I software di contabilità per piccole imprese tengono traccia delle entrate e delle uscite, calcolano l'imposta su beni e servizi (GST) e producono i report previsti dall'autorità fiscale. In Australia, questi software devono gestire il 10% di GST sulle vendite imponibili, i crediti d'imposta sugli acquisti e l'esecuzione del reporting Single Touch Payroll per chiunque abbia personale dipendente, oltre al lavoro di contabilità di base relativo alla tenuta dei registri. Questo tipo di software può incidere in modo significativo sulle operazioni aziendali: oltre 1 su 3 dei proprietari di piccole imprese australiane afferma che l'amministrazione finanziaria è la loro attività che richiede più tempo.

Di seguito spiegheremo quali sono le funzioni dei migliori software di contabilità per le piccole imprese, le funzionalità a cui vale la pena dare priorità e come i dati di pagamento confluiscono nei libri contabili una volta collegato il fornitore di servizi di pagamento.

Punti chiave

• I software di contabilità creati per l'Australia calcolano automaticamente la GST e generano le cifre necessarie per la dichiarazione trimestrale dell'attività aziendale (BAS).

• Il software giusto collega il feed bancario, il libro paga e il fornitore di servizi di pagamento in modo che le transazioni finiscano nel libro mastro senza alcun inserimento manuale.

• La scelta tra software cloud, per desktop e per un settore specifico dipende dal numero di transazioni elaborate e da chi deve accedere ai libri contabili.

Perché è necessario un software di contabilità per le piccole imprese in Australia?

Il software di contabilità per una piccola impresa tiene traccia delle entrate e delle uscite, per poi utilizzare tali transazioni al fine di generare report per l'Australian Taxation Office (ATO) e il commercialista. Il software aiuta le aziende a conservare registri accurati e disponibili, cosa che si aspetta l'ATO. Se il fatturato annuo raggiunge i 75.000 dollari australiani (AUD) o più, sei tenuto a registrarti per la GST e a presentare una BAS.

Ecco alcuni dei vantaggi dei software di contabilità per le piccole imprese:

• Dichiarazione trimestrale della BAS: quando il software etichetta la GST su ogni transazione non appena si verifica, le cifre trimestrali sono già compilate e non sarà necessario metterle insieme all'ultimo minuto.

• Reporting Single Touch Payroll: le buste paga devono essere comunicate all'ATO in tempo reale a ogni elaborazione, il che è più facile da seguire una volta che il software lo gestisce automaticamente.

• Riconciliazione bancaria ad alti volumi: non sarà necessario associare manualmente gli estratti conto alle fatture e ci si libererà da uno dei maggiori dispendi di tempo per l'azienda una volta gestite più di poche transazioni alla settimana.

• Cinque anni di registri: l'ATO può richiedere i registri delle transazioni risalenti a cinque anni fa e il software di contabilità mantiene tutto pronto nel caso in cui arrivi tale richiesta.

• Disponibilità per prestiti e revisioni: banche e istituti di credito richiedono estratti conto in un formato specifico; il software può produrre tale output su richiesta invece di costringere a ricrearlo da zero.

Con il software di contabilità, i titolari di piccole imprese in genere riducono di molte ore le loro riconciliazioni settimanali e la ricerca delle fatture perché il software gestisce le associazioni e invia automaticamente i promemoria di pagamento. Uno studio ha rilevato che la fatturazione automatizzata e la riscossione dei pagamenti potrebbero far risparmiare ai proprietari di piccole imprese 3-5 ore a settimana in attività amministrative.

Il software di contabilità è più preciso rispetto alla tenuta manuale dei registri perché applica le regole della GST allo stesso modo per ogni transazione. E si ha sempre visibilità dei propri numeri. Invece di aspettare la fine del mese per scoprire a che punto si è, è possibile controllare la propria posizione di cassa in qualsiasi momento, il che è importante quando si deve decidere se accettare un grosso ordine o assumere qualcuno.

