En El Reino Unido, una factura es una solicitud de pago formal que registra una transacción, especifica lo que se adeuda y crea un rastro documental para fines contables y fiscales. His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) de El Reino Unido tiene requisitos específicos sobre lo que debe contener cada factura, y los 2,3 millones de empresas en El Reino Unido registradas a efectos del impuesto al valor agregado (IVA) deben seguir reglas aún más estrictas. Una factura que no cumple con la normativa puede invalidar una solicitud de devolución del IVA, complicar una auditoría o dejarte sin un registro ejecutable de lo acordado.

A continuación, explicaremos cómo redactar una factura en El Reino Unido, las normas de facturación del IVA que debes conocer y cómo pueden las empresas crear un proceso repetible para cumplir con esos requisitos en cada factura que envían.

Aspectos destacados

• Las empresas registradas a efectos del IVA deben incluir campos específicos en cada factura. La falta de uno solo puede hacer que la factura no sea válida a efectos de la devolución del IVA.

• Los requisitos de la iniciativa Making Tax Digital (MTD) implican que tu proceso de facturación debe conectarse directamente con tus registros del IVA.

• El software de facturación automatiza los requisitos estructurales y de IVA para las empresas de El Reino Unido, desde la numeración secuencial de las facturas hasta la presentación de informes compatibles con MTD.

¿Qué es una factura en El Reino Unido?

Una factura es una solicitud de pago formal que registra una transacción, especifica lo que se adeuda y el motivo, y crea un rastro documental en el que ambas partes pueden confiar para fines contables y fiscales. La autoridad fiscal de El Reino Unido, la HMRC, te las pedirá si alguna vez se investigan tus impuestos.

¿Cómo se redacta una factura en El Reino Unido?

Incluir los datos correctos es clave a la hora de redactar una factura en El Reino Unido. La HMRC indica el contenido mínimo requerido para que una factura sea válida en El Reino Unido; la falta de un solo campo puede hacer que no sea válida a efectos del IVA.

A continuación, te indicamos lo que debe incluir cada factura:

• Un número de factura único y secuencial

• El nombre de tu empresa y la dirección.

• El nombre de la empresa y la dirección de tu cliente.

• Tu número de registro del IVA.

• La fecha de la factura.

• La fecha de provisión.

• La descripción específica de los bienes o servicios suministrados.

• El subtotal (el monto adeudado sin IVA).

• La tasa de IVA aplicada a cada artículo.

• El importe total de IVA cobrado.

• El importe total adeudado, incluido el IVA.

Si algún artículo está sujeto al tipo cero o está exento, de todas formas debes mostrarlo, junto con el motivo por el que no se le aplica ningún impuesto.

¿Qué aspecto tiene una factura válida en El Reino Unido?

Una factura válida con IVA en El Reino Unido sigue un orden lógico. A continuación, se detalla lo que debe contener cada sección:

• Sección de encabezado: incluye el nombre de la empresa, la dirección y el número de registro del IVA. La palabra «Factura» debe estar claramente visible junto con un número de factura único y la fecha de la factura.

• Datos del cliente: se indican el nombre de la empresa y la dirección completa del cliente. Si te ha proporcionado un número de pedido de compra, inclúyelo, ya que muchas empresas grandes no procesarán el pago sin él.

• Fecha de provisión: indica la fecha de entrega de los bienes o servicios si es diferente a la fecha de la factura.

• Partidas: cada producto o servicio debe figurar en una línea independiente, con la cantidad, el precio unitario y la tasa de IVA aplicable. Si aplicas diferentes tasas de IVA a distintos artículos (por ejemplo, una combinación de bienes sujetos al tipo estándar y bienes sujetos al tipo cero), cada uno debe figurar por separado con su tasa claramente indicada.

• Totales: incluye el subtotal sin IVA, el IVA total y el monto final adeudado.

• Información de pago: indica los datos de la cuenta bancaria o las instrucciones de pago, y tus Condiciones de pago.

Si el total de tu factura es inferior a GBP 250 con IVA incluido, puedes emitir una factura simplificada que omita algunos campos, incluidos los datos del cliente y los datos del IVA. Pero este formato solo es válido si no eres un comerciante minorista.

¿Cuáles son las normas de facturación del IVA para las empresas de El Reino Unido?

Si tienes registro a efectos del IVA, debes emitir una factura con IVA dentro de los 30 días posteriores a la fecha de provisión, y debes conservar copias de todas las facturas con IVA que emitas y recibas durante al menos seis años.

A continuación, se indican algunas normas específicas que vale la pena conocer:

• Insumos sujetos al tipo cero frente a los exentos: los bienes sujetos al tipo cero, como la mayoría de los alimentos y la ropa para niños, están técnicamente sujetos a un impuesto del 0 %. Los suministros exentos, como los servicios financieros o educativos, no están sujetos a ningún impuesto. La distinción es importante porque puedes recuperar el IVA soportado sobre los costos relacionados con los suministros sujetos al tipo cero, pero no sobre los costos relacionados con los exentos.

• Inversión del sujeto pasivo: si realizas ventas fuera de El Reino Unido, o en sectores nacionales específicos como la construcción, la contabilidad del IVA suele revertirse, de modo que el comprador es responsable del IVA en lugar del proveedor. La inversión del sujeto pasivo debe estar clara en la factura.

• Notas de crédito: cuando emites una nota de crédito para corregir una factura anterior, esta debe hacer referencia al número de factura original y mostrar claramente el IVA que se acredita.

• Facturas proforma: una factura proforma es un acuerdo preliminar que describe las condiciones de pago por adelantado o proporciona costos estimados. No es una factura con IVA y no genera una obligación en relación con el IVA. Si un cliente solicita una factura con IVA después de pagar una proforma, deberás emitir una por separado.

El concepto MTD añade otra capa. Si tu empresa tiene registro a efectos del IVA, debes mantener registros digitales del IVA y presentar declaraciones a través de software compatible con MTD. Tu proceso de facturación debe conectarse directamente a ese sistema; las hojas de cálculo manuales que luego vuelves a introducir en el software de contabilidad no cumplirán con el requisito.

¿Cómo pueden las empresas de El Reino Unido mantener el cumplimiento de la normativa sobre facturas?

El cumplimiento de la normativa sobre facturas no es complicado si se cuenta con los sistemas adecuados. El software de facturación puede ocuparse de los requisitos estructurales automáticamente, por lo que las decisiones sobre el formato se toman una sola vez en lugar de revisarse cada vez que envías una factura.

A continuación, te indicamos lo que debería poder gestionar el software:

• Configuración del IVA: configuras tu número de registro del IVA una sola vez y este aparece en cada factura que envías. Configuras las tasas impositivas y el software las aplica correctamente en función de las reglas que hayas definido.

• Compatibilidad con MTD: necesitas software que sea compatible con MTD. Los datos de tus facturas se transfieren directamente a tus registros de IVA sin necesidad de volver a introducirlos de forma manual, lo que reduce la posibilidad de que se produzcan errores.

• Facturación recurrente: si trabajas con acuerdos de honorarios o contratos basados en suscripciones, el software puede automatizar la generación de facturas y la entrega según un cronograma que establezcas, con el tratamiento del IVA correcto aplicado en cada ocasión. Cada factura de la serie recibe su propio número secuencial.

• Pista de auditoría: cada factura se almacena, se le marca la fecha y la hora, y queda accesible, junto con su estado de entrega y el historial de pagos. Si la HMRC solicita registros, tienes un historial completo y en el que se pueden realizar búsquedas.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojadas en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra en el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

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