Nel Regno Unito, una fattura è una richiesta di pagamento formale che registra una transazione, specifica quanto dovuto e crea un audit trail cartaceo a fini contabili e fiscali. L'autorità fiscale del Regno Unito, l'His Majesty's Revenue and Customs (HMRC), prevede requisiti specifici per ciò che ogni fattura deve contenere e i 2,3 milioni di attività del Regno Unito registrate ai fini dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) devono seguire regole ancora più rigide. Una fattura non conforme può invalidare un rimborso IVA, complicare un audit o lasciarti senza un registro applicabile di quanto concordato.

Di seguito, spiegheremo come scrivere una fattura nel Regno Unito, le regole di fatturazione IVA da conoscere e in che modo le attività possono creare un processo ripetibile per soddisfare tali requisiti per ogni fattura inviata.

In evidenza

• Le attività con registrazione IVA devono includere campi specifici in ogni fattura. L'assenza di un solo campo può renderla non valida ai fini del recupero dell'IVA.

• I requisiti del Making Tax Digital (MTD) implicano che il processo di fatturazione deve essere collegato direttamente ai tuoi registri IVA.

• Il software di fatturazione automatizza i requisiti strutturali e IVA per le attività nel Regno Unito, dalla numerazione sequenziale delle fatture ai report compatibili con l'MTD.

Che cos'è una fattura nel Regno Unito?

Una fattura è una richiesta di pagamento formale che registra una transazione, specifica quanto dovuto e perché e crea un audit trail cartaceo su cui entrambe le parti possono fare affidamento a fini contabili e fiscali. L'autorità fiscale del Regno Unito, l'HMRC, ti chiederà informazioni in merito in caso di controlli fiscali.

Come si scrive una fattura nel Regno Unito?

Includere i dettagli corretti è fondamentale per scrivere una fattura nel Regno Unito. L'HMRC definisce i contenuti minimi obbligatori per una fattura valida nel Regno Unito e l'assenza di un solo campo può renderla non valida ai fini IVA.

Ecco cosa deve includere ogni fattura:

• Numero di fattura univoco e sequenziale

• La tua ragione sociale e il tuo indirizzo

• La ragione sociale e l'indirizzo del tuo cliente

• Il tuo numero di registrazione IVA

• Data della fattura

• Data di fornitura

• Descrizione specifica dei beni o dei servizi forniti

• Subtotale (l'importo dovuto IVA esclusa)

• Aliquota IVA applicata a ogni articolo

• Importo totale dell'IVA addebitata

• Importo totale dovuto, IVA inclusa

Se alcuni articoli sono ad aliquota zero o esenti, devi comunque indicarli, insieme al motivo per cui non vengono tassati.

Com'è fatta una fattura valida nel Regno Unito?

Una fattura con IVA valida nel Regno Unito segue un ordine logico. Ecco cosa deve contenere ogni sezione:

• Intestazione: include la tua ragione sociale, l'indirizzo e il numero di registrazione IVA. La parola "Fattura" deve essere chiaramente visibile insieme a un numero di fattura univoco e alla data della fattura.

• Dati del cliente: sono indicati l'indirizzo e la ragione sociale completi del cliente. Se ti ha fornito un numero di ordine d'acquisto, includilo, poiché molte grandi attività non elaboreranno il pagamento senza di esso.

• Data di fornitura: indica la data in cui i beni o i servizi sono stati consegnati, se diversa dalla data della fattura.

• Articoli: ogni prodotto o servizio deve essere su una riga separata, indicando la quantità, il prezzo unitario e l'aliquota IVA applicabile. Se applichi aliquote IVA diverse ad articoli diversi, ad esempio un mix di beni ad aliquota standard e ad aliquota zero, ciascuno deve essere indicato separatamente con la relativa aliquota chiaramente indicata.

• Totali: includi il subtotale IVA esclusa, l'IVA totale e l'importo finale dovuto.

