Kundfordringar (AR) är de pengar som kunder är skyldiga ett företag för försäljning som företaget har gjort men ännu inte fått betalt för. Kundfordringar är en viktig del av företagens kortfristiga tillgångar: de påverkar deras kassaflöde, deras förmåga att uppfylla finansiella mål och hur externa investerare ser på företagets hälsa. Under det fjärde kvartalet 2024 var medianvärdet för hur lång tid det tog för fakturor, från amerikanska företag i olika branscher, att betalas 37,46 dagar.

Kundfordringar som finns i bokföringen under en lång tid kan bli en skuld. Att veta exakt var kundfordringar hör hemma i balansräkningen kan ge dig bättre insikt i ditt företags finansiella situation. Nedan förklarar vi var kundfordringar hör hemma i balansräkningen, hur man håller reda på dem i bokslutet och vad man ska göra när de inte är indrivningsbara.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är kundfordringar?
  
• Här hör kundfordringar hemma i balansräkningen
  
• Så här håller du koll på kundfordringar för dina finansiella rapporter
  
• Så här använder du åldersanalysrapporter för kundfordringar för att hantera betalningar
  
• Vad ska man göra när kundfordringar inte kan drivas in?
  
• Varför kundfordringar är viktiga för finansiella nyckeltal och företagsstatistik
  

Vad är kundfordringar?

Kundfordringar är de pengar som en kund är skyldig ett företag för varor eller tjänster som har levererats men ännu inte betalats. Det är den kredit som ett företag har beviljat sina kunder och förväntar sig betalning för inom en viss period. Kundfordringar visas vanligtvis i form av utestående fakturor.

Här hör kundfordringar hemma i balansräkningen

Kundfordringar finns under omsättningstillgångar i ett företags balansräkning och representerar pengar som företaget förväntar sig att snart få in för varor eller tjänster som redan har utförts. Företag fastställer vanligtvis betalningsvillkor på 30, 60 eller 90 dagar för kundfordringar.

Så här håller du koll på kundfordringar för dina finansiella rapporter

Övervaka dina kundfordringar noga så att du kan föra in dem i bokföringen och finansiella rapporter för att ge dig en korrekt bild av hur mycket pengar man är skyldig ditt företag. Så här gör du:

• Varje gång du gör en försäljning på kredit ska du registrera den som en kundfordring i ditt redovisningssystem så snart du fakturerar en kund. Kreditera ditt intäktskonto och debitera ditt kundfordringskonto med det utestående beloppet.
  
• Använd en åldersanalysrapport för kundfordringar för att organisera kundfordringar efter hur länge fakturorna har varit obetalda (t.ex. 0-30 dagar, 31-60 dagar, 61-90 dagar). Detta visar snabbt vilka kunder som kan behöva följas upp.
  
• Stäm av kundfordringar månads- eller veckovis för att se att allt är korrekt. Jämför din kundreskontra mot utestående fakturor för att säkerställa att allt stämmer och åtgärda eventuella avvikelser.
  
• Så snart kunderna gör inbetalningar ska dessa kopplas direkt till motsvarande fakturor i ditt system. Detta minskar saldot för kundfordringar och ökar kassan.
  
• Följ upp omsättningen av kundfordringar - det vill säga hur många gånger kundfordringar inkasseras under en period - och DSO (days sales outstanding), vilket är det genomsnittliga antalet dagar det tar att inkassera fakturor. Dessa mått indikerar hur väl dina kredit- och inkassorutiner fungerar.
  
• Visa kundfordringar i delen för omsättningstillgångar i balansräkningen för att få en överblick över de totala utestående kundfordringarna vid en viss tidpunkt. Denna vy kan ge insikt i den totala likviditeten och kan bekräfta om du är i en solid position för att täcka eventuella kortfristiga åtaganden.
  
• Inkludera trender för förfallna kundfordringar i finansiella analyser för att utvärdera effektiviteten i dina kreditpolicyer och upptäcka mönster i kundernas betalningsbeteende. Om du märker att kundfordringar eller antalet förfallna fakturor ökar kan det vara dags att skärpa kreditvillkoren eller följa upp specifika konton.
  

Så här använder du åldersanalysrapporter för kundfordringar för att hantera betalningar

Att använda åldersanalysrapporter för kundfordringar kan vara ett av de mest effektiva sätten att hantera betalningar. Här följer en beskrivning av hur du använder dessa rapporter:

Organisera utestående fakturor efter ålder

En åldersanalysrapport för kundfordringar organiserar alla obetalda fakturor efter hur länge de har varit utestående. Den här layouten gör det enkelt att se vilka kunder som är på väg att betala och vilka fakturor som behöver uppmärksammas.

Identifiera trender och mönster i kundbetalningar

Genom att regelbundet granska din åldersanalysrapport kan du upptäcka trender i kundernas betalningsvanor. Om du till exempel märker att vissa kunder konsekvent hamnar i kategorin "61-90 dagar försenade" kan det vara ett tecken på att du bör omvärdera deras kreditvillkor eller diskutera betalningsförväntningar med dem.

Prioritera inkasseringar baserat på ålder

Med hjälp av åldersanalysrapporter kan du prioritera äldre fakturor för uppföljning, eftersom de har varit förfallna längre och löper större risk att förbli obetalda. Denna målinriktade strategi kan öka dina chanser att driva in äldre fakturor och minska antalet osäkra fordringar (dvs. fakturor som inte kan drivas in).

