Les logiciels de comptabilité pour les petites entreprises effectuent le suivi des revenus et des dépenses, calculent la taxe sur les biens et services (TPS) et génèrent les rapports attendus par les autorités fiscales. En Australie, ces logiciels doivent gérer une TPS de 10 % sur les ventes taxables, les crédits de taxe sur les intrants sur les achats, et exécuter le reporting Single Touch Payroll pour toute personne employant du personnel, en plus du travail comptable de base consistant à tenir un grand livre. Ce type de logiciel peut avoir un impact significatif sur les opérations commerciales : plus de 1 propriétaire de petite entreprise australienne sur 3 affirme que la gestion financière est la tâche qui lui prend le plus de temps.

Nous expliquons ci-dessous les fonctions des meilleurs logiciels de comptabilité pour petites entreprises, les fonctionnalités à privilégier et la manière dont les données de paiement sont intégrées à vos livres comptables une fois que votre prestataire de paiement est connecté.

Points clés à retenir

• Les logiciels de comptabilité conçus pour l'Australie calculent automatiquement la TPS et génèrent les chiffres dont vous avez besoin pour le dépôt de votre déclaration trimestrielle Business Activity Statement (BAS).

• Le bon logiciel connecte votre flux bancaire, votre paie et votre prestataire de paiement afin que les transactions soient intégrées à votre grand livre sans saisie manuelle.

• Le choix entre un logiciel basé sur le cloud, un logiciel de bureau et un logiciel spécifique à un secteur dépend du nombre de transactions que vous traitez et des personnes qui doivent avoir accès à vos comptes.

Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel de comptabilité pour petites entreprises en Australie ?

Les logiciels de comptabilité pour les petites entreprises effectuent le suivi des entrées et des sorties d'argent, puis utilisent ces transactions pour générer des rapports destinés à l'Australian Taxation Office (ATO) et à votre comptable. Ces logiciels aident les entreprises à conserver des registres précis et disponibles, ce qui correspond aux attentes de l'ATO. Si votre chiffre d'affaires annuel atteint 75 000 dollars australiens (AUD) ou plus, vous êtes tenu de vous inscrire à la TPS et de déposer une déclaration BAS.

Voici quelques-uns des avantages des logiciels de comptabilité pour les petites entreprises :

• Dépôt trimestriel de la déclaration BAS : lorsque le logiciel étiquette la TPS sur chaque transaction au fur et à mesure qu'elle se produit, vos chiffres trimestriels sont déjà compilés et n'auront pas besoin d'être rassemblés à la dernière minute.

• Reporting Single Touch Payroll : la paie doit être signalée à l'ATO en temps réel à chaque cycle de paie, ce qui est plus facile à suivre une fois que le logiciel s'en charge automatiquement.

• Rapprochement bancaire à grande échelle : vous n'aurez pas besoin de rapprocher manuellement les relevés bancaires des factures, et vous serez libéré de l'une des tâches les plus chronophages de l'entreprise une fois que vous traiterez plus de quelques transactions par semaine.

• Cinq années d'archives : l'ATO peut demander des relevés de transactions remontant à cinq ans, et le logiciel de comptabilité garde tout à disposition au cas où cette demande surviendrait.

• Préparation aux prêts et aux audits : les banques et les prêteurs souhaitent des états financiers dans un format spécifique ; les logiciels peuvent produire ces résultats à la demande au lieu d'obliger à tout recréer de zéro.

Grâce aux logiciels de comptabilité, les propriétaires de petites entreprises gagnent généralement des heures sur leur rapprochement hebdomadaire et sur la recherche des factures, car le logiciel gère la mise en correspondance et envoie les rappels de paiement automatiquement. Une étude a révélé que la facturation et l'encaissement automatisés pouvaient faire gagner 3 à 5 heures par semaine aux propriétaires de petites entreprises dans leurs tâches administratives.

