Las cuentas por cobrar (AR) son el dinero que los clientes deben a una empresa por las ventas que ha realizado, pero que aún no se ha pagado. Las AR son una parte importante de los activos a corto plazo de las empresas: afectan su flujo de caja, su capacidad para cumplir con los objetivos financieros y la forma en que los inversores externos ven la salud de su negocio. En el cuarto trimestre de 2024, las facturas de empresas estadounidenses de varios sectores tardaron en promedio unos 37.46 días en pagarse.

Las cuentas por cobrar que se mantienen en los libros durante mucho tiempo pueden convertirse en un pasivo. Saber exactamente cómo encajan las cuentas por cobrar en tu balance puede darte una mejor idea del panorama financiero de tu empresa. A continuación, te explicaremos dónde encajan las cuentas por cobrar en tu balance, cómo hacer un seguimiento de ellas en tus estados financieros y qué hacer cuando no son cobrables.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son las cuentas por cobrar?
  
• Dónde se ubican las cuentas por cobrar en tu balance
  
• Cómo hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar de tus extractos
  
• Cómo usar los informes de antigüedad de cuentas por cobrar para gestionar los pagos
  
• Qué hacer cuando las cuentas por cobrar no son cobrables
  
• Por qué las cuentas por cobrar son importantes para los coeficientes financieros y las métricas de la empresa
  

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son el dinero que un cliente debe a una empresa por bienes o servicios que se han entregado pero aún no se han pagado. Es el crédito que una empresa ha otorgado a los clientes y por el que espera un pago en un período específico. Las cuentas por cobrar suelen aparecer en forma de facturas pendientes.

Dónde se ubican las cuentas por cobrar en tu balance

Las cuentas por cobrar se asientan en el activo circulante en el balance de una empresa y representan el dinero que la empresa espera cobrar pronto por bienes o servicios que ya se han entregado. Las empresas suelen establecer Condiciones de pago de 30, 60 o 90 días para las cuentas por cobrar.

Cómo llevar un registro de las cuentas por cobrar de tus extractos

Supervisa de cerca tus cuentas por cobrar para que puedas registrarlas en tus registros contables y estados financieros, lo que te dará un reflejo preciso del dinero que se le debe a tu empresa. A continuación, te explicamos cómo:

• Cada vez que realices una venta a crédito, regístrala como un asiento de cuentas por cobrar en tu sistema contable en cuanto facturas a un cliente. Acredita en tu cuenta ingresos y debita el importe adeudado de tu cuenta de cuentas por cobrar.
  
• Utiliza un informe de antigüedad de cuentas por cobrar para organizarlas según el tiempo que llevan impagas las facturas (p. ej., de 0 a 30 días, de 31 a 60 días, de 61 a 90 días). Esto muestra rápidamente qué clientes podrían necesitar seguimiento.
  
• Concilia las cuentas por cobrar de forma mensual o semanal para mayor precisión. Compara el libro mayor de cuentas por cobrar con las facturas pendientes para asegurarte de que todo se alinee y abordar cualquier discrepancia.
  
• Apenas los clientes realicen pagos, aplícalos directamente a las facturas correspondientes en tu sistema. Esto disminuye el saldo de las cuentas por cobrar y aumenta el efectivo en caja.
  
• Realiza un seguimiento de la rotación de cuentas por cobrar, que es la cantidad de veces que se cobran las cuentas por cobrar durante un período, y de los días de ventas pendientes de cobro (DSO), que es la cantidad promedio de días que se tarda en cobrar las facturas. Estas métricas indican qué tan bien están funcionando tus prácticas de crédito y cobro.
  
• Muestra las cuentas por cobrar en la sección de activos circulantes del balance para obtener una visión general de los saldos totales de los clientes pendientes en un momento dado. Esta vista puede proporcionar información sobre la liquidez general y confirmar si estás en una posición sólida para cubrir algún compromiso a corto plazo.
  
• Incluye tendencias de antigüedad en cuentas por cobrar en el análisis financiero para evaluar la eficacia de tus políticas crediticias y detectar patrones en el comportamiento de los pagos de clientes. Si notas que está aumentando la cantidad de cuentas por cobrar o el número de facturas vencidas, podría ser hora de endurecer las condiciones crediticias o hacer un seguimiento con cuentas específicas.
  

Cómo usar los informes de antigüedad de cuentas por cobrar para gestionar los pagos

El uso de informes de antigüedad de cuentas por cobrar puede ser una de las formas más eficaces de gestionar los pagos. A continuación, te explicamos cómo usar estos informes:

Organiza las facturas pendientes por antigüedad

Un informe de antigüedad organiza todas las facturas impagas por el tiempo que llevan pendientes. Este diseño facilita ver qué clientes están en vía de pagar y qué facturas necesitan atención de un vistazo.

Identifica tendencias y patrones en los pagos de clientes

Revisar tu informe de antigüedad regularmente puede revelar tendencias en los hábitos de pago del cliente. Por ejemplo, si notas que ciertos clientes se encuentran constantemente en la categoría de «entre 61 y 90 días vencidos», podría ser una señal de que debes reevaluar tus condiciones de crédito o analizar las expectativas de pago con ellos.

Prioriza los cobros según los segmentos de antigüedad

Con los informes de antigüedad, puedes priorizar las facturas más antiguas para su seguimiento, ya que están vencidas y es más probable que no se paguen. Este enfoque específico puede aumentar tus posibilidades de cobrar saldos más antiguos y reducir las deudas incobrables (es decir, las facturas que se vuelven incobrables).

