En el Reino Unido, una factura es una solicitud formal de pago que registra una transacción, especifica lo que se debe y crea un rastro documental con fines contables y fiscales. El ministerio de Hacienda del Reino Unido, HMRC (por sus siglas en inglés, His Majesty's Revenue and Customs), establece requisitos específicos sobre lo que debe contener cada factura, y los 2,3 millones de empresas en el Reino Unido registradas a efectos del impuesto sobre el valor añadido (IVA) deben seguir normas aún más estrictas. Una factura que no cumpla la normativa puede invalidar una solicitud de devolución del IVA, complicar una auditoría o dejarte sin un registro ejecutable de lo acordado.

A continuación, explicaremos cómo redactar una factura en el Reino Unido, las normas de facturación del IVA que hay que conocer y cómo pueden las empresas crear un proceso repetible para cumplir esos requisitos en cada factura enviada.

Destacados

• Las empresas con registro a efectos del IVA deben incluir campos específicos en cada factura. La falta de un solo campo puede hacer que no sea válida a efectos de la recuperación del IVA.

• Los requisitos de Making Tax Digital (MTD) implican que tu proceso de facturación debe estar directamente conectado con tus registros de IVA.

• El software de facturación automatiza los requisitos estructurales y de IVA para las empresas en el Reino Unido, desde la numeración secuencial de las facturas hasta la elaboración de informes compatibles con MTD.

¿Qué es una factura en el Reino Unido?

Una factura es una solicitud formal de pago que registra una transacción, especifica lo que se debe y por qué, y crea un rastro documental en el que ambas partes pueden confiar para fines contables y fiscales. La autoridad fiscal del Reino Unido, HMRC, te pedirá información sobre ellas si alguna vez revisan tus impuestos.

¿Cómo redactar una factura en el Reino Unido?

Incluir los datos correctos es clave para saber cómo redactar una factura en el Reino Unido. HMRC establece el contenido mínimo requerido para que una factura sea válida en el Reino Unido, y la falta de un solo campo puede hacer que no sea válida a efectos del IVA.

Esto es lo que debe incluir cada factura:

• Un número de factura único y secuencial

• El nombre de la empresa y la dirección

• El nombre de la empresa del cliente y su dirección

• Tu número de registro del IVA

• Fecha de la factura

• Fecha de suministro

• Descripción específica de los bienes o servicios suministrados

• Subtotal (el importe adeudado sin IVA)

• Tipo de IVA aplicado a cada partida

• Importe total del IVA cobrado

• Importe total adeudado, incluido el IVA

Si alguna partida tiene un tipo cero o está exenta, deberás indicarla igualmente, junto con el motivo por el que no se grava.

¿Qué aspecto tiene una factura válida en el Reino Unido?

Una factura con IVA válida en el Reino Unido sigue un orden lógico. A continuación te indicamos lo que debería contener cada sección:

• Sección de cabecera: Incluye el nombre de la empresa, la dirección y el número de registro del IVA. La palabra «Factura» debe ser claramente visible, junto con un número de factura único y la fecha de la factura.

• Datos del cliente: Se indican el nombre de la empresa y la dirección completos del cliente. Si te ha facilitado un número de pedido de compra, inclúyelo, ya que muchas grandes empresas no procesarán el pago sin él.

• Fecha de suministro: Indica la fecha en la que se entregaron los bienes o servicios si es diferente a la fecha de la factura.

• Partidas: Cada producto o servicio debe aparecer en su propia línea, en la que se muestre la cantidad, el precio unitario y el tipo de IVA aplicable. Si aplicas diferentes tipos de IVA a diferentes partidas, como una mezcla de bienes sujetos al tipo general y bienes con tipo cero, cada una debe mostrarse por separado con su tipo claramente indicado.

• Totales: Incluye el subtotal sin IVA, el IVA total y el importe final adeudado.

• Información de pago: Indica los datos de la cuenta bancaria o las instrucciones de pago, y tus condiciones de pago.