• Informazioni sul pagamento: indica i dati del conto bancario o le istruzioni di pagamento e le tue condizioni di pagamento.

Se il totale della tua fattura è pari o inferiore a 250 £, IVA inclusa, puoi emettere una fattura semplificata che omette alcuni campi, tra cui i dati del cliente e i dettagli dell'IVA. Tuttavia, questo formato è valido solo se non sei un venditore al dettaglio.

Quali sono le regole di fatturazione con IVA per le attività nel Regno Unito?

Se hai la registrazione IVA, devi emettere una fattura con IVA entro 30 giorni dalla data di fornitura e devi conservare copie di tutte le fatture con IVA emesse e ricevute per almeno sei anni.

Ecco alcune regole specifiche che vale la pena conoscere:

• Forniture ad aliquota zero o esenti: i beni ad aliquota zero, come la maggior parte degli alimenti e dell'abbigliamento per bambini, sono tecnicamente imponibili allo 0%. Le forniture esenti, come i servizi finanziari o didattici, non sono affatto imponibili. La distinzione è importante perché puoi recuperare l'IVA a monte sui costi relativi alle forniture ad aliquota zero, ma non sui costi relativi a quelle esenti.

• Inversione contabile: se vendi al di fuori del Regno Unito o in settori nazionali specifici come l'edilizia, spesso la contabilizzazione dell'IVA è soggetta a inversione in modo che sia l'acquirente a contabilizzare l'IVA anziché il fornitore. L'inversione contabile deve essere chiara sulla fattura.

• Note di credito: quando emetti una nota di credito per correggere una fattura precedente, questa deve fare riferimento al numero della fattura originale e mostrare chiaramente l'IVA accreditata.

• Fatture proforma: una fattura proforma è un accordo preliminare che definisce le condizioni per il pagamento anticipato o fornisce i costi stimati. Non è una fattura con IVA e non crea un obbligo IVA. Se un cliente richiede una fattura con IVA dopo aver pagato una fattura proforma, dovrai emetterne una separata.

L'MTD aggiunge un ulteriore livello. Se la tua attività ha la registrazione IVA, devi conservare i registri IVA digitali e inviare le dichiarazioni tramite software compatibile con l'MTD. Il tuo processo di fatturazione deve alimentare direttamente questo sistema e i fogli di calcolo manuali da reinserire poi nel software di contabilità non soddisfano il requisito.

Come possono le attività nel Regno Unito mantenere la compliance per le fatture?

La compliance delle fatture non è complicata con i sistemi giusti. Il software di fatturazione può gestire automaticamente i requisiti strutturali, quindi le decisioni di formattazione vengono prese una volta sola anziché essere riviste ogni volta che invii una ricevuta.

Ecco cosa dovrebbe essere in grado di gestire il software:

• Configurazione dell'IVA: configuri il tuo numero di registrazione IVA una sola volta e questo viene visualizzato su ogni fattura che invii. Imposta le tue aliquote d'imposta e il software le applica correttamente in base alle regole che hai definito.

• Compatibilità con l'MTD: ti serve un software compatibile con l'MTD. I dati delle tue fatture confluiscono direttamente nei tuoi registri IVA senza reinserimenti manuali, riducendo la possibilità di errori.

• Addebito ricorrente: se hai accordi di consulenza continuativa o contratti basati su abbonamento, il software può automatizzare la generazione delle fatture e l'invio in base a una pianificazione da te impostata, applicando ogni volta il trattamento IVA corretto. Ogni fattura della serie ottiene il proprio numero sequenziale.

• Audit trail: ogni fattura è salvata, provvista di marca temporale e accessibile, insieme al suo stato di consegna e alla cronologia dei pagamenti. Se l'HMRC richiede i registri, hai a disposizione una cronologia completa e ricercabile.

In che modo Stripe Invoicing può esserti d'aiuto

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzare la gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Migliora l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduci il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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