หนี้การค้า (AR) คือเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้ธุรกิจสําหรับการขายที่ทำรายการแล้วแต่ยังไม่ได้ชําระเงิน หนี้การค้าเป็นส่วนสําคัญของสินทรัพย์ระยะสั้นของธุรกิจ ซึ่งส่งผลต่อกระแสเงินสด ความสามารถในการบรรลุเป้าหมายทางการเงิน และสถานะของธุรกิจในสายตาของนักลงทุนภายนอก ในไตรมาสที่ 4 ของปี 2024 ใบแจ้งหนี้ของบริษัทสหรัฐอเมริกาในอุตสาหกรรมต่างๆ มีค่ามัธยฐานสำหรับจำนวนวันในการรอคอยการชำระหนี้การค้าอยู่ที่ 37.46

หนี้การค้าที่อยู่ในบัญชีมาเป็นเวลานานอาจกลายเป็นหนี้สินได้ ดังนั้นการทราบวิธีทำให้หนี้การค้ามาอยู่ในงบดุลจะช่วยให้คุณเข้าใจภาพรวมทางการเงินของธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าหนี้การค้าควรอยู่ตรงไหนในงบดุล วิธีติดตามหนี้การค้าเพื่อจัดทำงบการเงิน และจะทําอย่างไรเมื่อไม่สามารถเรียกเก็บหนี้การค้าได้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• หนี้การค้าคืออะไร
  
• หนี้การค้าควรอยู่ตรงไหนในงบดุล
  
• วิธีติดตามหนี้การค้าเพื่อจัดทำงบการเงิน
  
• วิธีใช้รายงานอายุหนี้การค้าเพื่อจัดการการชําระเงิน
  
• จะทําอย่างไรเมื่อไม่สามารถเรียกเก็บหนี้การค้าได้
  
• เหตุใดหนี้การค้าจึงมีความสําคัญต่ออัตราส่วนทางการเงินและตัวชี้วัดธุรกิจ
  

หนี้การค้าคืออะไร

หนี้การค้าคือเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้ธุรกิจสําหรับสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบแล้วแต่ยังไม่ได้ชําระเงิน โดยเป็นเครดิตที่ธุรกิจได้มอบให้กับลูกค้าและคาดหวังว่าจะได้รับชำระเงินภายในระยะเวลาที่กําหนด หนี้การค้ามักจะปรากฏในรูปแบบของใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ

หนี้การค้าควรอยู่ตรงไหนในงบดุล

หนี้การค้าอยู่ภายใต้สินทรัพย์หมุนเวียนในงบดุลของบริษัท และแสดงเงินที่บริษัทคาดว่าจะเรียกเก็บได้ในไม่ช้าสําหรับสินค้าหรือบริการที่ได้ส่งมอบแล้ว โดยทั่วไปธุรกิจจะกําหนดระยะเวลาในการชำระเงินไว้ที่ 30, 60 หรือ 90 วันสําหรับหนี้การค้า

วิธีติดตามหนี้การค้าเพื่อจัดทำงบการเงิน

ตรวจสอบหนี้การค้าของคุณอย่างใกล้ชิดเพื่อลงรายการในบันทึกบัญชีและงบการเงิน ซึ่งช่วยให้คุณมองเห็นเงินที่ลูกหนี้ค้างชำระธุรกิจของคุณด้อย่างถูกต้อง วิธีการมีดังต่อไปนี้

• ทุกครั้งที่คุณทําการขายด้วยเครดิต ให้บันทึกเป็นรายการลูกหนี้การค้าในระบบบัญชีทันทีที่คุณออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า เครดิตบัญชีรายได้และเดบิตหนี้การค้าการค้า ด้วยจํานวนเงินที่ค้างชําระ
  
• ใช้รายงานการวิเคราะห์อายุหนี้การค้าเพื่อจัดระเบียบหนี้ตามระยะเวลาที่ใบแจ้งหนี้ค้างชําระ (เช่น 0-30 วัน, 31-60 วัน, 61-90 วัน) วิธีนี้จะแสดงให้เห็นอย่างรวดเร็วว่าลูกค้ารายใดที่คุณอาจจะต้องติดตามผล
  
• กระทบยอดหนี้การค้าเป็นรายเดือนหรือรายสัปดาห์เพื่อความถูกต้อง เปรียบเทียบบัญชีแยกประเภทหนี้การค้ากับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างสอดคล้องกันและจัดการกับความคลาดเคลื่อน
  
• ทันทีที่ลูกค้าชําระเงิน ให้จับคู่กับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องในระบบของคุณโดยตรง วิธีนี้จะลดยอดหนี้การค้าคงเหลือและเพิ่มเงินสดในมือ
  