Configura recordatorios y alertas automatizados

Muchos sistemas contables te permiten implementar recordatorios y alertas automatizados para las facturas a medida que pasa el tiempo sin que se paguen. La automatización ayuda a lograr una comunicación coherente y mantiene el pago en la vanguardia de la mente de los clientes, sin requerir seguimientos manuales constantes. Podrías programar recordatorios para que lleguen a los clientes cuando sus facturas estén vencidas un cierto número de días (p. ej., 30 días, 60 días).

Usa el informe para pronosticar el flujo de caja

El informe de antigüedad puede brindarte una estimación realista de cuándo podría ingresar efectivo en función de las fechas de vencimiento y hábitos de pago del cliente. Analizando el informe, puedes predecir mejor los fondos entrantes y ajustar tu planificación financiera en consecuencia.

Analiza el informe para perfeccionar las políticas crediticias

Los informes de antigüedad muestran qué tan bien tus políticas de crédito se alinean con el comportamiento de los clientes. Si constantemente ves facturas con antigüedades superiores a las esperadas, podría ser el momento de revisar tus políticas de crédito. Esto podría significar ajustar las Condiciones de pago, limitar el crédito para ciertos clientes o exigir depósitos por adelantado.

Incluye información de los informes de antigüedad en las revisiones mensuales

La incorporación de la información de la antigüedad en las cuentas por cobrar en las revisiones financieras periódicas puede ayudarte a ser proactivo con los cobros. También puede mantener a todos en tu empresa, desde finanzas hasta ventas, alineados con la salud de las cuentas por cobrar. Si ciertas cuentas tienen antigüedad en categorías ya vencidas de manera constante, el equipo puede trabajar en conjunto para decidir otros pasos, como renegociar las condiciones, enviar recordatorios escalados o, potencialmente, suspender el crédito hasta que se paguen los saldos.

Qué hacer cuando las cuentas por cobrar no son cobrables

Las cuentas por cobrar no siempre se convierten en efectivo. A continuación te explicamos cómo manejar aquellos casos en los que un ingreso de cuentas por cobrar se vuelve incobrable,

• Confirma que es incobrable: En primer lugar, verifica si realmente no se puede cobrar la deuda. Intenta comunicarte con el cliente o usar un servicio de cobro para comprobar si hay alguna posibilidad de pago.
  
• Regístralo como pérdida: Una vez que estés seguro de que el cliente no pagará su deuda, regístrala como pérdida en tus libros. Crea un asiento que traslade el saldo de las cuentas por cobrar a una cuenta de gastos por deudas incobrables en tu estado de ingresos. De esta manera, aparecerá como una pérdida para el período.
  
• Configura una previsión para cuentas dudosas: Para prepararte para futuras deudas incobrables, podrías crear una “previsión para cuentas dudosas”. Esta reserva estima las posibles pérdidas por facturas no cobradas en cada período, por lo que no te tomarán desprevenido si los pagos fallan.
  
• Revisa y ajusta las políticas crediticias: Examina por qué la deuda no se pagó. Este podría ser un buen momento para endurecer las políticas crediticias, establecer condiciones más estrictas o mejorar la forma en que evalúas la solvencia de los clientes para evitar problemas similares en el futuro.
  
• Investiga las deducciones fiscales: En algunos casos, es posible que puedas reclamar deudas incobrables como deducción fiscal, lo que puede ayudarte a compensar la pérdida. Un asesor de impuestos puede ayudarte a manejar esto correctamente.
  

Por qué las cuentas por cobrar son importantes para los coeficientes financieros y las métricas de la empresa

Las cuentas por cobrar son una gran parte de muchas métricas y coeficientes financieros importantes que brindan información sobre la salud y el rendimiento de una empresa. Estas son algunas de esas cifras financieras:

• Coeficientes de liquidez: las cuentas por cobrar forman parte de los activos circulantes, por lo que afectan directamente a los coeficientes de liquidez, como el coeficiente corriente y el coeficiente rápido. Estos miden tu capacidad para cumplir con las obligaciones financieras a corto plazo. Las cuentas por cobrar más altas pueden mejorar estos coeficientes. Pero si las cuentas por cobrar son demasiado altas debido a facturas impagas, podrían indicar problemas de liquidez.
  
• Flujo de caja: Las cuentas por cobrar son efectivo que esperas recibir pronto, por lo que pueden ser un buen indicador del flujo de caja en un futuro cercano. Un saldo de cuentas por cobrar grande o creciente podría significar que pronto llegará más dinero, o podría indicar problemas si los pagos están vencidos y los cobros están rezagados.
  
• Coeficiente de rotación de cuentas por cobrar: el coeficiente de rotación de cuentas por cobrar mide la frecuencia con la que se cobran las cuentas por cobrar durante un período, normalmente un año. Puedes calcularlo dividiendo las ventas netas a crédito por las cuentas por cobrar promedio. Un coeficiente de rotación más alto generalmente significa que estás cobrando de manera eficiente, mientras que uno más bajo podría sugerir problemas con los hábitos de cobro o pago del cliente.
  
• DSO: el DSO te dice cuánto tiempo tardas en promedio en cobrar una factura. Puedes calcularlo dividiendo las cuentas por cobrar por las ventas netas a crédito y multiplicando por la cantidad de días en el período. Un DSO más bajo es una buena señal de que estás cobrando rápidamente, mientras que un DSO más alto sugiere que es posible que debas endurecer las condiciones crediticias o mejorar los cobros.
  
• Métricas de rentabilidad: Los retrasos en el cobro de las cuentas por cobrar pueden afectar las métricas de rentabilidad, como las ganancias netas. Esto se debe a que una cuenta por cobrar alta de facturas impagas puede atar el efectivo que podría utilizarse para otras actividades de crecimiento. Cuanto más rápido conviertas las cuentas por cobrar en efectivo, más podrás reinvertir en operaciones o pagar deudas, lo que en última instancia respalda una mayor rentabilidad.