ในสหราชอาณาจักร ใบแจ้งหนี้เป็นคำขอรับชำระเงินอย่างเป็นทางการที่บันทึกรายการธุรกรรม ระบุจำนวนเงินที่ต้องชำระ และสร้างหลักฐานทางบัญชีและภาษี หน่วยงาน His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) ของสหราชอาณาจักรกำหนดข้อกำหนดเฉพาะเกี่ยวกับสิ่งที่ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับต้องมี และธุรกิจประมาณ 2.3 ล้านแห่งในสหราชอาณาจักรที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) จะต้องปฏิบัติตามกฎที่เข้มงวดมากยิ่งขึ้น ใบแจ้งหนี้ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดอาจทำให้การขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นโมฆะ ทำให้การตรวจสอบบัญชีซับซ้อนขึ้น หรือทำให้คุณไม่มีหลักฐานที่บังคับใช้ได้เกี่ยวกับสิ่งที่ได้ตกลงกันไว้

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายวิธีเขียนใบแจ้งหนี้ในสหราชอาณาจักร กฎการออกใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่มที่ควรรู้ และวิธีที่ธุรกิจสามารถสร้างกระบวนการที่ทำซ้ำได้เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดเหล่านั้นในทุกใบแจ้งหนี้ที่ส่งออก

ประเด็นสำคัญ

• ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องระบุข้อมูลเฉพาะในใบแจ้งหนี้ทุกฉบับ การขาดข้อมูลแม้เพียงหนึ่งรายการอาจทำให้ใบแจ้งหนี้นั้นไม่สามารถใช้ในการขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มได้

• ข้อกำหนด Making Tax Digital (MTD) หมายความว่ากระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณต้องเชื่อมต่อโดยตรงกับบันทึกภาษีมูลค่าเพิ่ม

• ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ช่วยทำให้ข้อกำหนดด้านโครงสร้างและภาษีมูลค่าเพิ่มของธุรกิจในสหราชอาณาจักรเป็นไปโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่การกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้แบบเรียงลำดับไปจนถึงการรายงานที่รองรับ MTD

ใบแจ้งหนี้ในสหราชอาณาจักรคืออะไร

ใบแจ้งหนี้คือคำขอชำระเงินอย่างเป็นทางการที่บันทึกรายการธุรกรรม ระบุจำนวนเงินที่ต้องชำระและเหตุผล และสร้างหลักฐานเอกสารที่ทั้งสองฝ่ายสามารถใช้สำหรับการบัญชีและภาษีได้ หน่วยงานภาษีของสหราชอาณาจักร HMRC จะสอบถามเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้เหล่านี้หากมีการตรวจสอบภาษีของคุณ

คุณเขียนใบแจ้งหนี้ในสหราชอาณาจักรอย่างไร

การระบุรายละเอียดที่ถูกต้องเป็นหัวใจสำคัญของการเขียนใบแจ้งหนี้ในสหราชอาณาจักร HMRC กำหนดเนื้อหาขั้นต่ำที่จำเป็น สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องในสหราชอาณาจักร และการขาดข้อมูลแม้เพียงหนึ่งรายการอาจทำให้ใบแจ้งหนี้นั้นไม่ถูกต้องสำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม

สิ่งที่ใบแจ้งหนี้แต่ละใบต้องมี มีดังนี้

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันและเรียงตามลำดับ

• ชื่อธุรกิจและที่อยู่ของคุณ

• ชื่อธุรกิจและที่อยู่ของลูกค้าของคุณ

• หมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มของคุณ

• วันที่ของใบแจ้งหนี้

• วันที่จัดหาสินค้าหรือบริการ

• คำอธิบายเฉพาะของสินค้าหรือบริการที่จัดหาให้

• ยอดรวมย่อย (ยอดคงค้างที่ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม)

• อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้กับแต่ละรายการ

• ยอดรวมของภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บ

• ยอดคงค้างทั้งหมด รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม

หากมีรายการใดที่มีอัตราภาษีเป็นศูนย์หรือได้รับการยกเว้น คุณยังคงต้องแสดงรายการเหล่านั้น พร้อมระบุเหตุผลที่ไม่ถูกเก็บภาษีด้วย

ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องในสหราชอาณาจักรมีลักษณะอย่างไร

ใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกต้องในสหราชอาณาจักรมีลำดับที่เป็นระบบ โดยแต่ละส่วนควรประกอบด้วยข้อมูลดังต่อไปนี้

• ส่วนหัว: ประกอบด้วยชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และหมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม คำว่า “ใบแจ้งหนี้” ต้องแสดงอย่างชัดเจน พร้อมหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน และวันที่ออกใบแจ้งหนี้

• รายละเอียดลูกค้า: ชื่อและที่อยู่ธุรกิจของลูกค้าอย่างครบถ้วน หากลูกค้าให้หมายเลขใบสั่งซื้อ โปรดระบุหมายเลขนั้นด้วย เพราะธุรกิจขนาดใหญ่หลายแห่งจะไม่ดำเนินการชำระเงินหากไม่มีหมายเลขดังกล่าว

• วันที่จัดหาสินค้าหรือบริการ: ระบุวันที่ที่สินค้าหรือบริการถูกส่งมอบ หากแตกต่างจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้

• รายการสินค้า/บริการ: สินค้าหรือบริการแต่ละรายการควรแยกเป็นบรรทัดของตัวเอง โดยแสดงจำนวน ราคาต่อหน่วย และอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้อง หากคุณใช้อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่แตกต่างกันในแต่ละรายการ เช่น สินค้าที่เสียภาษีอัตราปกติและสินค้าที่มีอัตราภาษีเป็นศูนย์ ต้องแยกแสดงแต่ละรายการพร้อมระบุอัตราภาษีอย่างชัดเจน

• ยอดรวม: ระบุยอดย่อยก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม ยอดภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งหมด และยอดสุทธิที่ต้องชำระ

• ข้อมูลการชำระเงิน: ระบุรายละเอียดบัญชีธนาคารหรือคำแนะนำในการชำระเงิน และเงื่อนไขการชำระเงินของคุณ

หากใบแจ้งหนี้ของคุณมียอดรวมไม่เกิน 250 ปอนด์ (รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้แบบย่อได้ ซึ่งจะละเว้นข้อมูลบางส่วน เช่น รายละเอียดลูกค้าและรายละเอียดภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่รูปแบบนี้ใช้ได้เฉพาะในกรณีที่คุณไม่ใช่ผู้ค้าปลีกเท่านั้น

กฎการออกใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับธุรกิจในสหราชอาณาจักรมีอะไรบ้าง

หากคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณต้องออกใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่มภายใน 30 วันนับจากวันที่จัดหาสินค้าหรือบริการ และคุณต้องเก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งหมดที่คุณออกและได้รับไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 6 ปี

กฎเฉพาะบางส่วนที่คุณควรทราบมีดังนี้

• สินค้าที่มีอัตราภาษีเป็นศูนย์เทียบกับสินค้าที่ได้รับการยกเว้น: สินค้าที่มีอัตราภาษีเป็นศูนย์ เช่น อาหารส่วนใหญ่และเสื้อผ้าเด็ก ตามหลักแล้วจะต้องเสียภาษีในอัตรา 0% ส่วนสินค้าที่ได้รับการยกเว้น เช่น บริการทางการเงินหรือการศึกษา จะไม่ต้องเสียภาษีเลย ความแตกต่างนี้มีความสำคัญเนื่องจากคุณสามารถขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มซื้อสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับสินค้าที่มีอัตราภาษีเป็นศูนย์ได้ แต่ไม่สามารถขอคืนภาษีสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับสินค้าหรือบริการที่ได้รับการยกเว้นได้

• การเรียกเก็บภาษีแบบย้อนกลับ: หากคุณขายสินค้านอกสหราชอาณาจักร หรืออยู่ในอุตสาหกรรมภายในประเทศบางประเภท เช่น งานก่อสร้าง การคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มมักใช้การเรียกเก็บภาษีแบบย้อนกลับ โดยให้ผู้ซื้อเป็นผู้รับผิดชอบในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มแทนผู้ขาย และต้องระบุการใช้การเรียกเก็บภาษีแบบย้อนกลับให้ชัดเจนบนใบแจ้งหนี้

