Im Vereinigten Königreich ist eine Rechnung eine formelle Zahlungsanfrage, die eine Transaktion aufzeichnet, festlegt, was geschuldet wird, und eine Papierspur für Buchhaltungs- und Steuerzwecke erstellt. Die britische Steuerbehörde His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) hat spezifische Anforderungen an das, was jede Rechnung enthalten muss, und die 2,3 Millionen Unternehmen im Vereinigten Königreich, die für die Mehrwertsteuer (VAT) registriert sind, müssen noch strengere Regeln befolgen. Eine nicht konforme Rechnung kann eine Mehrwertsteuer-Rückforderung ungültig machen, ein Audit erschweren oder Sie ohne einen durchsetzbaren Nachweis darüber zurücklassen, was vereinbart wurde.

Im Folgenden behandeln wir, wie Sie eine Rechnung im Vereinigten Königreich verfassen, welche Mehrwertsteuer-Rechnungsregeln Sie kennen sollten und wie Unternehmen einen wiederholbaren Prozess erstellen können, um diese Anforderungen für jede versendete Rechnung zu erfüllen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Für die Mehrwertsteuer registrierte Unternehmen müssen bestimmte Felder in jeder Rechnung angeben. Das Fehlen auch nur eines einzigen kann sie für Zwecke der Mehrwertsteuer-Rückforderung ungültig machen.

• Die Anforderungen von Making Tax Digital (MTD) bedeuten, dass Ihr Rechnungsprozess direkt mit Ihren Mehrwertsteueraufzeichnungen verknüpft sein muss.

• Invoicing-Software automatisiert die strukturellen und mehrwertsteuerlichen Anforderungen für Unternehmen im Vereinigten Königreich, von der fortlaufenden Rechnungsnummerierung bis hin zum MTD-kompatiblen Reporting.

Was ist eine Rechnung im Vereinigten Königreich?

Eine Rechnung ist eine formelle Zahlungsanfrage, die eine Transaktion aufzeichnet, festlegt, was warum geschuldet wird, und eine Papierspur erstellt, auf die sich beide Parteien für Buchhaltungs- und Steuerzwecke verlassen können. Die Steuerbehörde im Vereinigten Königreich, HMRC, wird danach fragen, falls Ihre Steuern jemals geprüft werden.

Wie verfassen Sie eine Rechnung im Vereinigten Königreich?

Die Angabe der korrekten Details ist entscheidend dafür, wie man eine Rechnung im Vereinigten Königreich verfasst. HMRC legt den erforderlichen Mindestinhalt für eine gültige Rechnung im Vereinigten Königreich fest, und das Fehlen auch nur eines einzigen Feldes kann sie für Mehrwertsteuerzwecke ungültig machen.

Folgendes muss jede Rechnung enthalten:

• Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer

• Ihren Unternehmensnamen und Ihre Adresse

• Den Unternehmensnamen und die Adresse Ihrer Endkundin/Ihres Endkunden

• Ihre Mehrwertsteuer-Registrierungsnummer

• Rechnungsdatum

• Lieferdatum

• Genaue Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen

• Zwischensumme (der geschuldete Betrag ohne Mehrwertsteuer)

• Auf jeden Posten angewandter Mehrwertsteuersatz

• Gesamtbetrag der berechneten Mehrwertsteuer

• Geschuldeter Gesamtbetrag, einschließlich Mehrwertsteuer

Wenn Posten mit einem Nullsatz besteuert werden oder steuerfrei sind, müssen Sie diese dennoch aufführen, zusammen mit dem Grund, warum sie nicht besteuert werden.

Wie sieht eine gültige Rechnung im Vereinigten Königreich aus?

Eine gültige Mehrwertsteuer-Rechnung im Vereinigten Königreich folgt einer logischen Reihenfolge. Folgendes sollte jeder Abschnitt enthalten:

• Kopfzeile: Dieser beinhaltet Ihren Unternehmensnamen, Ihre Adresse und Ihre Mehrwertsteuer-Registrierungsnummer. Das Wort „Rechnung“ muss deutlich sichtbar sein, zusammen mit einer eindeutigen Rechnungsnummer und dem Rechnungsdatum.

• Kundendetails: Der vollständige Unternehmensname und die Adresse der Endkundin/des Endkunden werden aufgeführt. Wenn diese Ihnen eine Bestellnummer mitgeteilt haben, geben Sie diese an, da viele große Unternehmen ohne sie keine Zahlung abwickeln.

• Lieferdatum: Geben Sie das Datum an, an dem die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, falls es vom Rechnungsdatum abweicht.

• Einzelposten: Jedes Produkt oder jede Dienstleistung sollte in einer eigenen Zeile aufgeführt sein, in der Menge, Stückpreis und geltender Mehrwertsteuersatz angegeben sind. Wenn Sie unterschiedliche Mehrwertsteuersätze auf verschiedene Posten anwenden, beispielsweise eine Mischung aus Waren mit Standardsatz und solchen mit Nullsatz, muss jeder separat mit seinem Steuersatz deutlich gekennzeichnet sein.

• Summen: Geben Sie die Zwischensumme ohne Mehrwertsteuer, die Gesamt-Mehrwertsteuer und den fälligen Endbetrag an.

