El software de contabilidad para pequeñas empresas hace un seguimiento de los ingresos y los gastos, calcula el impuesto sobre bienes y servicios (GST) y genera los informes que espera la autoridad tributaria. En Australia, ese software tiene que gestionar el 10 % de GST sobre las ventas sujetas a impuestos, los créditos por impuestos soportados en las compras y ejecutar informes de nóminas de un solo toque para cualquier persona que tenga personal, además del trabajo contable básico de mantener un libro mayor. Este tipo de software puede afectar significativamente a las operaciones comerciales: más de 1 de cada 3 propietarios de pequeñas empresas australianas afirma que la administración financiera es su tarea que requiere más tiempo.

A continuación, te explicaremos qué hace el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas, las características a las que vale la pena dar prioridad y cómo los datos de los pagos fluyen a tus libros una vez que tu proveedor de servicios de pago está conectado.

Puntos clave

• El software de contabilidad creado para Australia calcula el GST automáticamente y genera las cifras que necesitas para la presentación trimestral de la declaración de actividad empresarial (BAS).

• El software adecuado conecta tu fuente bancaria, las nóminas y el proveedor de servicios de pago para que las transacciones lleguen a tu libro mayor sin necesidad de introducirlas manualmente.

• La elección entre software en la nube, de escritorio y específico del sector depende del número de transacciones que proceses y de quién necesite acceder a tus libros.

¿Por qué necesitas software de contabilidad para pequeñas empresas en Australia?

El software de contabilidad para una pequeña empresa hace un seguimiento del dinero que entra y sale, y luego utiliza esas transacciones para generar informes para la Oficina de Impuestos de Australia (ATO) y tu contable. El software ayuda a las empresas a mantener registros precisos y disponibles, que es lo que espera la ATO. Si tu facturación anual alcanza los 75.000 dólares australianos (AUD) o más, debes registrarte en el GST y presentar un BAS.

Estas son algunas ventajas del software de contabilidad para pequeñas empresas:

• Presentación trimestral de BAS: Cuando el software etiqueta el GST en cada transacción a medida que se produce, las cifras trimestrales ya están recopiladas y no será necesario reunirlas a última hora.

• Informes de nóminas de un solo toque: Las nóminas tienen que informar a la ATO en tiempo real con cada ejecución de nóminas, lo que es más fácil de mantener una vez que el software lo gestiona automáticamente.

• Conciliación bancaria en volumen: No tendrás que cotejar los extractos bancarios con las facturas manualmente, y te liberarás de una de las mayores pérdidas de tiempo de la empresa una vez que gestiones más de un par de transacciones a la semana.

• Cinco años de registros: La ATO puede solicitar registros de transacciones que se remonten a cinco años atrás, y el software de contabilidad lo mantiene todo preparado por si llega esa solicitud.

• Preparación para préstamos y auditorías: Los bancos y prestamistas quieren estados financieros en un formato específico; el software puede producir esa información bajo demanda en lugar de obligar a realizar una reconstrucción desde cero.

Con el software de contabilidad, los propietarios de pequeñas empresas suelen reducir horas de su conciliación semanal y la búsqueda de facturas porque el software gestiona la conciliación y envía recordatorios de pago automáticamente. Un estudio concluyó que la facturación automatizada y el cobro de pagos podrían ahorrar a los propietarios de pequeñas empresas entre 3 y 5 horas a la semana en tareas administrativas.

El software de contabilidad es más preciso que mantener los registros manualmente porque aplica el GST de la misma forma en todas las transacciones. Y siempre tienes visibilidad de tus números. En lugar de esperar a fin de mes para saber en qué situación te encuentras, puedes comprobar tu posición de efectivo en cualquier momento, lo que es importante cuando tienes que decidir si aceptar un gran pedido o contratar a alguien.

¿Qué características debes buscar en el software de contabilidad para pequeñas empresas?

Las características que más importan a una pequeña empresa australiana se dividen en tres grupos: facturación, elaboración de informes e integraciones. Cada uno tiene un trabajo distinto.

Facturación

Las funciones de facturación deciden lo rápido que recibes pagos y cuánto esfuerzo manual requiere. La configuración adecuada gestiona estas tareas:

• Cálculo automático de GST: El software aplica el GST correctamente en función de si un artículo está sujeto a impuestos, libre de GST o sujeto a impuestos soportados sin asistencia manual.

• Facturas recurrentes: Si se factura a los clientes mensualmente, las facturas recurrentes evitan la necesidad de reconstruir el mismo documento desde cero en cada ciclo.

• Seguimiento del estado de los pagos: No tendrás que comparar tu cuenta bancaria con una hoja de cálculo; podrás ver rápidamente qué facturas están pagadas, atrasadas o sin abrir.

Informes

Los informes convierten las transacciones sin procesar en algo en lo que tú o tu contable pueden actuar. Busca estas características de informes en cualquier software de contabilidad:

• Declaraciones de pérdidas y ganancias: Deben ejecutarse para cualquier intervalo de fechas que elijas en lugar de una vista mensual o trimestral fija.

• Informes BAS: El software genera un informe formateado específicamente para la presentación del GST, que coincide con los campos que la ATO espera ver.

• Previsiones de flujo de caja: Algunas plataformas proyectan tu posición de efectivo hacia el futuro en función de las facturas pendientes y las facturas próximas, lo que ayuda cuando planificas una gran compra.

Integraciones

Las integraciones deciden si el software funciona con las demás herramientas que gestionan tu empresa. Sin ellas, los datos deben moverse entre los sistemas de forma manual.

Busca:

• Conexiones a fuentes bancarias: Las fuentes directas de los bancos australianos extraen transacciones automáticamente en lugar de requerir una carga manual de archivos CSV semanal.

• Integración de nóminas: En el caso de las empresas con personal, las nóminas deben conectarse al sistema de contabilidad para que los datos sobre los salarios y la jubilación pasen al libro mayor sin necesidad de teclearlos dos veces.

• Conexiones del proveedor de servicios de pago: Las ventas procesadas a través de tu proveedor de servicios de pago se sincronizan con el software de contabilidad como ingresos registrados y coinciden con la factura correcta automáticamente.

¿En qué se diferencian los distintos tipos de software de contabilidad para pequeñas empresas?

El software de contabilidad para pequeñas empresas en Australia suele dividirse en tres categorías. La elección adecuada depende de cómo funcione tu empresa.

Software basado en la nube

Este tipo de software funciona íntegramente en línea, se actualiza solo y te permite a ti o a tu contable iniciar sesión desde cualquier lugar. Es una de las opciones más comunes para las pequeñas empresas, en gran medida porque las fuentes bancarias y las actualizaciones de las nóminas se realizan de forma automática sin necesidad de instalar nada.

Software de escritorio

Este software se instala en un ordenador en el que los datos se almacenan localmente, en lugar de en un servidor remoto. Funciona bien si no necesitas que varias personas accedan a los libros a la vez, pero suele implicar la creación de copias de seguridad manuales y unas actualizaciones más lentas de las tablas de impuestos.

Software específico del sector

Este software se diseña en torno a un tipo de empresa concreto, como un comercio, un local de hostelería o una empresa de servicios para profesionales, que, con frecuencia, cuenta con el cálculo de los costes por trabajo o funciones de punto de venta incluidas para ese sector. Renuncias a algo de flexibilidad a cambio de unas funciones que se adapten al funcionamiento de tu empresa.

¿Cómo se integra el software de contabilidad para pequeñas empresas con los sistemas de pago?

El software de contabilidad y los sistemas de pago resuelven problemas distintos. Integrarlos con éxito significa que el software de contabilidad no debe tener que actualizarse manualmente cada vez que un cliente pague una factura. Si lo hace, básicamente te has buscado un segundo trabajo.

Datos de los pagos

Cuando tu proveedor de servicios de pago se conecta con tu software de contabilidad, los detalles de la transacción (como el importe, la fecha, el cliente y a qué factura se aplican) deben transferirse por sí solos. Stripe, por ejemplo, está diseñado para funcionar junto con los sistemas de contabilidad. Los datos de los pagos transferidos se asignan a la factura correcta, en lugar de mostrarse como un depósito sin etiquetar en tu fuente bancaria.

Las empresas que utilizan Stripe Revenue Recognition también pueden generar informes de ingresos que cumplan con las normas contables, lo que supone una función independiente de la contabilidad básica y resulta útil cuando el calendario de los ingresos es más complicado que una simple venta al contado.

Conciliación

La conciliación consiste en comprobar que lo que muestra tu extracto bancario coincide con lo que ha registrado tu software de contabilidad. Una buena integración es la que más compensa en este ámbito. Sin ella, tú o tu contable deberéis comprobar manualmente cada transferencia con las facturas que cubre. Tendrás que resolver los reembolsos, los cargos en disputa y las comisiones descontadas antes de que el depósito se haga efectivo. En su lugar, cuando los datos de los pagos se transfieren de forma directa al software de contabilidad, coinciden de manera automática con las transacciones correspondientes. El cierre de libros ya no es un trabajo de varios días, sino una rápida revisión.

¿Cómo elegir el software de contabilidad adecuado para tu pequeña empresa?

Elegir un software de contabilidad empieza con una mirada sincera a cómo funciona tu empresa.

Estos factores pueden delimitar rápidamente las cosas:

• Número de transacciones procesadas: Un empresario individual que factura a un puñado de clientes al mes necesita algo distinto a lo que debe utilizar un comercio minorista que procesa cientos de pagos con tarjeta a la semana.

• Si tienes empleados: Las nóminas y los informes de nóminas de un solo toque dejan de ser opcionales y se convierten en un requisito cuando empiezas a tener empleados.

• Conexiones de proveedores de servicios de pago existentes: Confirma con qué plataformas de contabilidad funciona tu configuración de pagos para descartar opciones que podrían crear trabajo manual más adelante.

• Acceso necesario: Si tu contable o administrador de cuentas necesita iniciar sesión de forma remota, esto apunta hacia el software basado en la nube en lugar de una instalación de escritorio.

Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition

Revenue Recognition ayuda a optimizar la contabilidad de ejercicio (incluidas las auditorías, el cierre de fin de mes, la elaboración de informes y mucho más) para que puedas cerrar tus libros con mayor eficiencia y precisión. Automatiza y configura los informes de ingresos para ayudar a cumplir con las normas ASC 606 y NIIF 15.

Con Revenue Recognition…

• Obtén una visión más completa de tus ingresos: En el Dashboard de Stripe, consulta todas las transacciones y condiciones de Stripe e importa datos que no sean de Stripe.

• Automatiza los informes de ingresos: Genera informes contables listos para usar, sin hacer uso de recursos de ingeniería.

• Personaliza tu empresa: Crea y automatiza reglas personalizadas para reconocer los ingresos de acuerdo con las prácticas contables de tu empresa.

• Auditoría en tiempo real: Prepárate para las auditorías rastreando todos los ingresos hasta los clientes y transacciones subyacentes.

Conoce todos los detalles sobre cómo Revenue Recognition puede ayudarte a facilitar el cumplimiento de las normativas a nivel internacional o crea una cuenta gratuita para empezar.