Les comptes clients désignent l’argent que les clients doivent à une entreprise pour les ventes qu’elle a réalisées, mais ces sommes n’ont pas encore été payées. Les comptes clients constituent un volet important des actifs à court terme des entreprises : ils influencent leur flux de trésorerie, leur capacité à atteindre leurs objectifs financiers et la façon dont les investisseurs extérieurs perçoivent la santé de leur entreprise. Au 4e trimestre de 2024, les factures des entreprises de divers secteurs d’activité aux États-Unis ont nécessité une durée médiane de 37,46 jours pour être payées.

Les comptes clients qui restent longtemps dans les livres peuvent devenir un élément de passif. En ayant une connaissance exacte de l’influence des comptes clients sur votre bilan, vous pouvez avoir une meilleure idée de la situation financière de votre entreprise. Nous vous expliquons ci-dessous la place des comptes clients dans votre bilan, comment assurer leur suivi pour vos états financiers et ce qu’il faut faire lorsque les créances ne sont pas recouvrables.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’un compte client?
  
• La place des comptes clients dans votre bilan
  
• Comment assurer le suivi des comptes clients pour vos états
  
• Comment utiliser les rapports d’ancienneté des comptes clients pour gérer les paiements
  
• Démarche à suivre lorsque les comptes clients ne sont pas recouvrables
  
• Pourquoi les comptes clients sont-ils importants pour les ratios financiers et les indicateurs de performance des entreprises?
  

Qu’est-ce qu’un compte client?

Les comptes clients désignent l’argent qu’un client doit à une entreprise pour des biens ou des services qui ont été livrés, mais ces sommes n’ont pas encore été payées. Il s’agit du crédit qu’une entreprise a accordé à ses clients et dont elle attend le paiement dans un délai déterminé. Les comptes clients se présentent généralement sous la forme de factures impayées.

La place des comptes clients dans votre bilan

Les comptes clients figurent dans les actifs à court terme du bilan d’une entreprise et représentent l’argent que l’entreprise s’attend à encaisser prochainement pour des biens ou des services qui ont déjà été fournis. Les entreprises fixent généralement des délais de paiement de 30, 60 ou 90 jours pour les comptes clients.

Comment assurer le suivi des comptes clients pour vos états

Surveillez de près vos comptes clients afin de pouvoir les enregistrer dans vos documents comptables et vos états financiers, ce qui vous donnera une idée précise de l’argent dû à votre entreprise. Voici comment procéder :

• Chaque fois que vous effectuez une vente à crédit, enregistrez-la en tant qu’écriture de compte client dans votre système comptable dès que vous facturez un client. Vous créditez votre compte de produit et débitez votre compte client du montant dû.
  
• Utilisez un rapport d’ancienneté des comptes clients pour organiser les créances en fonction de la durée pendant laquelle les factures sont restées impayées (par exemple, 0-30 jours, 31-60 jours, 61-90 jours). Cela permet de voir rapidement quels clients pourraient avoir besoin d’un suivi.
  
• Effectuez des rapprochements mensuels ou hebdomadaires de vos comptes clients pour veiller à l’exactitude des données. Comparez le grand livre des comptes clients aux factures impayées pour garantir la cohérence de toutes les données et traiter les éventuelles anomalies.
  
• Dès que les clients effectuent des paiements, imputez-les directement aux factures correspondantes dans votre système. Cela permet de réduire le solde des comptes clients et d’augmenter les liquidités disponibles.
  
• Assurez un suivi du taux de rotation des comptes clients, c’est-à-dire le nombre de fois où les créances sont recouvrées au cours d’une période donnée, ainsi que du délai moyen de recouvrement des créances, c’est-à-dire le nombre moyen de jours nécessaires pour recouvrer les factures. Ces mesures indiquent le degré d’efficacité de vos pratiques en matière de crédit et de recouvrement.
  
• Affichez les comptes clients dans la section des actifs à court terme du bilan pour avoir un aperçu de l’encours total des clients à un moment donné. Cette vue peut donner une idée des liquidités globales et confirmer que vous êtes en bonne position pour respecter vos engagements à court terme.
  