• Zahlungsinformationen: Geben Sie die Bankkontodaten oder Anweisungen für die Zahlung sowie Ihre Zahlungskonditionen an.

Wenn der Gesamtbetrag Ihrer Rechnung inklusive Mehrwertsteuer 250 £ oder weniger beträgt, dürfen Sie eine vereinfachte Rechnung ausstellen, bei der einige Felder, einschließlich der Daten der Endkundin/des Endkunden und der Mehrwertsteuerdetails, weggelassen werden. Dieses Format ist jedoch nur gültig, wenn Sie kein Einzelhändler sind.

Wie lauten die Mehrwertsteuer-Rechnungsregeln für Unternehmen im Vereinigten Königreich?

Wenn Sie für die Mehrwertsteuer registriert sind, müssen Sie innerhalb von 30 Tagen nach dem Lieferdatum eine Mehrwertsteuer-Rechnung ausstellen und Kopien aller von Ihnen ausgestellten und erhaltenen Mehrwertsteuer-Rechnungen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren.

Hier sind einige spezifische Regeln, die Sie kennen sollten:

• Nullsatz im Vergleich zu steuerfreien Lieferungen: Mit einem Nullsatz besteuerte Waren, wie die meisten Lebensmittel und Kinderkleidung, sind technisch gesehen zu 0 % steuerpflichtig. Steuerfreie Lieferungen, wie Finanz- oder Bildungsdienstleistungen, sind überhaupt nicht steuerpflichtig. Die Unterscheidung ist wichtig, da Sie Vorsteuer auf Kosten im Zusammenhang mit Nullsatz-Lieferungen zurückfordern können, jedoch nicht auf Kosten im Zusammenhang mit steuerfreien Lieferungen.

• Reverse Charge: Wenn Sie außerhalb des Vereinigten Königreichs oder in bestimmten inländischen Branchen wie der Baubranche verkaufen, wird die Mehrwertsteuerabrechnung oft umgekehrt, sodass die Käuferin/der Käufer anstelle der anbietenden Person für die Mehrwertsteuer aufkommt. Das Reverse Charge muss auf der Rechnung deutlich erkennbar sein.

• Stornorechnungen: Wenn Sie eine Stornorechnung zur Korrektur einer vorherigen Rechnung ausstellen, muss diese auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweisen und die gutgeschriebene Mehrwertsteuer deutlich ausweisen.

• Proforma-Rechnungen: Eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Vereinbarung, die Zahlungskonditionen im Voraus skizziert oder geschätzte Kosten enthält. Es handelt sich nicht um eine Mehrwertsteuer-Rechnung und sie begründet keine Mehrwertsteuerpflicht. Wenn eine Endkundin/ein Endkunde nach Bezahlung einer Proforma-Rechnung eine Mehrwertsteuer-Rechnung verlangt, müssen Sie eine separate ausstellen.

MTD stellt eine weitere Ebene dar. Wenn Ihr Unternehmen für die Mehrwertsteuer registriert ist, sind Sie verpflichtet, digitale Mehrwertsteueraufzeichnungen zu führen und Meldungen über MTD-kompatible Software einzureichen. Ihr Rechnungsprozess muss direkt in dieses System integriert sein, und manuelle Tabellenkalkulationen, die Sie dann wieder in eine Buchhaltungssoftware eingeben, erfüllen die Anforderung nicht.

Wie können Unternehmen im Vereinigten Königreich bei Rechnungen Compliance wahren?

Rechnungs-Compliance ist mit den richtigen Systemen nicht kompliziert. Invoicing-Software kann die strukturellen Anforderungen automatisch bewältigen, sodass Formatierungsentscheidungen einmalig getroffen werden, anstatt sie bei jeder Rechnungsstellung neu zu überdenken.

Folgendes sollte eine Software bewältigen können:

• Mehrwertsteuer-Konfiguration: Sie konfigurieren Ihre Mehrwertsteuer-Registrierungsnummer einmalig und sie erscheint auf jeder von Ihnen versendeten Rechnung. Legen Sie Ihre Steuersätze fest, und die Software wendet sie basierend auf den von Ihnen definierten Regeln korrekt an.

• MTD-Kompatibilität: Sie benötigen Software, die MTD-kompatibel ist. Ihre Rechnungsdaten fließen ohne erneute manuelle Eingabe direkt in Ihre Mehrwertsteueraufzeichnungen, was die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert.

• Wiederkehrende Abrechnung: Wenn Sie Retainer-Vereinbarungen oder abonnementbasierte Verträge haben, kann eine Software die Erstellung von Rechnungen und deren Versand nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan automatisieren, wobei jedes Mal die korrekte Mehrwertsteuerbehandlung angewendet wird. Jede Rechnung in der Serie erhält ihre eigene fortlaufende Nummer.

• Audit-Trail: Jede Rechnung wird gespeichert, mit einem Zeitstempel versehen und ist zugänglich, zusammen mit ihrem Zustellungsstatus und ihrer Zahlungshistorie. Wenn HMRC Unterlagen anfordert, verfügen Sie über eine vollständige, durchsuchbare Historie.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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