• ติดตามอัตราหมุนเวียนหนี้การค้า ซึ่งก็คือจํานวนครั้งที่สามารถเรียกเก็บหนี้การค้าได้สำเร็จในช่วงเวลาหนึ่ง และระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ย (DSO) ซึ่งเป็นจํานวนวันโดยเฉลี่ยที่ใช้ในการเก็บเงินตามใบแจ้งหนี้ ตัวชี้วัดเหล่านี้บ่งชี้ว่าแนวทางปฏิบัติด้านเครดิตและการเรียกเก็บเงินของคุณทํางานได้ดีเพียงใด
  
• แสดงหนี้การค้าในส่วนสินทรัพย์หมุนเวียนของงบดุลเพื่อสรุปยอดหนี้คงค้างทั้งหมดของลูกค้าในรอบระยะเวลาหนึ่งๆ ข้อมูลส่วนนี้สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสภาพคล่องโดยรวม และสามารถยืนยันได้ว่าคุณมีสถานะที่มั่นคงเพียงพอที่จะรับผิดชอบภาระผูกพันในระยะสั้นหรือไม่
  
• รวมแนวโน้มอายุหนี้การค้าไว้ในการวิเคราะห์ทางการเงินเพื่อประเมินประสิทธิภาพของนโยบายสินเชื่อของคุณและระบุรูปแบบการชำระเงินของลูกค้า หากคุณสังเกตเห็นว่าหนี้การค้าหรือจํานวนใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระเพิ่มขึ้น อาจถึงเวลาที่ต้องเพิ่มความรัดกุมให้กับข้อกำหนดสินเชื่อหรือติดตามผลกับลูกค้าบางราย
  

วิธีใช้รายงานอายุหนี้การค้าเพื่อจัดการการชําระเงิน

การใช้รายงานอายุหนี้การค้าอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดวิธีหนึ่งในการจัดการการชําระเงิน วิธีใช้รายงานเหล่านี้มีดังนี้

จัดระเบียบใบแจ้งหนี้ค้างชําระตามอายุ

รายงานอายุหนี้การค้าจะจัดระเบียบใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างชําระทั้งหมดตามระยะเวลาที่ค้างชําระ เลย์เอาต์นี้ทําให้ง่ายต่อการดูว่าลูกค้ารายใดที่จะชําระเงินตามกำหนด และใบแจ้งหนี้ใดที่ต้องให้ความสนใจ

ระบุแนวโน้มและรูปแบบการชําระเงินลูกค้า

การตรวจสอบรายงานอายุหนี้การค้าเป็นประจําช่วยให้คุณมองเห็นแนวโน้มจากนิสัยการชำระเงินของลูกค้าได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณสังเกตเห็นว่าลูกค้าบางรายมักจะ "ค้างชําระ 61-90 วัน" เสมอ อาจเป็นสัญญาณให้ประเมินข้อกำหนดเครดิตใหม่หรือหารือกับพวกเขาเกี่ยวกับความคาดหวังในการชำระเงิน

จัดลําดับความสําคัญของการเรียกเก็บเงินโดยอิงตามกลุ่มอายุของหนี้การค้า

รายงานอายุหนี้การค้าช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของใบแจ้งหนี้ที่เก่ากว่าก่อนเมื่อต้องติดตามผล เนื่องจากใบแจ้งหนี้เหล่านี้เลยกำหนดชำระและมีแนวโน้มมากกว่าที่จะไม่ชําระเงิน แนวทางที่ตรงเป้าหมายนี้สามารถเพิ่มโอกาสในการเรียกเก็บยอดค้างชำระเก่าและลดหนี้เสีย (หรือก็คือใบแจ้งหนี้ที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้)

ตั้งค่าการแจ้งเตือนและการเตือนอัตโนมัติ

ระบบบัญชีจํานวนมากให้คุณส่งการแจ้งเตือนและการเตือนอัตโนมัติสําหรับใบแจ้งหนี้ ระบบอัตโนมัติช่วยให้เกิดการสื่อสารกันอย่างสม่ำเสมอและทําให้ลูกค้านึกถึงการชำระเงินเป็นอันดับแรกโดยที่คุณไม่ต้องติดตามด้วยตนเอง คุณสามารถกําหนดเวลาส่งการแจ้งเตือนให้ลูกค้าเมื่อใบแจ้งหนี้ค้างชําระตามจํานวนวันที่กําหนด (เช่น 30 วัน 60 วัน)