Quali funzionalità dovresti cercare in un software di contabilità per le piccole imprese?

Le funzionalità più importanti per una piccola impresa australiana rientrano in tre gruppi: fatturazione, reportistica e integrazioni. Ognuno ha un compito ben distinto.

Fatturazione

Le funzionalità di fatturazione determinano la velocità con cui si viene pagati e lo sforzo manuale necessario. La configurazione giusta gestisce queste attività:

• Calcolo automatico della GST: il software applica la GST correttamente a seconda che un articolo sia imponibile, esente da GST o tassato alla fonte, senza alcun intervento manuale.

• Fatture ricorrenti: se i clienti vengono fatturati mensilmente, le fatture ricorrenti evitano di dover ricreare lo stesso documento da zero a ogni ciclo.

• Monitoraggio dello stato dei pagamenti: non sarà necessario incrociare i dati del conto bancario con un foglio di calcolo; è possibile vedere rapidamente quali fatture sono pagate, scadute o non aperte.

Reportistica

Il reporting trasforma le transazioni non elaborate in qualcosa su cui tu o il tuo commercialista potete intervenire. Cerca queste funzionalità di reportistica in qualsiasi software di contabilità:

• Dichiarazioni di profitti e perdite: queste dichiarazioni dovrebbero essere eseguite per qualsiasi intervallo di date scelto, piuttosto che per una visualizzazione fissa mensile o trimestrale.

• Report BAS: il software genera un report formattato specificamente per la dichiarazione della GST, che corrisponde ai campi che l'ATO si aspetta di vedere.

• Previsioni del flusso di cassa: alcune piattaforme proiettano la tua posizione di cassa futura in base a fatture in sospeso e alle fatture in arrivo, il che è utile quando si pianifica un acquisto di grandi dimensioni.

Integrazioni

Le integrazioni determinano se il software funziona o meno con gli altri strumenti che gestiscono l'azienda. In loro assenza, i dati devono essere spostati tra i sistemi manualmente.

Attento a:

• Connessioni di feed bancari: i feed diretti delle banche australiane estraggono automaticamente le transazioni anziché richiedere il caricamento manuale settimanale di un file CSV.

• Integrazione delle buste paga: per le aziende con dipendenti, le buste paga devono connettersi al sistema di contabilità in modo che i dati sulle retribuzioni e sui contributi vadano nel libro mastro senza essere inseriti due volte.

• Connessioni del fornitore di servizi di pagamento: le vendite elaborate tramite il tuo fornitore di servizi di pagamento vengono sincronizzate nel software di contabilità come ricavi registrati e associate automaticamente alla fattura corretta.

Come si confrontano i tipi di software di contabilità per le piccole imprese?

I software di contabilità per le piccole imprese in Australia sono solitamente divisi in tre categorie. Quella giusta dipende da come funziona la tua attività.

Software basati sul cloud

Questo tipo di software funziona interamente online, si aggiorna in autonomia e consente a te o al tuo contabile di accedere da qualsiasi luogo. È una delle scelte più comuni per le piccole imprese, in gran parte perché i feed bancari e gli aggiornamenti delle buste paga avvengono in modo automatico, senza dover installare nulla.

Software per desktop

Questo software viene installato su un singolo computer con dati salvati in locale invece che su un server remoto. Funziona bene se non hai bisogno che più persone accedano ai registri contemporaneamente, ma di solito comporta backup manuali e aggiornamenti più lenti delle tabelle fiscali.

Software specifici per il settore

Questo software è progettato intorno a un particolare tipo di attività, come un'attività commerciale, una struttura ricettiva o un'azienda di servizi professionali, spesso con funzionalità per il calcolo dei costi delle commesse o per la soluzione point of sale incluse per quel settore. Rinunci a una certa flessibilità in cambio di funzionalità che corrispondono al modo in cui viene gestita la tua attività.