• ใบลดหนี้: เมื่อคุณออกใบลดหนี้เพื่อแก้ไขใบแจ้งหนี้ก่อนหน้า คุณจะต้องอ้างอิงถึงหมายเลขใบแจ้งหนี้เดิมและแสดงภาษีมูลค่าเพิ่มที่ได้รับเครดิตให้ชัดเจน

• ใบแจ้งหนี้แบบ Proforma: ใบแจ้งหนี้แบบ Proforma เป็นข้อตกลงเบื้องต้นที่ระบุเงื่อนไขการชำระเงินล่วงหน้าหรือแสดงค่าใช้จ่ายโดยประมาณ โดยไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่ม และไม่ก่อให้เกิดภาระภาษีมูลค่าเพิ่ม หากลูกค้าขอใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่มหลังจากชำระตาม Proforma แล้ว คุณจะต้องออกใบแจ้งหนี้แยกต่างหาก

MTD เพิ่มข้อกำหนดอีกชั้นหนึ่ง หากธุรกิจของคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณจะต้องจัดเก็บบันทึกภาษีมูลค่าเพิ่มในรูปแบบดิจิทัล และยื่นแบบภาษีผ่านซอฟต์แวร์ที่รองรับ MTD กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณต้องเชื่อมต่อเข้าสู่ระบบดังกล่าวโดยตรง และการใช้สเปรดชีตแบบแมนนวลที่ต้องนำมากรอกซ้ำในซอฟต์แวร์บัญชีจะไม่เป็นไปตามข้อกำหนด

ธุรกิจในสหราชอาณาจักรจะปฏิบัติตามข้อกำหนดของใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของใบแจ้งหนี้ไม่ใช่เรื่องซับซ้อนหากมีระบบที่เหมาะสม ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้สามารถจัดการข้อกำหนดด้านโครงสร้างได้โดยอัตโนมัติ ทำให้การตัดสินใจเรื่องรูปแบบถูกกำหนดเพียงครั้งเดียว แทนที่จะต้องกลับมาพิจารณาใหม่ทุกครั้งที่คุณออกใบเรียกเก็บเงิน

ซอฟต์แวร์ควรสามารถจัดการได้มีดังนี้

• การตั้งค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม: คุณตั้งค่าหมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเพียงครั้งเดียว และระบบจะแสดงบนใบแจ้งหนี้ทุกใบที่คุณส่งออก ตั้งค่าอัตราภาษีของคุณ แล้วซอฟต์แวร์จะนำไปใช้อย่างถูกต้องตามกฎที่คุณกำหนดไว้

• ความเข้ากันได้กับ MTD: คุณต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่รองรับ MTD ข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ของคุณจะถูกส่งเข้าสู่บันทึกภาษีมูลค่าเพิ่มโดยตรงโดยไม่ต้องกรอกซ้ำด้วยตนเอง ซึ่งช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด

• การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า: หากคุณมีข้อตกลงแบบเหมาจ่ายหรือสัญญาแบบชำระเงินตามรอบบิล ซอฟต์แวร์สามารถทำให้การสร้างใบแจ้งหนี้และการส่งมอบตามกำหนดเวลาที่คุณตั้งไว้เป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยจะมีการจัดการภาษีมูลค่าเพิ่มอย่างถูกต้องในแต่ละครั้ง ใบแจ้งหนี้แต่ละใบในชุดนี้จะมีหมายเลขเรียงตามลำดับ

• เส้นทางการตรวจสอบบัญชี: ใบแจ้งหนี้แต่ละใบจะถูกจัดเก็บไว้ พร้อมประทับเวลา และเข้าถึงได้ ควบคู่ไปกับสถานะการส่งมอบและประวัติการชำระเงิน หาก HMRC ขอประวัติ คุณก็จะมีประวัติที่สมบูรณ์และค้นหาได้

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ทำให้กระบวนการบัญชีลูกหนี้ (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ:

• สร้างการจัดการบัญชีลูกหนี้แบบอัตโนมัติ: สร้าง ปรับ และส่งใบแจ้งหนี้อย่างเป็นมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่ผสานรวม การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายได้ได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับมากกว่า 25 ภาษา 135 สกุลเงิน และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบบริการตนเอง

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้กระบวนการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้น หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้