Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind das Geld, das Kundinnen/Kunden einem Unternehmen für getätigte, aber noch nicht bezahlte Verkäufe schulden. Forderungen sind ein wichtiger Teil des kurzfristigen Vermögens eines Unternehmens: Sie beeinflussen den Cashflow, die Fähigkeit, finanzielle Ziele zu erreichen, und die Einschätzung externer Investoren hinsichtlich der Gesundheit des Unternehmens. Im 4. Quartal 2024 dauerte es bei Rechnungen für US-Unternehmen aus verschiedenen Branchen im Mittel 37,46 Tage, bis sie bezahlt wurden.

Forderungen, die lange Zeit in den Büchern stehen, können zu einer Verbindlichkeit werden. Wenn Sie genau wissen, wo die Forderungen in Ihrer Bilanz stehen, erhalten Sie einen besseren Einblick in das Finanzbild Ihres Unternehmens. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wo Forderungen in Ihrer Bilanz zu finden sind, wie Sie sie für Ihren Jahresabschluss im Auge behalten können und was zu tun ist, wenn sie nicht eintreibbar sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Forderungen?
  
• Wo die Forderungen in Ihrer Bilanz stehen
  
• So behalten Sie den Überblick über Ihre Forderungen für Ihre Abschlüsse
  
• Wie Sie Fälligkeitsberichte für Forderungen zur Verwaltung von Zahlungen verwenden
  
• Was tun, wenn Forderungen uneinbringlich sind?
  
• Warum Forderungen für Finanzkennzahlen und Unternehmensmetriken wichtig sind
  

Was sind Forderungen?

Bei Forderungen handelt es sich um das Geld, das ein Kunde/eine Kundin einem Unternehmen für gelieferte, aber noch nicht bezahlte Waren oder Dienstleistungen schuldet. Es handelt sich um den Kredit, den ein Unternehmen seinen Kundinnen/Kunden gewährt hat und für den es innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine Zahlung erwartet. Forderungen erscheinen normalerweise in Form von ausstehenden Rechnungen.

Wo die Forderungen in Ihrer Bilanz stehen

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen werden in der Bilanz eines Unternehmens unter den kurzfristigen Vermögenswerten ausgewiesen und stellen das Geld dar, dessen Eingang das Unternehmen in Kürze für bereits erbrachte Waren oder Dienstleistungen erwartet. In der Regel setzen Unternehmen Zahlungsfristen von 30, 60 oder 90 Tagen für Forderungen fest.

So behalten Sie den Überblick über Ihre Forderungen für Ihre Abschlüsse

Überwachen Sie Ihre Forderungen engmaschig, damit Sie sie in Ihren Buchhaltungsunterlagen und Finanzberichten erfassen können und so ein genaues Bild von dem Geld erhalten, das Ihren Unternehmen geschuldet wird. So gehen Sie dabei vor:

• Jedes Mal, wenn Sie einen Verkauf auf Kredit abschließen, erfassen Sie ihn als AR-Buchung in Ihrem Buchhaltungssystem, sobald Sie dem Kunden/der Kundin eine Rechnung stellen. Schreiben Sie den geschuldeten Betrag Ihrem Einnahmenkonto gut und belasten Sie Ihr AR-Konto.
  
• Verwenden Sie einen Bericht über die Fälligkeitkeit von Forderungen (AR Aging), um Forderungen danach zu ordnen, wie lange Rechnungen unbezahlt geblieben sind (z.B. 0-30 Tage, 31-60 Tage, 61-90 Tage). So können Sie schnell erkennen, bei welchen Kundinnen/Kunden Sie eventuell nachfassen müssen.
  
• Führen Sie einen monatlichen oder wöchentlichen Abgleich der Forderungen durch, um die Richtigkeit zu überprüfen. Vergleichen Sie das Debitorenbuch mit den ausstehenden Rechnungen, um sicherzustellen, dass alles übereinstimmt, und klären Sie alle Unstimmigkeiten.
  
• Sobald Kundinnen/Kunden Zahlungen leisten, buchen Sie diese direkt auf die entsprechenden Rechnungen in Ihrem System. Dadurch verringert sich der Saldo der Forderungen und erhöht sich der Kassenbestand.
  
• Verfolgen Sie den Debitorenumschlag, d. h. wie oft Forderungen in einem bestimmten Zeitraum eingezogen werden, und die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO), d.h. die durchschnittliche Anzahl der Tage, die bis zum Einzug der Rechnungen vergehen. Diese Kennzahlen zeigen an, wie gut Ihre Kredit- und Inkassopraktiken funktionieren.
  
• Zeigen Sie Forderungen im Abschnitt Umlaufvermögen in der Bilanz an, um einen Überblick über die gesamten ausstehenden Kundensalden zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erhalten. Diese Ansicht kann einen Einblick in die Gesamtliquidität geben und bestätigen, ob Sie in einer soliden Position sind, um kurzfristige Verpflichtungen zu erfüllen.
  