ใช้รายงานเพื่อคาดการณ์กระแสเงินสด

รายงานอายุหนี้การค้าจะประมาณการได้อย่างสมจริงว่าคุณจะได้รับเงินสดเมื่อไหร่โดยจะพิจารณาจากวันครบกําหนดและนิสัยการชำระเงินของลูกค้า การวิเคราะห์รายงานช่วยให้คุณคาดการณ์เงินที่จะได้รับได้ดียิ่งขึ้นและปรับการวางแผนทางการเงินได้อย่างเหมาะสม

วิเคราะห์รายงานเพื่อปรับปรุงนโยบายสินเชื่อ

รายงานอายุหนี้การค้าแสดงให้เห็นว่านโยบายสินเชื่อของคุณสอดคล้องกับพฤติกรรมลูกค้ามากเพียงใด หากคุณเห็นว่าใบแจ้งหนี้ค้างชำระเกินเวลาที่คาดไว้อยู่เสมอ แสดงว่าอาจถึงเวลาที่ต้องแก้ไขนโยบายสินเชื่อของคุณ โดยคุณอาจจะปรับข้อกำหนดการชำระเงิน จํากัดเครดิตสําหรับลูกค้าบางราย หรือกําหนดให้วางเงินประกัน

รวมข้อมูลเชิงลึกของรายงานอายุหนี้การค้าไว้ในบทวิจารณ์รายเดือน

การรวมข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับอายุหนี้การค้าไว้ในขั้นตอนการตรวจสอบทางการเงินตามปกติ ช่วยให้คุณดําเนินการเชิงรุกกับการเรียกเก็บเงินได้ นอกจากนี้ยังสามารถทําให้ทุกคนในธุรกิจของคุณ ตั้งแต่ฝ่ายการเงินไปจนถึงฝ่ายขายดำเนินการได้อย่างสอดคล้องกันเกี่ยวกับสถานะของหนี้การค้า หากพบว่าลูกค้าบางรายค้างชําระอย่างเสมอ ทีมก็สามารถทํางานร่วมกันเพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป เช่น การเจรจาข้อกำหนดอีกครั้ง ส่งการแจ้งเตือนที่ยกระดับสูงขึ้น หรืออาจระงับเครดิตจนกว่าจะมีการชำระเงินค้างจ่าย

จะทําอย่างไรเมื่อไม่สามารถเรียกเก็บหนี้การค้าได้

หนี้การค้าไม่ได้กลายเป็นเงินสดเสมอไป เมื่อไม่สามารถเรียกเก็บหนี้การค้าได้ ให้จัดการกับหนี้รายการนั้นดังนี้

• ยืนยันว่าไม่สามารถเรียกเก็บได้: ขั้นแรก ให้ตรวจสอบว่าหนี้ไม่สามารถเรียกเก็บได้จริงหรือไม่ ลองติดต่อลูกค้าหรือใช้บริการการเรียกเก็บเงินเพื่อตรวจสอบว่ามีโอกาสการชำระเงินหรือไม่
  
• ตัดบัญชี: เมื่อคุณแน่ใจแล้วว่าลูกค้าจะไม่ชําระหนี้ ให้ตัดหนี้รายการนั้นออกจากบัญชี สร้างรายการที่โอนยอดหนี้การค้าดังกล่าวไปยังบัญชีค่าใช้จ่ายหนี้สูญในงบกำไรขาดทุน วิธีนี้จะทำให้ยอดหนี้สูญแสดงเป็นรายการขาดทุนสำหรับรอบบัญชีนั้น
  
• กำหนดค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ: คุณสามารถสร้าง "ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ" เพื่อเป็นการเตรียมพร้อมสําหรับหนี้เสียในอนาคต ซึ่งเป็นเงินสำรองที่ใช้ประมาณการความสูญเสียที่อาจเกิดจากใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับชำระในแต่ละรอบบัญชี วิธีนี้ช่วยให้ธุรกิจไม่ต้องเผชิญกับผลกระทบทางการเงินโดยไม่คาดคิดหากมีการชำระเงินที่ไม่สำเร็จ
  
• ตรวจสอบและปรับนโยบายสินเชื่อ: ตรวจสอบว่าเหตุใดหนี้จึงไม่ได้รับชําระ นี่อาจเป็นช่วงเวลาที่ดีในการเพิ่มความรัดกุมให้กับนโยบายสินเชื่อ กําหนดข้อกำหนดที่เข้มงวดมากขึ้น หรือปรับปรุงวิธีประเมินความน่าเชื่อถือของลูกค้า เพื่อป้องกันปัญหาที่คล้ายคลึงกันในอนาคต
  
