Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen verfolgt Einnahmen und Ausgaben, berechnet die Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) und erstellt die Berichte, die die Steuerbehörde erwartet. In Australien muss diese Software neben der grundlegenden Buchhaltungsaufgabe, ein Hauptbuch zu führen, 10 % GST auf steuerpflichtige Verkäufe, Vorsteuergutschriften auf Einkäufe sowie Single Touch Payroll-Berichte für alle Mitarbeiter/innen abwickeln. Diese Art von Software kann sich erheblich auf den Geschäftsbetrieb auswirken: mehr als 1 von 3 australischen Inhabern und Inhaberinnen kleiner Unternehmen geben an, dass die Finanzverwaltung ihre zeitaufwändigste Aufgabe ist.

Nachfolgend erklären wir, was die beste Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen leistet, welche Funktionen Sie priorisieren sollten und wie Zahlungsdaten in Ihre Bücher fließen, sobald Ihr Zahlungsdienstleister verbunden ist.

Wichtige Erkenntnisse

• Eine für Australien entwickelte Buchhaltungssoftware berechnet die GST automatisch und generiert die Zahlen, die Sie für die Einreichung Ihres vierteljährlichen Business Activity Statement (BAS) benötigen.

• Die richtige Software verbindet Ihren Bank-Feed, Ihre Gehaltsabrechnung und Ihren Zahlungsdienstleister, sodass Transaktionen ohne manuelle Eingabe in Ihrem Hauptbuch landen.

• Die Wahl zwischen Cloud-, Desktop- und branchenspezifischer Software hängt davon ab, wie viele Transaktionen Sie verarbeiten und wer Zugriff auf Ihre Bücher benötigt.

Warum benötigen Sie Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen in Australien?

Buchhaltungssoftware für ein kleines Unternehmen verfolgt Zahlungseingänge und -ausgänge und verwendet diese Transaktionen dann, um Berichte für das Australian Taxation Office (ATO) und Ihren Buchhalter/Ihre Buchhalterin zu generieren. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, genaue und verfügbare Aufzeichnungen zu führen, was das ATO erwartet. Wenn Ihr Jahresumsatz 75.000 Australische Dollar (AUD) oder mehr erreicht, müssen Sie sich für die GST registrieren und eine BAS einreichen.

Hier sind einige Vorteile von Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen:

• Vierteljährliche BAS-Einreichung: Wenn die Software GST bei jeder Transaktion bei deren Auftreten kennzeichnet, sind Ihre vierteljährlichen Zahlen bereits zusammengestellt und müssen nicht in letzter Minute zusammengesetzt werden.

• Single Touch Payroll-Berichte: Die Gehaltsabrechnung muss dem ATO bei jedem Gehaltslauf in Echtzeit gemeldet werden, was einfacher zu handhaben ist, sobald die Software dies automatisch erledigt.

• Bankauszahlungsabgleich bei großem Volumen: Sie müssen Kontoauszüge nicht manuell mit Rechnungen abgleichen und sind einen der größten Zeitfresser im Unternehmen los, sobald Sie mehr als ein paar Transaktionen pro Woche abwickeln.

• Fünf Jahre Aufzeichnungen: Das ATO kann Transaktionsaufzeichnungen für die letzten fünf Jahre anfordern, und die Buchhaltungssoftware hält alles bereit, falls diese Anfrage eingeht.

• Bereitschaft für Kredite und Audits: Banken und Kreditgeber benötigen Finanzberichte in einem bestimmten Format; Software kann diese Ausgabe auf Abruf erstellen, anstatt einen Neuaufbau von Grund auf zu erzwingen.

Mit Buchhaltungssoftware sparen Inhaber/innen kleiner Unternehmen in der Regel Stunden bei ihrem wöchentlichen Abgleich und dem Hinterherjagen von Rechnungen, da die Software den Abgleich übernimmt und Zahlungserinnerungen automatisch versendet. Eine Studie ergab, dass die automatische Rechnungsstellung und der Zahlungseinzug Inhabern und Inhaberinnen von kleinen Unternehmen 3–5 Stunden pro Woche an Verwaltungsaufgaben ersparen könnten.

Buchhaltungssoftware ist genauer als das manuelle Führen von Aufzeichnungen, da sie GST-Regeln bei jeder Transaktion auf die gleiche Weise anwendet. Und Sie haben jederzeit Einblick in Ihre Zahlen. Anstatt bis zum Monatsende zu warten, um herauszufinden, wo Sie stehen, können Sie Ihre Kassenlage jederzeit überprüfen, was wichtig ist, wenn Sie entscheiden müssen, ob Sie eine große Bestellung annehmen oder jemanden einstellen möchten.

Auf welche Funktionen sollten Sie bei Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen achten?