Les logiciels de comptabilité sont plus précis que la tenue manuelle de registres, car ils appliquent les règles de la TPS de la même manière pour chaque transaction. Et vous avez toujours une visibilité sur vos chiffres. Au lieu d'attendre la fin du mois pour savoir où vous en êtes, vous pouvez vérifier votre trésorerie à tout moment, ce qui est important lorsque vous devez décider d'accepter une grosse commande ou d'embaucher quelqu'un.

Quelles fonctionnalités rechercher dans un logiciel de comptabilité pour les petites entreprises ?

Les fonctionnalités les plus importantes pour une petite entreprise australienne se répartissent en trois groupes : la facturation, le reporting et les intégrations. Chacune a un rôle distinct.

Facturation

Les fonctionnalités de facturation déterminent la rapidité avec laquelle vous êtes payé et l'effort manuel que cela nécessite. La bonne configuration permet de gérer ces tâches :

• Calcul automatique de la TPS : le logiciel applique la TPS correctement selon qu'un article est taxable, sans TPS ou détaxé, sans intervention manuelle.

• Factures récurrentes : avec les clients facturés mensuellement, les factures récurrentes évitent d'avoir à recréer le même document de zéro à chaque cycle.

• Suivi de l'état des paiements : vous n'aurez pas besoin de comparer votre compte bancaire à une feuille de calcul ; vous pourrez voir rapidement quelles factures sont payées, en retard ou non ouvertes.

Reporting

Le reporting transforme les transactions brutes en éléments sur lesquels vous ou votre comptable pouvez agir. Recherchez ces fonctionnalités de reporting dans tout logiciel de comptabilité :

• Comptes de résultat : ils doivent pouvoir être exécutés pour n'importe quelle plage de dates que vous choisissez, plutôt que de se limiter à une vue mensuelle ou trimestrielle fixe.

• Rapports BAS : le logiciel génère un rapport formaté spécifiquement pour le dépôt de la TPS, qui correspond aux champs attendus par l'ATO.

• Prévisions de trésorerie : certaines plateformes projettent votre trésorerie sur la base des factures impayées et des factures à venir, ce qui est utile lorsque vous prévoyez un achat important.

Intégrations

Les intégrations déterminent si le logiciel fonctionne avec les autres outils de gestion de votre entreprise. Sans elles, les données doivent être transférées manuellement d'un système à l'autre.

Recherchez :

• Connexions aux flux bancaires : les flux directs provenant des banques australiennes intègrent automatiquement les transactions au lieu d'exiger le téléchargement manuel d'un fichier CSV chaque semaine.

• Intégration de la paie : pour les entreprises employant du personnel, la paie doit être connectée au système de comptabilité afin que les données relatives aux salaires et aux cotisations de retraite soient enregistrées dans le grand livre sans avoir à être saisies deux fois.

• Connexions du prestataire de paiement : les ventes traitées par l'intermédiaire de votre prestataire de paiement sont synchronisées dans le logiciel de comptabilité en tant que revenus enregistrés et correspondent automatiquement à la facture appropriée.

Comment se comparent les types de logiciels de comptabilité pour les petites entreprises ?

En Australie, les logiciels de comptabilité pour les petites entreprises sont généralement divisés en trois catégories. Le choix dépend de la façon dont fonctionne votre entreprise.

Logiciels basés sur le cloud

Ce type de logiciel s'exécute entièrement en ligne, se met à jour automatiquement et vous permet, à vous ou à votre comptable, de vous connecter de n'importe où. Il s'agit de l'un des choix les plus courants pour les petites entreprises, en grande partie parce que les flux bancaires et les mises à jour de paie se font automatiquement, sans aucune installation.

Logiciels de bureau

Ces logiciels sont installés sur un seul ordinateur et les données sont stockées localement plutôt que sur un serveur distant. Ils fonctionnent bien si vous n'avez pas besoin que plusieurs personnes accèdent aux comptes en même temps, mais ils impliquent généralement des sauvegardes manuelles et des mises à jour plus lentes des tables d'imposition.

Logiciels sectoriels

Ces logiciels sont conçus pour un type d'entreprise particulier, comme un commerce, un établissement hôtelier ou une société de services aux entreprises. Ils intègrent souvent des fonctionnalités de calcul des coûts ou de point de vente spécifiques à ce secteur. Vous renoncez à une certaine flexibilité en échange de fonctionnalités adaptées au fonctionnement de votre entreprise.

