Um software de contabilidade para pequenas empresas rastreia rendimentos e despesas, calcula o imposto sobre mercadorias e serviços (GST) e gera os relatórios que a autoridade fiscal espera. Na Austrália, esse software deve processar 10% de GST sobre vendas tributáveis e créditos de imposto sobre insumos em compras, além de gerar relatórios do Single Touch Payroll para todos que têm funcionários, além do trabalho básico de contabilidade de manter um livro-razão. Esse tipo de software pode afetar significativamente as operações comerciais: mais de 1 em cada 3 proprietários de pequenas empresas australianas dizem que a administração financeira é a tarefa que consome mais tempo.

Abaixo, explicaremos o que o melhor software de contabilidade para pequenas empresas faz, os recursos que valem a pena priorizar e como os dados de pagamento fluem para seus livros assim que seu provedor de pagamento for conectado.

Principais conclusões

• Um software de contabilidade desenvolvido para a Austrália calcula o GST automaticamente e gera os números necessários para o envio trimestral da Declaração de Atividade Comercial (BAS).

• O software certo conecta seu feed bancário, folha de pagamento e provedor de pagamento para que as transações entrem no seu livro-razão sem entrada manual.

• A escolha entre software baseado na nuvem, desktop e específico do setor depende de quantas transações você processa e quem precisa acessar seus livros.

Por que você precisa de um software de contabilidade para pequenas empresas na Austrália?

O software de contabilidade para pequenas empresas rastreia o dinheiro que entra e sai e usa essas transações para gerar relatórios para o Australian Taxation Office (ATO) e para o seu contador. O software ajuda as empresas a manter registros precisos e disponíveis, que é o que o ATO espera. Se o seu faturamento anual chegar a 75.000 dólares australianos (AUD) ou mais, você deverá se registrar para o GST e enviar um BAS.

Aqui estão alguns benefícios do software de contabilidade para pequenas empresas:

• Envio trimestral de BAS: quando o software marca o GST em cada transação conforme ela ocorre, seus números trimestrais já estão compilados e não precisarão ser reunidos no último minuto.

• Relatórios do Single Touch Payroll: a folha de pagamento deve ser relatada ao ATO em tempo real a cada processamento de pagamento, o que é mais fácil de acompanhar depois que o software cuida disso automaticamente.

• Reconciliação bancária em volume: você não precisará combinar extratos bancários com as faturas manualmente, e ficará livre de um dos maiores drenos de tempo da empresa quando estiver lidando com mais de algumas transações por semana.

• Cinco anos de registros: o ATO pode solicitar registros de transações de até cinco anos atrás, e o software de contabilidade mantém tudo pronto caso essa solicitação chegue.

• Prontidão para empréstimos e auditorias: bancos e credores querem demonstrações financeiras em um formato específico; o software pode produzir essa saída sob demanda em vez de forçar uma reconstrução a partir do zero.

Com o software de contabilidade, os proprietários de pequenas empresas geralmente reduzem horas de sua reconciliação semanal e cobrança de faturas porque o software lida com a correspondência e envia lembretes de pagamento automaticamente. Um estudo descobriu que o faturamento automatizado e a cobrança de pagamentos podem economizar de 3 a 5 horas por semana em tarefas administrativas para proprietários de pequenas empresas.

O software de contabilidade é mais preciso do que manter registros manualmente porque ele aplica as regras do GST da mesma forma em todas as transações. E você sempre tem visibilidade dos seus números. Em vez de esperar até o fim do mês para descobrir sua situação, você pode verificar sua posição de caixa a qualquer momento, o que importa quando você precisa decidir se deve assumir um grande pedido ou contratar alguém.

Quais recursos procurar em um software de contabilidade para pequenas empresas?

Os recursos que mais importam para uma pequena empresa australiana se enquadram em três grupos: faturamento, relatórios e integrações. Cada um tem uma função distinta.

Emissão de faturas

Os recursos de faturamento decidem com que rapidez você recebe o pagamento e quanto esforço manual isso exige. A configuração certa lida com estas tarefas:

• Cálculo automático de GST: o software aplica o GST corretamente com base se um item é tributável, isento de GST ou tributado na entrada, sem assistência manual.

• Faturas recorrentes: com clientes cobrados mensalmente, as faturas recorrentes evitam a necessidade de reconstruir o mesmo documento a partir do zero a cada ciclo.

• Acompanhamento do status de pagamento: você não precisará cruzar os dados da sua conta bancária com uma planilha; você pode ver rapidamente quais faturas estão pagas, atrasadas ou não abertas.

Relatórios

Os relatórios transformam as transações brutas em algo que você ou seu contador podem usar. Procure estes recursos de relatórios em qualquer software de contabilidade:

• Demonstrações de lucros e perdas: elas devem ser executadas em qualquer intervalo de datas de sua escolha, e não em uma exibição mensal ou trimestral fixa.

• Relatórios de BAS: o software gera um relatório formatado especificamente para envio de GST, que corresponde aos campos que o ATO espera ver.

• Previsões de fluxo de caixa: algumas plataformas projetam sua posição de caixa com base em faturas pendentes e contas futuras, o que ajuda quando você está planejando uma grande compra.

Integrações

As integrações decidem se o software funciona com as outras ferramentas que administram sua empresa. Sem elas, os dados devem ser movidos entre os sistemas manualmente.

