In het Verenigd Koninkrijk is een factuur een formeel betalingsverzoek dat een transactie vastlegt, specificeert wat er verschuldigd is en een papieren spoor creëert voor boekhoudkundige en belastingdoeleinden. De Britse belastingdienst, His Majesty's Revenue and Customs (HMRC), heeft specifieke vereisten voor wat elke factuur moet bevatten, en de 2,3 miljoen ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk die zijn geregistreerd voor de belasting toegevoegde waarde (btw) moeten nog strengere regels volgen. Een factuur die niet compliant is, kan een btw-teruggave ongeldig maken, een audit bemoeilijken of ervoor zorgen dat je geen afdwingbaar verslag hebt van wat is overeengekomen.

Hieronder bespreken we hoe je een factuur opstelt in het Verenigd Koninkrijk, welke btw-facturatieregels je moet kennen en hoe ondernemingen een herhaalbaar proces kunnen creëren om bij elke verzonden factuur aan die vereisten te voldoen.

Hoogtepunten

• Voor de btw geregistreerde ondernemingen moeten specifieke velden op elke factuur opnemen. Het ontbreken van zelfs maar één veld kan de factuur ongeldig maken voor btw-teruggavedoeleinden.

• De vereisten van Making Tax Digital (MTD) houden in dat het facturatieproces rechtstreeks moet worden gekoppeld aan de btw-administratie.

• Facturatiesoftware automatiseert de structurele en btw-vereisten voor ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk, van sequentiële factuurnummering tot MTD-compatibele rapportage.

Wat is een factuur in het Verenigd Koninkrijk

Een factuur is een formeel betalingsverzoek dat een transactie vastlegt, specificeert wat er verschuldigd is en waarom, en een papieren spoor creëert waarop beide partijen kunnen vertrouwen voor boekhoudkundige en belastingdoeleinden. De Britse belastingdienst, HMRC, zal hiernaar vragen als de belastingaangifte ooit wordt gecontroleerd.

Factuur opstellen in het Verenigd Koninkrijk

Het vermelden van de juiste gegevens is essentieel bij het opstellen van een factuur in het Verenigd Koninkrijk. HMRC schetst de minimaal vereiste content voor een geldige factuur in het Verenigd Koninkrijk en het ontbreken van zelfs maar één veld kan de factuur ongeldig maken voor btw-doeleinden.

Elke factuur moet het volgende bevatten:

• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer

• de bedrijfsnaam en het adres van de onderneming

• de bedrijfsnaam en het adres van de klant

• het btw-registratienummer van de onderneming

• de factuurdatum

• de leveringsdatum

• een specifieke beschrijving van de geleverde goederen of diensten

• het subtotaal (het verschuldigde bedrag exclusief btw)

• het btw-tarief dat is toegepast op elk item

• het totale in rekening gebrachte btw-bedrag

• het totale verschuldigde bedrag, inclusief btw

Als er items zijn met een nultarief of een vrijstelling, moet je deze nog steeds weergeven, samen met de reden waarom ze niet worden belast.

Hoe een geldige factuur in het Verenigd Koninkrijk eruitziet

Een geldige btw-factuur in het Verenigd Koninkrijk volgt een logische volgorde. Dit is wat elke sectie moet bevatten:

• Koptekst: Deze bevat de bedrijfsnaam, het adres en het btw-registratienummer van de onderneming. Het woord 'Factuur' moet duidelijk zichtbaar zijn, samen met een uniek factuurnummer en de factuurdatum.

• Klantgegevens: De volledige bedrijfsnaam en het adres van de klant worden vermeld. Als de klant een inkoopordernummer heeft doorgegeven, voeg je dit toe, aangezien veel grote ondernemingen de betaling zonder dit nummer niet verwerken.

• Leveringsdatum: Vermeld de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, als deze verschilt van de factuurdatum.

• Regelitems: Elk product of elke dienst moet op een aparte regel staan, met vermelding van de hoeveelheid, de stuksprijs en het toepasselijke btw-tarief. Als je verschillende btw-tarieven toepast op verschillende items, zoals een mix van goederen met het standaardtarief en het nultarief, moet elk item afzonderlijk worden weergegeven met een duidelijke vermelding van het tarief.

