Bokföringsprogram för små företag spårar inkomster och utgifter, beräknar skatt på varor och tjänster (GST) och producerar de rapporter som skattemyndigheten förväntar sig. I Australien måste denna programvara hantera 10 % GST på skattepliktiga försäljningar, ingående skattekrediter på köp och köra Single Touch Payroll-rapportering för alla med personal – utöver det grundläggande bokföringsarbetet med att föra en huvudbok. Den här typen av programvara kan i hög grad påverka verksamheten: mer än 1 av 3 australiensiska småföretagare säger att finansiell administration är deras mest tidskrävande uppgift.

Nedan förklarar vi vad den bästa bokföringsprogramvaran för små företag gör, vilka funktioner som är värda att prioritera och hur betalningsdata flödar in i din bokföring när din betalleverantör är ansluten.

Viktiga lärdomar

• Bokföringsprogram byggt för Australien beräknar GST automatiskt och genererar de siffror du behöver för din kvartalsvisa Business Activity Statement-deklaration (BAS).

• Rätt programvara ansluter ditt bankflöde, dina löner och din betalleverantör så att transaktioner hamnar i din huvudbok utan manuell inmatning.

• Valet mellan moln-, skrivbord- och branschspecifik programvara beror på hur många transaktioner du behandlar och vem som behöver tillgång till dina böcker.

Varför behöver man bokföringsprogram för små företag i Australien?

Ett bokföringsprogram för ett litet företag spårar inkommande och utgående pengar, och använder sedan dessa transaktioner för att generera rapporter till det australiska skatteverket (ATO) och din revisor. Programvaran hjälper företag att föra korrekta och tillgängliga register, vilket är vad ATO förväntar sig. Om din årliga omsättning når 75 000 australiska dollar (AUD) eller mer måste du registrera dig för GST och lämna in en BAS.

Här är några fördelar med bokföringsprogram för små företag:

• Kvartalsvis inlämning av BAS: När programvara märker GST på varje transaktion allt eftersom de inträffar är dina kvartalssiffror redan sammanställda och behöver inte pusslas ihop i sista minuten.

• Single Touch Payroll-rapportering: Löner måste rapporteras till ATO i realtid vid varje lönekörning, vilket är enklare att hålla jämna steg med när programvaran hanterar det automatiskt.

• Bankavstämning i stora volymer: Du behöver inte matcha bankutdrag med fakturor manuellt och du slipper en av företagets största tidstjuvar när du hanterar fler än några få transaktioner i veckan.

• Fem års register: ATO kan begära ut transaktionsregister upp till fem år tillbaka i tiden och med ett bokföringsprogram har du allt redo om en sådan begäran skulle komma in.

• Redo för lån och granskning: Banker och långivare vill ha finansiella rapporter i ett specifikt format. Programvara kan producera denna data på begäran i stället för att framtvinga en återskapning från grunden.

Med bokföringsprogram sparar småföretagare vanligtvis timmar av sin veckovisa avstämning och fakturajakt eftersom programvaran hanterar matchningen och skickar ut betalningspåminnelser automatiskt. En studie visade att automatiserad fakturering och inkassering skulle kunna spara småföretagare 3–5 timmar per vecka i administrativa uppgifter.

Bokföringsprogram är mer exakta än att föra register manuellt eftersom de tillämpar GST-regler på samma sätt för alla transaktioner. Du har dessutom alltid en överblick över dina siffror. I stället för att vänta till slutet av månaden för att ta reda på var du står, kan du när som helst kontrollera din kassa, vilket spelar roll när du måste bestämma om du ska ta en stor beställning eller anställa någon.

Vilka funktioner bör man leta efter i bokföringsprogram för små företag?

De funktioner som spelar störst roll för ett australiensiskt litet företag faller in i tre grupper: fakturering, rapportering och integrationer. Varje grupp har ett tydligt jobb.

Fakturering

Faktureringsfunktioner avgör hur snabbt du får betalt och hur mycket manuellt arbete som krävs. Rätt installation hanterar dessa uppgifter:

• Automatisk GST-beräkning: Programvaran tillämpar GST korrekt baserat på om en vara är skattepliktig, GST-fri eller skattebelagd vid inköp utan manuell assistans.

• Återkommande fakturor: För kunder som faktureras varje månad slipper du med återkommande fakturor bygga upp samma dokument från grunden varje cykel.

• Spårning av betalningsstatus: Du behöver inte dubbelkolla ditt bankkonto mot ett kalkylblad. Du kan snabbt se vilka fakturor som har betalats, är förfallna eller som inte öppnats.

Rapportering

Rapportering förvandlar oarbetade transaktioner till något du eller din revisor kan agera på. Leta efter de här rapporteringsfunktionerna i bokföringsprogram:

• Vinst- och förlustrapporter: Dessa ska kunna köras för valfritt datumintervall istället för en fast månads- eller kvartalsvy.

• BAS-rapporter: Programvaran genererar en rapport formaterad specifikt för GST-inlämning, som matchar fälten ATO förväntar sig att se.

• Kassaflödesprognoser: Vissa plattformar projicerar din kassa framåt baserat på utestående fakturor och kommande räkningar, vilket hjälper när du planerar ett stort köp.

Integrationer

Integrationer avgör om programvaran fungerar med de andra verktygen som driver din verksamhet. Utan dem måste data flyttas mellan system manuellt.

