Debiteuren is een term die betrekking heeft op het geld dat klanten aan een onderneming zijn verschuldigd voor verkopen die de onderneming heeft gedaan, maar waarvoor nog niet is betaald. Debiteuren zijn een belangrijk onderdeel van de kortetermijnactiva van ondernemingen: ze zijn van invloed op de cashflow, op het vermogen om financiële doelen te halen en op de manier waarop externe investeerders aankijken tegen de gezondheid van de onderneming. In het 4e kwartaal van 2024 was er voor facturen van Amerikaanse ondernemingen in verschillende branches sprake van een mediaan van 37,46 dagen voordat ze werden betaald.

Debiteuren die lang in de boeken staan, kunnen een belasting worden. Als je precies weet hoe debiteuren op je balans staan, heb je beter zicht op het financiële plaatje van je onderneming. Hieronder leggen we uit waar debiteuren op je balans staan, hoe je ze kunt bijhouden voor je jaarrekening en wat je moet doen als ze niet inbaar zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat wordt verstaan onder debiteuren?
  
• Waar staan debiteuren op de balans?
  
• Debiteuren bijhouden voor de jaarrekening
  
• Ouderdomsrapporten voor debiteuren gebruiken om betalingen te beheren
  
• Wat moet je doen als vorderingen niet inbaar zijn?
  
• Het belang van debiteuren voor financiële ratio's en bedrijfsstatistieken
  

Wat wordt verstaan onder debiteuren?

Onder debiteuren of vorderingen wordt het geld verstaan dat een klant is verschuldigd aan een onderneming voor goederen of diensten die zijn geleverd maar nog niet zijn betaald. Het gaat om het krediet dat een onderneming aan klanten heeft verstrekt en waarvoor binnen een bepaalde periode betaling wordt verwacht. Debiteuren zijn meestal te zien als openstaande facturen.

Waar staan debiteuren op de balans?

Debiteuren staan onder de vlottende activa op de balans van een ondernemingen, en het vertegenwoordigt geld dat de onderneming binnenkort verwacht te innen voor eerder geleverde goederen of diensten. Ondernemingen hanteren doorgaans een betalingstermijn van 30, 60 of 90 dagen voor debiteuren.

Debiteuren bijhouden voor de jaarrekening

Houd de debiteurenadministratie nauwlettend in de gaten, zodat je alles kunt registreren in de boekhouding en financiële overzichten. Hiermee krijg je een nauwkeurig beeld van het geld dat aan jouw onderneming is verschuldigd. Dat doe je zo:

• Registreer elke verkoop op krediet als een debiteurenboeking in je boekhoudsysteem zodra je een klant factureert. Crediteer je omzetrekening en debiteer je debiteurenrekening met het verschuldigde bedrag.
  
• Gebruik een ouderdomsrapport van debiteuren om vorderingen in te delen aan de hand van hoe lang facturen al onbetaald zijn (bijv. 0-30 dagen, 31-60 dagen, 61-90 dagen). Zo zie je snel welke klanten je moet opvolgen.
  
• Controleer maandelijks of wekelijks de nauwkeurigheid van vorderingen. Vergelijk het debiteurengrootboek met openstaande facturen om na te gaan of alles klopt en pak eventuele afwijkingen aan.
  
• Zodra klanten betalingen doen, pas je deze direct toe op de overeenkomstige facturen in je systeem. Hierdoor daalt het debiteurensaldo en nemen je liquide middelen toe.
  
• Houd de debiteurenomzet bij (dit is het aantal keer dat een vordering wordt geïnd gedurende een bepaalde periode) en de dagen uitstaande verkopen (dit is het gemiddelde aantal dagen dat het duurt om facturen te innen). Deze statistieken geven aan hoe goed je krediet- en incasso-aanpak werkt.
  
• Geef vorderingen weer in de sectie met vlottende activa op de balans voor inzicht in de totale uitstaande klantensaldi op een bepaald moment. Deze weergave geeft je inzicht in de algehele liquiditeit en laat zien of je in een solide positie bent om eventuele kortetermijnverplichtingen na te komen.
  
