De plus, vous avez toujours une visibilité sur vos chiffres. Au lieu d'attendre la fin du mois pour savoir où vous en êtes, vous pouvez vérifier votre situation de trésorerie à tout moment, ce qui est important lorsque vous devez décider d'accepter une grosse commande ou d'embaucher quelqu'un.

Quelles fonctionnalités devez-vous rechercher dans un logiciel comptable pour les petites entreprises?

Les fonctionnalités qui comptent le plus pour une petite entreprise australienne se divisent en trois catégories : la facturation, la création de rapports et les intégrations. Chacune a un rôle distinct.

Facturation

Les fonctionnalités de facturation déterminent la rapidité avec laquelle vous êtes payé et l'effort manuel que cela nécessite. La bonne configuration permet d'effectuer les tâches suivantes :

• Calcul automatique de la TPS : Le logiciel applique la TPS correctement sans intervention manuelle, selon qu'un poste est taxable, détaxé ou détaxé sur les intrants.

• Factures récurrentes : Avec des clients facturés mensuellement, les factures récurrentes évitent de devoir reconstruire le même document à chaque cycle.

• Suivi du statut du paiement : Vous n'aurez pas besoin de vérifier votre compte bancaire à l'aide d'une feuille de calcul; vous pouvez rapidement voir quelles factures sont payées, en retard ou non ouvertes.

Création de rapports

Les rapports transforment les transactions brutes en informations sur lesquelles vous ou votre comptable pouvez agir. Recherchez ces fonctionnalités de création de rapports dans tout logiciel comptable :

• Relevés de profits et pertes : Ils devraient s'appliquer pour n'importe quelle plage de dates que vous choisissez plutôt que pour une vue mensuelle ou trimestrielle fixe.

• Rapports BAS : Le logiciel génère un rapport formaté précisément pour le dépôt de la TPS, qui correspond aux champs que l'ATO s'attend à voir.

• Prévisions de flux de trésorerie : Certaines plateformes projettent votre situation de trésorerie en fonction des factures impayées et des factures à venir, ce qui est utile lors de la planification d'un achat important.

Intégrations

Les intégrations déterminent si le logiciel fonctionne avec les autres outils qui gèrent votre entreprise. Sans elles, les données doivent être transférées manuellement entre les systèmes.

Méfiez-vous des signes suivants :

• Connexions avec les flux bancaires : Les flux directs des banques australiennes extraient les transactions automatiquement, au lieu d'avoir à téléverser manuellement un fichier CSV toutes les semaines.

• Intégration de la paie : Pour les entreprises avec du personnel, la paie doit se connecter au système comptable pour que les données sur les salaires et la retraite soient inscrites dans le grand livre sans avoir à les saisir deux fois.

• Connexions aux prestataires de services de paiement : Les ventes traitées par votre prestataire de services de paiement se synchronisent dans le logiciel comptable comme des revenus comptabilisés et correspondent automatiquement à la bonne facture.

Comment se comparent les types de logiciels de comptabilité pour petites entreprises?

Les logiciels de comptabilité pour petites entreprises en Australie sont généralement répartis en trois catégories. Le choix du bon logiciel dépend du fonctionnement de votre entreprise.

Logiciel infonuagique

Ce type de logiciel fonctionne entièrement en ligne, se met à jour automatiquement et vous permet, à vous ou à votre comptable, de vous connecter de n'importe où. C'est l'un des choix les plus courants pour les petites entreprises, en grande partie parce que les flux bancaires et les mises à jour de la paie s'effectuent automatiquement sans qu'il soit nécessaire d'installer quoi que ce soit.

Logiciel de bureau

Ce logiciel est installé sur un seul ordinateur, les données étant sauvegardées localement plutôt que sur un serveur distant. Il fonctionne bien si vous n'avez pas besoin que plusieurs personnes accèdent aux livres comptables en même temps, mais cela implique généralement des sauvegardes manuelles et des mises à jour plus lentes des tables d'impôt.

Logiciel propre à un secteur

Ce logiciel est conçu pour un type d'entreprise particulier, comme un commerce, un lieu d'accueil ou une entreprise de services aux entreprises, et comprend souvent des fonctions d'évaluation des coûts des travaux ou de point de vente pour ce secteur. Vous renoncez à une certaine flexibilité en échange de fonctionnalités qui correspondent au fonctionnement de votre entreprise.