Håll utkik efter:

• Anslutningar till bankflöde: Direkta flöden från australiensiska banker drar in transaktioner automatiskt i stället för att kräva en manuell uppladdning av en CSV-fil varje vecka.

• Löneintegration: För företag med personal måste lön hanteras i bokföringssystemet så att löne- och pensionsdata hamnar i huvudboken utan att behöva matas in två gånger.

• Anslutningar till betalleverantör: Försäljning som behandlas genom din betalleverantör synkas in i bokföringsprogramvaran som registrerad intäkt och matchas mot rätt faktura automatiskt.

Hur jämförs olika typer av bokföringsprogram för småföretag

Bokföringsprogram för småföretag i Australien delas vanligtvis in i tre kategorier. Vilken som är rätt beror på hur ditt företag fungerar.

Molnbaserad programvara

Den här typen av programvara körs helt online, uppdaterar sig själv och låter dig eller din revisor logga in varifrån som helst. Det är ett av de vanligaste valen för småföretag, till stor del för att bankflöden och löneuppdateringar sker automatiskt utan att något behöver installeras.

Skrivbordsprogramvara

Den här programvaran installeras på en dator med data sparad lokalt i stället för på en fjärrserver. Det fungerar bra om du inte behöver att flera personer har åtkomst till bokföringen samtidigt, men det innebär vanligtvis manuella säkerhetskopior och långsammare uppdateringar av skattetabeller.

Branschspecifik programvara

Den här programvaran är uppbyggd kring en viss typ av verksamhet, till exempel detaljhandel, restaurang eller en byrå för professionella tjänster, ofta med projektkalkylering eller POS-systemfunktioner inkluderade för den branschen. Du offrar viss flexibilitet i utbyte mot funktioner som matchar hur ditt företag fungerar.

Hur integreras bokföringsprogram för småföretag med betalsystem

Bokföringsprogram och betalsystem löser olika problem. Att integrera dem på rätt sätt innebär att ditt bokföringsprogram inte ska behöva uppdateras manuellt varje gång en kund betalar en faktura. Om det gör det har du i princip skapat ett andra jobb åt dig själv.

Betalningsdata

När din betalleverantör ansluter till ditt bokföringsprogram bör transaktionsuppgifter – som belopp, datum, kund och vilken faktura det gäller – flöda igenom av sig själva. Stripe är till exempel byggt för att fungera tillsammans med bokföringssystem. Den betalningsdata som skickas vidare hamnar på rätt faktura istället för att dyka upp som en omärkt insättning i ditt bankflöde.

Företag som använder Stripe Revenue Recognition kan också generera intäktsrapporter som uppfyller kraven i redovisningsstandarder, vilket är en separat funktion från grundläggande bokföring och blir användbart när intäkternas tidpunkt blir mer komplicerad än vid en vanlig kontantförsäljning.

Avstämning

Avstämning innebär att man matchar vad ditt bankkontoutdrag visar mot vad ditt bokföringsprogram har registrerat. En bra integration lönar sig mest på detta område. Utan en sådan måste du eller din bokförare manuellt matcha varje utbetalning mot de fakturor den täcker. Du måste sortera bland återbetalningar, bestridda debiteringar och avgifter som dragits innan insättningen landar. När betalningsdata i stället flödar direkt in i bokföringsprogrammet matchas den med rätt transaktioner på egen hand. Att stänga böckerna är inte längre ett slitgöra som tar flera dagar – det är en snabb granskning.

Hur väljer man rätt bokföringsprogram för små företag?

Att välja bokföringsprogram börjar med en ärlig blick på hur din verksamhet fungerar.

Dessa faktorer kan snabbt smalna av urvalet:

• Antal behandlade transaktioner: En enskild näringsidkare som fakturerar ett fåtal kunder per månad behöver något annat än vad ett företag i en detaljhandel som behandlar hundratals kortbetalningar per vecka måste använda.

• Om du har anställda: Lön och Single Touch Payroll-rapportering upphör att vara valfria och blir ett krav när du börjar anställa folk.

• Befintliga anslutningar till betalleverantör: Bekräfta vilka bokföringsplattformar din betalningskonfiguration fungerar med, för att utesluta alternativ som skulle skapa manuellt arbete längre fram.

• Nödvändig åtkomst: Om din revisor eller bokförare måste logga in på distans, tyder det på molnbaserad programvara snarare än en installation på skrivbord.

Hur Stripe Revenue Recognition kan hjälpa till

Revenue Recognition bidrar till att förenkla periodiserad redovisning – inklusive revisioner, månadsbokslut, rapportering med mera – så att du kan stänga dina böcker mer effektivt och exakt. Det automatiserar och konfigurerar intäktsrapporter som hjälp för efterlevnad av ASC 606 och IFRS 15.

Revenue Recognition kan hjälpa dig att:

• Få en mer komplett överblick över dina intäkter: Se alla dina Stripe-transaktioner och villkor och importera icke-Stripe-data i din Stripe Dashboard.

• Automatisera intäktsrapporter: Generera redovisningsrapporter som är klara att användas – utan tekniska resurser.

• Anpassa för ditt företag: Skapa och automatisera anpassade regler för intäktsredovisning i enlighet med företagets redovisningspraxis.

• Revision i realtid: Förbered dig för revisioner genom att spåra alla intäkter tillbaka till de underliggande kunderna och transaktionerna.

Läs mer om hur Revenue Recognition kan hjälpa dig att efterleva globala redovisningsprinciper, eller börja idag.