Contas a receber é o dinheiro que os clientes devem a uma empresa pelas vendas que ela realizou, mas pelas quais ainda não foi paga. As contas a receber são uma parte importante dos ativos de curto prazo das empresas: elas afetam seu fluxo de caixa, sua capacidade de atingir metas financeiras e como os investidores externos veem a saúde de seus negócios. No 4º trimestre de 2024, as faturas de empresas norte-americanas de vários setores levaram em média 37,46 dias para serem pagas.

As contas a receber que demoram muito para serem pagas podem tornar-se passivos. Saber exatamente o lugar das contas a receber no balanço patrimonial pode esclarecer a situação financeira de sua empresa. A seguir, explicaremos como encaixar contas a receber no balanço patrimonial, como acompanhá-las nos demonstrativos financeiros e o que fazer quando elas forem incobráveis.

Neste artigo:

• O que são contas a receber?
  
• Qual o lugar das contas a receber no balanço patrimonial
  
• Como acompanhar contas a receber em suas declarações
  
• Como usar os relatórios de contas vencidas a receber para gerenciar pagamentos
  
• O que fazer quando as contas a receber não podem ser cobradas
  
• Por que as contas a receber são importantes para os índices financeiros e as métricas de negócios
  

O que são contas a receber?

Contas a receber é o dinheiro que um cliente deve a uma empresa por bens ou serviços que foram entregues, mas ainda não foram pagos. É o crédito que uma empresa concedeu aos clientes e espera que o pagamento seja feito dentro de um período específico. As contas a receber geralmente aparecem na forma de faturas pendentes.

Qual o lugar das contas a receber no balanço patrimonial

As contas a receber ficam no ativo circulante no balanço patrimonial de uma empresa e representam o dinheiro que a empresa espera receber em breve por bens ou serviços que já foram prestados. Normalmente, as empresas estabelecem prazos de pagamento de 30, 60 ou 90 dias para as contas a receber.

Como acompanhar as contas a receber para suas declarações

Monitore as contas a receber para manter registros contábeis e demonstrativos financeiros, mostrando em detalhes o dinheiro devido à sua empresa. Veja como fazer:

• Sempre que fizer uma venda a crédito, registre-a como conta a receber no sistema de contabilidade assim que faturar o cliente. Credite sua conta de receitas e debite o valor devido das contas a receber
  
• Use um relatório de antiguidade de contas a receber para organizar as contas a receber por tempo de vencimento (por exemplo, 0-30 dias, 31-60 dias, 61-90 dias). Isso mostra rapidamente quais clientes podem precisar de acompanhamento.
  
• Reconcilie mensal ou semanalmente as contas a receber para verificar se estão corretas. Compare o registro de contas a receber com as faturas pendentes, alinhando e corrigindo discrepâncias.
  
• Assim que os clientes fizerem pagamentos, aplique-os diretamente às faturas correspondentes no sistema. Isso diminui o saldo de contas a receber e aumenta o dinheiro em caixa.
  
• Acompanhe a rotatividade de contas a receber (que é o número de vezes que o contas a receber é cobrado em um período) e os dias de vendas pendentes (DSO), que é o número médio de dias que você leva para cobrar as faturas. Essas métricas indicam se suas práticas de crédito e cobrança estão funcionando bem.
  
• Mostre as contas a receber na seção de ativos circulantes do balanço patrimonial para ter uma ideia do total de saldos pendentes de clientes em um determinado momento. Essa visualização pode fornecer uma visão da liquidez geral e confirmar se você está em uma posição sólida para cobrir quaisquer compromissos de curto prazo.
  
• Inclua as tendências de antiguidade de contas a receber na análise financeira para avaliar a eficácia de suas políticas de crédito e identificar padrões no comportamento de pagamento dos clientes. Se você perceber que a contas a receber ou o número de faturas vencidas está aumentando, talvez seja hora de restringir os termos de crédito ou acompanhar contas específicas.
  

Como usar os relatórios de contas vencidas a receber para gerenciar pagamentos

O uso de relatório de contas vencidas pode ser uma das formas mais eficazes de gerenciar pagamentos. Veja como usar esses relatórios:

Organizar as faturas pendentes por antiguidade

Um relatório de contas vencidas organiza todas as faturas não pagas de acordo com o prazo de vencimento. Esse layout facilita a visualização rápida de quais clientes estão cumprindo prazos de pagamento e quais faturas precisam de atenção.

Identificar tendências e padrões nos pagamentos dos clientes

Revisar regularmente o relatório de contas vencidas pode revelar tendências nos hábitos de pagamento dos clientes. Por exemplo, se você notar que determinados clientes se enquadram consistentemente na categoria "61-90 dias de atraso", pode ser interessante reavaliar seus termos de crédito ou discutir as expectativas de pagamento com eles.

Priorizar cobranças com base em segmentos de antiguidade

Com os relatórios de antiguidade, você pode priorizar as faturas mais antigas, uma vez que elas estão mais atrasadas e têm maior probabilidade de não serem pagas. Essa abordagem direcionada pode aumentar suas chances de cobrar saldos mais antigos e reduzir as dívidas incobráveis (ou seja, faturas que não serão recebidas).