Procure:

• Conexões de feeds bancários: feeds diretos de bancos australianos extraem transações automaticamente em vez de exigir o upload semanal manual de um arquivo CSV.

• Integração de folha de pagamento: para empresas com funcionários, a folha de pagamento deve se conectar ao sistema de contabilidade para que os dados salariais e de aposentadoria sejam incluídos no livro-razão sem serem digitados duas vezes.

• Conexões de provedores de pagamento: as vendas processadas por meio do seu provedor de pagamento são sincronizadas com o software de contabilidade como receita registrada e correspondem à fatura correta automaticamente.

Como os tipos de software de contabilidade para pequenas empresas se comparam?

Na Austrália, o software de contabilidade para pequenas empresas geralmente é dividido em três categorias. A escolha ideal depende do funcionamento da sua empresa.

Software em nuvem

Esse tipo de software funciona totalmente online, é atualizado sozinho e permite que você ou seu contador façam login de qualquer lugar. É uma das escolhas mais comuns para pequenas empresas, em grande parte porque os feeds bancários e as atualizações de folha de pagamento acontecem automaticamente, sem a necessidade de instalar nada.

Software para desktop

Esse software é instalado em um único computador com os dados armazenados localmente em vez de em um servidor remoto. Funciona bem se você não precisar que várias pessoas acessem os livros de uma só vez, mas geralmente exige backups manuais e atualizações mais lentas nas tabelas de impostos.

Software específico do setor

Esse software é criado com base em um tipo específico de negócio, como comércio, hotelaria ou serviços profissionais, geralmente com controle de custos de trabalhos ou recursos de ponto de venda incluídos para o setor. Você abre mão de um pouco de flexibilidade em troca de recursos que correspondam à forma como sua empresa funciona.

Como o software de contabilidade para pequenas empresas se integra aos sistemas de pagamento?

Software de contabilidade e sistemas de pagamento resolvem problemas diferentes. Uma integração bem-sucedida significa que seu software de contabilidade não deve precisar ser atualizado manualmente toda vez que um cliente pagar uma fatura. Se for esse o caso, você basicamente arranjou outro trabalho.

Dados de pagamento

Quando o provedor de pagamento se conecta ao seu software de contabilidade, os detalhes da transação, como valor, data, cliente e a qual fatura ela se aplica, devem fluir por conta própria. A Stripe, por exemplo, foi criada para funcionar em conjunto com sistemas de contabilidade. Os dados de pagamento repassados vão para a fatura certa em vez de aparecerem como um depósito não rotulado no seu feed bancário.

As empresas que usam o Stripe Revenue Recognition também podem gerar relatórios de receita de acordo com as normas contábeis, o que é uma função separada da contabilidade básica e se torna útil quando o momento da receita fica mais complexo do que uma venda simples à vista.

Reconciliação

A reconciliação significa corresponder o que consta nos extratos bancários com o que o seu software de contabilidade registrou. Uma boa integração compensa mais nessa área. Sem uma, você ou seu contador devem corresponder manualmente cada repasse às faturas que ele cobre. Você terá que organizar os reembolsos, as cobranças contestadas e as tarifas descontadas antes que o depósito seja feito. Em vez disso, quando os dados de pagamento fluem direto para o software de contabilidade, eles são correspondidos às transações certas por conta própria. O fechamento dos livros não é mais um trabalho de vários dias; é apenas revisar e pronto.

Como escolher o software de contabilidade certo para a sua pequena empresa?

A escolha de um software de contabilidade começa com uma análise honesta de como sua empresa funciona.

Esses fatores podem restringir as opções rapidamente:

• Número de transações processadas: um comerciante individual que fatura para alguns clientes por mês precisa de algo diferente do que uma empresa de varejo que processa centenas de pagamentos com cartão por semana deve usar.

• Se você tiver funcionários: a folha de pagamento e os relatórios do Single Touch Payroll deixam de ser opcionais e se tornam um requisito quando você começa a empregar pessoas.

• Conexões de provedores de pagamento existentes: confirme com quais plataformas de contabilidade sua configuração de pagamento funciona para descartar opções que criariam trabalho manual mais tarde.

• Acesso necessário: se o seu contador ou guarda-livros precisar fazer login remotamente, isso aponta para um software baseado em nuvem em vez de uma instalação em desktop.

Como o Stripe Revenue Recognition pode ajudar

O Revenue Recognition ajuda a otimizar o regime de competência, incluindo auditorias, fechamento de fim de mês, relatórios e muito mais, para que você possa fechar seus livros com maior eficiência e precisão. Ele automatiza e configura relatórios de receita para ajudar a manter a conformidade com as normas ASC 606 e IFRS 15.

O Revenue Recognition pode ajudar você a:

• Tenha uma visão mais completa da sua receita: no Dashboard da Stripe, veja todas as suas transações e termos da Stripe e importe dados que não sejam da Stripe.

• Automatizar relatórios de receita: Gere relatórios contábeis prontos para uso — sem precisar de recursos de engenharia.

• Personalize para sua empresa: crie e automatize regras personalizadas para reconhecer receitas de acordo com as práticas contábeis da sua empresa.

• Auditar em tempo real: Prepare-se para auditorias rastreando qualquer valor de receita até os clientes e as transações subjacentes.

Saiba mais sobre como o Revenue Recognition pode ajudar você a cumprir princípios contábeis globais ou comece já.