• Beziehen Sie Trends bei der Fälligkeit von Forderungen in die Finanzanalyse mit ein, um die Wirksamkeit Ihrer Kreditpolitik zu bewerten und Muster im Zahlungsverhalten Ihrer Kundinnen und Kunden zu erkennen. Wenn Sie feststellen, dass die Forderungen oder die Anzahl der überfälligen Rechnungen steigt, ist es vielleicht an der Zeit, die Kreditbedingungen zu verschärfen oder bei bestimmten Accounts nachzufassen.
  

Wie Sie Fälligkeitsberichte für Forderungen zur Verwaltung von Zahlungen verwenden

Die Verwendung von Fälligkeitsberichten für Forderungen kann eine der effektivsten Methoden zur Verwaltung von Zahlungen sein. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Berichte verwenden:

Ausstehende Rechnungen nach Alter organisieren

In einem Fälligkeitsbericht werden alle unbezahlten Rechnungen danach sortiert, wie lange sie ausstehend sind. Auf diese Weise lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Kundinnen/Kunden auf dem richtigen Weg sind, um zu zahlen, und welche Rechnungen Aufmerksamkeit erfordern.

Trends und Muster bei Kundenzahlungen identifizieren

Wenn Sie Ihren Fälligkeitsbericht regelmäßig überprüfen, können Sie Trends in den Zahlungsgewohnheiten Ihrer Kundschaft erkennen. Wenn Sie z. B. feststellen, dass bestimmte Kundinnen/Kunden regelmäßig in die Kategorie „61–90 Tage überfällig“ fallen, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass Sie ihre Kreditbedingungen neu bewerten oder die Zahlungserwartungen mit den Kundinnen/Kunden besprechen sollten.

Erfassungen auf der Grundlage fällig werdender Segmente priorisieren

Bei Nutzung von Fälligkeitsberichten können Sie älteren Rechnungen bei der Nachverfolgung Vorrang einräumen, da diese weiter überfällig sind und eher in die Zahlungsunfähigkeit rutschen. Durch diese zielgerichtete Verfahren können sich Ihre Chancen erhöhen, ältere Rechnungen einzutreiben und Forderungsausfälle (d. h. Rechnungen, die uneinbringlich werden) zu reduzieren.

Automatische Erinnerungen und Warnungen einrichten

Bei vielen Buchhaltungssystemen können Sie automatische Mahnungen und Warnungen für Rechnungen einrichten, wenn diese fällig werden. Die Automatisierung hilft dabei, eine durchgängige Kommunikation aufrechtzuerhalten und die Kundinnen und Kunden an die Zahlung zu erinnern, ohne dass ständige, manuelle Nachfassaktionen erforderlich sind. Sie können Mahnungen an Kundinnen/Kunden planen, wenn deren Rechnungen eine bestimmte Anzahl von Tagen überfällig sind (z. B. 30 Tage, 60 Tage).

Bericht zur Prognose des Cashflow verwenden

Der Fälligkeitsbericht kann Ihnen eine realistische Schätzung des möglichen Geldeingangs auf der Grundlage von Fälligkeitsterminen und Zahlungsgewohnheiten der Kundinnen/Kunden geben. Durch die Analyse des Berichts können Sie eingehende Gelder besser vorhersagen und Ihre Finanzplanung entsprechend anpassen.

Analyse des Berichts zur Optimierung der Kreditrichtlinien

Fälligkeitsberichte zeigen, wie gut Ihre Kreditrichtlinien auf das Kundenverhalten ausgerichtet sind. Wenn Sie immer wieder Rechnungen sehen, deren Fälligkeitstermine verstrichen sind, ist es vielleicht an der Zeit, Ihre Kreditrichtlinien zu überarbeiten. Das könnte bedeuten, dass Sie die Zahlungsbedingungen anpassen, die Kreditvergabe an bestimmte Kundinnen/Kunden einschränken oder Vorauszahlungen verlangen.

Einblicke in den Fälligkeitsbericht in die monatlichen Überprüfungen einbeziehen

Die Einbeziehung von Erkenntnissen über die Fälligkeit von Außenständen in regelmäßige Finanzüberprüfungen kann Ihnen helfen, proaktiv mit dem Inkasso umzugehen. Außerdem können Sie so dafür sorgen, dass jeder in Ihrem Unternehmen - von der Finanzabteilung bis zum Vertrieb - über den Zustand der Forderungen Bescheid weiß. Wenn bestimmte Konten immer wieder in die Kategorie der überfälligen Forderungen fallen, kann das Team gemeinsam über weitere Schritte entscheiden, wie z. B. die Neuverhandlung der Konditionen, das Versenden von Mahnungen oder die Aussetzung von Krediten, bis die Salden beglichen sind.

