I Storbritannien är en faktura en formell betalningsbegäran som registrerar en transaktion, anger vad som är skyldigt och skapar ett pappersspår för bokförings- och skatteändamål. Det brittiska skatteverket (HMRC) har specifika krav på vad varje faktura måste innehålla, och de 2,3 miljoner företagen i Storbritannien som är registrerade för mervärdesskatt (moms) måste följa ännu strängare regler. En faktura som inte uppfyller kraven kan ogiltigförklara ett återkrav av moms, komplicera en revision eller lämna dig utan ett verkställbart register över vad man kom överens om.

Nedan går vi igenom hur man skriver en faktura i Storbritannien, momsregler som är bra att känna till, och hur företag kan skapa en upprepbar process för att uppfylla dessa krav för varje faktura som skickas.

Viktiga punkter

• Momsregistrerade företag måste inkludera specifika fält på varje faktura. Om ens ett enda saknas kan det bli ogiltigt för återkrav av moms.

• Kraven för Making Tax Digital (MTD) innebär att din faktureringsprocess måste ansluta direkt till dina momsregister.

• Faktureringsprogramvara automatiserar de strukturella kraven och momskraven för företag i Storbritannien, från sekventiell fakturanumrering till MTD-kompatibel rapportering.

Vad är en faktura i Storbritannien?

En faktura är en formell betalningsbegäran som registrerar en transaktion, anger vad som är skyldigt och varför, och skapar ett pappersspår som båda parter kan lita på för bokförings- och skatteändamål. Den brittiska skattemyndigheten HMRC kommer att fråga om dem om dina skatter någonsin granskas.

Så gör man för att skriva en faktura i Storbritannien

Att inkludera rätt uppgifter är avgörande för hur man skriver en faktura i Storbritannien. HMRC beskriver det minsta obligatoriska innehållet för en giltig brittisk faktura, och om ens ett enda fält saknas kan den bli ogiltig ur momssynpunkt.

Här är vad varje faktura måste innehålla:

• Ett unikt löpnummer som identifierar fakturan

• Ditt företagsnamn och din adress

• Din kunds företagsnamn och adress

• Ditt momsregistreringsnummer

• Fakturadatum

• Leveransdatum

• Specifik beskrivning av varorna eller tjänsterna som levererats

• Delsumma (det skyldiga beloppet exklusive moms)

• Momssats tillämpad på varje radpost

• Totalt belopp av debiterad moms

• Totalt skyldigt belopp, inklusive moms

Om några radposter är nollskattade eller undantagna, måste du ändå visa dem, tillsammans med anledningen till att de inte beskattas.

Hur ser en giltig faktura ut i Storbritannien?

En giltig brittisk momsfaktura följer en logisk ordning. Här är vad varje avsnitt ska innehålla:

• Rubrikavsnitt: Detta inkluderar ditt företagsnamn, din adress och ditt momsregistreringsnummer. Ordet "Faktura" måste vara väl synligt tillsammans med ett unikt fakturanummer och fakturadatumet.

• Kunduppgifter: Kundens fullständiga företagsnamn och adress anges. Om hen har gett dig ett inköpsordernummer bör du inkludera det, eftersom många stora företag inte behandlar betalningen utan det.

• Leveransdatum: Ange datumet då varorna eller tjänsterna levererades, om det skiljer sig från fakturadatumet.

• Radposter: Varje produkt eller tjänst ska ha en egen rad som visar kvantitet, enhetspris och tillämplig momssats. Om du tillämpar olika momssatser på olika poster, till exempel en blandning av varor med normalskattesats och nollskattesats, måste varje post visas separat med dess skattesats tydligt angiven.

• Totalbelopp: Inkludera delsumman exklusive moms, total moms och det slutliga beloppet som ska betalas.

• Betalningsinformation: Ange bankkontouppgifter eller betalningsinstruktioner samt dina betalningsvillkor.

Om fakturans totalbelopp är 250 £ eller mindre inklusive moms, får du utfärda en förenklad faktura som utesluter vissa fält, inklusive kundens uppgifter och momsuppgifter. Det här formatet är dock bara giltigt om du inte är en detaljhandlare.

Vilka är reglerna för momsfakturering för företag i Storbritannien?

Om du är momsregistrerad måste du utfärda en momsfaktura inom 30 dagar från leveransdatumet, och du måste behålla kopior av alla momsfakturor som du utfärdar och tar emot i minst sex år.

Här är några specifika regler som är värda att känna till:

• Nollskattade kontra undantagna leveranser: Nollskattade varor, som de flesta livsmedel och barnkläder, är tekniskt sett skattepliktiga med 0 %. Undantagna leveranser, såsom finansiella tjänster eller utbildningstjänster, är inte skattepliktiga alls. Skillnaden spelar roll eftersom du kan kräva tillbaka ingående moms på kostnader relaterade till nollskattade leveranser, men inte på kostnader relaterade till undantagna.

• Omvänd skattskyldighet: Om du säljer utanför Storbritannien, eller inom specifika inhemska branscher som byggbranschen, är momsredovisningen ofta omvänd så att köparen redovisar momsen i stället för leverantören. Den omvända skattskyldigheten måste vara tydlig på fakturan.

• Kreditnotor: När du utfärdar en kreditnota för att korrigera en tidigare faktura måste den hänvisa till det ursprungliga fakturanumret och tydligt visa den moms som krediteras.

• Proformafakturor: En proformafaktura är ett preliminärt avtal som anger villkor för förskottsbetalning eller ger uppskattade kostnader. Det är inte en momsfaktura och skapar ingen momsskyldighet. Om en kund ber om en momsfaktura efter att ha betalat en proforma, måste du utfärda en separat.

MTD lägger till ytterligare ett lager. Om ditt företag är momsregistrerat måste du föra digitala momsregister och lämna in deklarationer via MTD-kompatibel programvara. Din faktureringsprocess måste matas direkt in i det systemet, och manuella kalkylblad som du sedan skriver in igen i bokföringsprogrammet uppfyller inte kravet.

Hur kan företag i Storbritannien säkerställa efterlevnad för fakturor?

Fakturaefterlevnad är inte komplicerat med rätt system. Programvara för fakturering kan hantera de strukturella kraven automatiskt, så formateringsbesluten fattas en gång i stället för att ses över varje gång du skickar en faktura.

Här är vad programvaran ska kunna hantera:

• Momskonfiguration: Du konfigurerar ditt momsregistreringsnummer en gång och det visas på varje faktura du skickar. Ställ in dina skattesatser så tillämpar programvaran dem korrekt baserat på de regler du har definierat.

• MTD-kompatibilitet: Du behöver programvara som är MTD-kompatibel. Dina fakturauppgifter flödar direkt in i dina momsregister utan manuell inmatning, vilket minskar risken för fel.

• Återkommande fakturering: Om du har retainer-avtal eller abonnemangsbaserade kontrakt kan programvara automatisera fakturagenerering och leverans enligt ett schema du anger, med rätt momshantering tillämpad varje gång. Varje faktura i serien får sitt eget sekventiella nummer.

• Revisionsspår: Varje faktura lagras, tidsstämplas och är tillgänglig, tillsammans med dess leveransstatus och betalningshistorik. Om HMRC ber om register har du en fullständig, sökbar historik.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.