El software de contabilidad para pequeñas empresas registra ingresos y gastos, calcula el impuesto sobre bienes y servicios (GST) y elabora los informes que espera la autoridad fiscal. En Australia, ese software tiene que manejar el 10 % del GST en ventas sujetas a impuestos, créditos fiscales de insumos por compras, y generar informes de Single Touch Payroll para cualquier persona con personal, además del trabajo de contabilidad básico de mantener un libro mayor. Este tipo de software puede afectar significativamente las operaciones de la empresa: más de 1 de cada 3 propietarios de pequeñas empresas australianas dice que la administración financiera es su tarea más lenta.

A continuación, explicaremos qué hace el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas, las características a las que vale la pena dar prioridad y cómo fluyen los datos de pago hacia tus libros una vez que tu proveedor de servicios de pago está conectado.

Puntos clave

• El software de contabilidad creado para Australia calcula el GST automáticamente y genera las cifras que necesitas para la presentación trimestral de la declaración de actividad comercial (BAS, por sus siglas en inglés).

• El software adecuado conecta tu fuente bancaria, nómina y proveedor de servicios de pago para que las transacciones lleguen a tu libro mayor sin entrada manual.

• Elegir entre software basado en la nube, de escritorio y específico del sector depende de cuántas transacciones proceses y quién deba acceder a tus libros.

¿Por qué necesitas un software de contabilidad para pequeñas empresas en Australia?

El software de contabilidad para una pequeña empresa registra el dinero que entra y sale, y luego utiliza esas transacciones para generar informes para la Oficina de Tributación de Australia (ATO, por sus siglas en inglés) y tu contador. El software ayuda a las empresas a mantener registros precisos y disponibles, que es lo que espera la ATO. Si tu facturación anual alcanza los 75,000 dólares australianos (AUD) o más, debes registrarte para el GST y presentar una BAS.

Estos son algunos de los beneficios del software de contabilidad para pequeñas empresas:

• Presentación trimestral de la BAS: Cuando el software etiqueta el GST en cada transacción a medida que se produce, tus cifras trimestrales ya están compiladas y no tendrás que reunirlas a último momento.

• Informes de Single Touch Payroll: La nómina debe informar a la ATO en tiempo real con cada pago, lo que es más fácil de mantener una vez que el software lo maneja automáticamente.

• Conciliación bancaria a gran volumen: No tendrás que hacer coincidir los extractos bancarios con las facturas de forma manual, y te librarás de una de las mayores pérdidas de tiempo para la empresa una vez que manejes más de unas pocas transacciones por semana.

• Cinco años de registros: La ATO puede solicitar registros de transacciones que daten de hace cinco años, y el software de contabilidad mantiene todo listo en caso de que ingrese esa solicitud.

• Preparación para préstamos y auditorías: Los bancos y prestamistas quieren estados financieros en un formato específico; el software puede producir ese resultado a pedido en lugar de forzar una reconstrucción desde cero.

Con el software de contabilidad, los propietarios de pequeñas empresas suelen reducir horas de su conciliación semanal y la búsqueda de facturas porque el software maneja el emparejamiento y envía recordatorios de pago automáticamente. Un estudio determinó que la automatización de la facturación y del cobro de pagos podría ahorrar a los propietarios de pequeñas empresas entre 3 y 5 horas por semana en tareas administrativas.

El software de contabilidad es más preciso que mantener los registros de forma manual porque aplica las reglas del GST de la misma manera en cada transacción. Y siempre tienes visibilidad de tus números. En lugar de esperar hasta el final del mes para averiguar tu situación, puedes verificar tu posición de efectivo en cualquier momento, lo que importa cuando debes decidir si aceptar un pedido grande o contratar a alguien.

¿Qué características debes buscar en un software de contabilidad para pequeñas empresas?

Las características que más importan para una pequeña empresa australiana se dividen en tres grupos: facturación, elaboración de informes e integraciones. Cada uno tiene una tarea distinta.

Facturación

Las características de facturación deciden con qué rapidez recibes pagos y cuánto esfuerzo manual requiere. La configuración adecuada maneja estas tareas:

• Cálculo automático de GST: El software aplica el GST de forma correcta en función de si un artículo está sujeto a impuestos, está libre de GST o tiene impuestos sobre los insumos sin ayuda manual.

• Facturas recurrentes: Con los clientes que se facturan mensualmente, las facturas recurrentes omiten la necesidad de reconstruir el mismo documento desde cero en cada ciclo.

• Seguimiento del estado de pago: No tendrás que verificar tu cuenta bancaria con una hoja de cálculo; puedes ver rápidamente qué facturas se pagan, están atrasadas o no se abrieron.

Informes

La elaboración de informes convierte las transacciones sin procesar en algo sobre lo que tú o tu contador puedan actuar. Busca estas características de elaboración de informes en cualquier software de contabilidad:

• Estados de pérdidas y ganancias: Estos deben ejecutarse para cualquier rango de fechas que elijas en lugar de una vista fija mensual o trimestral.

• Informes de BAS: El software genera un informe formateado específicamente para la presentación del GST, que coincide con los campos que la ATO espera ver.

• Previsiones de flujo de caja: Algunas plataformas proyectan tu posición de efectivo hacia el futuro en función de las facturas pendientes y las facturas próximas, lo que ayuda cuando estás planeando una compra grande.

Integraciones

Las integraciones deciden si el software funciona con las otras herramientas que ejecutan tu empresa. Sin ellas, los datos deben moverse entre sistemas de forma manual.