Die Funktionen, die für ein australisches kleines Unternehmen am wichtigsten sind, lassen sich in drei Gruppen einteilen: Rechnungsstellung, Berichterstellung und Integrationen. Jede hat eine bestimmte Aufgabe.

Rechnungsstellung

Rechnungsstellungsfunktionen entscheiden darüber, wie schnell Sie bezahlt werden und wie viel manueller Aufwand dafür erforderlich ist. Das richtige Setup übernimmt diese Aufgaben:

• Automatische GST-Berechnung: Die Software wendet GST ohne manuelle Hilfe korrekt an, je nachdem, ob ein Artikel steuerpflichtig, GST-frei oder vorsteuerbelastet ist.

• Wiederkehrende Rechnungen: Wenn Kunden monatlich abgerechnet werden, entfällt mit wiederkehrenden Rechnungen die Notwendigkeit, in jedem Zyklus dasselbe Dokument von Grund auf neu zu erstellen.

• Verfolgung des Zahlungsstatus: Sie müssen Ihr Bankkonto nicht mit einer Tabellenkalkulation abgleichen; Sie können schnell erkennen, welche Rechnungen bezahlt, überfällig oder ungeöffnet sind.

Berichterstattung

Die Berichterstellung verwandelt Rohtransaktionen in etwas, auf das Sie oder Ihr Buchhalter/Ihre Buchhalterin reagieren können. Achten Sie auf diese Berichtsfunktionen in jeder Buchhaltungssoftware:

• Gewinn- und Verlustrechnungen: Diese sollten für jeden von Ihnen gewählten Datumsbereich und nicht für eine feste monatliche oder vierteljährliche Ansicht ausgeführt werden.

• BAS-Berichte: Die Software generiert einen speziell für die GST-Einreichung formatierten Bericht, der mit den Feldern übereinstimmt, die das ATO erwartet.

• Cashflow-Prognosen: Einige Plattformen prognostizieren Ihre Kassenlage basierend auf ausstehenden Rechnungen und anstehenden Rechnungen in die Zukunft, was hilfreich ist, wenn Sie eine große Anschaffung planen.

Integrationen

Integrationen entscheiden darüber, ob die Software mit den anderen Tools funktioniert, in denen Ihr Unternehmen ausgeführt wird. Ohne sie müssen Daten manuell zwischen Systemen verschoben werden.

Achten Sie auf Folgendes:

• Bank-Feed-Verbindungen: Direkte Feeds von australischen Banken rufen Transaktionen automatisch ab, anstatt dass eine wöchentliche manuelle CSV-Datei hochgeladen werden muss.

• Gehaltsabrechnungsintegration: Für Unternehmen mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen muss die Gehaltsabrechnung mit dem Buchhaltungssystem verbunden werden, damit Lohn- und Super-Daten in das Hauptbuch gelangen, ohne dass sie zweimal eingegeben werden müssen.

• Verbindungen zum Zahlungsdienstleister: Über Ihren Zahlungsdienstleister abgewickelte Verkäufe werden als erfasster Umsatz mit der Buchhaltungssoftware synchronisiert und automatisch der richtigen Rechnung zugeordnet.

Wie unterscheiden sich die Arten von Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen?

Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen in Australien wird in der Regel in drei Kategorien unterteilt. Die richtige Software hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen arbeitet.

Cloudbasierte Software

Diese Art von Software läuft vollständig online, aktualisiert sich selbst und ermöglicht es Ihnen oder Ihrem/Ihrer Buchhalter/in, sich von überall aus anzumelden. Sie ist eine der häufigsten Entscheidungen für kleine Unternehmen, vor allem, weil Bank-Feeds und Gehaltsabrechnungsaktualisierungen automatisch erfolgen, ohne dass etwas installiert werden muss.

Desktop-Software

Diese Software wird auf einem Computer installiert, wobei die Daten lokal und nicht auf einem Remote-Server gespeichert werden. Dies funktioniert gut, wenn nicht mehrere Personen gleichzeitig auf die Bücher zugreifen müssen, bedeutet aber in der Regel manuelle Backups und langsamere Aktualisierungen der Steuertabellen.

Branchenspezifische Software

Diese Software ist für eine bestimmte Art von Unternehmen, wie z. B. einen Handwerksbetrieb, einen Gastronomiebetrieb oder ein Unternehmen für Fachdienstleistungen, konzipiert und enthält häufig Funktionen für die Auftragskalkulation oder Point of Sale-Funktionen, die für diese Branche spezifisch sind. Sie verzichten auf etwas Flexibilität im Austausch für Funktionen, die auf die Arbeitsweise Ihres Unternehmens abgestimmt sind.

Wie lässt sich Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen in Zahlungssysteme integrieren?