Ställ in automatiska påminnelser och varningar

Många redovisningssystem gör det möjligt för dig att implementera automatiska påminnelser och varningar för fakturor när de åldras. Automation hjälper till att upprätthålla en konsekvent kommunikation och håller betalningen i fokus för kunderna, utan att kräva ständiga, manuella uppföljningar. Du kan schemalägga påminnelser till kunder när deras fakturor är förfallna ett visst antal dagar (t.ex. 30 dagar, 60 dagar).

Använd rapporten för att prognostisera kassaflödet

Åldersanalysrapporten kan ge dig en realistisk uppskattning av när likvida medel kan komma in baserat på förfallodatum och kundernas betalningsvanor. Genom att analysera rapporten kan du bättre förutsäga inkommande medel och justera din finansiella planering i enlighet med detta.

Analysera rapporten för att förbättra kreditpolicyn

Åldersanalysrapporter visar hur väl dina kreditpolicyer stämmer överens med kundernas beteende. Om du konsekvent ser fakturor som inte betalas inom de förväntade villkoren kan det vara dags att se över dina kreditpolicyer. Det kan innebära att du justerar betalningsvillkoren, begränsar krediten för vissa kunder eller kräver förskottsbetalning.

Inkludera insikter från åldersanalysrapporter i månatliga utvärderingar

Att införliva insikter om åldrande kundfordringar i regelbundna ekonomiska granskningar kan hjälpa dig att vara proaktiv när det gäller inkassering. Det kan också hålla alla i företaget - från ekonomi till försäljning - uppdaterade om hur det står till med kundfordringarna. Om vissa konton konsekvent hamnar i förfallna kategorier kan teamet arbeta tillsammans för att besluta om ytterligare steg, till exempel omförhandling av villkor, skicka eskalerade påminnelser eller potentiellt stänga av krediter tills saldon har betalats.

Vad ska man göra när kundfordringar inte är indrivningsbara

Kundfordringar förvandlas inte alltid till likvida medel. Så här hanterar du en kundfordringspost när den blir omöjlig att driva in:

• Bekräfta att den inte går att driva in: Kontrollera först att skulden verkligen inte går att driva in. Försök kontakta kunden eller anlita en inkassotjänst för att kontrollera om det finns någon chans att få betalt.
  
• Avskriv den: När du är säker på att kunden inte kommer att betala skulden ska du skriva av den i bokföringen. Skapa en post som flyttar saldot från kundfordringar till ett kostnadskonto för osäkra fordringar i resultaträkningen. På så sätt visas den som en förlust för perioden.
  
• Gör en avsättning för osäkra kundfordringar: För att förbereda dig för framtida osäkra kundfordringar kan du göra en "avsättning för osäkra kundfordringar". Denna reserv uppskattar potentiella förluster från ej inkasserade fakturor varje period, så att du inte blir överraskad om betalningar uteblir.
  
• Granska och justera kreditpolicyer: Undersök varför skulden blev obetald. Det här kan vara ett bra tillfälle att skärpa kreditpolicyer, fastställa strängare villkor eller förbättra hur du bedömer kundernas kreditvärdighet för att förhindra liknande problem i framtiden.
  
• Undersök skatteavdrag: I vissa fall kan du ha möjlighet att göra skatteavdrag för osäkra fordringar, vilket kan bidra till att kompensera för förlusten. En skatterådgivare kan hjälpa dig att hantera detta på rätt sätt.
  

Varför kundfordringar är viktiga för finansiella nyckeltal och företagsstatistik

Kundfordringar är en stor del av många viktiga finansiella nyckeltal och mätvärden som ger insikt i ett företags hälsa och resultat. Här är några av dessa nyckeltal:

• Likviditetskvoter: Kundfordringar ingår i omsättningstillgångarna och påverkar därför direkt likviditetskvoter som balanslikviditet och kassalikviditet. Dessa mäter din förmåga att uppfylla kortsiktiga finansiella åtaganden. Högre kundfordringar kan förbättra dessa nyckeltal. Men om kundfordringarna är för höga på grund av obetalda fakturor kan det indikera likviditetsproblem.
  
• _Kassaflöde: _ Kundfordringar är likvida medel som du förväntar dig att få in snart, så det kan vara en bra mätare på kassaflödet inom den närmaste framtiden. Ett stort eller ökande kundfordringssaldo kan betyda att mer pengar kommer in snart - eller så kan det signalera problem om betalningarna är försenade och inkasseringarna släpar efter.
  
• Kundfordringarnas omsättningshastighet: Omsättningshastigheten för kundfordringar mäter hur ofta kundfordringar inkasseras under en period, vanligtvis ett år. Du kan beräkna den genom att dividera nettokreditförsäljningen med genomsnittliga kundfordringar. En högre omsättningshastighet innebär i allmänhet att du inkasserar betalningar på ett effektivt sätt, medan en lägre kan tyda på problem med inkassering eller kundernas betalningsvanor.
  
• DSO: DSO anger hur lång tid det i genomsnitt tar att driva in en faktura. Du kan beräkna det genom att dividera kundfordringar med nettokreditförsäljningen och multiplicera med antalet dagar i perioden. Ett lägre DSO är ett gott tecken på att du inkasserar snabbt, medan ett högre DSO tyder på att du kan behöva strama åt kreditvillkoren eller förbättra inkasseringen.
  
• Lönsamhetsmått: Förseningar i indrivningen av kundfordringar kan påverka lönsamhetsmått som nettoresultat. Detta beror på att en höga kundfordringar från obetalda fakturor kan binda upp likvida medel som skulle kunna användas för andra tillväxtaktiviteter. Ju snabbare du omvandlar utestående fordringar till likvida medel, desto mer kan du återinvestera i verksamheten eller betala av på skulder, vilket i slutändan bidrar till högre lönsamhet.