In che modo i software di contabilità per le piccole imprese si integrano con i sistemi di pagamento?

I software di contabilità e i sistemi di pagamento risolvono problemi diversi. Integrarli con successo significa che il tuo software di contabilità non dovrà essere aggiornato manualmente ogni volta che un cliente paga una fattura. In caso contrario, in pratica ti sarai creato un secondo lavoro.

Dati di pagamento

Quando il tuo fornitore di servizi di pagamento si connette al software di contabilità, i dettagli della transazione, come l'importo, la data, il cliente e a quale fattura si applica, dovrebbero essere trasmessi in automatico. Stripe, ad esempio, è progettata per funzionare insieme ai sistemi di contabilità. I dati di pagamento trasmessi vengono associati alla fattura corretta anziché apparire come un deposito senza etichetta nel feed bancario.

Le aziende che utilizzano Stripe Revenue Recognition possono anche generare report sui ricavi che sono conformi agli standard contabili, il che rappresenta una funzione separata dalla contabilità di base e diventa utile una volta che le tempistiche per i ricavi diventano più complesse di una semplice vendita in contanti.

Riconciliazione

Riconciliazione significa abbinare ciò che mostra l'estratto conto bancario con ciò che ha registrato il software di contabilità. Una buona integrazione risulta particolarmente redditizia in quest'area. Senza di essa, tu o il tuo contabile dovrete abbinare manualmente ogni payout alle fatture che copre. Dovrai occuparti di rimborsi, storni ed elisione di commissioni prima che il deposito arrivi. Quando i dati di pagamento confluiscono direttamente nel software di contabilità, si abbinano automaticamente alle transazioni corrette. La chiusura dei conti non richiede più un'estenuante fatica di più giorni: è una rapida revisione.

Come si sceglie il software di contabilità giusto per la propria piccola impresa?

Scegliere il software di contabilità significa innanzitutto esaminare in modo onesto il funzionamento dell'azienda.

Questi fattori possono restringere rapidamente le opzioni:

• Numero di transazioni elaborate: un titolare unico che fattura una manciata di clienti al mese ha bisogno di qualcosa di diverso rispetto a un'azienda di commercio al dettaglio che gestisce centinaia di pagamenti con carta alla settimana.

• Se si hanno dipendenti: le buste paga e il reporting Single Touch Payroll non sono più facoltativi e diventano un obbligo quando si iniziano ad assumere persone.

• Connessioni esistenti del fornitore di servizi di pagamento: verifica con quali piattaforme di contabilità funziona la tua configurazione di pagamento per escludere le opzioni che in seguito comporterebbero un lavoro manuale.

• Accesso necessario: se il commercialista o il contabile deve accedere da remoto, occorre orientarsi verso un software basato sul cloud piuttosto che su un'installazione per desktop.

In che modo Stripe Revenue Recognition può essere di aiuto

Revenue Recognition aiuta a semplificare la contabilità per competenza, inclusi audit, chiusura di fine mese, reportistica e altro ancora, in modo da poter chiudere i libri contabili con maggiore efficienza e precisione. Automatizza e configura i report sui ricavi per contribuire a supportare la conformità agli standard ASC 606 e IFRS 15.

Revenue Recognition può aiutare a:

• Ottieni una visione più completa dei tuoi ricavi: nella Dashboard Stripe, vedi tutte le transazioni e le condizioni di Stripe e importa dati non di Stripe.

• Automatizzare i report sui ricavi: genera report di contabilità pronti all'uso, senza risorse tecniche.

• Personalizza in base alla tua attività: crea e automatizza regole personalizzate per riconoscere i ricavi in linea con le pratiche contabili della tua attività.

• Eseguire audit in tempo reale: preparati agli audit tracciando qualsiasi importo dei ricavi fino ai clienti e alle transazioni sottostanti.

Scopri di più su come Revenue Recognition può aiutarti a essere conforme ai principi contabili globali oppure inizia oggi stesso.