No Reino Unido, uma fatura é uma solicitação formal de pagamento que registra uma transação, especifica o que é devido e cria uma trilha documental para fins contábeis e fiscais. A His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC), autoridade fiscal do Reino Unido, estabelece requisitos específicos para o que toda fatura deve conter, e as 2,3 milhões de empresas do Reino Unido cadastradas para imposto sobre valor agregado (IVA) precisam seguir regras ainda mais rigorosas. Uma fatura não conforme pode invalidar uma recuperação de IVA, complicar uma auditoria ou deixar sua empresa sem um registro juridicamente exigível do que foi acordado.

A seguir, vamos abordar como escrever uma fatura no Reino Unido, as regras de faturamento com IVA que você precisa conhecer e como as empresas podem criar um processo repetível para atender a esses requisitos em cada fatura enviada.

Destaques

• Empresas cadastradas para IVA precisam incluir campos específicos em cada fatura. A ausência de até mesmo um campo pode torná-la inválida para fins de recuperação de IVA.

• Os requisitos do Making Tax Digital (MTD) significam que seu processo de faturamento precisa se conectar diretamente aos seus registros de IVA.

• O software de faturamento automatiza os requisitos estruturais e de IVA para empresas do Reino Unido, desde a numeração sequencial de faturas até relatórios compatíveis com MTD.

O que é uma fatura no Reino Unido?

Uma fatura é uma solicitação formal de pagamento que registra uma transação, especifica o que é devido e por quê, e cria uma trilha documental em que ambas as partes podem confiar para fins contábeis e fiscais. A autoridade fiscal do Reino Unido, HMRC, perguntará sobre elas se seus impostos forem examinados.

Como escrever uma fatura no Reino Unido?

Incluir os dados corretos é essencial para escrever uma fatura no Reino Unido. A HMRC descreve o conteúdo mínimo obrigatório para uma fatura válida no Reino Unido, e a ausência de até mesmo um campo pode torná-la inválida para fins de IVA.

Veja o que cada fatura deve incluir:

• Um número de fatura único e sequencial

• Nome e endereço da sua empresa

• Nome e endereço da empresa do cliente

• Seu número de cadastro de IVA

• Data da fatura

• Data de fornecimento

• Descrição específica dos bens ou serviços fornecidos

• Subtotal, ou seja, o valor devido sem IVA

• Alíquota de IVA aplicada a cada item

• Valor total de IVA cobrado

• Valor total devido, incluindo IVA

Se algum item tiver alíquota zero ou isenção, ainda será necessário mostrá-lo, junto com o motivo pelo qual não é tributado.

Como é uma fatura válida no Reino Unido?

Uma fatura de IVA válida no Reino Unido segue uma ordem lógica. Veja o que cada seção deve conter:

• Seção de cabeçalho: inclui o nome da empresa, endereço e número de cadastro de IVA. A palavra “Fatura” deve estar claramente visível junto com um número de fatura único e a data da fatura.

• Dados do cliente: o nome completo e o endereço da empresa do cliente são listados. Se o cliente tiver fornecido um número do pedido de compra, inclua-o, porque muitas empresas grandes não processam o pagamento sem ele.

• Data de fornecimento: informe a data em que os bens ou serviços foram entregues, se ela for diferente da data da fatura.

• Itens de linha: cada produto ou serviço deve aparecer em sua própria linha, mostrando a quantidade, o preço unitário e a alíquota de IVA aplicável. Ao aplicar alíquotas de IVA diferentes a itens diferentes, como uma combinação de bens com alíquota padrão e alíquota zero, cada um deve ser mostrado separadamente com sua alíquota claramente identificada.

• Totais: inclua o subtotal sem IVA, o IVA total e o valor final devido.

• Informações de pagamento: liste os dados da conta bancária ou as instruções de pagamento, além dos seus termos de pagamento.

Se o total da fatura for de £250 ou menos, incluindo IVA, é possível emitir uma fatura simplificada que omite alguns campos, incluindo os dados do cliente e os dados de IVA. Mas esse formato só é válido se a empresa não for varejista.

