Las cuentas por cobrar (AR, por sus siglas en inglés) es el dinero que los clientes deben a una empresa por las ventas que ha realizado pero que aún no ha sido pagado. Las cuentas por cobrar son una parte importante de los activos a corto plazo de las empresas: afectan a su flujo de efectivo, a su capacidad para cumplir con los objetivos financieros y en cómo los inversores externos ven el estado de su negocio. En el cuarto trimestre de 2024, las facturas de las empresas estadounidenses en varias industrias tardaron un promedio de 37,46 días en pagarse.

Las cuentas por cobrar que se encuentran en los libros durante mucho tiempo pueden convertirse en una responsabilidad. Saber exactamente cómo encajan las cuentas por cobrar en tu balance puede darte una mejor perspectiva del panorama financiero de tu empresa. A continuación, te explicaremos dónde encajan las cuentas por cobrar en tu balance, cómo hacerles un seguimiento para tus estados financieros y qué hacer cuando no se pueden cobrar.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son las cuentas por cobrar?
  
• Dónde encajan las cuentas por cobrar en tu balance
  
• Cómo hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar de tus extractos de cuenta
  
• Cómo utilizar los informes de vencimiento de cuentas por cobrar para gestionar los pagos
  
• Qué hacer cuando las cuentas por cobrar no se pueden cobrar
  
• Por qué son importantes las cuentas por cobrar en términos de ratios financieros y métricas de empresa
  

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar es el dinero que un cliente debe a una empresa por bienes o servicios que han sido entregados pero que aún no han sido pagados. Es el crédito que una empresa ha otorgado a los clientes y por el que espera el pago dentro de un período especificado. Las cuentas por cobrar suelen aparecer en forma de facturas pendientes.

Dónde encajan las cuentas por cobrar en tu balance

Las cuentas por cobrar se asientan bajo activos corrientes en el balance de una empresa, y representan dinero que la empresa espera cobrar pronto por bienes o servicios que ya se han prestado. Las empresas suelen establecer condiciones de pago de 30, 60 o 90 días para las cuentas por cobrar.

Cómo hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar de tus extractos de cuenta

Supervisa de cerca tu RA para que puedas registrarla en sus estados contables y financieros, lo que te dará un reflejo preciso del dinero que se le debe a tu empresa.

• Cada vez que realices una venta a crédito, regístralo como asiento AR en tu sistema contable tan pronto como factures a un cliente. Acredita en tu cuenta de ingresos y debita en tu cuenta AR el monto adeudado.
  
• Usa un informe de [vencimiento de cuentas por cobrar]((https://stripe.com/resources/more/accounts-receivable-aging-explained-what-it-is-how-it-works-and-how-to-calculate-it) para organizar las cuentas por cobrar estableciendo cuánto tiempo han estado impagadas las facturas (ej., 0–30 días, 31–60 días, 61–90 días). Esto muestra rápidamente los clientes de los que se debería hacer un seguimiento.
  
• Concilia las cuentas por cobrar mensual o semanalmente para mayor precisión. Compara el libro mayor de cuentas por cobrar con las facturas pendientes para asegurar que todo encaja y abordar cualquier discrepancia.
  
• En cuanto los clientes realicen los pagos, aplícalos directamente a las facturas correspondientes en tu sistema. Esto disminuye el saldo de cuentas por cobrar y aumenta el efectivo en caja.
  
• Realiza un seguimiento del volumen de cuentas por cobrar (cuántas veces se cobra estas cuentas durante un período) y días de ventas pendientes (DSO), que es el número promedio de días que se tarda en cobrar en las facturas. Estas métricas indican si tus prácticas de crédito y cobro están funcionando bien.
  
• Visualiza las cuentas por cobrar en la sección de activos corrientes en el balance para obtener una visión de los saldos totales de clientes pendientes en un momento dado. Esta vista puede proporcionar información sobre la liquidez general, y puede confirmar si estás en una posición sólida para cubrir cualquier compromiso a corto plazo.
  
• Incluye tendencias de vencimiento de cuentas por cobrar en el análisis financiero para evaluar la efectividad de tus pólizas de crédito y patrones de contado en el comportamiento de pago del cliente. Si observas que un incremento de las cuentas por cobrar o del número de facturas vencidas, podría ser el momento de endurecer las condiciones crediticias o hacer un seguimiento con cuentas específicas.
  

Cómo usar los informes de vencimiento de cuentas por cobrar para administrar los pagos

Usar AR informes de vencimiento puede ser una de las formas más efectivas de administrar los pagos. Te explicamos cómo usar estos informes:

Organiza las facturas pendientes por vencimiento

Un informe de vencimiento AR organiza todas las facturas pendientes de pago según el tiempo que han estado pendientes. Este diseño permite ver fácilmente qué clientes están en proceso de pago y qué facturas necesitan atención.

Identifica tendencias y patrones en los pagos de los clientes

Revisar tu informe de vencimiento regularmente puede revelar tendencias en los hábitos de pago clientes. Por ejemplo, si notas que ciertos clientes caen constantemente en la categoría de “demora de 61-90 días”, podría ser una señal para reevaluar tus condiciones crediticias o discutir las expectativas de pago con ellos.

Prioriza los cobros según segmentos de vencimiento

Con los informes de vencimiento, puedes priorizar las facturas más antiguas para el seguimiento, ya que su vencimiento es anterior y es más probable que acaben en impago. Este enfoque específico puede aumentar sus posibilidades de cobrar saldos más antiguos y reducir las deudas incobrables (es decir, facturas que se vuelven incobrables).