Was tun, wenn Forderungen uneinbringlich sind

Forderungen verwandeln sich nicht immer in Bargeld. Wie Sie vorgehen, wenn eine Forderung uneinbringlich ist, erfahren Sie hier:

• Bestätigen, dass die Forderung uneinbringlich ist: Prüfen Sie zunächst, ob die Forderung wirklich uneinbringlich ist. Versuchen Sie, den Kunden/die Kundin zu kontaktieren oder beauftragen Sie einen Inkassodienst, um zu prüfen, ob es eine Chance auf Zahlung gibt.
  
• Abschreiben der Forderung: Sobald Sie sicher sind, dass der Kunde/die Kundin die Forderung nicht begleichen wird, schreiben Sie sie aus Ihren Büchern ab. Erstellen Sie eine Buchung, die den Saldo aus den Forderungen auf ein Aufwandskonto für uneinbringliche Forderungen in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung verschiebt. Auf diese Weise erscheint der Betrag als Verlust für die Periode.
  
• Eine Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen einrichten: Um sich auf künftige Forderungsausfälle vorzubereiten, können Sie eine „Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen“ einrichten. Mit dieser Rückstellung werden die potenziellen Verluste aus nicht eingezogenen Rechnungen für jeden Zeitraum geschätzt, so dass Sie nicht unvorbereitet sind, wenn Zahlungen ausbleiben.
  
• Kreditrichtlinien überprüfen und anpassen: Untersuchen Sie, warum die Schulden unbezahlt geblieben sind. Dies könnte ein guter Zeitpunkt sein, um die Kreditrichtlinien zu verschärfen, strengere Bedingungen festzulegen oder die Art und Weise zu verbessern, wie Sie die Kreditwürdigkeit der Kundinnen/Kunden bewerten, um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.
  
• Informieren Sie sich über Steuerabzüge: In manchen Fällen können Sie uneinbringliche Forderungen steuerlich geltend machen und so den Verlust ausgleichen. Ein/e Steuerberater/in kann Ihnen helfen, dabei korrekt vorzugehen.
  

Warum Forderungen für Finanzkennzahlen und Unternehmensmetriken wichtig sind

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind ein wichtiger Bestandteil vieler wichtiger Finanzkennzahlen und Metriken, die einen Einblick in die Gesundheit und Leistung eines Unternehmens geben. Hier sind einige dieser Finanzkennzahlen:

• __ Liquiditätskennzahlen:__ Forderungen sind Teil des Umlaufvermögens und wirken sich daher direkt auf Liquiditätskennzahlen wie die Liquiditätsquote und kurzfristige Liquiditätsquote aus. Diese Kennzahlen messen Ihre Fähigkeit, kurzfristige finanzielle Verpflichtungen zu erfüllen. Höhere Forderungen können diese Quoten verbessern. Wenn die Forderungen jedoch aufgrund unbezahlter Rechnungen zu hoch sind, könnte dies auf Liquiditätsprobleme hinweisen.
  
• Cashflow: Forderungen sind Bargeld, das Sie in Kürze erhalten werden, und kann daher ein guter Indikator für den Cashflow in der nahen Zukunft sein. Ein hoher oder steigender Forderungssaldo könnte bedeuten, dass bald mehr Geld eingeht - oder er könnte ein Zeichen für Probleme sein, wenn die Zahlungen überfällig sind und das Inkasso in Verzug ist.
  
• Umschlagshäufigkeit von Forderungen: Mit der Umschlagshäufigkeit von Forderungen wird gemessen, wie oft Forderungen in einem gewissen Zeitraum, in der Regel ein Jahr, eingezogen werden. Sie können sie berechnen, indem Sie die Nettokreditverkäufe durch die durchschnittlichen Außenstände dividieren. Eine höhere Umschlagshäufigkeit bedeutet in der Regel, dass Sie Ihre Forderungen effizient eintreiben, während eine niedrigere Umschlagshäufigkeit auf Probleme mit dem Inkasso oder der Zahlungsmoral Ihrer Kundinnen und Kunden hinweisen könnte.
  
• DSO: Die DSO gibt an, wie lange es im Durchschnitt dauert, eine Rechnung einzutreiben. Sie können sie berechnen, indem Sie die Forderungen durch die Nettokreditverkäufe dividieren und mit der Anzahl der Tage in der Periode multiplizieren. Eine niedrigere DSO ist ein gutes Zeichen dafür, dass Sie die Forderungen schnell eintreiben, während eine höhere DSO darauf hindeutet, dass Sie möglicherweise die Kreditbedingungen verschärfen oder das Inkasso verbessern müssen.
  
• Rentabilitätskennzahlen:Verzögerungen bei der Einziehung von Forderungen können Rentabilitätskennzahlen wie den Nettogewinn beeinträchtigen. Das liegt daran, dass hohe Außenstände aus unbezahlten Rechnungen Barmittel binden können, die für andere Wachstumsaktivitäten verwendet werden könnten. Je schneller Sie Forderungen zu Geld machen, desto mehr können Sie in den Betrieb reinvestieren oder Schulden abbauen, was letztlich zu einer höheren Rentabilität beiträgt.