Debes procurar lo siguiente:

• Conexiones de fuentes bancarias: Las fuentes directas de bancos australianos incorporan transacciones de forma automática en lugar de tener una carga de archivo CSV manual requerida por semana.

• Integración de nómina: Para las empresas con personal, la nómina debe conectarse al sistema de contabilidad para que los datos de salarios y jubilación pasen al libro mayor sin que se ingresen dos veces.

• Conexiones del proveedor de servicios de pago: Las ventas procesadas a través de tu proveedor de servicios de pago se sincronizan en el software de contabilidad como ingresos registrados y coinciden con la factura correcta de forma automática.

¿Cómo se comparan los tipos de software de contabilidad para las pequeñas empresas?

En Australia, el software de contabilidad para las pequeñas empresas se divide normalmente en tres categorías. El adecuado dependerá de cómo funcione tu empresa.

Software en la nube

Este tipo de software se ejecuta completamente en línea, se actualiza solo y les permite a ti y a tu contador iniciar sesión desde cualquier lugar. Es una de las opciones más comunes para las pequeñas empresas, en gran medida porque las fuentes bancarias y las actualizaciones de nómina se realizan automáticamente, sin la necesidad de instalar nada.

Software de escritorio

Este software se instala en una computadora con los datos almacenados de forma local, en lugar de en un servidor remoto. Funciona bien si no necesitas que varias personas accedan a los libros de contabilidad a la vez, pero suele implicar hacer copias de seguridad de forma manual y actualizaciones más lentas en las tablas de impuestos.

Software específico del sector

Este software está diseñado para un tipo de empresa en particular, como un comercio, un lugar de hospitalidad o una empresa de servicios profesionales, a menudo, con funciones de costos de trabajo o sistemas de puntos de venta incluidas para ese sector en específico. Cedes algo de flexibilidad a cambio de funciones que se adaptan a la forma en que funciona tu empresa.

¿Cómo se integra el software de contabilidad para las pequeñas empresas con los sistemas de pagos?

El software de contabilidad y los sistemas de pago resuelven problemas diferentes. Integrarlos con éxito significa que no será necesario actualizar de forma manual tu software de contabilidad cada vez que un cliente pague una factura. Si así fuera, en esencia, te habrías creado un segundo trabajo.

Datos de pago

Cuando tu proveedor de servicios de pago se conecta a tu software de contabilidad, los detalles de las transacciones (como el monto, la fecha, el cliente y a qué factura se aplican) deben fluir por sí solos. Stripe, por ejemplo, está diseñado para funcionar en conjunto con los sistemas de contabilidad. Los datos de pago que se transmiten se asignan a la factura correcta, en lugar de aparecer como un depósito sin etiqueta en tu fuente bancaria.

Las empresas que usan Stripe Revenue Recognition también pueden generar informes de ingresos que cumplen con las normas contables, lo cual es una función separada de la contabilidad básica y resulta útil una vez que los plazos de los ingresos se vuelven más complicados que en una venta en efectivo directa.

Conciliación

La conciliación significa comparar lo que muestra el extracto bancario con lo que ha registrado tu software de contabilidad. Una buena integración rinde sus mejores frutos en esta área. Sin una, tú o tu contador tendrán que conciliar de forma manual cada transferencia (a cuenta bancaria) con las facturas que cubre. Tendrás que resolver reembolsos, cargos en disputa y comisiones deducidas antes de que llegue el depósito. Por el contrario, cuando los datos de pago fluyen directamente al software de contabilidad, se asocian a las transacciones correctas por sí solos. Cerrar los libros ya no es una labor pesada de varios días; es una revisión rápida.

¿Cómo elegir el software de contabilidad adecuado para tu pequeña empresa?

La elección del software de contabilidad comienza con una mirada honesta a cómo funciona tu empresa.

Estos factores pueden delimitar las opciones rápidamente:

• Cantidad de transacciones procesadas: Un comerciante individual que factura a un puñado de clientes al mes necesita algo diferente a lo que debe usar una empresa minorista que procesa cientos de pagos con tarjeta a la semana.

• Si tienes empleados: La nómina y los informes de Single Touch Payroll dejan de ser opcionales y se convierten en un requisito cuando comienzas a contratar personal.

• Conexiones del proveedor de servicios de pago existentes: Confirma con qué plataformas de contabilidad funciona tu configuración de pago para descartar opciones que generarían trabajo manual más adelante.

• Acceso necesario: Si tu contador o tenedor de libros necesita iniciar sesión de forma remota, eso apunta al software basado en la nube en lugar de una instalación de escritorio.

Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition

Revenue Recognition ayuda a optimizar la contabilidad de ejercicio, lo que incluye auditorías, cierre de fin de mes, informes y más, para que puedas cerrar tus libros con mayor eficiencia y precisión. Automatiza y configura informes de ingresos para ayudar a cumplir la normativa ASC 606 y NIIF 15.

Revenue Recognition puede ayudarte a hacer lo siguiente:

• Obtén una visión más completa de tus ingresos: En el Dashboard de Stripe, consulta todas tus transacciones y condiciones de Stripe e importa datos que no sean de Stripe.

• Automatizar los informes de ingresos: genera informes contables listos para usar, sin recursos de ingeniería.

• Personaliza según tu empresa: Crea y automatiza reglas personalizadas para reconocer ingresos de acuerdo con las prácticas contables de tu empresa.

• Realizar auditorías en tiempo real: prepárate para las auditorías y haz un seguimiento de cada monto de ingresos hasta los clientes y las transacciones subyacentes.

Obtén más información sobre cómo Revenue Recognition puede ayudarte a cumplir con los principios contables internacionales o empieza hoy.