Comment les logiciels de comptabilité pour les petites entreprises s'intègrent-ils aux systèmes de paiement ?

Les logiciels de comptabilité et les systèmes de paiement résolvent des problèmes différents. Pour que leur intégration soit réussie, votre logiciel de comptabilité ne doit pas avoir besoin d'être mis à jour manuellement chaque fois qu'un client paie une facture. Dans le cas contraire, vous vous créez tout simplement une deuxième charge de travail.

Données de paiement

Lorsque votre prestataire de paiement se connecte à votre logiciel de comptabilité, les détails des transactions (comme le montant, la date, le client et la facture correspondante) doivent être transmis automatiquement. Stripe, par exemple, est conçue pour fonctionner avec les systèmes de comptabilité. Les données de paiement transmises sont associées à la bonne facture au lieu d'apparaître comme un versement sans libellé dans votre flux bancaire.

Les entreprises qui utilisent Stripe Revenue Recognition peuvent également générer des rapports de revenus conformes aux normes comptables. Il s'agit d'une fonction distincte de la tenue de livres de base, qui devient utile lorsque la chronologie des revenus est plus complexe qu'une simple vente au comptant.

Rapprochement

Le rapprochement consiste à faire correspondre les données de vos relevés bancaires avec celles enregistrées par votre logiciel de comptabilité. C'est dans ce domaine qu'une bonne intégration est la plus utile. Sans elle, vous ou votre comptable devez associer manuellement chaque virement aux factures correspondantes. Vous devez trier les remboursements, les contestations de paiement et les frais prélevés avant l'arrivée du versement. En revanche, lorsque les données de paiement sont transmises directement au logiciel de comptabilité, elles sont automatiquement associées aux bonnes transactions. La clôture des comptes n'est plus une corvée de plusieurs jours, mais une simple vérification rapide.

Comment choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre petite entreprise ?

Le choix d'un logiciel de comptabilité commence par un examen honnête du mode de fonctionnement de votre entreprise.

Ces facteurs peuvent rapidement réduire les options :

• Nombre de transactions traitées : un entrepreneur individuel qui facture une poignée de clients par mois n'a pas les mêmes besoins qu'une entreprise de retail qui exécute des centaines de paiements par carte par semaine.

• Si vous avez des employés : la paie et le reporting Single Touch Payroll cessent d'être optionnels et deviennent obligatoires lorsque vous commencez à employer des personnes.

• Connexions existantes des prestataires de paiement : vérifiez les plateformes comptables avec lesquelles votre configuration de paiement fonctionne afin d'exclure les options qui créeraient un travail manuel par la suite.

• Accès nécessaire : si votre comptable ou aide-comptable doit se connecter à distance, il est préférable d'opter pour un logiciel basé sur le cloud plutôt que pour une installation sur ordinateur.

Comment Stripe Revenue Recognition peut vous aider

Revenue Recognition permet de simplifier la comptabilité d'exercice (notamment les audits, la clôture de fin de mois, le reporting, etc.) pour vous aider à clôturer vos comptes avec une efficacité et une précision accrues. Il automatise et configure les rapports de revenus pour favoriser la conformité aux normes ASC 606 et IFRS 15.

Avec Stripe Revenue Recognition, vous pouvez :

• Bénéficiez d'une vue plus complète de vos revenus : dans le Dashboard Stripe, consultez l'ensemble de vos transactions et conditions Stripe et importez des données provenant d'autres sources.

• Automatiser les rapports sur les revenus : générez des rapports comptables prêts à l’emploi, sans solliciter vos ressources d’ingénierie.

• Personnalisez le logiciel pour votre entreprise : créez et automatisez des règles personnalisées pour la comptabilisation des revenus, conformément aux pratiques comptables de votre entreprise.

• Réaliser des vérifications en temps réel : rattachez chaque montant encaissé aux clients et transactions correspondants pour vous préparer aux audits.

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