Configure lembretes e alertas automatizados

Muitos sistemas de contabilidade permitem implementar lembretes e alertas automáticos para acompanhar os vencimentos das faturas. A automação ajuda a uniformizar a comunicação e lembrar os clientes de pagar, sem acompanhamento manual constante. Você pode programar lembretes para serem enviados aos clientes quando as faturas se atrasarem em um determinado número de dias (por exemplo, 30 dias, 60 dias).

Use o relatório para prever o fluxo de caixa

O relatório de contas vencidas oferece uma estimativa realista de quando o dinheiro poderá entrar com base nas datas de vencimento e nos hábitos de pagamento dos clientes. Ao analisar o relatório, você pode prever melhor a entrada de fundos e ajustar seu planejamento financeiro.

Analise o relatório para aperfeiçoar as políticas de crédito

Os relatórios de contas vencidas mostram se suas políticas de crédito estão bem alinhadas com o comportamento do cliente. Se você observar faturas pagas sistematicamente com atraso, talvez seja hora de revisar suas políticas de crédito. Isso pode significar ajustar as condições de pagamento, limitar o crédito para determinados clientes ou exigir adiantamentos.

Incluir insights dos relatórios de contas vencidas nas revisões mensais

Incorporar os insights sobre contas a receber nas revisões financeiras regulares pode ajudar a fazer cobranças proativas, além de alinhar toda a empresa, das finanças às vendas, em termos da robustez das contas a receber. Se determinadas contas atrasarem constantemente, a equipe pode decidir em conjunto providências como renegociação de termos, envio de lembretes ou suspensão do crédito até que os saldos sejam pagos.

O que fazer quando as contas a receber não podem ser cobradas

Contas a receber nem sempre viram dinheiro. Quando uma entrada torna-se incobrável, veja como gerenciar:

• Confirme se é incobrável: primeiro, verifique se a dívida realmente não pode ser cobrada. Tente entrar em contato com o cliente ou usar um serviço de cobrança para verificar se há alguma chance de pagamento.
  
• Dar baixa na dívida: quando tiver certeza de que o cliente não pagará a dívida, baixe-a de seus livros. Crie um lançamento que transfira o saldo das contas a receber para uma conta de despesas com dívidas incobráveis em sua demonstração de resultados. Dessa forma, ela aparece como prejuízo no período.
  
• Faça uma provisão para dívidas incertas: para se preparar para futuras dívidas incobráveis, você pode criar uma "provisão para contas duvidosas". Essa reserva estima possíveis perdas com faturas incobráveis em cada período, para que você não seja pego de surpresa em caso de falta de pagamento.
  
• Revise e ajuste as políticas de crédito: analise por que a dívida não foi paga. Pode ser um bom momento para apertar as políticas de crédito, estabelecer termos mais rigorosos ou melhorar a análise de crédito dos clientes para evitar problemas semelhantes no futuro.
  
• Busque deduções fiscais: às vezes, é possível transformar dívidas incobráveis em deduções fiscais, o que pode ajudar a compensar o prejuízo. Um contador pode ajudar a gerenciar a questão corretamente.
  

Por que as contas a receber são importantes para os índices financeiros e as métricas de negócios

As contas a receber são importantes para vários índices e métricas financeiras que indicam a saúde e o desempenho da empresa. Veja alguns desses números financeiros:

• Índices de liquidez: as contas a receber fazem parte do ativo circulante, portanto, afetam diretamente os índices de liquidez, como o índice de liquidez e o índice de liquidez imediata. Esses índices medem sua capacidade de cumprir obrigações financeiras de curto prazo. Mais contas a receber podem melhorar esses índices. Porém, se houver muitas contas a receber devido a faturas não pagas, isso pode indicar problemas de liquidez.
  
• Fluxo de caixa: o valor das contas a receber é o dinheiro que você espera receber em breve, portanto, pode ser um bom indicador do fluxo de caixa no futuro próximo. Um saldo de contas a receber grande ou crescente pode significar mais dinheiro entrando em breve - ou pode sinalizar problemas se os pagamentos estiverem atrasados e as cobranças estiverem atrasadas.
  
• Índice de rotatividade de contas a receber: o índice de rotatividade de contas a receber mede a frequência com que as contas a receber são cobradas em um período, normalmente um ano. O cálculo é obtido pela divisão das vendas a crédito líquidas pela média de contas a receber. Um índice de rotatividade mais alto geralmente significa que você está cobrando com eficiência, enquanto um índice mais baixo pode sugerir problemas com cobranças ou hábitos de pagamento dos clientes.
  
• DSO: o DSO informa quanto tempo leva, em média, para cobrar uma fatura. Divida o valor de contas a receber pelas vendas a crédito líquidas e multiplique pelo número de dias no período. Um DSO mais baixo indica que você está cobrando rapidamente, ao passo que um DSO mais alto sugere que talvez seja necessário restringir os termos de crédito ou melhorar as cobranças.
  
• Métricas de lucratividade: atrasos na cobrança de contas a receber podem afetar métricas de lucratividade, como o rendimento líquido. Isso ocorre porque um alto volume de contas a receber de faturas não pagas pode reter o dinheiro que poderia ser usado para outras atividades de crescimento. Quanto mais rápido você transformar contas a receber em dinheiro, mais poderá reinvestir nas operações ou pagar dívidas, o que, em última análise, contribui para a lucratividade.