• Neem trends in de ouderdomsopbouw van debiteuren op in financiële analyses om de effectiviteit van je kredietbeleid te evalueren en patronen in het betalingsgedrag van klanten op te sporen. Als je een toename van het aantal vorderingen of het aantal achterstallige facturen ziet, is het misschien tijd om je kredietvoorwaarden aan te scherpen of specifieke accounts op te volgen.
  

Gebruik ouderdomsrapporten voor debiteuren om betalingen te beheren

Het gebruik van ouderdomsrapporten van debiteuren kan een van de meest effectieve manieren zijn om betalingen te beheren. Hieronder lees je hoe je deze rapporten kunt gebruiken:

Deel openstaande facturen in op leeftijd

In een ouderdomsrapport voor debiteuren worden alle onbetaalde facturen ingedeeld op basis van hoe lang ze al openstaan. Met deze indeling zie je in één oogopslag welke klanten op schema liggen met betaling en welke facturen aandacht nodig hebben.

Breng trends en patronen in betalingen van klanten in kaart

Als je het ouderdomsrapport regelmatig bekijkt, kun je trends in de betalingsgewoonten van klanten ontdekken. Als je bijvoorbeeld merkt dat bepaalde klanten steeds in de categorie "61-90 dagen te laat" vallen, kan dat een teken zijn om hun kredietvoorwaarden opnieuw te evalueren of om met ze in gesprek te gaan over verwachtingen met betrekking tot betaling.

Ken prioriteit toe aan het innen van oudere facturen

Met ouderdomsrapporten kun je prioriteit geven aan de opvolging van oudere facturen, omdat deze langer achterstallig zijn en het risico groter is dat ze niet worden betaald. Dankzij deze gerichte aanpak wordt de kans groter dat je oudere saldi kunt innen, en daalt het aantal oninbare vorderingen (d.w.z. facturen die oninbaar worden).

Stel automatische herinneringen en waarschuwingen in

In veel boekhoudsystemen kun je automatische herinneringen en waarschuwingen instellen voor facturen naarmate ze ouder worden. Automatisering helpt bij het voeren van consistente communicatie en zorgt ervoor dat klanten de betaling in het achterhoofd houden, zonder dat er voortdurend handmatige opvolging nodig is. Je kunt herinneringen instellen voor klanten wanneer hun facturen een bepaald aantal dagen te laat zijn (bijv. 30 dagen, 60 dagen).

Gebruik het rapport om de cashflow te voorspellen

Met behulp van het ouderdomsrapport kun je realistisch schatten wanneer het geld zou kunnen binnenkomen op basis van vervaldatums en betalingsgewoonten van klanten. Door het rapport te analyseren kun je beter voorspellen wanneer geld binnenkomt en je financiële planning daarop aanpassen.

Analyseer het rapport om het kredietbeleid te optimaliseren

Ouderdomsrapporten laten zien hoe goed je kredietbeleid is afgestemd op het gedrag van je klanten. Als je voortdurend te maken krijgt met facturen die niet binnen de verwachte termijn worden betaald, is het misschien tijd om je kredietbeleid te herzien. Misschien moet je de betalingsvoorwaarden aanpassen, het krediet voor sommige klanten beperken of een vooruitbetaling vragen.

Neem inzichten uit ouderdomsrapporten mee bij maandelijkse beoordelingen

Door inzichten uit ouderdomsrapporten van debiteuren mee te nemen bij je periodieke financiële beoordelingen, kun je proactief blijven bij het innen van vorderingen. Het kan er ook voor zorgen dat iedereen in je onderneming - van financiën tot verkoop - op één lijn zit wat betreft de status van vorderingen. Als bepaalde rekeningen consequent achterstallig zijn, kan het team samen beslissen over vervolgstappen, zoals opnieuw onderhandelen over de voorwaarden, het versturen van geëscaleerde aanmaningen of eventueel het opschorten van krediet totdat de saldi zijn betaald.

Wat moet je doen als debiteuren niet inbaar zijn?

Een vordering wordt niet altijd omgezet in geld. Ga als volgt te werk wanneer een debiteurenboeking oninbaar wordt:

• Ga na of de vordering echt oninbaar is: Controleer eerst of de vordering echt niet kan worden geïnd. Neem contact op met de klant of schakel een incassobureau in om na te gaan of er kans is op betaling.
  