Quais são as regras de faturamento com IVA para empresas do Reino Unido?

Se sua empresa for cadastrada para IVA, será necessário emitir uma fatura de IVA em até 30 dias após a data de fornecimento e manter cópias de todas as faturas de IVA emitidas e recebidas por pelo menos seis anos.

Veja algumas regras específicas que vale a pena conhecer:

• Fornecimentos com alíquota zero vs. fornecimentos isentos: bens com alíquota zero, como a maioria dos alimentos e roupas infantis, são tecnicamente tributáveis, a 0%. Fornecimentos isentos, como serviços financeiros ou educacionais, não são tributáveis. A distinção importa porque é possível recuperar o IVA de entrada sobre custos relacionados a fornecimentos com alíquota zero, mas não sobre custos relacionados a fornecimentos isentos.

• Autoliquidação: se a empresa vende para fora do Reino Unido ou em setores domésticos específicos, como construção, a contabilização do IVA costuma ser revertida, de modo que o comprador contabiliza o IVA, e não o fornecedor. A autoliquidação precisa estar clara na fatura.

• Notas de crédito: ao emitir uma nota de crédito para corrigir uma fatura anterior, ela precisa fazer referência ao número da fatura original e mostrar claramente o IVA que está sendo creditado.

• Faturas pro forma: uma fatura pro forma é um acordo preliminar que descreve os termos de pagamento antecipado ou fornece custos estimados. Ela não é uma fatura de IVA e não cria uma obrigação de IVA. Se um cliente solicitar uma fatura de IVA depois de pagar uma pro forma, será necessário emitir uma fatura separada.

O MTD adiciona outra camada. Se sua empresa for cadastrada para IVA, será necessário manter registros digitais de IVA e enviar declarações por meio de software compatível com MTD. Seu processo de faturamento precisa alimentar esse sistema diretamente, e planilhas manuais que são depois reinseridas em software de contabilidade não atenderão ao requisito.

Como empresas do Reino Unido podem manter a conformidade com faturas?

A conformidade de faturas não é complicada com os sistemas certos. Um software de faturamento pode lidar automaticamente com os requisitos estruturais, para que as decisões de formatação sejam tomadas uma vez, em vez de revisadas sempre que uma fatura é enviada.

Veja o que o software deve ser capaz de fazer:

• Configuração de IVA: você configura seu número de cadastro de IVA uma vez, e ele aparece em cada fatura enviada. Defina suas alíquotas de imposto, e o software as aplicará corretamente com base nas regras que você definiu.

• Compatibilidade com MTD: é necessário usar um software compatível com MTD. Os dados da sua fatura fluem diretamente para seus registros de IVA sem reinserção manual, o que reduz a chance de erro.

• Cobrança recorrente: se você trabalha com contratos de retenção ou contratos baseados em assinatura, o software pode automatizar a geração de faturas e a entrega de acordo com uma programação definida por você, com o tratamento correto de IVA aplicado em cada vez. Cada fatura da série recebe seu próprio número sequencial.

• Trilha de auditoria: cada fatura é armazenada, recebe carimbo de data e hora e fica acessível, junto com seu status de entrega e histórico de pagamento. Se a HMRC solicitar registros, você terá um histórico completo e pesquisável.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica seu processo de contas a receber (AR), da criação da fatura à cobrança do pagamento. Seja gerenciando cobrança única ou recorrente, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rapidamente e simplificar operações:

• Automatize contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe rastreia automaticamente o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando sua empresa a manter o controle do fluxo de caixa.

• Acelere o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento de vendas (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança com IA que ajudam a recuperar mais receita.

• Melhore a experiência do cliente: ofereça uma experiência de pagamento moderna com suporte para mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal do cliente self-service.

• Reduza a carga de trabalho de back-office: gere faturas em minutos e reduza o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integre com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing se integra a softwares populares de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando a manter os sistemas sincronizados e a reduzir a entrada manual de dados.

Saiba mais sobre como a Stripe pode simplificar seu processo de contas a receber ou comece já hoje.