• หาทางลดหย่อนภาษี: ในบางกรณี คุณสามารถนำหนี้เสียมาใช้ลดหย่อนภาษีได้ ซึ่งสามารถช่วยชดเชยการสูญเสียได้ ที่ปรึกษาด้านภาษีสามารถช่วยคุณจัดการกับเรื่องนี้ได้อย่างถูกต้อง
  

เหตุใดหนี้การค้าจึงมีความสําคัญต่ออัตราส่วนทางการเงินและตัวชี้วัดธุรกิจ

หนี้การค้าเป็นส่วนสําคัญของอัตราส่วนทางการเงินและตัวชี้วัดที่สําคัญมากมายที่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสถานะและประสิทธิภาพของบริษัท ต่อไปนี้คือตัวเลขทางการเงินบางส่วน

• อัตราส่วนสภาพคล่อง: หนี้การค้าเป็นส่วนหนึ่งของสินทรัพย์หมุนเวียน ดังนั้นจึงส่งผลโดยตรงต่ออัตราส่วนสภาพคล่อง เช่น อัตราส่วนเงินทุนหมุนเวียนและอัตราส่วนเงินทุนหมุนเวียนเร็ว อัตราส่วนเหล่านี้วัดความสามารถของคุณในการปฏิบัติตามภาระผูกพันทางการเงินระยะสั้น หนี้การค้าที่สูงขึ้นอาจทำให้อัตราส่วนเหล่านี้สูงขึ้นได้ แต่ถ้าหนี้การค้าสูงเกินไปเนื่องจากใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับชำระ ก็อาจบ่งบอกถึงปัญหาสภาพคล่อง
  
• กระแสเงินสด: หนี้การค้าคือเงินสดที่คุณคาดว่าจะได้รับในเร็วๆ นี้ ดังนั้นจึงสามารถใช้เป็นมาตรวัดกระแสเงินสดที่ดีในอนาคตอันใกล้ ยอดหนี้การค้าจํานวนมากหรือเพิ่มขึ้นอาจหมายถึงเงินที่จะเข้ามามากขึ้นในไม่ช้า หรืออาจส่งสัญญาณถึงปัญหาหากการชําระเงินค้างชําระและการได้รับเงินล่าช้า
  
• อัตราส่วนการหมุนเวียนหนี้การค้า: อัตราส่วนการหมุนเวียนของหนี้การค้าวัดความถี่ในการเก็บหนี้การค้าในช่วงเวลาหนึ่ง ซึ่งโดยทั่วไปแล้วเป็นหนึ่งปี คุณสามารถคํานวณได้โดยการหารยอดขายสินเชื่อสุทธิด้วยหนี้การค้าเฉลี่ย หากอัตราส่วนการหมุนเวียนสูงขึ้นโดยทั่วไปแล้วหมายความว่าคุณเรียกเก็บหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่หากอัตราส่วนต่ำลงอาจบ่งบอกถึงปัญหาเกี่ยวกับการเก็บหนี้หรือนิสัยการชำระเงินของลูกค้า
  
• DSO: DSO บอกคุณว่าใช้เวลาโดยเฉลี่ยนานแค่ไหนในการเรียกเก็บเงินตามใบแจ้งหนี้ คุณสามารถคํานวณได้โดยการหารหนี้การค้าด้วยยอดขายเครดิตสุทธิ และคูณด้วยจํานวนวันในรอบระยะเวลาดังกล่าว DSO ต่ำเป็นสัญญาณที่ดีว่าคุณเรียกเก็บหนี้ได้อย่างรวดเร็ว ในขณะที่ DSO สูงขึ้นบ่งชี้ว่าคุณอาจต้องเพิ่มความรัดกุมให้กับข้อกำหนดเครดิตหรือปรับปรุงการเรียกเก็บเงิน
  
• เมตริกเกี่ยวกับความสามารถในการสร้างกำไร: ความล่าช้าในการการเรียกเก็บหนี้การค้าอาจส่งผลต่อเมตริกเกี่ยวกับความสามารถในการทํากําไร เช่น รายได้สุทธิ นั่นเป็นเพราะว่าหากหนี้การค้าสูงเนื่องจากใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับชําระ อาจทำให้ธุรกิจไม่สามารถนำเงินสดส่วนนั้นไปใช้ในกิจกรรมที่ช่วยให้ธุรกิจเติบโต ยิ่งคุณเปลี่ยนหนี้การค้าเป็นเงินสดได้เร็วเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งนำเงินไปลงทุนใหม่ในการดําเนินงานหรือชำระเงินต้นได้มากขึ้นเท่านั้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสามารถในการทํากําไรในที่สุด