Au Royaume-Uni, une facture est une demande de paiement officielle qui enregistre une transaction, précise ce qui est dû et crée une trace écrite à des fins comptables et fiscales. Le His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) du Royaume-Uni a des exigences précises quant à ce que chaque facture doit contenir, et les 2,3 millions d'entreprises du Royaume-Uni inscrites à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) doivent suivre des règles encore plus strictes. Une facture non conforme peut invalider une récupération de TVA, compliquer un audit ou vous laisser sans registre exécutoire de ce qui a été convenu.

Ci-dessous, nous aborderons la façon de rédiger une facture au Royaume-Uni, les règles de facturation de la TVA à connaître et la façon dont les entreprises peuvent créer un processus reproductible pour répondre à ces exigences pour chaque facture envoyée.

Points clés

• Les entreprises inscrites à la TVA doivent inclure des champs précis sur chaque facture. L'absence d'un seul d'entre eux peut la rendre non valide aux fins de récupération de la TVA.

• Les exigences de Making Tax Digital (MTD) signifient que votre processus de facturation doit se connecter directement à vos dossiers de TVA.

• Un logiciel de facturation automatise les exigences structurelles et de TVA pour les entreprises du Royaume-Uni, de la numérotation séquentielle des factures aux déclarations compatibles avec MTD.

Qu'est-ce qu'une facture au Royaume-Uni?

Une facture est une demande de paiement officielle qui enregistre une transaction, précise ce qui est dû et pourquoi, et crée une trace écrite sur laquelle les deux parties peuvent s'appuyer à des fins comptables et fiscales. L'administration fiscale du Royaume-Uni, le HMRC, vous interrogera à leur sujet si jamais vos impôts font l'objet d'un examen minutieux.

Comment rédiger une facture au Royaume-Uni?

L'inclusion des bons détails est essentielle pour rédiger une facture au Royaume-Uni. Le HMRC décrit le contenu minimal requis pour une facture valide au Royaume-Uni, et l'absence d'un seul champ peut la rendre non valide aux fins de la TVA.

Voici ce que chaque facture doit inclure :

• Un numéro de facture unique et séquentiel

• Le nom de l'entreprise et votre adresse

• Le nom de l'entreprise et l'adresse de votre client

• Votre numéro d'inscription à la TVA

• Date de la facture

• Date de fourniture

• Description spécifique des biens ou services fournis

• Sous-total (le montant dû hors TVA)

• Taux de TVA appliqué à chaque article

• Montant total de la TVA facturée

• Montant total dû, TVA comprise

Si des articles sont détaxés ou exonérés, vous devez tout de même les indiquer, ainsi que la raison pour laquelle ils ne sont pas taxés.

À quoi ressemble une facture valide au Royaume-Uni?

Une facture avec TVA valide au Royaume-Uni suit un ordre logique. Voici ce que chaque section devrait contenir :

• Section d'en-tête : Celle-ci comprend le nom de l'entreprise, votre adresse et votre numéro d'inscription à la TVA. Le mot « Facture » doit être clairement visible, tout comme un numéro de facture unique et la date de la facture.

• Coordonnées du client : Le nom de l'entreprise complet et l'adresse du client sont indiqués. Si le client vous a fourni un numéro de bon de commande, incluez-le, car de nombreuses grandes entreprises ne traiteront pas le paiement sans ce numéro.

• Date de fourniture : Indiquez la date à laquelle les biens ou les services ont été livrés si elle diffère de la date de la facture.

• Postes de facture : Chaque produit ou service doit figurer sur sa propre ligne, en indiquant la quantité, le prix unitaire et le taux de TVA applicable. Si vous appliquez des taux de TVA différents à différents articles, comme un mélange de biens à taux normal et détaxés, chacun doit être indiqué séparément avec son taux clairement identifié.

• Totaux : Incluez le sous-total hors TVA, le total de la TVA et le montant final dû.