• Incluez les tendances d’ancienneté des comptes clients dans l’analyse financière pour évaluer l’efficacité de vos politiques de crédit et repérer les schémas dans le comportement de paiement des clients. Si vous remarquez une hausse des comptes clients ou du nombre de factures en souffrance, il est peut-être temps de durcir les conditions de crédit ou d’effectuer un suivi de certains comptes.
  

Comment utiliser les rapports d’ancienneté des comptes clients pour gérer les paiements?

L’utilisation de rapports d’ancienneté des comptes clients peut être l’un des moyens les plus efficaces de gérer les paiements. Voici comment utiliser ces rapports :

Organisez les factures impayées par ancienneté

Un rapport d’ancienneté des comptes clients organise toutes les factures impayées en fonction de leur ancienneté. Cette présentation permet de repérer aisément les clients qui sont en voie d’effectuer leurs paiements et quelles factures nécessitent une attention particulière.

Repérez les tendances et les schémas de paiement des clients

Vérifiez régulièrement votre rapport d’ancienneté pour découvrir les tendances dans les habitudes de paiement des clients. Par exemple, si vous remarquez que certains clients tombent régulièrement dans la catégorie « 61-90 jours de retard », c’est peut-être le signe qu’il faut réévaluer leurs conditions de crédit ou discuter avec eux de leurs attentes en matière de paiement.

Déterminez la priorité des recouvrements en fonction des segments d’ancienneté

Grâce aux rapports d’ancienneté, vous pouvez hiérarchiser le suivi en donnant la priorité aux factures les plus anciennes, car ce sont les plus en retard et les plus susceptibles de devenir impayées. Cette approche ciblée peut augmenter vos chances de recouvrer les soldes plus anciens et de réduire ainsi les créances irrécouvrables (c’est-à-dire les factures qui deviennent irrécouvrables).

Mettez en place des rappels et des alertes automatisés

De nombreux systèmes comptables vous permettent de mettre en place des rappels et des alertes automatisés pour les factures au fur et à mesure qu’elles gagnent en ancienneté. L’automatisation permet de maintenir une communication cohérente et de garder le paiement au premier plan des préoccupations des clients, sans nécessiter un suivi manuel constant. Vous pouvez programmer l’envoi de rappels aux clients lorsque leurs factures sont en retard d’un certain nombre de jours (par exemple, 30 jours, 60 jours).

Utilisez le rapport pour prévoir les flux de trésorerie

Le rapport d’ancienneté peut vous donner une estimation réaliste des rentrées de fonds en fonction des dates d’échéance et des habitudes de paiement des clients. En analysant ce rapport, vous pouvez mieux prévoir les rentrées de fonds et adapter votre planification financière en conséquence.

Analysez le rapport pour affiner les politiques de crédit

Les rapports d’ancienneté montrent dans quelle mesure vos politiques de crédit sont en adéquation avec le comportement des clients. Si vous voyez régulièrement des factures dépasser les délais prévus, il est peut-être temps de revoir vos politiques de crédit. Vous pouvez par exemple ajuster les conditions de paiement, limiter le crédit pour certains clients ou exiger des acomptes.

Incluez des informations issues des rapports d’ancienneté dans les examens financiers mensuels

L’intégration d’informations sur l’ancienneté des comptes clients dans les examens financiers réguliers peut vous aider à maintenir une gestion proactive en matière de recouvrement. Cela permet également à tous les collaborateurs de l’entreprise, du service financier aux équipes commerciales, de rester informés de l’état des créances. Si certains comptes entrent régulièrement dans la catégorie des comptes en souffrance, l’équipe peut travailler de concert en vue de décider des mesures à prendre, telles que la renégociation des conditions, l’envoi de rappels ou la suspension du crédit jusqu’à ce que les soldes soient remboursés.

Démarche à suivre lorsque les comptes clients ne sont pas recouvrables

Les comptes clients ne se transforment pas toujours en liquidités. Lorsqu’une écriture de compte client devient irrécouvrable, voici comment gérer la situation :

• Confirmez le caractère irrécouvrable : Tout d’abord, vérifiez si la créance est réellement irrécouvrable. Essayez de contacter le client ou de faire appel à un service de recouvrement pour vérifier s’il y a une possibilité d’obtenir le paiement.
  