• Totalen: Vermeld het subtotaal exclusief btw, de totale btw en het uiteindelijke verschuldigde bedrag.

• Betalingsinformatie: Vermeld de bankrekeninggegevens of betalingsinstructies en de betalingsvoorwaarden.

Als het factuurtotaal £ 250 of lager is inclusief btw, mag je een vereenvoudigde factuur uitgeven waarop enkele velden ontbreken, waaronder de gegevens van de klant en de btw-gegevens. Deze indeling is echter alleen geldig als je geen winkelier bent.

Btw-facturatieregels voor ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk

Als je bent geregistreerd voor de btw, moet je binnen 30 dagen na de leveringsdatum een btw-factuur uitgeven en kopieën van alle btw-facturen die je uitgeeft en ontvangt ten minste zes jaar bewaren.

Dit zijn een paar specifieke regels die handig zijn om te weten:

• Leveringen met een nultarief ten opzichte van vrijgestelde leveringen: Goederen met een nultarief, zoals de meeste voedingsmiddelen en kinderkleding, zijn technisch gezien belastbaar tegen 0%. Vrijgestelde leveringen, zoals financiële of educatieve diensten, zijn helemaal niet belastbaar. Het onderscheid is belangrijk, omdat je voorbelasting kunt terugvragen over kosten met betrekking tot leveringen met een nultarief, maar niet over kosten met betrekking tot vrijgestelde leveringen.

• Verleggingsregeling: Als je buiten het Verenigd Koninkrijk verkoopt, of in specifieke binnenlandse sectoren zoals de bouw, wordt de btw-boekhouding vaak verlegd zodat de koper de btw voor zijn rekening neemt in plaats van de leverancier. De verleggingsregeling moet duidelijk op de factuur staan.

• Creditnota's: Wanneer je een creditnota uitgeeft om een eerdere factuur te corrigeren, moet deze verwijzen naar het oorspronkelijke factuurnummer en duidelijk de gecrediteerde btw vermelden.

• Pro-formafacturen: Een pro-formafactuur is een voorlopige overeenkomst die de voorwaarden voor een vooruitbetaling schetst of geschatte kosten vermeldt. Het is geen btw-factuur en creëert geen btw-verplichting. Als een klant om een btw-factuur vraagt na het betalen van een pro-formafactuur, moet je een afzonderlijke btw-factuur uitgeven.

MTD voegt een extra laag toe. Als de onderneming is geregistreerd voor de btw, ben je verplicht om een digitale btw-administratie bij te houden en aangiften in te dienen via MTD-compatibele software. Het facturatieproces moet rechtstreeks aan dat systeem worden gekoppeld. Handmatige spreadsheets die je vervolgens opnieuw invoert in boekhoudsoftware, voldoen niet aan de vereiste.

Hoe ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk compliant kunnen blijven met facturen

Compliance voor facturen is niet ingewikkeld met de juiste systemen. Facturatiesoftware kan de structurele vereisten automatisch verwerken, zodat de beslissingen over de indeling eenmalig worden genomen en niet elke keer hoeven te worden herzien wanneer je een factuur verzendt.

Dit is wat software zou moeten kunnen verwerken:

• Btw-configuratie: Je configureert het btw-registratienummer één keer en het verschijnt op elke factuur die je verzendt. Stel de belastingtarieven in en de software past ze correct toe op basis van de door jou gedefinieerde regels.

• MTD-compatibiliteit: Je hebt software nodig die MTD-compatibel is. De factuurgegevens stromen rechtstreeks naar de btw-administratie zonder handmatige invoer, wat de kans op fouten verkleint.

• Terugkerende facturatie: Als je werkt met voorschotregelingen of contracten op basis van een abonnement, kan software het genereren van facturen en de levering ervan automatiseren volgens een door jou ingesteld schema, waarbij elke keer de juiste btw-behandeling wordt toegepast. Elke factuur in de reeks krijgt een eigen volgnummer.

• Audittrail: Elke factuur wordt opgeslagen, voorzien van een tijdstempel en is toegankelijk, samen met de leveringsstatus en de betalingsgeschiedenis. Als HMRC om de administratie vraagt, heb je een volledige, doorzoekbare geschiedenis.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.