• Schrijf de vordering af: Wanneer je zeker weet dat de klant de vordering niet gaat betalen, schrijf je deze in de boekhouding af. Maak een boeking waarmee het saldo van de vordering wordt overgezet naar een kostenrekening voor dubieuze debiteuren in je jaarrekening. De vordering wordt dan als verlies voor de periode weergegeven.
  
• Stel een voorziening voor dubieuze debiteuren in: Ter voorbereiding op toekomstige dubieuze debiteuren kun je een "voorziening voor dubieuze debiteuren" instellen. Hiermee wordt voor elke periode een schatting gemaakt van potentiële verliezen door oninbare facturen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan als betalingen uitblijven.
  
• Neem je kredietbeleid onder de loep en pas het aan: Ga na waarom de vordering niet is betaald. Dit kan een goed moment zijn om je kredietbeleid aan te scherpen, strengere voorwaarden te stellen of de manier te verbeteren waarop je de kredietwaardigheid van klanten beoordeelt om vergelijkbare problemen in de toekomst te voorkomen.
  
• Verdiep je in belastingaftrek: In sommige gevallen kun je oninbare vorderingen aftrekken van de belasting. Zo kun je het verlies compenseren. Een belastingadviseur kan je helpen om dit op de juiste manier aan te pakken.
  

Het belang van debiteuren voor financiële ratio's en bedrijfsstatistieken

Debiteuren vormen een groot deel uit van veel belangrijke financiële ratio's en statistieken die inzicht geven in de gezondheid en prestaties van een onderneming. Hieronder zetten een paar van die cijfers op een rijtje:

• Liquiditeitsratio's: Debiteuren maken deel uit van vlottende activa en hebben daarmee direct invloed op liquiditeitsratio's zoals de current ratio en quick ratio. Hiermee wordt je vermogen gemeten om aan je financiële verplichtingen op korte termijn te voldoen. Heb je meer vorderingen, dan kan dat deze ratio's verbeteren. Maar is het bedrag aan vorderingen te hoog door onbetaalde facturen, dan kan dat duiden op liquiditeitsproblemen.
  
• Cashflow:Bij debiteuren gaat het om geld dat je binnenkort verwacht te ontvangen, dus kan het een goede graadmeter zijn voor de cashflow voor de nabije toekomst. Een groot of toenemend saldo aan debiteuren op je balans kan erop wijzen dat er binnenkort meer geld binnenkomt - of het kan duiden op problemen als betalingen te laat zijn en incasso's achterblijven.
  
• Omloopsnelheid debiteuren: Met de omloopsnelheid debiteuren wordt gemeten hoe vaak debiteuren worden geïnd gedurende een periode, meestal een jaar. Je kunt dit berekenen door de netto-omzet te delen door de gemiddelde vorderingen. Een hogere omloopsnelheid wijst erop dat je doorgaans efficiënt int, terwijl een lagere omloopsnelheid kan wijzen op problemen met incasso of betalingsgewoonten van klanten.
  
• DSO (dagen uitstaande verkopen): Met DSO wordt aangegeven hoe lang het gemiddeld duurt om een factuur te innen. Je kunt dit berekenen door de vorderingen te delen door de netto-omzet en de uitkomst hiervan te vermenigvuldigen met het aantal dagen in de periode. Een lagere DSO is een goed teken want dat geeft aan dat je vorderingen snel int, terwijl een hogere DSO aangeeft dat je de kredietvoorwaarden misschien moet aanscherpen of de incasso moet verbeteren.
  
• Winstgevendheidscijfers: Vertragingen bij het innen van debiteuren kunnen van invloed zijn op de winstgevendheidscijfers, zoals de netto-inkomsten. Dit komt doordat met een hoog bedrag aan debiteuren door onbetaalde facturen geld wordt vastgezet dat zou kunnen worden gebruikt voor andere groeiactiviteiten. Hoe sneller je debiteuren omzet in geld, hoe meer je kunt herinvesteren in activiteiten of schulden kunt afbetalen, wat uiteindelijk tot een hogere winstgevendheid leidt.