Si el total de tu factura es de 250 £ o menos (IVA incluido), puedes emitir una factura simplificada en la que se omitan algunos campos, como los datos del cliente y del IVA. No obstante, este formato solo es válido si no eres un minorista.

¿Cuáles son las normas de facturación del IVA para las empresas en el Reino Unido?

Si tienes registro a efectos del IVA, debes emitir una factura con IVA en un plazo de 30 días a partir de la fecha de suministro, y debes conservar copias de todas las facturas con IVA que emitas y recibas durante al menos seis años.

A continuación se indican algunas normas específicas que conviene conocer:

• Suministros con tipo cero frente a suministros exentos: Los bienes con tipo cero, como la mayoría de los alimentos y la ropa infantil, son técnicamente gravables al 0 %. Los suministros exentos, como los servicios financieros o educativos, no son gravables en absoluto. La distinción es importante porque puedes deducir el IVA soportado de los costes relacionados con los suministros con tipo cero, pero no de los costes relacionados con los suministros exentos.

• Inversión del sujeto pasivo: Si vendes fuera del Reino Unido, o en sectores nacionales específicos como la construcción, la contabilización del IVA suele invertirse, de modo que el comprador contabiliza el IVA en lugar del proveedor. La inversión del sujeto pasivo debe figurar claramente en la factura.

• Notas de crédito: Cuando emites una nota de crédito para corregir una factura anterior, debe hacer referencia al número de la factura original y mostrar claramente el IVA que se abona.

• Facturas proforma: Una factura proforma es un acuerdo preliminar que describe las condiciones para el pago por adelantado o proporciona costes estimados. No es una factura con IVA y no crea una obligación de IVA. Si un cliente solicita una factura con IVA después de pagar una proforma, tendrás que emitir una diferente.

MTD añade otra capa. Si tu empresa tiene registro a efectos del IVA, estás obligado a llevar registros digitales del IVA y a presentar declaraciones a través de software compatible con MTD. Tu proceso de facturación debe integrarse directamente en ese sistema, y las hojas de cálculo manuales que luego vuelves a introducir en el software de contabilidad no cumplirán el requisito.

¿Cómo pueden las empresas del Reino Unido cumplir la normativa sobre facturas?

El cumplimiento de la normativa en materia de facturas no es complicado si se cuenta con los sistemas adecuados. El software de facturación puede gestionar los requisitos estructurales automáticamente, por lo que las decisiones sobre el formato se toman una sola vez en lugar de revisarse cada vez que envías una factura.

Esto es lo que el software debería ser capaz de gestionar:

• Configuración del IVA: Configuras tu número de registro del IVA una vez y aparece en cada factura que envías. Establece tus tipos impositivos y el software los aplica correctamente en función de las normas que hayas definido.

• Compatibilidad con MTD: Necesitas un software que sea compatible con MTD. Los datos de tus facturas fluyen directamente a tus registros de IVA sin tener que volver a introducirlos manualmente, lo que reduce las posibilidades de error.

• Facturación recurrente: Si tienes acuerdos de retención o contratos basados en suscripciones, el software puede automatizar la generación de facturas y la entrega en el horario que establezcas, aplicando el tratamiento de IVA correcto en cada ocasión. Cada factura de la serie recibe su propio número secuencial.

• Registro de auditoría: Todas las facturas se almacenan y son accesibles, con su marca de tiempo, junto con su estado de entrega y su historial de pagos. Si HMRC solicita los registros, dispones de un historial completo en el que puedes realizar búsquedas.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Ofrecer tarifas flexibles: responde a las necesidades de tus usuarios más rápido con modelos de tarifas flexibles, como las tarifas por uso, por niveles, tarifas planas con cargos por consumo adicional, etc. Además, admite cupones, pruebas gratuitas, prorratas y extensiones de forma nativa.

• Acelera el flujo de efectivo: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pagos moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.

• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado al cobro a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de factura alojada por Stripe.

• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.

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