Configura recordatorios y alertas automáticos

Muchos sistemas contables te permiten implementar recordatorios y alertas automatizados para las facturas a medida que se acerca su vencimiento. La automatización ayuda a mantener una comunicación consistente y recuerda el pago a los clientes, sin requerir seguimientos constantes y manuales. Puedes programar el envío de recordatorios a los clientes cuando sus facturas hayan vencido después de un cierto número de días (por ejemplo, 30 días, 60 días).

Usa el informe para pronosticar el flujo de efectivo

El informe de vencimiento te puede dar una estimación realista de cuándo podrías ingresar el pago según las fechas de vencimiento y hábitos de pago de los clientes. Al analizar el informe, puedes predecir mejor los fondos entrantes y ajustar tu planificación financiera.

Analiza el informe para ajustar las políticas de crédito

Los informes de vencimiento muestran si tus pólizas de crédito encajan con el comportamiento del cliente. Si ves consistentemente facturas que vencen más allá de las condiciones estipuladas, podría ser el momento de revisar tus pólizas de crédito. Esto podría significar ajustar las [condiciones de pago]((https://stripe.com/resources/more/what-are-net-payment-terms-a-guide-for-small-businesses), limitar el crédito para ciertos clientes, o exigir depósitos por adelantado.

Incluye información sobre informes de vencimiento en revisiones mensuales

Incorporar los conocimientos sobre el vencimiento de las cuentas por cobrar en las revisiones financieras periódicas puede ayudarte a mantenerte proactivo con los cobros. También puede mantener a todos los departamentos de tu empresa, desde finanzas hasta ventas, alineados con el estado de las cuentas por cobrar. Si ciertas cuentas se acercan siempre a su vencimiento, el equipo puede trabajar de forma coordinada para decidir pasos adicionales como renegociar condiciones, enviar recordatorios escalados o incluso suspender el crédito hasta que los saldos sean abonados.

Qué hacer cuando las cuentas por cobrar no se pueden cobrar

Las cuentas por cobrar no siempre se convierten en efectivo.Cuando una entrada de cuentas por cobrar se vuelve incobrable, aquí te mostramos cómo gestionarla:

• Confirma que es incobrable: Primero, verifica si la deuda verdaderamente no se puede cobrar. Prueba a ponerte en contacto con el cliente o a utilizar un servicio de cobro para comprobar si hay alguna posibilidad de pago.
  
• Cancelarla: Una vez que estés seguro de que el cliente no pagará la deuda, dala de baja de tus libros. Crea una anotación que traslade el saldo de RA a una cuenta de gastos por deudas incobrables en tu cuenta de beneficios. De esta manera, aparece como una pérdida del período.
  
• Configura una asignación para cuentas dudosas: Para prepararte para futuras deudas incobrables, podrías crear una “asignación para cuentas dudosas”. Esta reserva estima las pérdidas potenciales de facturas no cobradas cada período, para que no te pillen desprevenido en caso de que falle algún pago.
  
• Revisa y ajusta las políticas de crédito: Examina por qué la deuda no se pagó. Este podría ser un buen momento para endurecer las políticas de crédito, establecer condiciones más estrictas o mejorar la forma en que evalúas la solvencia de los clientes para prevenir problemas similares en el futuro.
  
• Investiga las deducciones fiscales: En algunos casos, es posible que puedas reclamar deudas incobrables como deducción fiscal, lo que puede ayudar a compensar la pérdida. Un asesor fiscal puede ayudarte a manejar esta situación correctamente.
  

Por qué son importantes las cuentas por cobrar en términos de ratios financieros y métricas de empresa

Las cuentas por cobrar son una gran parte de muchos ratios y métricas financieras importantes que dan una idea de la salud y el rendimiento de una empresa. Estas son algunas de esas cifras financieras:

• Ratios de liquidez: Las cuentas por cobrar forman parte de los activos corrientes, por lo que afecta directamente a los ratios de liquidez como el ratio corriente y ratio rápido. Estos miden tu capacidad para cumplir con las obligaciones financieras a corto plazo. Un AR más alto puede mejorar estos ratios. Pero si el AR es demasiado alto debido a facturas impagadas, podría indicar problemas de liquidez.
  
• Flujo de caja: Las cuentas por cobrar son dinero en efectivo que esperas recibir pronto, por lo que puede ser un buen indicador del flujo de efectivo en un futuro cercano. Un saldo de AR grande o creciente podría significar la próxima llegada de dinero, o podría indicar problemas si hay demoras en los pagos y en los cobros.
  
• Ratio de volumen de cuentas por cobrar: El ratio de volumen de AR mide la frecuencia con la que se cobra las cuentas por cobrar durante un período, normalmente un año. Puedes calcularlo dividiendo las ventas netas de crédito por el AR promedio. Un ratio de volumen más alto generalmente significa que estás cobrando eficientemente, mientras que uno más bajo podría sugerir problemas con los hábitos de cobro o pago del cliente.
  
• DSO: DSO te dice cuánto tiempo tardas en promedio en cobrar en una factura. Puedes calcularlo dividiendo el AR por las ventas netas a crédito y multiplicando por el número de días en el período. Un DSO más bajo es una buena señal de que estás cobrando rápidamente, mientras que un DSO más alto sugiere que podrías necesitar endurecer las condiciones crediticias o mejorar los cobros.
  
• Métricas de rentabilidad: Los retrasos del cobro de cuentas por cobrar pueden afectar a las métricas de rentabilidad como los beneficios netos. Esto se debe a que un AR alto de facturas impagadas puede bloquear efectivo que podría usarse para otras actividades de crecimiento. Cuanto más rápido conviertas el AR en efectivo, más podrás reinvertir en operaciones o pagar deuda, lo que en última instancia genera una mayor rentabilidad.