• Radiez la créance : Une fois que vous avez la certitude que le client ne paiera pas la créance, radiez-la de vos livres. Créez une écriture qui transfère le solde du compte client vers un compte de charges irrécouvrables dans votre état des résultats. De cette façon, la créance apparaît comme une perte pour la période concernée.
  
• Créez une provision pour créances douteuses : Pour vous préparer à de futures créances douteuses, vous pouvez créer une « provision pour créances douteuses ». Cette réserve permet d’estimer les pertes potentielles liées aux factures non recouvrées à chaque période pour éviter d’être pris au dépourvu si des paiements ne sont pas effectués.
  
• Vérifiez et adaptez les politiques de crédit : Vérifiez les raisons pour lesquelles la créance reste impayée. C’est peut-être le moment de renforcer les politiques de crédit, de fixer des conditions plus strictes ou d’améliorer la façon dont vous évaluez la solvabilité des clients afin d’éviter que des problèmes similaires ne se reproduisent à l’avenir.
  
• Regardez les déductions d’impôt : Dans certains cas, vous pourriez déduire les créances irrécouvrables de vos impôts, ce qui peut contribuer à compenser la perte. Un conseiller fiscal peut vous aider à gérer correctement cette situation.
  

Pourquoi les comptes clients sont-ils importants pour les ratios financiers et les indicateurs commerciaux?

Les comptes clients sont un élément clé de nombreux indicateurs et ratios financiers importants qui apportent un éclairage sur la santé et le rendement d’une entreprise. Voici quelques-uns de ces chiffres :

• Ratios de liquidité : Les comptes clients font partie des actifs à court terme et, par conséquent, ont une incidence directe sur les ratios de liquidité tels que le ratio de liquidité générale et le ratio de liquidité relative. Ceux-ci mesurent votre capacité à respecter vos obligations financières à court terme. L’augmentation des comptes clients peut améliorer ces ratios. Toutefois, si les comptes clients sont trop élevés en raison de factures impayées, cela peut indiquer des problèmes de liquidité.
  
• Flux de trésorerie :Les comptes clients correspondent à l’argent que vous vous attendez à encaisser prochainement. Cela peut donc être un bon indicateur du flux de trésorerie dans un avenir proche. Un solde de comptes clients important ou en hausse peut indiquer que vous allez bientôt recevoir plus d’argent. Cependant, cela peut également laisser entrevoir des problèmes si les paiements sont en retard et que les recouvrements accusent des retards.
  
• Ratio de rotation des comptes clients : Le ratio de rotation des comptes clients mesure la fréquence de recouvrement des comptes clients sur une période donnée, généralement une année. Vous pouvez le calculer en divisant les ventes nettes à crédit par les comptes clients moyens. Un taux de rotation élevé signifie généralement que vous recouvrez efficacement vos créances, tandis qu’un taux plus faible peut suggérer des difficultés de recouvrement ou de mauvaises habitudes de paiement de la part des clients.
  
• Délai moyen de règlement des comptes clients :Le délai moyen de règlement des comptes clients indique le temps qu’il faut en moyenne pour encaisser une facture. Vous pouvez le calculer en divisant les comptes clients par les ventes nettes à crédit et en le multipliant par le nombre de jours de la période. Un délai moyen de règlement des comptes clients faible est le signe d’un encaissement rapide, tandis qu’un délai moyen de règlement des comptes clients élevé indique qu’il faut peut-être resserrer les conditions de crédit ou améliorer les opérations d’encaissement ou de recouvrement.
  
• Indicateurs de rentabilité : Les retards dans le règlement des comptes clients peuvent affecter les indicateurs de rentabilité tels que le résultat net. En effet, un taux de comptes clients élevé résultant de factures impayées peut immobiliser des liquidités qui pourraient être utilisées pour d’autres activités de croissance. Plus vous transformez rapidement les comptes clients en liquidités, plus vous pouvez réinvestir dans les opérations ou rembourser les dettes, ce qui, en fin de compte, favorise une meilleure rentabilité.