Boekhoudsoftware voor kleine ondernemingen houdt inkomsten en uitgaven bij, berekent de omzetbelasting (GST) en genereert de rapporten die de belastingdienst verwacht. In Australië moet dergelijke software 10% GST verwerken over belastbare verkopen en btw-kredieten voor aankopen, en moet hiermee Single Touch Payroll-rapportage kunnen worden uitgevoerd voor elke persoon met medewerkers, naast de standaardboekhoudtaak van het bijhouden van een grootboek. Dit type software kan een grote invloed hebben op de bedrijfsactiviteiten: ruim 1 op de 3 kleine ondernemers in Australië zegt dat de financiële administratie de meest tijdrovende taak is.

Hieronder leggen we uit wat de beste boekhoudsoftware voor kleine ondernemingen doet, de functies waaraan je voorrang moet geven en hoe betaalgegevens in je boeken terechtkomen zodra je betaaldienstverlener is gekoppeld.

Belangrijkste punten

• Boekhoudsoftware die voor Australië is gebouwd, berekent GST automatisch en genereert de cijfers die je nodig hebt voor je driemaandelijkse Business Activity Statement (BAS)-aangifte.

• De juiste software koppelt je bankfeed, salarisadministratie en betaaldienstverlener, zodat transacties in je grootboek belanden zonder dat je ze handmatig hoeft in te voeren.

• De keuze tussen cloud-, bureaublad- en branchespecifieke software hangt af van het aantal transacties dat je verwerkt en wie er toegang moet hebben tot je boeken.

Waarom heb je boekhoudsoftware nodig voor kleine ondernemingen in Australië?

Boekhoudsoftware voor een kleine onderneming houdt bij welk geld er binnenkomt en uitgaat en gebruikt die transacties vervolgens om rapporten te genereren voor de Australian Taxation Office (ATO) en je accountant. De software helpt ondernemingen om nauwkeurige en beschikbare documentatie bij te houden, precies wat de ATO verwacht. Als je jaarlijkse omzet minstens $ 75.000,– Australische dollar (AUD) bedraagt, ben je verplicht om je te registreren voor GST en een BAS in te dienen.

Hier zijn enkele voordelen van boekhoudsoftware voor kleine ondernemingen:

• Driemaandelijkse BAS-aangifte: wanneer software GST labelt voor elke transactie zodra deze plaatsvindt, zijn je driemaandelijkse cijfers al samengesteld en hoeven ze niet op het laatste moment nog in elkaar te worden gezet.

• Single Touch Payroll-rapportage: salarisadministraties moeten bij elke loonstrook in realtime worden gemeld aan de ATO, wat makkelijker is bij te houden als software dit automatisch afhandelt.

• Bankreconciliatie in groten getale: je hoeft bankafschriften niet handmatig te koppelen aan facturen en je bent verlost van een van de grootste tijdsverslinders voor de onderneming, zodra je meer dan een paar transacties per week verwerkt.

• Vijf jaar aan documentatie: de ATO kan transactiedocumentatie tot vijf jaar terug opvragen. Boekhoudsoftware houdt alles gereed voor het geval dat dat verzoek binnenkomt.

• Klaar voor leningen en controles: banken en kredietverstrekkers willen financiële overzichten in een specifiek formaat; software kan deze output op verzoek produceren in plaats van te dwingen tot een heropbouw vanaf nul.

Met boekhoudsoftware kunnen eigenaren van kleine ondernemingen meestal uren afsnoepen van hun wekelijkse reconciliatie en het najagen van facturen, omdat de software het vergelijken zelf uitvoert en automatisch betaalherinneringen stuurt. Eén studie wees uit dat geautomatiseerde facturering en incasso kleine ondernemers 3 tot 5 uur per week aan administratieve taken zou kunnen besparen.

Boekhoudsoftware is nauwkeuriger dan het handmatig bijhouden van documentatie, omdat de software de GST-regels op dezelfde manier toepast bij elke transactie. Daarnaast heb je altijd inzicht in je cijfers. Je hoeft niet tot het einde van de maand te wachten om te zien hoe je ervoor staat, maar kunt je kaspositie op elk gewenst moment controleren, wat van belang is wanneer je moet beslissen of je een grote bestelling aanneemt of iemand inhuurt.

Naar welke functies moet je zoeken in boekhoudsoftware voor kleine ondernemingen?

De functies die het belangrijkst zijn voor een kleine Australische onderneming, vallen in drie groepen: facturering, rapportage en integraties. Elke groep heeft een eigen taak.

Facturatie

Factureringsfuncties bepalen hoe snel je betalingen ontvangt en hoeveel handmatige moeite dat kost. De juiste configuratie zorgt voor de volgende taken:

• Automatische berekening van GST: de software past de GST correct toe, zonder handmatige hulp, afhankelijk van de vraag of een item belastbaar of GST-vrij is, of dat er sprake is van voorbelasting.

• Terugkerende facturen: bij klanten die maandelijks worden gefactureerd, vermijd je met terugkerende facturen de noodzaak om hetzelfde document elke cyclus opnieuw samen te stellen.

• Tracering van de betaalstatus: je hoeft je bankrekening niet te vergelijken met een spreadsheet; je kunt snel zien welke facturen betaald, achterstallig of ongeopend zijn.

Rapportage

Met behulp van rapportages worden ruwe transacties omgezet in iets waarmee jij of je accountant actie kunnen ondernemen. Zoek naar deze rapportagefuncties in elke boekhoudsoftware:

• Winst-en-verliesrekeningen: deze moeten voor elk door jou gekozen datumbereik kunnen worden gedraaid, en niet alleen voor een vast maandelijks of driemaandelijks overzicht.

• BAS-rapporten: de software genereert een rapport dat specifiek is opgemaakt voor de GST-aangifte, en dit rapport komt overeen met de velden die de ATO verwacht te zien.

• Kasstroomprognoses: sommige platformen maken een inschatting van je toekomstige kaspositie, op basis van openstaande facturen en aankomende rekeningen, wat helpt wanneer je een grote aankoop plant.

Integraties

Met behulp van integraties wordt bepaald of de software samenwerkt met de andere tools die je onderneming runnen. Zonder deze integraties moeten gegevens handmatig tussen systemen worden verplaatst.

Let dan ook op het volgende:

• Koppelingen met een bankfeed: via rechtstreekse feeds van Australische banken worden transacties automatisch binnengehaald, in plaats van dat hiervoor wekelijks handmatig een CSV-bestand geüpload moet worden.

• Integratie van salarisadministratie: voor ondernemingen met personeel moet de salarisadministratie gekoppeld zijn aan het boekhoudsysteem, zodat loon- en pensioengegevens in het grootboek terechtkomen zonder dat deze twee keer hoeven te worden ingevoerd.

• Koppelingen met betaaldienstverleners: verkopen die via je betaaldienstverlener zijn verwerkt, worden in de boekhoudsoftware gesynchroniseerd als vastgelegde inkomsten en worden automatisch gekoppeld aan de juiste factuur.

Hoe vergelijk je soorten boekhoudsoftware voor kleine ondernemingen?

Boekhoudsoftware voor kleine ondernemingen in Australië wordt meestal in drie categorieën verdeeld. De juiste keuze hangt af van hoe je onderneming werkt.

Cloudgebaseerde software

Dit type software draait volledig online, werkt zichzelf bij en laat jou of je accountant overal inloggen. Het is een van de meest voorkomende keuzes voor kleine ondernemingen, grotendeels omdat bankkoppelingen en salarisupdates automatisch plaatsvinden zonder dat je iets hoeft te installeren.

Desktopsoftware

Deze software is geïnstalleerd op één computer, waarbij de gegevens lokaal zijn opgeslagen in plaats van op een externe server. Het werkt prima als niet meerdere mensen tegelijk toegang tot de boekhouding nodig hebben, maar het betekent meestal wel handmatige back-ups en tragere updates van belastingtabellen.

Branchespecifieke software

Deze software is gebouwd rond een bepaald type onderneming, zoals een handelsonderneming, horecagelegenheid of zakelijke dienstverlening, vaak met inbegrip van taakkostenberekening of POS-functies voor die branche. Je levert wat flexibiliteit in, in ruil voor functies die passen bij hoe je onderneming werkt.

Hoe integreert boekhoudsoftware voor kleine ondernemingen met betaalsystemen?

Boekhoudsoftware en betaalsystemen lossen verschillende problemen op. Ze succesvol integreren betekent dat je boekhoudsoftware niet handmatig hoeft te worden bijgewerkt telkens wanneer een klant een factuur betaalt. Als dat wel zo is, heb je in feite een tweede baan voor jezelf gecreëerd.

Betaalgegevens

Wanneer je betaaldienstverlener verbinding maakt met je boekhoudsoftware, horen transactiegegevens – zoals het bedrag, de datum, de klant en op welke factuur deze betrekking heeft – vanzelf door te stromen. Stripe is bijvoorbeeld gebouwd om naast boekhoudsystemen te werken. De betaalgegevens die worden doorgegeven, komen bij de juiste factuur terecht in plaats van als een ongemerkte storting in je bankoverzicht te verschijnen.

Ondernemingen die Stripe Revenue Recognition gebruiken, kunnen ook rapporten met inkomsten genereren die voldoen aan de boekhoudnormen. Dit is een aparte functie van basale boekhouding en wordt nuttig zodra de timing van de inkomsten ingewikkelder wordt dan een eenvoudige contante verkoop.

Reconciliatie

Reconciliatie betekent dat je controleert of wat op je afschriften staat overeenkomt met wat de boekhoudsoftware heeft geregistreerd. Een goede integratie levert op dit vlak het meeste op. Zonder deze integratie moeten jij of je boekhouder elke uitbetaling handmatig koppelen aan de facturen die hieronder vallen. Je moet terugbetalingen, betwiste afschrijvingen en ingehouden kosten uitzoeken voordat de storting binnenkomt. Wanneer betaalgegevens in plaats daarvan rechtstreeks de boekhoudsoftware binnenstromen, worden ze vanzelf aan de juiste transacties gekoppeld. De boekhouding afsluiten is geen meerdaagse klus meer, maar een snelle controle.

Hoe kies je de juiste boekhoudsoftware voor je kleine onderneming?

De keuze voor boekhoudsoftware begint met een eerlijke blik op hoe je onderneming draait.

Aan de hand van deze factoren kun je al snel een gerichtere keuze maken:

• Aantal verwerkte transacties: een eenmanszaak die een handvol klanten per maand factureert, heeft iets anders nodig dan een onderneming in de detailhandel die wekelijks honderden kaartbetalingen verwerkt.

• Als je medewerkers in dienst hebt: salarisadministratie en Single Touch Payroll-rapportage zijn niet langer optioneel, maar worden verplicht zodra je mensen in dienst neemt.

• Bestaande connecties met betaaldienstverleners: bevestig met welke boekhoudplatformen je betaalconfiguratie werkt om opties uit te sluiten die later handmatig werk zouden opleveren.

• Noodzakelijke toegang: als je accountant of boekhouder op afstand moet inloggen, wijst dat in de richting van cloudgebaseerde software in plaats van een installatie op het bureaublad.

Hoe Stripe Revenue Recognition kan helpen

Revenue Recognition stroomlijnt je boekhouding op transactiebasis, met inbegrip van controles, de afsluiting aan het einde van de maand, rapportage en meer, zodat je de boeken sneller en met meer nauwkeurigheid kunt afsluiten. Met deze tool worden omzetrapporten geautomatiseerd en geconfigureerd om de compliance met ASC 606 en IFRS 15 te ondersteunen.

Omzetverantwoording kan je helpen met het volgende:

• Krijg een completer beeld van je inkomsten: in het Stripe-dashboard zie je al je Stripe-transacties en -voorwaarden en importeer je niet-Stripe-gegevens.

• Omzetrapporten automatiseren: genereer kant-en-klare boekhoudrapporten – zonder technische middelen.

• Pas het aan voor je onderneming: maak regels op maat en automatiseer deze voor je omzetverantwoording, in overeenstemming met de boekhoudpraktijken van je onderneming.

• Controleer in realtime: bereid je voor op controles door elk omzetbedrag te traceren naar de onderliggende klanten en transacties.

Meer informatie over hoe Revenue Recognition je kan helpen te voldoen aan de wereldwijde boekhoudprincipes, of vandaag nog aan de slag.