Buchhaltungssoftware und Zahlungssysteme lösen unterschiedliche Probleme. Wenn Sie sie erfolgreich integrieren, sollte Ihre Buchhaltungssoftware nicht jedes Mal manuell aktualisiert werden müssen, wenn ein Kunde bzw. eine Kundin eine Rechnung bezahlt. Wenn dies der Fall ist, haben Sie sich im Grunde genommen einen zweiten Job geschaffen.

Zahlungsdaten

Wenn Ihr Zahlungsdienstleister eine Verbindung zu Ihrer Buchhaltungssoftware herstellt, sollten Transaktionsdetails – wie Betrag, Datum, Kunde bzw. Kundin und die entsprechende Rechnung – automatisch übermittelt werden. Stripe ist beispielsweise so konzipiert, dass es zusammen mit Buchhaltungssystemen funktioniert. Die übermittelten Zahlungsdaten werden der richtigen Rechnung zugeordnet, anstatt als unbeschriftete Einzahlung in Ihrem Bank-Feed zu erscheinen.

Unternehmen, die Stripe Revenue Recognition verwenden, können außerdem Umsatzberichte erstellen, die den Rechnungslegungsstandards entsprechen. Dies ist eine separate Funktion, die über die grundlegende Buchhaltung hinausgeht und nützlich ist, wenn die zeitliche Erfassung des Umsatzes komplizierter ist als ein einfacher Barverkauf.

Abgleich

Ein Abgleich bedeutet, dass Sie das, was auf Ihrem Kontoauszug steht, mit den Aufzeichnungen Ihrer Buchhaltungssoftware abgleichen. Eine gute Integration zahlt sich in diesem Bereich am meisten aus. Ohne sie müssen Sie oder Ihr/e Buchhalter/in jede Auszahlung manuell den Rechnungen zuordnen, die sie abdeckt. Sie müssen Rückerstattungen, angefochtene Zahlungen und Gebühren klären, die vor dem Eingang der Einzahlung abgezogen wurden. Wenn die Zahlungsdaten stattdessen direkt in die Buchhaltungssoftware einfließen, werden sie automatisch den richtigen Transaktionen zugeordnet. Der Buchungsabschluss ist keine tagelange Plackerei mehr, sondern ein schnelles Überprüfen.

Wie wählen Sie die richtige Buchhaltungssoftware für Ihr kleines Unternehmen aus?

Die Wahl der Buchhaltungssoftware beginnt mit einem ehrlichen Blick darauf, wie Ihr Unternehmen läuft.

Diese Faktoren können die Auswahl schnell einschränken:

• Anzahl der verarbeiteten Transaktionen: Ein Einzelunternehmer/eine Einzelunternehmerin, der/die einer Handvoll Kunden pro Monat Rechnungen stellt, benötigt etwas anderes als ein Einzelhandelsunternehmen, das Hunderte von Kartenzahlungen pro Woche ausführt.

• Wenn Sie Mitarbeiter/innen haben: Gehaltsabrechnung und Single Touch Payroll-Berichte sind nicht mehr optional und werden zur Pflicht, wenn Sie anfangen, Personen zu beschäftigen.

• Bestehende Verbindungen zum Zahlungsdienstleister: Vergewissern Sie sich, mit welchen Buchhaltungsplattformen Ihr Zahlungs-Setup funktioniert, um Optionen auszuschließen, die später manuelle Arbeit verursachen würden.

• Notwendiger Zugriff: Wenn sich Ihr Buchhalter/Ihre Buchhalterin oder Ihr Buchhalter/Ihre Buchhalterin aus der Ferne anmelden muss, spricht dies eher für eine Cloud-basierte Software als für eine Desktop-Installation.

So kann Stripe Revenue Recognition Sie unterstützen

Revenue Recognition trägt zur Optimierung der Periodenrechnung bei – einschließlich Audits, Monatsabschluss, Berichterstellung und mehr – sodass Sie Ihre Bücher effizienter und genauer abschließen können. Es automatisiert und konfiguriert Umsatzberichte, um die Compliance mit ASC 606 und IFRS 15 zu unterstützen.

Mit Revenue Recognition können Sie Folgendes umsetzen:

• Verschaffen Sie sich einen vollständigeren Überblick über Ihren Umsatz: Sehen Sie alle Ihre Stripe-Transaktionen und Konditionen im Stripe-Dashboard ein und importieren Sie Nicht-Stripe-Daten.

• Umsatzberichte automatisieren: Erstellen Sie sofort nutzbare Buchhaltungsberichte – ohne technische Ressourcen.

• An Ihr Unternehmen anpassen: Erstellen und automatisieren Sie benutzerdefinierte Regeln, um den Umsatz im Einklang mit den Buchhaltungspraktiken Ihres Unternehmens zu erfassen.

• Prüfen Sie in Echtzeit: Bereiten Sie sich auf Audits vor, indem Sie jeden Umsatz zu den zugrunde liegenden Kunden und Transaktionen zurückführen.

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