Comment un logiciel de comptabilité pour petites entreprises s'intègre-t-il aux systèmes de paiement?

Les logiciels de comptabilité et les systèmes de paiement résolvent des problèmes différents. Pour les intégrer avec succès, il faut que votre logiciel de comptabilité n'ait pas besoin d'être mis à jour manuellement chaque fois qu'un client paie une facture. Si c'est le cas, vous vous êtes essentiellement créé un deuxième emploi.

Données de paiement

Lorsque votre prestataire de services de paiement se connecte à votre logiciel de comptabilité, les détails de la transaction, tels que le montant, la date, le client et la facture à laquelle elle s'applique, doivent circuler d'eux-mêmes. Stripe, par exemple, est conçu pour fonctionner avec les systèmes comptables. Les données de paiement qui sont transmises se retrouvent dans la bonne facture au lieu d'apparaître comme un dépôt sans étiquette dans votre flux bancaire.

Les entreprises qui utilisent Stripe Revenue Recognition peuvent également générer des rapports sur les revenus conformes aux normes comptables, ce qui constitue une fonction distincte de la tenue de livres de base et devient utile lorsque le calendrier des revenus devient plus complexe qu'une simple vente au comptant.

Rapprochement

Le rapprochement consiste à faire correspondre ce que vos relevés de compte indiquent à ce que votre logiciel de comptabilité a enregistré. C'est dans ce domaine qu'une bonne intégration s'avère la plus payante. Sans elle, vous ou votre aide-comptable devez faire correspondre manuellement chaque versement aux factures qu'il couvre. Vous devrez trier les remboursements, les paiements contestés et les frais prélevés avant l'arrivée du dépôt. En revanche, lorsque les données de paiement circulent directement dans le logiciel de comptabilité, elles correspondent d'elles-mêmes aux bonnes transactions. La clôture des livres n'est plus une corvée de plusieurs jours : c'est une vérification rapide.

Comment choisir le bon logiciel comptable pour votre petite entreprise?

Le choix d'un logiciel comptable commence par un examen honnête du fonctionnement de votre entreprise.

Ces facteurs peuvent rapidement réduire le nombre d'options :

• Nombre de transactions traitées : Un commerçant indépendant qui facture une poignée de clients par mois a des besoins différents de ceux d'un commerce de détail qui traite des centaines de paiements par carte par semaine.

• Si vous avez des employés : La paie et les signalements Single Touch Payroll cessent d'être facultatifs et deviennent obligatoires lorsque vous commencez à embaucher des gens.

• Connexions aux prestataires de services de paiement existants : Vérifiez les plateformes comptables compatibles avec votre configuration de paiement pour éliminer les options qui créeraient du travail manuel par la suite.

• Accès nécessaire : Si votre comptable ou aide-comptable doit se connecter à distance, cela pointe vers un logiciel infonuagique plutôt qu'une installation de bureau.

Stripe Revenue Recognition est là pour vous aider

Stripe Revenue Recognition vous aide à simplifier la comptabilité d'exercice, y compris les audits, la clôture de fin de mois, la production de rapports, etc., de sorte que vous pouvez fermer vos livres avec plus d'efficacité et de précision. Ce logiciel automatise et configure les rapports de revenus pour favoriser la conformité aux normes ASC 606 et IFRS 15.

Revenue Recognition peut vous aider à :

• Obtenir un aperçu plus complet de vos revenus : Dans le Dashboard Stripe, consultez l'ensemble de vos transactions et conditions Stripe et importez des données hors Stripe.

• Automatiser vos rapports financiers : générez des rapports comptables prêts à l’emploi, sans recourir à des ressources techniques.

• Personnalisation pour votre entreprise : Créez et automatisez des règles personnalisées pour comptabiliser les revenus conformément aux pratiques comptables de votre entreprise.

• Procéder à la vérification en temps réel : préparez-vous aux vérifications en retraçant tout montant de revenus jusqu’aux clients et aux transactions sous-jacentes.

Pour en savoir plus sur la façon dont Revenue Recognition peut vous aider à respecter les principes comptables internationaux, ou pour commencer dès aujourd’hui.