• Informations de paiement : Indiquez les informations du compte bancaire ou les instructions de paiement, ainsi que vos conditions de paiement.

Si le total de votre facture est de 250 £ ou moins, TVA comprise, vous êtes autorisé à émettre une facture simplifiée qui omet certains champs, notamment les coordonnées du client et les détails de la TVA. Mais ce format n'est valide que si vous n'êtes pas un commerçant.

Quelles sont les règles de facturation de la TVA pour les entreprises au Royaume-Uni?

Si vous êtes inscrit à la TVA, vous devez émettre une facture avec TVA dans les 30 jours suivant la date de fourniture, et vous devez conserver des copies de toutes les factures avec TVA que vous émettez et recevez pendant au moins six ans.

Voici quelques règles spécifiques qu'il vaut la peine de connaître :

• Fournitures détaxées par rapport aux fournitures exonérées : Les biens détaxés, tels que la plupart des aliments et des vêtements pour enfants, sont techniquement taxables, à 0 %. Les fournitures exonérées, telles que les services financiers ou éducatifs, ne sont pas du tout taxables. La distinction est importante, car vous pouvez récupérer la TVA en amont sur les coûts liés aux fournitures détaxées, mais pas sur les coûts liés aux fournitures exonérées.

• Taxe au preneur : Si vous vendez en dehors du Royaume-Uni ou dans des secteurs nationaux spécifiques tels que la construction, la comptabilisation de la TVA est souvent inversée afin que le client comptabilise la TVA plutôt que le fournisseur. La taxe au preneur doit être clairement indiquée sur la facture.

• Notes de crédit : Lorsque vous émettez une note de crédit pour corriger une facture précédente, elle doit faire référence au numéro de la facture d'origine et indiquer clairement la TVA créditée.

• Factures pro forma : Une facture pro forma est un accord préliminaire qui décrit les conditions de paiement à l'avance ou fournit des estimations de coûts. Ce n'est pas une facture avec TVA et elle ne crée pas d'obligation de TVA. Si un client demande une facture avec TVA après avoir payé une facture pro forma, vous devrez en émettre une distincte.

Le programme MTD (Making Tax Digital) ajoute une couche supplémentaire. Si votre entreprise est inscrite à la TVA, vous êtes tenu de conserver des dossiers de TVA numériques et de soumettre des déclarations au moyen d'un logiciel compatible avec MTD. Votre processus de facturation doit alimenter directement ce système, et les feuilles de calcul manuelles que vous saisissez ensuite de nouveau dans un logiciel comptable ne répondront pas à cette exigence.

Comment les entreprises du Royaume-Uni peuvent-elles rester en conformité avec les factures?

La conformité des factures n'est pas compliquée avec les bons systèmes. Un logiciel de facturation peut gérer automatiquement les exigences structurelles, de sorte que les décisions de formatage sont prises une seule fois plutôt que révisées chaque fois que vous envoyez une facture.

Voici ce qu'un logiciel devrait être en mesure de gérer :

• Configuration de la TVA : Vous configurez votre numéro d'inscription à la TVA une seule fois et il apparaît sur chaque facture que vous envoyez. Définissez vos taux d'imposition et le logiciel les applique correctement en fonction des règles que vous avez définies.

• Compatibilité MTD : Vous avez besoin d'un logiciel compatible avec MTD. Les données de vos factures sont directement intégrées à vos dossiers de TVA sans saisie manuelle, ce qui réduit le risque d'erreur.

• Facturation récurrente : Si vous avez des accords de provision ou des contrats d'abonnement, le logiciel peut automatiser la génération de factures et la livraison selon un calendrier que vous définissez, avec le traitement de TVA correct appliqué à chaque fois. Chaque facture de la série reçoit son propre numéro séquentiel.

• Piste d'audit : Chaque facture est stockée, horodatée et accessible, de même que son état de livraison et son historique de paiement. Si le HMRC demande des dossiers, vous disposez d'un historique complet et interrogeable.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

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